オンライン面接を徹底解明！メリット・デメリットや導入にあたっての注意点

インターネットの音声電話やテレビ電話などを使って行う、オンライン面接（オンライン面談）。面接にかかる時間やコストの削減など、さまざまな効果が期待できるため、近年オンライン面接に関心を示す企業が増えてきています。

この記事では、オンライン面接の概要やメリット・デメリット、導入方法および、企業の導入事例をご紹介します。

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オンライン面接とは？

オンライン面接とは、インターネットの音声電話やテレビ電話などを使って、オンラインで行う面接方法のことです。従来の面接のように直接会う必要がないため、時間や場所を選ばず、面接を実施できるという特徴があります。オンライン面接は、もともとアメリカなど海外で広まったものですが、「インターネット環境の発展」「リモートワークの浸透」「業種や国境の垣根を越えた人材獲得競争の激化」といった背景もあり、日本でも2010年ごろから徐々に導入を始める企業が増えてきています。

オンライン面接のメリット

メリット①：採用候補者の拡大

オンライン面接では、従来の面接のように応募者が企業の本社・支店や面接会場まで直接出向く必要はありません。そのため、本社や支店のない地域在住者や海外在住者でも応募しやすくなり、採用候補者への間口が広がります。選考のために何度も来社できない応募者も採用候補者となりうるため、遠くに住む優秀な人材と出会うきっかけにもなるでしょう。

メリット②：たくさんの応募者との面接が可能となる

オンライン面接の場合、面接会場（会議室やセミナールーム）をその都度確保する必要がなくなります。また、面接官は出張先や支社でも面接が可能となります。そのため、すきま時間の有効活用にもつながり、柔軟に日程調整ができるようになるでしょう時間的効率のよいオンライン面接を実施することで、結果たくさんの応募者との出会いを実現できるようになります。

メリット③：選考過程のスピードアップにより、優秀な人材への早期アプローチが可能に

従来の面接では、面接会場の手配に加え、企業側と応募者側の日程調整など、面接の準備に時間がかかっていました。しかし、オンライン面接の場合、準備の時間を大幅に短縮できます。応募から面接までの時間が短くなることで、優秀な人材にいち早くアプローチができるようになります。また、応募時が一番企業への入社意欲が高い状態です。熱量の高い（入社意欲がある）状態時にいち早く接触することで、採用成功率もぐっと高まります。

メリット④：コストの削減

従来の面接では、外部での面接会場を借りる際に発生する「会場費」の他にも、面接会場までの「交通費」や「宿泊費」がかかっていました。一方、オンライン面接の場合は、面接のために移動・宿泊する必要がないので、大幅なコスト削減が可能です。また、面接会場や応募者の待機場所の確保も不要なため、会議室など自社の施設が利用できるようであれば、会場費もかかりません。

メリット⑤：面接官のスキル向上

利用するオンライン面接のシステムによっては、面接の様子を録画することができるものもあります。面接の動画があることで、別の面接官や現場の社員が面接の様子を確認できるだけでなく、面接官自身が担当した面接を振り返ることもできます。周囲からの助言を受けたり、担当した面接の動画を繰り返し確認したりすることで、面接官は「どのように面接を進めると良いのか」「どのような質問をすると本音を引き出せるのか」といったことを考えるようになり、スキルの向上につながります。

オンライン面接のデメリットと注意点

さまざまなメリットがあるオンライン面接ですが、その性質上、注意が必要なこともあります。

注意点①：通信環境に注意を

オンライン面接で最も注意したいことは、通信機器の不備や通信環境の不具合です。通信環境などに問題があると、面接官と応募者の間でうまくコミュニケーションを取ることができません。面接を思うように進めることができないと、場合によっては面接の中断を余儀なくされるケースもあるでしょう。また、通信機器のバージョンや通信環境によっては、映像が不鮮明だったり、ノイズが入ったりする可能性もあります。オンライン面接をスムーズに進めるために、「トラブル対応の方法を事前に決める」「応募者に通信環境の良い場所を選んでもらうように伝えておく」「対面での面接も併せて行う」といった対応をしましょう。

注意点②：社内の機密情報が洩れない場所で

どこでも面接ができるのは、オンライン面接のメリットの一つです。しかし、オンライン面接をする際に利用するWebカメラなどが、思いのほか広範囲を映してしまったり、他の社員の話し声をマイクが拾ってしまったりすることもあります。自社の機密情報や社員が動き回っている様子、会議や商談の声といった、応募者には見せたくない映像・聞かれたくない音声・雑音が相手に伝わらないように、細心の注意を払うことが必要です。社内の会議室など、周囲の映像や音声を遮断できる場所を選んで、オンライン面接を実施しましょう。

注意点③：ミスコミュニケーションを起こさないように

応募者の表情の変化や動作などから、相手の様子がそれとなく感じられる対面での面接とは異なり、オンライン面接ではどうしても、相手の反応が感じ取りにくくなるとされています。また、面接官・応募者双方の聞き間違いも、従来の面接よりも起こりやすいでしょう。そうしたことから、ミスコミュニケーションが起こる可能性があります。ミスコミュニケーションによって面接結果に影響が出ないように、「面接で聞きたい内容について、事前に情報交換しておく」「聞き取りにくいことがあったらいつでも聞き直してほしいと、応募者に伝えておく」「面接の前半後半で、面接官・応募者の質疑応答の役割を交代する」などといった対応をしましょう。

