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【1on1シート付】1on1で何を話す?実施前に知っておきたい失敗しない方法

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編集部

上司と部下が定期的に1対1で面談を行う「1on1」。人材育成をはじめとするさまざまな効果が期待できるため、日本でも導入を始める企業が増えてきています。しかし、いざ1on1を導入しようとしたとき、「何を話したらいいのか」「何に注意したらいいのか」に迷うこともあるでしょう。今回は、1on1の概要や成功させるためのポイント、質問例などを紹介します。

1on1とは?

「1on1(ワンオンワン)」とは、上司と部下が定期的に行う1対1の面談のことです。上司が部下の話を聞いて適切なフィードバックをすることで、課題解決や人材育成などのさまざまな効果が期待できることから、多くの企業が関心を示しています。ここでは、評価面談との違いや、1on1が日本で広まった背景をご紹介します。

評価面談との違い

評価面談は、1on1と同様に「上司と部下が1対1で話す機会」として知られています。しかし、1on1と評価面談では実施目的と対話の方法、頻度が異なります。評価面談では部下の人事評価を決定・通知することを目的としている一方、1on1では部下の能力を高めたり引き出したりすることを目的としています。目的が違うため、対話の方法も評価面談は「上司から部下へ」話すことが多いのに対し、1on1は「上司と部下が対等に」話すことが多いという違いがあります。また、評価面談は主に期末など人事評価のタイミングでのみ行うのに対し、1on1は「週に1回」「隔週に1回」など短いサイクル(長くても月1回)で行うという点も異なります。

1on1が日本で広まった背景

1on1はもともと、アメリカのシリコンバレーで企業文化として根付いていたものです。日本では、2012年にヤフー株式会社が導入したことをきっかけに注目を集めるようになってきました。ヤフー株式会社は1on1を導入した際、「社員一人一人の才能や情熱を解き放とう」という目標を掲げました。この目標は、1on1が日本で広まった以下の背景と深く関係しています。

背景①:不確実性の高い市場への対応

近年、IT化の加速によりAIやIoTなどを活用したさまざまなビジネスが誕生しています。それにより、「これまでの経験やスキルが通用しない」「これまで通りのビジネスを行っていても成功しない」という状況が生まれつつあります。不確実性の高い市場の中で企業が成長するためには、従業員一人一人が常に新しい情報に敏感になり、自律的に目標を設定し、イノベーションを起こしていくことが求められます。そのために必要なのが、メンバー間の「協働」や上司から部下への「対話」です。「協働」や「対話」を進めるためには、上司と部下の信頼関係や相互理解が不可欠なため、1on1での対話が重要視され始めたと言えます。

背景②:優秀な人材を流出させないために

近年、少子高齢化による労働人口の減少や、終身雇用の崩壊による転職活動の活発化が進んでいます。そうした状況の中、「専門性の高い優秀な人材に、いかに長く自社で働き続けてもらうか」は多くの企業にとっての共通課題と言えるでしょう。そのため、女性の活躍といったダイバーシティーを推進・受容する動きや、テレワークといった働き方の多様化などが、働き方改革の一環として進められています。多様な働き方や価値観に対応するため、上司は部下の状況を把握し、一人一人が自律的に行動できるようサポートする必要があります。そのための手段の一つとして、1on1が日本でも広がり始めたと言えます。

1on1で得られる5つの効果

1on1を行うことで、さまざまな効果が期待できます。

1on1で得られる5つの効果

効果①:メンバーの成長が促される ~経験学習のサイクル~

1on1の場では、メンバーは上司(メンター)に定期的に自分の状況を報告します。そのために必要なのが、「顧客や会社が自分に何を期待しているのか」を考えながら自身の目標を立て、それを踏まえて行動に移し、結果を振り返った上で次の目標・行動を決める「経験学習」です。1on1を行うことで経験学習のサイクルが機能するようになり、メンバーの成長が促されます。その結果、企業の発展のために必要とされる優秀な人材の育成につながるでしょう。

効果②:信頼関係を構築できる ~コミュニケーションの改善~

「多忙なあまり、部下一人一人と話をする機会が少ない」「部下と世代間のギャップがあり、うまくコミュニケーションが取れない」といった課題を抱えている上司も多いのではないでしょうか。1on1を導入すると、上司と部下のコミュニケーションの機会が増えます。「部下が上司に現状を報告し、上司がアドバイスする」ことの繰り返しにより、自然と信頼関係が構築されるでしょう。また、それにより「すぐに相談できるので、業務上のトラブルが減る」「意見の食い違いが減り、一致団結できる」といった効果も期待できます。

