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メンター制度導入のメリット・デメリットとは。 押さえておきたい制度運用のコツも解説

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編集部

メンター制度とは、上司以外の先輩社員が、後輩社員の業務やメンタル面の悩みを聞き、相談にのる(サポートする)制度のことです。
メンター制度とは
近年問題視されている若手社員の早期離職を防ぐ効果が期待できるため、多くの企業が注目しています。この記事では、メンター制度の概要や運用するためのコツ、メリット・デメリットなどをご紹介します。

メンター制度とは

メンター制度とは、新入社員や若手社員などの悩みに対して、年齢や社歴の近い先輩社員が助言する制度のことで、英語のmentor(助言者・指導者)に由来します。先輩社員などサポートする側を「メンター」、新入社員などサポートされる側を「メンティ」と呼びます。客観的なアドバイスができるように、メンティとは別の部署に所属する社員がメンターになるのが一般的です。

近年、雇用形態の多様化や雇用の流動化など企業・労働者を取り巻く環境は変容しました。それを受けて、職場内における新たな人間関係の構築とキャリア開発を促進する取り組みとして、厚生労働省もメンター制度を推奨しています。厚生労働省が女性社員の活躍を推進する目的で作成した『女性社員の活躍を推進するためのメンター制度導入・ロールモデル普及マニュアル』では、性別問わず、メンター制度の導入方法やチェックリストなどが詳しく記されてますので、是非一度確認してみてください。

メンター制度と類似する制度との違い

各種類似する制度との違いとは

OJTとの違い

OJTとは、先輩社員や上司が、後輩社員や若手社員などに対して行う、実務を通じた実践的な研修制度のことです。メンター制度とOJT制度は、先輩社員が若手社員に指導・助言をするという点では類似していますが、助言する側の所属している部署とサポートする範囲が違います。メンター制度では基本的に後輩社員とは別の部署の先輩社員が助言を行いますが、OJTでは同じ部署の先輩社員が担当します。そのため、メンター制度ではメンタル面でのサポートがメインであるのに対して、OJTでは実務指導に特化しているという違いがあります。
この他、メンター制度では年齢や社歴の近い先輩社員がメンターに就くのに対して、OJT制度では先輩社員の年齢はさほど考慮されず上司が指導役に就くケースがあるという点も違います。

ブラザー・シスター制度(エルダー制度)との違い

ブラザー・シスター制度とは、先輩社員がブラザー(兄)やシスター(姉)となり、後輩社員を指導する制度のことです。メンター制度とブラザー・シスター制度は、先輩社員が後輩社員のキャリア形成やメンタル面のサポートを行うという点では類似していますが、助言する側の所属している部署とサポートする範囲が違います。メンター制度では基本的に後輩社員とは別の部署の先輩社員が助言を行いますが、ブラザー・シスター制度では同じ部署の先輩社員が担当します。そのため、メンター制度ではメンタル面でのサポートが中心となるのに対して、ブラザーシスター制度では実務指導が中心です。
この他、メンター制度では新入社員のみならず若手社員も指導対象としている一方で、ブラザー・シスター制度は原則として新入社員のみを対象としているという違いもあります。

コーチングとの違い

コーチングとは、相手と対話をすることで、目標達成に向けたプロセスを支援する取り組みのことです。メンター制度とコーチングは、対話を通じて相手の成長を促すという点では類似していますが、その目的が異なります。メンター制度では対話や相談を通じて相手のメンタル面の悩みを解消し自発的な成長を促すことを目的とする一方で、コーチングではあらかじめ決まった目標達成のために対話を行います。

ティーチングとの違い

ティーチングとは、知識や問題の解決方法などを相手に教えることで、目標達成を促す取り組みのことです。メンター制度とティーチングは、問題解決のための方法という点では類似していますが、指導方法が違います。メンター制度では対話によって相手が自分自身で問題解決の糸口が見つかるように導くのに対して、ティーチングでは明確な答えを教えることで問題解決を図ります。

メンター制度を導入する目的とは

メンター制度を導入する主な目的を4つに分けてご紹介します。
メンター制度を導入する目的とは

メンティの企業への定着

多くの企業では、新入社員と始めとする若手社員の早期離職が緊急の課題となっています。メンター制度では、メンティと年齢や社歴の近いメンターが業務や人間関係の相談にのることで、悩みの解決が促され、会社に馴染みやすくなります。また、メンティにとって、成功体験の豊富なメンターは憧れの存在でもあるため、自分自身の今後の成長をイメージしやすくなり企業への定着につながります。

