5分でコツを押さえる、実はフォローも大事なオンライン面接のポイントとは【オンライン面接完全マニュアル付き】

自社の採用活動にオンライン面接を導入する企業が増えています。2020年から続くコロナ禍により、対面から非対面コミュニケーションでのビジネス展開を活発化する企業が増加傾向にあり、それに伴う採用活動もオンライン上へ移行するといったケースが増えたことが背景となります。

採用活動におけるオンラインでのやり取りは、場所や時間の制限をある程度受けることなく実施でき、かつ業務負担や採用コストなどを抑えられる点が魅力です。また応募者側も多分な交通費や時間を掛けずとも就職活動ができるため、特に地方在住の方からすると自分が活躍できる可能性を持つ企業の選択肢が増えることにもつながります。

自社の採用力にも直結するオンラインを活用した採用活動。特にオンライン面接の環境整備は、組織を上げて取り組むべき喫緊の課題ともいえるでしょう。そこで今回は、オンライン面接の環境と手法を、改めて採用活動に組み込みたい企業や人事・採用担当者の方に向けて、そのメリットとデメリット、事前に準備すべきことや環境、そしてオンライン面接実施後のフォローなどについて紹介します。もちろん初めてオンライン面接を採り入れたい方も必見です。

直下と巻末にはオンライン面接導入をサポートする完全マニュアル資料付き。詳細を知りたい方はぜひダウンロードして活用してみてください。

オンライン面接のメリット・デメリットとは

オンライン面接は従来の対面型面接と異なり、少々その実施法と運用が異なります。今後も各社のオンライン採用活動は続いていくことが見込まれています。また、オンライン面接やオンライン説明会などすでに実施している企業は、それぞれ独自のスキームやノウハウを獲得しつつあります。オンラインでの採用活動に本腰を入れていないとこれらの企業との差は開くばかりです。

「企業による採用活動に関する市場動向調査（ZENKIGEN／シード・プランニング調べ）」によると、2020年にオンライン採用を実施している企業の数は5割以上に上り、そのうち7割以上が2021年以降もオンライン採用を継続実施予定であると答えています。

それにより各企業の採用力にも大きく影響が出てくることが予測されるため、アフターコロナを見据えて、特に状況に合わせた採用手法を使い分けることが大切です。まずは採用活動の要となる、オンライン面接についてそのメリット・デメリットを把握していきたいと思います。

オンライン面接のメリットとは

効率的な運用と面接が可能になる
オンライン面接を導入すれば、選考活動全体の効率化が期待できます。時間や場所にある程度の制限がなくなり、多くの応募者との面接機会を得られるため、それに伴う採用の選択肢もより広がるでしょう。

採用業務の効率化、コスト削減に
オンライン面接では会場設営費や交通費、宿泊費などのコストが掛かりません。また応募者は面接の場所も自分で選べるため、選考側は面接時間のみ確保すれば良いといった双方にとって優位性があります。そのためコストの大幅な削減が期待できます。

応募者の間口を拡大できる
移動や待機などの拘束時間が短いこともメリットの一つ。応募者が遠い地方に住んでおり、面接のために長期の出張を担当者が行う、といった負担は発生しません。地理的・スケジュール的に難しかった人材からの応募を増やすことにもつながります。例えば、海外に居住する人材の選考でもそのコンタクトを容易にします。

面接担当者のスキル向上が期待できる
例えば面接シーンを採用担当者全員で振り返ることにより、面接官の採用スキルを向上させられる可能性もあります。また導入している採用関連システムに、録画や共有機能が搭載されていれば、面接後に見直したり、最終決定権を持つポジションの方にフィードバックをもらうこともできます。採用チーム内で共有し、時にアドバイスを受けることで面接スキルの向上やスキームやノウハウの向上も図れるでしょう。ただし、個人情報の取り扱いには十分に注意してください。

オンライン面接のデメリットとは

通信トラブルが起こると対応に多くの時間が掛かる
通信回線のクオリティ向上によりオンライン上でもシームレスなやりとりが可能になりました。ただし環境がよくなったとはいえ、会社の施設や機器、インフラシステムに通信トラブルが発生しないとは言えません。さらにオンライン面接の開始前や実施中に誤操作や不具合が起きる可能性だってあります。その際、復旧だけで面接時間が過ぎてしまったというケースも少なくありませんので、事前確認やリスクはしっかりと確認しておくべきです。

画面越しでは相手の反応や表情を読み取りにくい
PCやスマホ画面を通してみると、どうしても相手の表情やちょっとした目くばせ、息遣いなどリアルな雰囲気が分かりづらいという声もしばしば。対面での面接と比較するとどうしても情報が薄くなりがちなので、雰囲気を理解しにくい、判断材料が少ないといった問題が双方で発生してしまうかもしれません。

