【企業側】面接の穏便な断り方とは|通知メールの例文と5つのコツを紹介

2022.11.25
d’s JOURNAL編集部
企業側からの断り方で応募者の印象が変わる
不採用通知の例文・テンプレート
企業側からの面接の断り方の5つのポイント
不採用通知の作成時の注意点
企業側から「不採用理由」は伝えるべきか
まとめ

採用プロセスの中で、企業側から応募者に不採用の連絡をしなければならないこともあります。あるいは、二次面接を経て、最終面接前に不採用の判断を行い、面接そのものを企業側から断らなければならない場合もあるのではないでしょうか。

「穏便に断るためにはどのような文面にしたらよいのか」「応募者に不採用の理由を伝えるべきか」を知りたい人事・採用担当者もいるはずです。今回は、面接の断り方のポイントや不採用通知メール作成時の注意点などをご紹介します。不採用通知のテンプレートもダウンロードいただけますので、ご活用ください。

企業側からの断り方で応募者の印象が変わる

企業側から応募者に不採用の連絡をする際、断り方を誤ると企業のイメージを損なう可能性があります。面接の結果をなかなか伝えないのはもちろんのこと、採否のみを端的に伝えすぎるのも応募者が「雑な扱いをされた」と感じる原因になるでしょう。伝え方や表現によっては、トラブルに発展するリスクもあります。

反対に、応募者の心情に配慮し、丁寧な対応を行えば、好印象を持ってもらえる可能性が高まり、将来ビジネスパートナーや顧客となった際にもマイナスに働くことはないでしょう。

断り方によって企業イメージが変わることを念頭に置き、応募者一人一人丁寧な対応を心掛ける必要があります。

不採用通知の例文・テンプレート

不採用通知は、郵送でもメールでも構わないとされています。どちらの場合でも、以下の内容を記載しましょう。

不採用通知に記載する主な内容

●応募者の氏名
●応募への感謝
●面接に足を運んでもらったことへのお礼
●選考の結果
●応募書類の処理方法
●担当者の氏名

メールで通知する際は、「【選考結果のご連絡】●●株式会社」といったように、本文の内容や差出人が一目でわかるようにしましょう。応募者がメールを見逃さないよう、面接の際に、選考結果をメールで通知する旨を伝えておくと丁寧です。

(参考:『【文例付】不採用通知の書き方完全版。不採用理由の伝え方や今後につながる応募者対応』)

不採用通知のテンプレートは、以下からダウンロードいただけます。「書類送付用」「メール連絡」「別ポジションのご案内」など種類豊富にご用意していますので、ぜひご活用ください。

企業側からの面接の断り方の5つのポイント

応募者が自社に対して悪いイメージを持つことを避けるためには、ポイントを押さえた断り方をすることが大切です。企業側からの断り方のポイントを5つご紹介します。

①不採用であればすぐに伝えるようにする

不採用の結果は、できるだけ速やかに、遅くとも面接から1週間以内に通知することが一般的です。応募者は、選考結果通知が届くまで不安な気持ちを抱え続けることになります。

中には、自社の選考結果が出るまで、就職・転職活動を控えている応募者もいるでしょう。通知の遅延は就職・転職活動を遅らせる原因になり、応募者が自社にマイナスイメージを持つ可能性が高まります。応募者の心情や負担を理解し、日を空けずに通知しましょう。

採否の決定に時間がかかることが想定される場合には、面接終了後に「いつごろ連絡するか」を伝えておくだけでも、企業の印象は異なります。

②応募してくれたことに対する感謝を伝える

採用に至らなかった場合でも、応募に対する感謝は必ず伝えましょう。応募者は数ある企業の中から自社を選択し、手間と時間、金銭的な負担をかけた上で面接に臨んでいます。

選考結果のみを伝えてしまうと、事務的で冷たい印象を持たれる可能性があります。感謝の気持ちを伝えることは、応募者のメンタルを傷つけない配慮にもなるため、応募をしてくれたこと、面接会場まで足を運んでもらったことへの感謝の言葉を必ず記載しましょう。

③採用ターゲットでなかった候補者でも真摯に対応する

応募者を尊重する姿勢が伝われば、たとえ結果が不採用であっても、応募者は結果に納得しやすくなります。また、企業へのマイナスイメージも防げるでしょう。

採用ターゲットでなかった応募者であっても無下にせず、丁寧かつ真摯に対応することが重要です。

④不採用でも直接的な否定を避け、心理的な側面も考慮する

不採用の結果を通知することは、少なからず応募者に心理的な負担をかけることになります。企業側は、選考結果通知が応募者にとって重い連絡であることを理解した上で、丁寧かつ真摯な対応をすることが重要です。

