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【文例付】不採用通知の書き方完全版。今後につなげるための応募者対応とは

公開日:2018.09.28

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編集部

不採用通知は、お見送り連絡とも言われており、受け取るのは誰しも嫌なもの。そして、通知する方もそれなりに心理的な負担があるものです。今後、取引先として関わる可能性もあるかもしれませんし、不採用通知の出し方には注意する必要があると言えるでしょう。

本記事では、不採用通知の文例を示しながら、どのように不採用連絡を行えばよいのかについて解説します。また、今後も人手不足が続いていくと予想される状況では、最初に応募があった職種とは別の職種で、その応募者を必要とするケースも出てくるかもしれません。その際に「また応募してみよう」と思ってもらうことが必要になります。そのために役立つタレントプールの考え方も紹介していますので、ぜひ最後まで確認してみてください。

受け取り側のことを考えた「不採用通知」とは

まずは、不採用通知について紹介します。注意点もいくつかあるので、あわせて確認し理解を深めていきましょう。

不採用通知に何を書けばいい?|重要なのは「選考参加への謝意を伝えること」

まずは基本的な手紙で使われる文章や用語について、必要・不必要なものを整理しておきましょう。

時候のあいさつ:×
あいさつ文:〇
頭語と結語:〇(手紙など書面・文書の場合のみ)

時候のあいさつは、不採用通知の場合不要です。それよりも、あいさつ文(導入部分)として以下の2点を必ず盛り込むことをおすすめします。

(1)当社を選び応募してもらったことへの謝意
(2)以下のいずれか
 ・書類選考で不採用となった場合:書類を送ってもらった事への謝意
 ・採用試験(筆記試験・面接)の場合:会場まで足を運んでもらったことへの謝意

手紙など書面・文書による通知の場合、頭語と結語が必要になります。「拝啓」「敬具」を使いましょう。

不採用理由は不要|理由を問われたら応募者への配慮を忘れずに

不採用になった理由を書くかどうかについてですが、企業は理由を応募者に伝える義務はありません。ただし、言い回しには気をつけたいものです。文面では「不採用となった」「採用とならなかった」と直接的に書くのではなく、「ご希望に添えず申し訳ありません」など補足することをおすすめします。相手がこれを読んだ際にどのような感情を抱くのかを意識して文章を考えることが重要です。

応募者から不採用の理由を聞かれた場合は、「お互いの志向性・目指す方向性に相違を感じた」「ご経験・スキルを検討したものの、現時点では弊社が求めているものと異なった」などと伝えるとよいかもしれません。不採用通知で大事なのは、真摯に向き合い、考えた姿勢を伝えることです。
「そこまで丁寧にするのか」と思われるかもしれませんが、その応募者と今後も関わる機会があるかもしれない、と考えるとどうでしょうか。少しでも、しこりが残らないように対処しておくことが大切です。

不採用通知はメール可。ただし、書類・作品集を返送したい場合は郵送で

不採用通知は、基本的にメールで送って大丈夫です。ただし、応募者から受け取った履歴書や職務経歴書、作品集などを返送したい場合は、必ず書面による不採用通知を同報するようにしましょう。郵送の前に一報を入れる場合は、「履歴書などは、追って返送します」という旨も一緒に伝えておきましょう。

中には、電話で不採用の旨を伝える場合もあるかもしれません。しかし、言った言わないのトラブルにならないよう、必ず「文面」で残しておくことが重要になります。また直接話す場合は、応募者の気持ちを考えて丁寧な対応を心がけるようにしてください。

メールの場合:メールボックス(受信トレイ・一覧)で、一目で気付いてもらえるか

件名や差出人はどうすればいいのか迷う方もいるのではないでしょうか。応募者は複数社の選考に参加していることも考えられますので、一覧の中で埋もれないように「一目」でわかることが重要です。件名に自社名も記載しておくと「どこの企業からの通知だ」ということも一発で把握できます。

また、差出人ですが、「中途採用事務局」「採用グループ」などのメーリングリストがあればそこから送るとよいでしょう。個人の差出人だと応募者から返信が来た際、キャッチアップできない場合もあります。万が一、メーリングリストがない場合は、必ず同僚や上司をCC(BCC)に入れておくようにしてください。また、一覧に表示されることを考え、必ず宛名設定をしておくことをおすすめします。