メンターの今後のキャリア形成

メンター制度では、メンターとメンティの年齢・社歴に大きな違いがないため、メンターは自分よりも経験の浅いメンティと関わることで、少し前の自分自身を思い出します。メンティの姿に過去の自分を投影することで、自分自身の成長を実感できるでしょう。それにより、新たな気持ちで仕事に向き合うことができ、今後のキャリア形成について考える機会になります。

人材育成を重視した企業風土の構築

企業の成長のために、人材育成は不可欠です。メンター制度では、先輩社員が後輩社員のサポートをして成長を促します。そのため、社員の間で人材育成が重要なものであるという認識が高まり、人材を大切にする企業風土を構築することができます。

女性社員のキャリア形成

メンター制度では、女性管理職など社内で活躍している社員をメンターに抜擢することができます。目標となる女性社員がすぐ近くにいることで、後輩の女性社員は自らのキャリア形成について前向きに考えられるようになります。結婚や出産といったライフイベントの際に家庭との両立をどうするのか、どうキャリアアップを狙っていくのか。近くに相談できるロールモデルが存在することで、解決の糸口になるのではないでしょうか。

メンター制度を導入するメリット・デメリット

メンター制度を導入することによるメリット・デメリットを、メンター側とメンティ側に分けてご紹介します。

対象メリットデメリット
メンター

・自発的に仕事に取り組むようになる
・仕事に対する責任感が高まる
・メンター経験を管理職になったときに活かせる

・業務的負荷が増える(繁忙期など)

メンティ

・悩みを一人で抱え込まなくなる
・職場に早く馴染め、居心地が良くなる
・身近に相談できる相手がいるという安心感

・相性次第では、信頼関係の構築に時間がかかる
・ばらつきがあると、不公平感を感じる可能性

【メンター側】メリット

メンターになることで、メンティの良いお手本になろうとする意識が働きます。そのため、自発的に仕事に取り組むようになる、仕事に対する責任感が高まるといった効果が期待できます。また、将来的に管理職になったときには、後輩社員の指導をしたという経験を活かして、部下のマネジメントをすることが期待できます。

【メンター側】デメリット

メンターを任せされると、通常の業務に加えてメンティのサポートを行うことになるため、どうしてもメンターの業務的負荷が増えてしまう傾向があります。また、メンターとしての役割は通常業務とは無関係であることから、繁忙期にメンターが疲弊してしまわないように、サポートや全社での協力体制を構築する必要があるでしょう。

【メンティ側】メリット

メンターがいることで、メンティは悩みを一人で抱え込まなくなります。そのため、職場に早く馴染めるようになり、会社での居心地がよくなることが期待できます。また、メンター制度の期間が終わってもメンターとの信頼関係は継続するため、「何かあったら相談できる相手がいる」という安心感を得ることができます。

【メンティ側】デメリット

メンターによって、頻度や接し方は多少なりともバラツキがあるでしょう。そのため、うまくいっている他の同期と比べて、メンティが不公平感を感じるかもしれません。また、メンターとの相性次第では、信頼関係の構築が難しくなる可能性もあります。メンター研修での意識統一や慎重なマッチングを実施することで、課題を克服しましょう。

メンター制度の導入フロー

メンター制度を導入する際に必要なフローを、順を追ってご紹介します。
メンター制度の導入フロー

フロー①:目的の明確化

若手社員の早期離職など、企業が抱える人事課題はさまざまです。まずは、メンター制度をどういう目的で導入するかを明確にしましょう。直近の若手社員や女性社員の定着率を確認し、現場の課題感をヒアリングするといった、企業の実態に合った目的を設定することが重要です。

フロー②:実施計画の策定

目的が明確になったら、次に実施計画を策定しましょう。メンター制度をスムーズに導入するためには、実施期間や対象者、メンターの選定方法などを具体的に決める必要があります。その際、制度導入の効果を測定できるように、「若手社員の早期離職率を何パーセント削減」といった定量的な目標を設定しておくのも効果的です。

フロー③:運用方法やルールの策定

メンター制度の円滑な運用のためには、運用方法やルールの策定が不可欠です。運用アニュアルを用意し、メンターがメンティに声掛けする頻度やトラブルを避けるためのルールを決めましょう。

