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2017.10.30

応募はあるけど採用につながらない…。応募者を取り逃さない連絡の取り方

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編集部

選考結果の連絡、面接日程の調整、採用・不採用通知など、採用活動のさまざまなフェーズにおいて発生する応募者への連絡。業務効率化のため、応募者への連絡をルーティン業務の一つとして対応しているケースもあるのではないでしょうか。たしかにテンプレート化・自動化することで、業務時間の短縮につながります。一方で、応募者との連絡の取り方やタイミング、伝え方にちょっとした工夫をするだけで面接前辞退率を下げられるというのも事実です。そこで今回は、採用成功に近づくための応募者との連絡方法をご紹介します。

応募者への連絡は即日!採用決定率は選考・連絡スピードで変わる

「応募はあるけど、面接につながらない」など、応募後の進捗率が悪く、採用成功につながらないという企業も多いのではないでしょうか。そんな時に重要になるのが選考スピードです。書類選考日数と採用決定数の関係性を示したのが、下記のグラフになります(図1)。書類選考日数が短いほど採用決定率が高まる傾向にあり、選考スピードが採用成功において重要なポイントであることがわかります。

図1:書類選考日数と採用決定率の関係(パーソルキャリア調べ)

グラフ
※データの集計期間:2016年10月~2017年9月の各社の書類選考結果と日数を集計
書類選考日数が20日以上の書類は一律で20日として集計

選考スピードが遅くなると下記の理由から面接日程の調整が難しくなってきます。応募があったらその日のうちに書類選考を行い、通過者には面接希望日を確認するようにしましょう。

<選考・連絡が遅れることで面接調整が難しくなる理由>
● 応募者の志望意欲が低下する
応募直後は応募者の志望意欲も高く、早期に連絡することで企業側の熱意も伝わります。しかし、応募から時間がたつと、他企業からのアプローチもあるため、次第に志望意欲も下がってきます。

● 他企業の選考に影響を受けやすくなる
有効求人倍率が高く、転職希望者にとって優位なマーケットにおいて、応募先の選択肢が多く、同時期に複数の求人に応募するという方も少なくありません。そのため書類選考を通過した場合、複数の企業から面接日の調整連絡が届くことになります。応募者側は連絡が届いた順に面接の予定を組んでいくので、書類選考・面接設定の連絡が遅れると、他企業と面接設定しているため直近の予定が空いていないというリスクが高まります。

面接キャンセルを減らすために、人事・採用担当者ができること

面接日の直前に応募者から日程変更や面接キャンセルの連絡を受けたことがあるのではないでしょうか。こうしたキャンセルは、面接前に企業からのリマインド連絡をしていただくことで防ぐことができます。

面接キャンセルしたくなる応募者心理

転職希望者もさまざまな予定と並行して転職活動を進めているため、急に外せない予定が入ってしまうこともあります。一方で、転職活動自体が初めてという方も多く、転職活動がどういったスケジュールで進むのか把握できておらず、面接日の管理がうまくできていなかったというケースも少なくありません。面接日の直前に準備を始めたものの、時間が足りずに「面接日程を変更できないか」「選考辞退したほうがよいのでは」となる心理もわかります。そもそもスケジュール管理ができていない人を採用すべきかどうかという議論はあると思いますが、採用に苦戦している企業にとって採用候補者の面接キャンセルは非常にもったいないことです。企業側の働きかけによって防げる面接キャンセルを防ぐためにも、企業側から応募者に対して面接のリマインド連絡を行うようにしましょう。

リマインド連絡は前日よりも2日前

連絡をするタイミングとしては前日ではなく、少なくとも2日前に連絡しておくとよいです。実際に、面接の前日にリマインド連絡を行った場合と、2日前にリマインド連絡を行った場合とで比較した場合、面接実施率が10%ほど改善したというデータもあります。また、リマインド連絡の中で自社の魅力や面接官の紹介、面接でのポイントなどを記載すると、応募者としても事前準備がしやすいため面接に臨みやすくなるでしょう。