件名:【選考結果のご連絡】▲▲▲▲株式会社
差出人:企業名 部署名(例:人事部 採用グループ)
差出人のメールアドレス:人事部人事課のメーリングリストなど

郵送の場合:宛名・差出人は省略NG。送付状・社判はなくてもOK

郵送の場合も同様です。封筒の住所・宛名は省略せず、マンション名まで正しく書くようにしましょう。応募者の住所は履歴書の住所欄を参照すると間違いがありません。また封筒の差出人欄には、自身の部署名を記載するようにしてください。封筒には、プライバシーの問題があるため「不採用結果の通知」など結果の内容を書かないようにします。

送付状は、不採用通知で伝えるべき内容を伝えていればつけなくても構いません。ただし、不採用通知で伝えられなかった「不採用にしてしまって残念だったという気持ち」を伝えるために、添付しても良いでしょう。
社判は特段必要ありません。しかし、不採用通知書を偽造されるなど万が一のことを考えるなら、押しておいても問題ありません。

不採用通知はできるだけ早く連絡することがベスト

採用試験を受けた側は、一刻でも早い通知を願っています。真面目な応募者ほど、通知が来なければ次への挑戦ができないと不安を感じながら待っているものです。

そのことを考えれば、採用・不採用にかかわらず一日でも早く通知を行いましょう。不採用にいたっては、できる限り2~3日中にメールで一報を入れることを推奨します。なお、面接など試験終了後に、いつごろ連絡をするかを応募者全員に伝えておき、必ずその期日までに連絡してください。それだけでも、応募者が抱く企業への印象は違うはずです。

不採用通知の基本フォーマット【選考フェーズ別文面テンプレート例】

それでは、ここまで説明した内容で、不採用通知の基本フォーマットとして、選考フェーズ別の文例テンプレートをご紹介します。

書類選考の段階で通知する場合の不採用通知例

手紙(書面)で通知する場合

不採用通知_手紙(書面)で通知する場合

メールで通知する場合

件名:【選考結果のご連絡】▲▲▲▲株式会社

○○様

この度は弊社中途採用にご応募いただき誠にありがとうございます。
▲▲▲▲株式会社、採用担当でございます。

さて、○○様の応募書類をもとに社内で慎重に検討しました結果、
誠に残念ながら今回はご期待に添えない結果となりました。
せっかくご応募いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。

メールにて大変失礼とは存じますが、何卒ご了承くださいますようお願いいたします。
末筆になりますが、貴殿の今後益々のご活躍をお祈り申し上げます。

**********
▲▲▲▲株式会社 
採用事務局(署名)
東京都△区□□XX-XX-XX

面接や書類選考まで進んだ段階で通知する場合の不採用通知例

件名:【選考結果のご連絡】▲▲▲▲株式会社

○○様

▲▲▲▲株式会社、採用担当でございます。

この度は、数多くの企業から当社にご応募頂き、誠にありがとうございます。
また、先日はお忙しい中、弊社の面接にご足労頂き、重ねてお礼申し上げます。

○○様との面接を踏まえ、社内で慎重に検討しました結果、
誠に残念ながら今回はご期待に添えない結果となりました。
せっかくご応募いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。

なお、履歴書等の応募書類に関しては、
返送いたしませんので、予めご了承ください。

メールにて大変失礼とは存じますが、何卒ご了承くださいますようお願いいたします。
末筆になりますが、貴殿の今後益々のご活躍をお祈り申し上げます。

**********
▲▲▲▲株式会社 
採用事務局(署名)
東京都△区□□XX-XX-XX

緊急を要する場合は電話で伝える

もし緊急で連絡しなくてはならない場合、電話で伝えることも可能です。しかし、応募者が働いている時間可能な限り早く連絡して誠意を示すことが何よりも大事です。
切り出し方や伝え方も、先に挙げた文例とほぼ同じです。物腰の柔らかい話し方で、相手に対して申し訳ないという気持ちが伝わるように意識しましょう。

電話で不採用通知をする場合(会話例)