フロー④:メンターの選定

メンター制度の成否は、メンターとメンティのマッチングがうまくいくかどうかに左右されます。そのため、制度の目的に合致し、かつメンターとしての適性がある人材を選ぶことが重要です。メンターの選定方法には、人事担当者がメンターとメンティの組み合わせを決める「アサインメント方式」と、メンターの候補者のリストをメンティに提示してメンティ自身がメンターを選ぶ「ドラフト会議方式」があります。誠実で信頼できる人柄か、メンティと同様の問題を抱えていた経験があるか、人の相談にのることに意欲的かといった基準をもとに、メンターを選定しましょう。メンターが決まったら、事前研修を行い、メンターとしての認識を共通のものにしておくことも重要です。

フロー⑤:社内への周知

メンター制度を効果的に進めるためには、メンターやメンティへの周知のみならず、全社員の理解が必要です。全社員に制度の目的や実施内容について伝えることで、人材育成の重要度を認識してもらうことができます。

フロー⑥:運用開始

メンター制度を導入する準備ができたら、制度の運用を始めましょう。運用を始めてからメンターとメンティの相性が合わないと分かった場合には、メンターを別の社員に交代させることも、制度を運用する際には必要です。

フロー⑦:今後に向けた振り返り

対象期間が終わったら、メンター・メンティの双方の声を集めることが重要です。アンケートや面談の実施によりメンター制度の課題を見つけ、今後の改善につなげていきましょう。

メンター制度運用の際のルール例

実際の面談の進め方はメンターに委ねるケースも多いですが、企業の制度として導入する以上、メンター制度を運用する際にはいくつかのルールを設定しておく必要があります。厚生労働省の資料をもとに、用意しておくと良いチェックリストや面談ワークシートと共に、ご紹介します。

メンター制度運用の際のルール例

最低限決めておくべき運用ルール

メンター制度を導入する際には、最低限、以下の3つのルールを設けましょう。

①守秘義務:面談で話した内容を口外しないというルール。トラブル防止のため、メンター・メンティの双方が、面談内容を事務局以外の第三者に口外してはならないと徹底させましょう。

②相談窓口:不都合が生じた際にメンター・メンティ/直属の上司が相談できる窓口を設置するというルール。何か問題が起こった際には第三者が介入することで、早期に解決できるでしょう。

③面談の時間:業務の一環として、面談は就業時間内に行うというルール。ただし、プラスアルファの取り組みとして、就業時間外に飲食を共にして交流を深めることは認めましょう。

任意に決める主な運用ルール

メンター制度を運用する際に任意で設ける主な運用ルールを7つご紹介します。

①メンタリング期間:どのくらいの期間、メンター制度を実施するか。制度の導入目的に合わせ、半年や1年など期間を設定しましょう。

②面談の頻度と1回あたりの時間:どのくらいの頻度で、1回あたり何分くらい面談するか。メンター・メンティに任せることもできますが、制度に慣れるまでの間はある程度設定するとよいでしょう。

③コンタクトの方法:どこでどのようにコンタクトをとるか。原則は社内で対面しながらですが、物理的に困難な場合には電話やメールの併用も認めましょう。

④話し合う内容:面談で何をテーマに話し合うか。メンター・メンティに任せることもできますが、会話が弾むように、最初のうちはテーマをある程度設定しておきましょう。

⑤面談後の進捗フォロー:面談で決まった目標に対しての進捗確認をどのようにするか。面談内容を記した面談ワークシートをもとに、各部署で進捗状況を確認し、第三者のサポートが必要かを判断しましょう。

⑥期間終了後の対応:期間が終了した後に、どのようなことをするのか。メンター・メンティ双方へのアンケートやヒアリング調査、合同報告会などを実施し、メンター制度が効果的に機能したかを確認することが大事です。

⑦費用負担:面談に必要な交通費や通信費、食事代などの費用負担を会社がするか。費用負担をするかしないかは企業によってさまざまです。別の営業所で働いている場合には交通費を支給する、上限を設けて食事代を補助するといった対応を、必要に応じて検討しましょう。

チェックリスト・ワークシート

メンター制度が有効に機能しているかを判断するためには、定期的に面談状況を確認することが重要です。メンター用・メンティ用のチェックリストを作成し、できている項目とできていない項目を明確にすることで、面談の改善につなげることが大事です。
また、面談を進めるうちに話題が多岐に渡り、本来の目的を見失ってしまうケースもあります。当初の目的を再認識させるために、メンター・メンティに面談ワークシートを用意し、面談での気付きや次回までの行動計画などを書かせるようにしましょう。