効果③:現場や部下・メンバーの状況把握 ~企業全体の問題解決~

1on1を定期的に行うことで、上司は「今、現場で何が起こっているのか」「部下の目標がどのくらい達成されているのか」「何か問題が起きていないか」などを把握できます。メンバー一人一人の抱える課題は企業全体の問題とも関連が深いため、個々の状況を理解することで、企業全体の問題解決の糸口が見つかるでしょう。また、上司にとって現場や部下が抱える課題を認識し、解決策を共に考えることは経験学習になります。1on1を繰り返すことで、上司自身の成長にもつながるでしょう。

効果④:キャリア開発を支援できる~中長期的なキャリアや適切な人材配置~

1on1は、メンバーが中長期的なスパンで自身のキャリアを考えるきっかけにもなります。1on1を行うことで、部下の強みが明確になり、「どういったキャリアが適しているか」「どういった役職・職種での活躍が期待できるか」のヒントを伝えることができます。それにより、部下の中長期的なキャリア開発を支援することができるだけでなく、適切な人材配置にもつながります。
(参照:『キャリア開発が企業にとって必要な3つの理由と、その手法・取り組み事例について』)

効果⑤:定着率の改善につながる ~モチベーションや愛社精神の向上~

以上の4つの効果により、部下は「この上司と一緒に仕事を続けたい」「この会社で自分のキャリアを築きたい」と考えるようになるでしょう。1on1には、一人一人の仕事へのモチベーションや企業への愛社精神を向上させる効果が期待できます。また、それらが向上することは定着率の改善にもつながるでしょう。

1on1進め方(やり方・手順)

1on1はどのように行えばいいのか、順を追って紹介します。

1on1のフロー

進め方①:目的を伝える

1on1を実施するということだけを伝えると、「どういった話をどこまで話せばいいのか?」「1on1の場での発言が、人事評価に影響しないか?」など不安に感じる部下もいるでしょう。1on1で部下の本音を引き出すためには、どういった目的で1on1を実施するのかを事前に伝えることが大切です。「部下の悩み・課題に寄り添い、成長につなげるための時間」であり、人事評価には直接影響しないことを伝えましょう。

進め方②:日程を決める

1on1の日程を決める際は、頻度と開催曜日・時間帯が重要です。あまり間隔が空いてしまうと、「リアルタイムでの報告・フィードバックができない」「前回の1on1の内容を忘れてしまう」といった可能性があります。できれば週1回、最低でも月1回を目安に実施しましょう。

曜日については、休日の前後だと「1on1の内容を覚えていない」「1on1で決まったことをすぐに実行に移せない」こともあるため、水曜日・木曜日がベストです。また時間帯については、朝礼後は業務に集中したい人が多いため、午後の実施が良いと言えます。そのため、1on1は週1回~月1回の頻度で、水曜日または木曜日の午後に開催するのが望ましいです。
なお、1on1は上司・メンバーの双方にとって大切な時間であるため、一度決めた日程での開催が難しくなった場合は、キャンセルではなく必ず別日程で開催するようにしましょう。

進め方③:当日のテーマを決める

「当日は何について話すのか」、ある程度のテーマを決めましょう。決めたテーマは事前に部下に伝えておくと、当日の対話がより有意義なものになります。当日のテーマは、部下一人一人に合ったものを上司が決めるのが一般的です。しかし1on1は部下のための時間であるため、もし部下が別のことを話したいようであれば、そちらを優先しましょう。

進め方④:当日の進め方を考える

スムーズな進行のために、「当日はどのように1on1を進めるのか」を事前に考えておく必要があります。当日のテーマを冒頭で再確認し、部下の話を聞いた後でフィードバックを行い、必要なサポートを確認して1on1を終えるのが一般的な流れです。あらかじめ、部下への質問内容も考えておくと良いでしょう。

進め方⑤:1on1の実施

当日は部下の緊張を解くために、始めは雑談を交えるなど、話しやすい雰囲気づくりをすることが大切です。また、貴重な時間を割いて実施するので、1on1の最中には「部下がどういったことを話したのか」「それに対してどういったアドバイスをしたのか」などをメモに残しましょう。今後の日程やアクションについてある程度方向性を決めておくと、次回の1on1も有意義なものにすることができます。

進め方⑥:次回に向けた準備

1on1を終えた後は、振り返りのために当日作成したメモの内容を双方で共有します。もし異動希望や退職の意向などを1on1の場で部下が伝えてきたら、人事担当者など関係者にも内容を知らせる必要があります。また、次回の1on1の日程やテーマを部下に忘れずに告知しましょう。

1on1が失敗しないために。うまく進行できない場合に発生するデメリット

さまざまな効果がある1on1ですが、うまく実施できない場合のデメリットもあります。「失敗してしまったらどうしよう」と不安になる方も多いのではないでしょうか。ここでは、1on1で失敗した場合にどのようなデメリットが生じるのかを紹介します。