○○様でしょうか?今、お電話よろしいでしょうか?▲▲▲▲会社 人事部の△△でございます。
先日は採用試験にお越し頂き、誠にありがとうございました。

選考の結果ですが、誠に残念ではございますが、
今回はご希望に添いかねる結果となりました。

このような結果をお伝えすることになってしまい誠に残念ですが、
ご了承くださいますようお願いいたします。

追って書面でもご連絡差し上げますが、履歴書等の選考書類も返送いたします。
内容ご確認いただきますようお願い申し上げます。

○○様が今後より一層ご活躍される事をお祈りしております。

今後も連絡を取るかもしれない場合は、コピーを取って保管することを不採用通知で伝える

もし、今後合格を出す可能性がある場合も、履歴書類の原本は返送します。そして、改めて連絡を取る可能性があるためコピーを取った旨を不採用通知にて説明しましょう。また、採用活動以外には流用しないことを明記することで、応募者が過剰に心配しないように配慮します。

このように対処しておくことで、不採用から一転して採用通知を出すことになる際、応募者もスムーズに受け入れられます。

注意:人材紹介会社が介在している場合は、不採用理由を詳細に伝えること

今までは、自社で採用活動を行っている場合でしたが、気を付けたいのは、人材紹介会社が間に入って選考を行っている場合です。原則、不採用となった応募者は企業から直接ではなく、人材紹介会社の担当営業やキャリアカウンセラーから連絡を入れてもらいます。そのため、直接人事から連絡する必要はありません。しかし、人材紹介会社に不採用を伝える際、「どうして不採用という判断をしたのか」「不採用の理由」をきちんと伝えることが重要です。人材紹介会社は募集要件や内容によって推薦者をあげますが、選考状況も大きく参考にしています。

「やっぱり採用したい!」ときの連絡の取り方

まず、前提ですが、補欠採用の可能性があるなら、不採用通知の文例でも示した通り、その旨を伝えておきましょう。それだけでも、連絡のしやすさや応募者の心証は全然違います。

連絡の取り方ですが、まずメールや文書など文面で伝え、その後電話にしましょう。元応募者とは対等の立場であり、一度断った非礼もあるというマイナス地点からの出発であると考えて行動することを心がけましょう。

文面としては、以下のようにこちらの誠意が伝わるようにします。

不採用通知をいったん出した元応募者に再度コンタクトを取る時の文例

前回は○○様に対しまして誠に申し訳ないご連絡をいたしましたが、
その後、いかがお過ごしでいらっしゃいますか。

実は、以前応募頂いた職種に欠員が出ました。
非常に優秀な○○様が今も就職活動を行われているのでしたら、
ぜひ再びお話させて頂く機会を頂きたいと思い、
大変恐縮ながらご連絡をさせて頂きました。

既に他社にてご活躍中であれば大変失礼いたしました。
もし弊社とのご機会を頂けましたら、ご連絡頂けましたら幸甚でございます。

一度こちらからお断りの連絡をしたにも関わらず、
この様なご連絡を差し上げ誠に申し訳ありません。

しかしながら、願わくば○○様と一緒に仕事ができないかと望み、
ご連絡させて頂きました事ご容赦くださいますよう、重ねてお願い申し上げます。

タレントプールという考え方|応募者とのつながりを大切にしておく

「タレントプール」という言葉をご存じでしょうか。直訳すれば、才能の蓄積という意味で、一度コンタクトがあった応募者とのつながりを薄く残しておくという考え方です。

少子化時代の今、若年層の労働力はますます減少します。今回つながりができた応募者の中でも、ギリギリのラインで不合格になってしまった人や内定辞退となった人とも、タイミング次第ではまた採用候補者となる場合もあるでしょう。

「もう一度あの応募者に連絡を取りたい」と考える場面も増えてくることが予想されます。これまでのように一度きりのつながりではなく、継続してつながりを残しておくことも重要な施策となります。

【まとめ】

今回は不採用通知の文例を中心に、不採用通知の出し方も含めて解説しました。重要なポイントとしては「不採用通知を出した後もその応募者との縁はつなげておく」ことを前提とした行動を取ることです。

タレントプール活動の一環として、応募者への配慮を忘れることなく、関係を少しでも良好に保つよう心がけましょう。採用活動でのつながりがきっかけとなり、思わぬ場面でその縁が活きる可能性もあります。

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