メンター制度を運用する際の注意点

実際に、メンター制度を運用する際に注意したいポイントについてご紹介します。

メンターとメンティのマッチング方法

メンターとメンティの間に信頼関係が構築されなければ、メンター制度は意味を成しません。そのため、メンターとメンティのマッチングを慎重に検討することが重要です。話しやすさを考えればメンティと年齢の近い社員がメンターに適していますが、相性は年齢だけで決まるものではないため、個々の性格を考えた上でマッチングを決めましょう。企業規模が大きく一人ひとりの性格を把握するのが難しい場合は、コミュニケーションのしやすさを考え、メンティと同じフロアで働く別部署の社員など、顔を合わせる機会が多い社員をメンターに選びましょう。

就業規則への明記

メンター制度は、企業の成長に不可欠な人材育成のための手段の一つです。そのため、単に制度を運用するだけではなく就業規則に明記することで、会社全体にとって重要な制度だと社員全体に認識させることが重要です。実施期間やメンターとしての役割・責務、任用基準、メンター研修といったメンター制度の大枠となる規定を就業規則に明記しましょう。

メンターとしての貢献度に対する評価

メンターに選ばれた社員は、通常の業務に加えてメンターとしての役割を果たす必要があります。そのため、通常の評価だけでなくメンターとしての貢献度に対する評価も行うようにしましょう。メンターに一律で手当を支給すると他の社員が人材育成に関心をもたなくなる可能性があるため、単に手当を支給するだけではなく、人事評価の評価項目にメンターとしての貢献度を設定し、評価結果を賞与などに反映させる仕組みを構築することが重要です。

メンティの目標設定の段階からサポート

メンターにどのような役割を求めるかは企業によってさまざまですが、メンティは新入社員など社歴が浅い社員が多いことから、メンティの目標設定の段階からサポートすることが重要です。メンターには定期的にメンティと面談するように促し、目標設定の明確化や目標達成に向けた進捗状況の確認、目標達成に必要な行動計画の立案などのサポートを行うようにしましょう。

メンター制度をうまく運用するためのコツ

メンター制度を効果的に運用するためのコツについてご紹介します。

メンターに求める役割の明確化

メンターを初めて任される社員にとって、気掛かりなのは、どのようにメンティをサポートすればよいのかということです。「この社員の面倒を見てほしい」といった曖昧な役割しか伝えないと、メンターは具体的に何をすればよいのか理解できず、単にメンティの話を聞くだけという状況になりかねません。業務上の悩み相談なのか、メンティの今後のキャリアアップを意識したサポートなのか、メンターに求める役割を明確化し、メンターに十分な説明をしましょう。

メンターの教育と連携体制の構築

メンターには、傾聴を意識するコミュニケーション能力や対話を通じて課題解決へ導くコーチング力、守秘義務意識や高い倫理観といった多くの能力が求められます。そのため、メンター制度の運用を始める前にメンター研修を実施し、メンターとして必要な能力を体系的に習得させることが重要です。とは言え、実際に運用を開始するとメンター一人では対処できない状況が発生することもあるので、人事担当者やメンティの上司との連携体制も構築しておきましょう。

メンティの年次や属性に合わせた育成内容

年次や属性によって、メンティ一人ひとりが抱えている課題はさまざまです。そのため、メンティの状況に合わせた育成内容を考えましょう。

新入社員の場合学生から社会人への意識の切り替え、企業への適応、職場の人間関係を中心にサポート。メンティの不安に寄り添うことで、早期離職を防ぐことにつながる
若手社員の場合今後のキャリア形成を中心にサポート。ある程度仕事を覚えたことにより転職を意識し始める社員もいるため、社内での新たな目標を設定することで、企業への定着を促す
女性社員の場合仕事と子育ての両立方法、家庭をもちながらのキャリア形成を中心にサポート。女性管理職や子育てしながら働いている女性社員をメンターにすると、今後のビジョンが描きやすくなる

職種別・雇用形態別メンター制度の活かし方

実際に、メンター制度をどう活かすことができるのか、職種別・雇用形態別にご紹介します。

職種①:営業系

営業系の職種に求められるのは、自社の商品・サービスを顧客に販売することです。そのためには、自社の商品・サービスを深く理解した上で顧客に提案する力を習得する必要があります。製造系やエンジニア系の社員を、営業系の社員のメンターにすることで、自社の商品・サービスについての理解が深まり、営業に活かせることが期待できます。