電話で連絡をする際の注意点

通常、応募者とのやり取りはメールが中心になると思います。ただ、メールでの連絡は気づかれづらいということもあり、場合によっては電話での連絡も必要です。ただし、電話の場合、時間帯に注意する必要があります。応募者の中には現職中の方も多くいらっしゃいます。当然、業務時間中に応募先企業からの電話に出るのは困難です。連絡がつかないからといって、業務時間中に何度も連絡をしてしまうことで心象を悪くしてしまう可能性もあります。そういったリスクを避けるためにも、電話連絡の可否と連絡のつきやすい時間を事前に確認しておくとよいでしょう。

今後につなげる“不採用通知”の送り方

不採用通知

人事・採用担当者の頭を悩ませる応募者への連絡の一つが“不採用通知”。多くの応募者とお会いし、応募者の気持ちにも理解が深いため、送るタイミングや内容に悩まれる方も多いのではないでしょうか。本章では、不採用通知を送る際の注意点やポイントなどをご紹介します。

不採用通知を送るタイミングと注意点

書類選考通過者にはその日のうちに連絡をしたほうがよいとお伝えしましたが、選考に通過できなかった方に対して、どのようなタイミングで連絡したらよいのでしょうか。結論からお伝えすると、不採用通知に関しては2日~遅くとも1週間以内にお送りすることをおすすめします。ほか応募者の進捗状況によっても合否の判断は異なると思うので、即日では判断できないケースもあるでしょう。また応募後すぐに不採用通知を送ってしまうことは、応募者からしても「ちゃんと見てもらえていないのではないか」と感じてしまうこともあります。だからと言って、あまりにも連絡を先延ばしにしてしまうと、応募者側としても気持ちの切り替えや次のアクションを起こしづらく、何より連絡がない企業に対して大きな不信感を抱いてしまいます。今回の選考においてご縁がなかった方でも、将来的にお客様になる可能性もあるため、不採用通知が採用活動だけでなく企業ブランドにも影響を及ぼさないよう、配慮のあるコミュニケーションを心がけましょう。参考まで、一般的な文面例をご紹介させていただきます。

<文面例>
○○様
この度は弊社中途採用にご応募いただき誠にありがとうございます。
△△株式会社、採用担当でございます。
さて、○○様の応募書類をもとに社内で慎重に検討しました結果、
誠に残念ながら今回はご期待に添えない結果となりました。
せっかくご応募いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
メールにて大変失礼とは存じますが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
末筆になりますが、貴殿の今後益々のご活躍をお祈り申し上げます。

応募者を今後の採用につなげるタレントプール

採用充足によって本来であれば採用条件にあてはまる方であるにもかかわらず不採用通知を送らざるを得ない、もしくは別ポジションであれば採用したいが現在は採用を行っていないというケースもあるのではないでしょうか。そうした場合、不採用通知をうまく活用していただくことでタレントプール※につなげることもできます。文章内に「○○様のご経験に魅力を感じているものの、今回はタイミングの問題で採用ポジションが充足してしまいました。今後採用を再開した際に、また連絡させていただきます」といった一文を入れるだけで、受け手の印象も違い、今後の連絡が取りやすくなります。就業人口が減少していく状況下において、採用候補者からの応募は非常に貴重です。将来的な採用につなげるためにも、こうした連絡を通じて関係性を作っておくことが大切になります。

※タレントプールとは、『The War for Talent』にて提唱されたもので、今後の採用につながる可能性がある方をリスト化・データベース化しておくことを言います。

【まとめ】

人事・採用担当者の悩みとしてもっとも多くあげられるのが「応募数が足りない」という声です。一方で、応募後の進捗に目を向けてみると、「面接日程の調整ができなかった」「選考途中で辞退された」など、応募者を取り逃してしまっていることもあるのではないでしょうか。応募数を増やすという点ももちろん重要ではありますが、「選考スピードを早める」「面接の2日前にリマインド連絡を行う」など、人事・採用担当者の小さな気配りによって改善できる部分もまだまだあると思います。応募者への細かな配慮が、実は採用成功への近道となりうるのかもしれません。

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