ミスコミュニケーションが起こりやすい
通信が途切れ途切れになり相手の話していることの一部が聞き取れなかったり、聞き返してしまうこともあるでしょう。また相手の反応に若干のタイムラグがあったり、反応自体のコミュニケーションが確認できなかったりすると、言いたいことや熱意を伝えにくいと思うかもしれません。それらがストレスとなり、本来であれば適正だったコミュニケーションにもミスマッチが生まれ、選考に悪影響が出ることも想定されます。

応募者を見極めるための「構造化面接」とは

オンライン面接においては事前準備としてその構造を紐解く必要があります。それが「構造化面接」です。構造化面接とは、「評価シート」「質問集」などあらかじめ用意されたマニュアルに従って面接を行うこと。すべての応募者に対して各面接官が同じ尺度で、客観的に評価ができる手法です。

最近では、オンライン面接の実施においてこれらの考え方を採り入れる企業も増えています。オンライン化により面接内容が共有しやすくなったことが増加の背景だと考えられます。大きく3つの要素に分解できる構造化面接は、オンライン面接を成功させるための、特に知っておくべき重要な内容です。それでは、その要素の主なメリットを箇条書きで見ていきましょう。

・面接内容・評価のばらつき解消
具体的かつ客観的な評価基準や項目を設けることで、面接担当者による評価のばらつきを解消できる

・合否のエビデンスを今後に活用
「なぜ優秀な人材を獲得できたか」「なぜ採用に失敗したか」といった採用の振り返りも可能になるため、面接の精度と質の向上にもつながる

・社内共有による効率的かつ適切な評価
複数の担当者と情報を共有できるため、応募者の資質をより正確で効率的に判断できるようになる

さらに「求める人物像の設定」「評価項目と評価基準の設定」「評価の優先順位・点数づけ」のステップを踏むことでスムーズに構造化面接の導入を進めることができます。

□求める人物像を設定
採用してから「思っていたような人物と違った」とミスマッチが起きないよう、どのような人材を採用するかという人物像を社内で設定しておく

□評価項目と評価基準を設定
自社にマッチする人材かどうかを見極めるために、候補者にどのような質問を投げかけるべきか、評価項目や質問内容を考える

□評価の優先順位・点数をつける
評価項目と評価基準を設定したあとは、評価項目ごとに“5段階評価”もしくは“○か×”などによって評価を点数化。評価を点数化したあとは、合格・不合格のボーダーラインを設定する

いかがでしょうか。これまでアナログ的に進めていた採用活動と違い、オンライン面接には押さえておくべき重要かつ必須事項があることは理解いただけたでしょうか。なによりも分解・構造化した面接の要素を、採用担当者全員で共有しておくことが望ましいのです。後の振り返りでも効果を発揮してくるので、この手法を覚えておいて損はないでしょう。

今日からできるテクニック！オンライン面接後のフォローに注力

人事・採用担当者は、面接後のアフターフォローとして「意識を高める」「通信環境の不具合・トラブルに対応する」といった対応に特に注力する必要があります。

どういうことかと説明しますと、オンライン面接は当たり前ですが面接担当者と直接顔を合わせることがないため、応募者の中では無意識下で軽く捉えられがちなのです。つまり面接担当者の印象は、あくまで画面越しのバーチャルな存在。ですから対面よりも手厚いフォローを行う必要があります。

例えば、「オンラインでの会話に不便はありましたか」「採用担当者にどのような印象を持ちましたか」「あなたのこういった点が素晴らしかった」といったメッセージや面接のフィードバックをメールなどで行ってあげることです。結果通知までに一度か二度送ることで、自社への就職活動への意識をより現実的に、かつ入社への意識を高められることにもつながります。いわゆる「応募者意向を高める」といった活動です。

また一方で、予期せぬトラブルによりオンライン面接が途中で終わってしまったり、音声不良が起こったりする場合もあります。その際はあわてず、追加の質問事項がないかの確認連絡を行うか、接続不良でうまく面接ができなかった場合は、再度オンライン面接への参加要請の連絡を行うなどの対応をとってください。その対応が早ければ早いほど、応募者の会社に対する信頼度や入社してみたいという想いは強くなるでしょう。オンラインにおいてはフォローを丁重に実践することが求められるのです。

まとめ

オンライン面接は、これまでの対面での面接と違い、少々勝手が違います。画面越しでのコミュニケーションのため、その人となりを完全に理解することは難しいでしょう。しかし面接前後の対応次第によってはオンライン面接がより効果的に採用活動へ良い影響を与えることもあります。

上記に挙げた「構造化面接」のほか、オンライン面接を成功させるためにはさまざまな要素をクリアにしていく必要があります。面倒くさいと思われる担当者の方もいらっしゃるでしょう。しかしアフターコロナであるニューノーマル時代に突入した頃には、各企業の採用力にも大きな差が生まれてしまいます。そうなったとき、先進企業に取り残されないためにも今のうちからしっかり対策する必要があるというわけです。

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【関連資料】
□企業の中途採用におけるWeb面接の導入と応募状況について～Web面接が採用に与える影響～
□【2020年版】オンライン面接を活用した中途採用の実態調査 ~有効活用のポイントとは？~
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編集／d’s JOURNAL編集部