不採用通知の本文では応募者本人を直接的に否定するような表現を避け、応募者のプライドを傷つけないよう配慮しましょう。

⑤再び候補者や顧客になり得る可能性を踏まえた接し方をする

現時点で不採用となった応募者が、今後別企業に就職してビジネスパートナーとなったり、顧客となったりする可能性は十分にあり得ます。また、中長期的に採用候補となる人材の情報を蓄える「タレントプール」化を視野に入れるケースもあるでしょう。企業はそうした可能性を踏まえて、不採用となった応募者に対応することが重要です。

不採用通知の作成時の注意点

不採用であることを通知する際には、通知の文面などにも注意を払う必要があります。不採用通知を作成する際に気を付けるべき点を見ていきましょう。

氏名や連絡先の誤字脱字は厳禁

採用通知内で使用する宛名では「貴殿」ではなく「●●様」と応募者の名前を記載することで、丁寧な印象になります。宛名の間違いや誤字脱字は失礼に当たるため、候補者に関する情報を記載する際は、必ずダブルチェックを挟みましょう。

「不採用」など直接的な表現は避ける

応募者のメンタルを考慮し、「不採用」「不合格」といった直接的な否定表現や、いわゆる「お祈りメール」のような定型文のみの使用は避けましょう。

不採用であることを伝える際には、「この度の面接ではご希望に添いかねる結果となりました」「誠に残念ながら今回は採用を見合わせていただくこととなりました」といった表現を使用します。また、応募者に合わせた文面も取り入れるようにすることで、より丁寧な印象を与えられるでしょう。

候補者へ配慮する文言を付け加える

不採用通知の文面では、応募者に配慮し、プライドを傷つけないような表現にすることが大切です。

企業側は結果のみを通知するのではなく、「十分に検討した上で結論を出したこと」「実績や能力が足りなかったのではなく、条件が一致しなかったのが理由であること」「人柄がしっかりと伝わっていたこと」などの文言を添えるとよいでしょう。

こうした丁寧な対応をすることで、マイナスイメージを回避できるだけでなく、自社への好感度を高める可能性も期待できます。

応募書類等の選考に利用した書類の処理方法を明記する

選考のために提出される履歴書や職務経歴書などの書類、ポートフォリオなどの資料の所有権は、提出された時点で応募者から企業側に移ります。ただし、個人情報保護の観点から、不採用通知には書類の処理方法を明記することが重要です。

企業に応募書類の保管義務はなく、「返送」もしくは「破棄」をすることが一般的です。返送する場合は、「特定記録郵便」などの記録が残る方法を選択しましょう。破棄する場合は、シュレッダーなどを用いて適切に処理します。また、タレントプール化するために個人情報を保管しておく場合には、通知書または添え状にその旨を必ず記載しましょう。

企業側から「不採用理由」は伝えるべきか

法律上、企業側から応募者に対し、不採用の理由を伝えなければならないという義務はありません。理由を詳細に伝えることで、トラブルに発展したり、選考基準が外部に漏れたりする可能性もあるため、注意が必要です。

応募者から不採用の理由についての問い合わせが来た場合も、「弊社の規定により回答できない」旨を伝えるか、「弊社が求める人物像と一致しなかったため」「多数の応募者を相対的に評価した結果」などと述べるにとどめることが望ましいでしょう。

ただし、人材紹介会社を経由している場合は、不採用の理由を具体化することでマッチングの精度の向上が期待できます。また、タレントプール化したい場合は、応募者と良好な関係性を築けるよう、「今回は残念ながら採用という結果に至りませんでしたが、今後も●●様とのコミュニケーションを重ねながら相互理解を進めていけたらと思っております」「今後、●●様の経験を活かしていただける機会がありましたら、ぜひご連絡させていただきたいと考えております」など、伝え方を考慮しましょう。

まとめ

企業側から面接結果を伝える際の断り方によって、応募者の自社に対するイメージは大きく変わります。文面や表現に注意しないと応募者のメンタルを傷つけたり、トラブルに発展したりする可能性があるため、「感謝の意を伝える」「直接的な表現を避ける」など、応募者に配慮することが重要です。今回ご紹介した内容を参考にしたり、テンプレートを活用したりしながら、不採用通知の文面を作成してみてはいかがでしょうか。

(制作協力/株式会社はたらクリエイト、編集/d’s JOURNAL編集部)

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