注意点④：設定に手間取らないように

利用するシステムによっては、面接官や応募者は事前に専用のアプリケーションをインストールしたり、新たな機器を購入したりしなくてはなりません。そうした作業に不慣れな場合、設定に手間取ってしまうこともあるでしょう。スムーズに設定できないと、面接の開始時間に間に合わず、結果として面接時間が短くなってしまったり、うまくコミュニケーションが取れなくなったりする可能性もあります。そうしたトラブルが起こらないよう、「必要なアプリケーションは事前にインストールする」「あらかじめ設定方法などを確認・シミュレーションしておく」「問い合わせフォームの用意など、トラブルが起こった際の体制を整えておく」といった対応をしましょう。

オンライン面接の導入方法

オンライン面接の導入フローを、順を追ってご紹介します。

フロー①：自社の抱える採用に関する課題を明確にする

現状の面接での課題を、まずは洗い出しましょう。そして面接にかかる時間やコスト、採用担当者の負担軽減など、何を解決したいのかを事前に定めておく必要があります。オンライン面接はあくまで面接方法の一つであるため、導入すれば全ての問題が解決するわけではありません。利用するシステムや運用方法によっては、「新しいアプリケーションや機器が必要」「運用ルールを新たに作る必要がある」といったように、かえって負担が増してしまう可能性もあります。まずは採用に関して、自社ではどのような状況で、何が課題となり、何を解決したいのかを明確にする必要があります。

フロー②：利用するシステムを検討する（セキュリティも確認）

解決したいことが見えてきたら、どのようなシステムを導入すればよいかを検討します。オンライン面接のシステムには、無料で簡単に利用が始められるものから、お金はかかるけれど採用活動全般をサポートしてくれるものまでさまざまです。目的や予算、利用頻度などを考慮した上で、自社に合ったシステムを検討・選定しましょう。その際、会社のセキュリティルールを確認しておくことも大切です。

フロー③：面接を行う場所を確保する

どこでも実施できるのがオンライン面接の魅力ですが、騒がしい場所などで行うと雑音が入ってしまい、肝心の応募者の声が聞こえにくくなる可能性があります。そのため、オンライン面接をスムーズに行うためには、面接にふさわしい場所を用意しておくことが重要です。オンライン面接を行う場所の選定ポイントをまとめて共有したり、もしくはあらかじめ推奨のスペースを決めておいたりすることで、常に周囲の影響を受けにくい、静かでセキュリティの面でも安全な場所を確保するようにしましょう。

フロー④：通信環境を整備する

通信環境に不具合があると、オンライン面接の実施に影響が出ます。面接中に頻繁にトラブルが起こってしまうようでは、企業の信頼性の低下にもつながりかねません。そのため、オンライン面接を導入する前には必ず、通信環境を整備しましょう。また、通信環境の整備と併せて、万が一に備えてトラブルが起こった場合の対応方法を検討しておくことも必要です。

フロー⑤：システムや機器を用意する

オンライン面接はパソコンやスマートフォンを使って実施できますが、オンライン面接のシステム利用に必要なソフトウェアやアプリケーションは事前にインストールしておく必要があります。また、通信機器に内蔵されているカメラやマイクを使うこともできますが、より鮮明な画質やクリアな音を求めるのであれば、高性能なカメラや、ノイズを拾いにくいイヤホン付きマイクといった専用の道具が必要です。あらかじめ面接前にシステムや機器を用意し、使い方などを確認しておきましょう。また、当日の予期せぬトラブルに備えて、代わりとなるシステムを用意しておくことも必要です。

フロー⑥：応募者に事前連絡する

利用するシステムによっては、アプリケーションのインストールや事前の会員登録など、応募者側も何らかの対応をしなければならないケースがあります。そのため、オンライン面接の準備方法や実施方法、注意点、トラブルへの対応方法などを、応募者に事前に連絡しましょう。その際、不明点があるかどうかも併せて確認し、面接前に応募者の不安を解消しておくことも重要です。

フロー⑦：オンライン面接の実施

必要な準備や連絡を済ませたら、いよいよオンライン面接を実施します。システムの操作方法などを再確認した上で、面接に臨みます。必要に応じて面接の映像を残し、次回以降のオンライン面接に役立てるのも良いでしょう。

オンライン面接の導入事例

事例①株式会社ライフドリンクカンパニー

本社は大阪府大阪市北区にある会社ですが、岩手県や山梨県など全国各地に製造拠点があります。U・Iターン採用も多く、応募者への対応を迅速にするためにSkypeでの面接を実施しています。

＞株式会社ライフドリンクカンパニー

事例②パーソルキャリア株式会社

全国各地で募集を行っている同社では、今年からV-cubeを利用しオンライン面接を開始。特に1次面接で多く利用しています。直接会わずに実施できるため、忙しい転職希望者とも時間を作りやすくなり、面接のため地方拠点の会議室の調整を行う必要が無いため、選考期間の短縮と効率化につながっています。

＞パーソルキャリア株式会社

【まとめ】

場所や時間の調整がしやすく、パソコンやスマートフォンを使って面接をすることができる、オンライン面接。コスト削減や採用候補者の拡大、選考過程のスピードアップといったさまざまな効果が期待できる一方で、通信機器のトラブルや応募者とのミスコミュニケーションなどが起こらないように気を配る必要もあります。今後、日本でも導入する企業がますます増えていく可能性があるオンライン面接を効果的に活用し、優秀な人材を確保しましょう。