採用活動には社内協力を得ることが大切。“社員の巻き込み方”を徹底解説

人事・採用担当者が採用活動を進める上で、社内協力を得られる体制を構築することが採用成功の確度を高めます。経営陣をはじめとした社員全員に採用の大切さを認識してもらい、活動に参加してくれる状況を作っていきましょう。

いわば人事・採用担当者には、採用活動における社内全体を取りまとめるリーダーの役割が求められるとも言えます。ここでは、社内協力の大切さや、どういった協力をしてもらえばいいかなどを解説します。

なぜ採用活動に、協力体制を求めることが大切なのか

採用活動は、人事・採用担当者が1人で頑張るだけではなかなか上手くはいきません。採用計画の立案をはじめ、採用活動におけるオペレーションの協力や、自社の魅力を採用候補者に伝える手段の構築など、すべて経営陣をはじめとした社員全員に協力を求めることで実現するからです。

なにより採用活動は事業を成長させるための取り組み。社員全員が採用活動に参加することで会社自体の採用力を高め、その結果として事業も成長していくといった好循環を生み出すことに繋がります。

採用の大切さを社員全員に知ってもらうには、実際に採用活動に参加してもらうことが近道。採用活動に参加すると「会社が目指したい方向」や「どういった組織にしていきたい」のか、そこには「どんな仲間」に加わってほしいのかを、人事・採用担当者と社員全員が一緒に考える機会も得られます。そのため必然的に、社員全員が採用を自分事化し、会社の在りたい姿に対する理解も深まるのです。

採用活動において協力を仰ぐポイント

採用を進めるうえで「社内の誰」に「どのような協力」を頼むのかを想定し、事前に協力への承諾を得ておくことが採用活動を円滑に進め、社員全員を採用に巻き込んでいくことに繋がります。ここでポイントを紹介します。

ポイント1. 採用活動をスタートする段階で協力してもらうこと

採用活動は、まず事業計画をもとに採用計画を立案することから始まります。その際、経営層や事業責任者に対して、募集する採用ポジションや、いつまでに何人を採用する必要があるのか。といった内容を確認します。

また、この際に「会社が目指したい方向」や「どういった組織にしていきたい」のか、そこには「どんな仲間」が必要なのか、といった部分まで、意識の摺合せを行えるといいでしょう。採用計画の立て方については、『事業計画に基づく採用計画の立て方とは？』も参考にしてください。

ポイント2. 採用したい人材の採用基準を一緒に考える

採用計画の立案と並行して進めたいのが、採用基準を定めること。採用ポジションの責任者としっかり目線合わせをしたうえで、求めている経験・スキルや、志向性などを決めてください。採用基準に対する摺合せをすることは、採用ポジションの責任者の方に対しても、採用に対する意識醸成をいただくことに繋がります。

採用基準の作り方については、『【採用基準の作り方】転職市場の”今”を知り、採用ポジションの責任者と擦り合わせておきたい基準とは？』も参考にしてください。

ポイント3. 採用候補者を集める前に決めておきたいこと

採用計画と採用基準が定まった上で、求人募集を開始しますが、その前に選考スピードを上げるために決めておきたいことがあります。それは、書類選考における最終決定権を人事・採用担当者に一任してもらうのか、それとも採用ポジションの責任者に最終確認をお願いするのかというもの。

加えて、面接担当者についても、採用候補者のタイプ（経験・年齢・志向性など）にあわせて、複数名に参加してもらうのかといったことを決めておくといいでしょう。

面接は、採用候補者のことを見極めるのと同時に、『自社の魅力』や『入社後に活躍できる環境がある』ことを伝えて、惹きつけることも重要です。そのために、現在働いている社員から生の声を伝えることがリアリティに直結します。また採用候補者の心理として、自分と似ている社員が活躍しているのが分かると、安心感や共感を生み、転職の意向醸成にも繋がりやすくなります。

さらに面接の段階になると、人事・採用担当者が求人に応募いただいた方の選考に迷う場面も出てくると思います。この場合、まずは人事・採用担当者だけで面接を行ってみるのも手段ですが、採用ポジションで活躍している社員に話を聞いてから選考を行う方法もあります。人事・採用担当者だけで進めて良いのか、社員の意見も聞いた方が良いのかも事前に決めておくと、選考を円滑に進められます。

ポイント4. 内定を出す際、意向を上げてもらうために

最終面接や内定の段階になると、給与をはじめとした雇用条件の調整も発生します。そのため雇用条件を話す際は、役員や人事・採用担当者だけで面接を行うと思います。もっとも、その後に採用ポジションの社員と改めて面談をしてもらうなど協力体制を工夫すると、採用候補者からの内定承諾の確度が高まり、入社後の活躍への意向醸成にも有効です。

さらに面接後も採用ポジションの社員から、採用候補者の意向度が上がるようなお礼メールを作成してもらい、送信するのも効果的です。

社内の協力体制が整うことの効果

繰り返しになりますが、採用活動において社内に協力を仰ぐことで得られるのは、「採用の大切さに対する意識の醸成」です。採用活動に参加する当事者からすると、採用候補者を惹きつけるために、仕事のやりがいや会社の魅力は何かなどを改めて考え、アウトプットすることで、自分自身を見直すきっかけにもなります。

さらに、採用に対して社員の意識が向上すると、例えば「自社の求人サイト」や「採用オウンドメディア」などの社員紹介コーナーに登場している社員が、自ら進んでSNSで情報を拡散してくれるなど、採用が自分事になっていく効果も現れます。この効果によって、リファラルリクルーティングの可能性なども生まれ、会社全体の採用力向上も期待できます。

社内の協力体制ができると、会社が持っている魅力のアウトプット、選考スピード、転職希望者の意向醸成など、すべてにおいて向上し、自社の採用力がより高まるのです。最適な人材を採用し会社を成長させていくためにも、社内の協力体制の構築に取り組んでください。