職種②:エンジニア系

エンジニア系の職種に求められるのは、工学に関するスキルを駆使して、システムやプロダクトを生み出すことです。そのためには、顧客のニーズを的確に把握し、納期までにシステムやプロダクトを作り上げる能力が必要です。メンターを営業系の社員にすることで顧客のニーズ把握について学ぶことができ、メンターをバックオフィス系の社員にすることで期日内に仕事をする方法についてヒントを得ることができます。

職種③:企画系

企画系の職種に求められるのは、市場のニーズをもとに新しい商品やサービスを提案することです。業務を進める上では、商品・サービスを実際に作る製造系・エンジニア系の社員や、顧客への販売を担う営業系の社員との連携が不可欠です。実際に関わることが多い職種の社員をメンターにすることで、市場のニーズの把握や実際の製品化までのプロセスなどを理解でき、新商品・サービスの企画に活かせるという効果が期待できます。

職種④:バックオフィス系

経理や総務などのバックオフィス系の職種に求められるのは、社内の他の部署を後方から支援すること。そのため、他部署と幅広く関わるという業務特性があります。会社の中で関わる割合が多い職種の社員をメンターにすることで、業務における働きかけがしやすくなることが期待できます。

雇用形態①:正社員

正社員は将来的には企業の中核を担うことが求められる雇用形態です。そのため、他部署の業務内容についての理解や管理職になる可能性があるという自覚が必要でしょう。そこで、さまざまな経験している社員をメンターにすることで他部署の業務内容の理解が深まります。また、メンティだった正社員を数年後にメンターに抜擢し、人材育成の方法について学ばせるのも効果的です。

雇用形態②:契約社員

契約社員は特定の専門分野に特化した業務を行うことが求められることが多い雇用形態です。スペシャリストとしての専門知識・スキルをもとに、他の社員と協力しながら、業務を円滑に進める必要があります。将来的には正社員になることを望んでいる契約社員もいるため、実際に契約社員から正社員になった社員をメンターにすることで、今後のキャリア形成を考えることにつながります。

雇用形態③:派遣社員

派遣社員は、派遣会社に所属しながら、派遣先の企業で仕事をするという雇用形態です。派遣社員の業務内容は企業によってさまざまですが、派遣先の企業の別部署の社員をメンターにすることで、企業の事業内容や自身の業務に求められている役割などを認識しやすくなることが期待できます。

雇用形態④:パート・アルバイト

パート・アルバイトは短時間の勤務であるため、家庭や学業との両立を目的に主婦や学生が就くことが多い雇用形態です。パート・アルバイトの業務内容は企業によってさまざまですが、事務系や販売系の仕事を担当することが多いでしょう。事務系のパートであればバックオフィス系の社員を、販売系のパートであれば営業系の社員をメンターにすることで、業務に必要な能力を短時間で習得することが期待できます。

メンター制度導入で受け取れる助成金とその申請方法

メンター制度の導入により離職率が一定基準まで下がった場合には、国から、「人材確保等支援助成金(雇用管理制度助成コース)」を受け取ることができます。目標達成による支給額は57万円ですが、厚生労働省の定める生産性要件を満たしてした場合には、支給額が72万円に増額します。制度導入によって低下させる離職率の目標値は、事業所の規模によって決められています。

対象事業所における
雇用保険一般被保険者の人数規模区分
低下させる離職率の目標値
1~9人15%
10~29人10%
30~99人7%
100~299人5%
300人以上3%

例えば、雇用保険一般被保険者の人数規模が30人の事業所の場合、計画時の離職率が15%であれば、評価時には7%ダウンの8%まで離職率を下げておく必要があります。
助成金を受け取るためには、事前に雇用管理制度整備計画を本社の所在地を管轄する都道府県労働局へ提出しましょう。申請に必要な書類や申請条件は、厚生労働省のHPから確認できます。

(参考:厚生労働省『人材確保等支援助成金のご案内』)

【まとめ】

メンターがメンティの業務やメンタル面の悩みの相談にのるメンター制度には、若手社員の早期離職防止といった効果があります。また、メンティ・メンター双方の成長など、さまざまなメリットがあります。紹介したルールや注意点などを参考に対策を行いながら、メンター制度を導入して人材育成に活かしましょう。

(制作協力/株式会社はたらクリエイト、編集/ダイレクト・ソーシング ジャーナル編集部)

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