失敗とデメリット①:目的意識の共有や事前準備が不十分で、有意義な時間にならない

目的意識や事前準備が不十分だと、1on1を行っても十分な成果は得られません。目的が明確でない場合、「愚痴を言ってすっきりするだけの時間になる」「業務の進捗確認をするだけの時間になる」といった可能性があります。また、当日のテーマを事前に決めていなかったり、流れを考えておかなかったりすると、「雑談だけで終わる」「話が続かない」といったことも考えられます。1on1を有意義な時間にするため、目的を互いに理解し、事前準備を確実に行いましょう。

失敗とデメリット②:上司の話し方に問題があり、部下の育成につながらない

「せっかくの機会だから、いろいろなことを伝えたい」と考える上司も多いでしょう。しかし、善かれと思って話をしても、話し方や話の内容によっては「部下の育成」という1on1の目的を達成することができない可能性があります。失敗例として、「自分の話ばかりしてしまう」「部下に指示ばかり出してしまう」などが挙げられます。「あのとき、こうやったら成功した」「今度こうしてみたらどうか」という話は部下にとってためになるものです。しかし、指示ばかりしてしまうと部下は自分で物事を考えようとしなくなり、成長が遅れる可能性があります。あくまでも1on1はメンバーが主体的に話す場として捉えましょう。

失敗とデメリット③:上司の聞き方に問題があり、信頼関係を失う

1on1は部下の本音を引き出す時間です。しかし、聞き方や聞く姿勢によってはうまく会話が成り立たず、信頼関係を失ってしまう可能性があります。例として、「部下の話を最後まで聞かない」「話の途中で別の質問をする」「堅苦しい表情で話を聞く」といったことが挙げられます。そのような聞き方や聞く姿勢だと、「それ以上会話が進まない」「部下が本音を言い出しにくくなる」といった問題が起き、信頼関係を失ってしまうでしょう。部下が本音を言いやすくなるような聞き方を心掛けることが大切です。

1on1を意義あるものにするための4つのポイント

1on1を成功させるにはコツがあります。そのポイントをここでは4つ紹介します。

ポイント①:現場任せにせず、会社全体で1on1に取り組む

いざ1on1を行おうと思っても、「具体的にどのように進めたらいいのかわからない」と感じる上司も多いでしょう。そのため、1on1を成功させるためには全てを現場任せにせず、会社全体で1on1に取り組むことが重要です。例として、「経営陣にも1on1に参加してもらう」「1on1を担当するマネージャー向けに研修を実施する」「1on1の進め方などを相談できるコーチ役の社員を配置する」といったことが挙げられます。このような取り組みは、実際に1on1を行う上司の心理的負担を軽減することにもつながるでしょう。

ポイント②:事前に部下のことを知っておく

部下の性格や思考、悩みなどは一人一人異なります。そのため、1on1を成功に導くためにも事前にある程度部下のことを理解しておきましょう。日ごろから部下の様子を確認し、「どのような性格・思考の人物なのか」「今、どういったことで悩んでいそうか」などを把握しておきます。そうすることで、「当日、どういった話を聞き出したらいいのか」を事前に考えることができ、「雑談だけで終わる」といった失敗を防ぐことができるでしょう。

ポイント③:傾聴・コーチングを意識し、心理的安全性を確保

1on1を成功させるためには、部下に本音で自分の悩みや考えを語ってもらった上で、フィードバックにより今後に向けたヒントを自分自身で見つけてもらうことが大切です。そのため上司は「相手の話に熱心に耳を傾ける」傾聴と、「対話により気付きを与え、目標達成のための自発的な行動を促す」コーチングを意識する必要があります。「まず部下の話を親身に聞く」「相手の目を見て話を聞く」「相づちを打つ」「話す割合は部下が8割、上司が2割にする」といったことを意識しましょう。それらを意識することで、部下が不安を感じずに行動を起こせる状態である「心理的安全性」の確保につながります、
(参考:『心理的安全性の作り方・測り方。Google流、生産性を高める方法を取り入れるには心理的安全性の作り方・測り方。Google流、生産性を高める方法を取り入れるには

ポイント④:頻繁に実施し、記録を残す

人材育成を目的とした1on1では、「課題だった●●ができるようになった」「●●に取り組んだことで、▲▲ができるようになった」といったことに気付いてもらうことも大切です。そのため、頻繁に1on1を実施し、「何がどう変化したか」「どういった成長が見られたか」を逐一記録しましょう。1on1を定期的に行い、その記録を残すことは、ランク付けしない評価制度である「ノーレイティング」を行う際のベースにもなります。成長の実感は、仕事へのモチベーションの向上やさらなる成長の促進、企業の生産性向上につながるでしょう。
(参考:『ノーレイティングとは「ランク付けしない」新たな評価制度。事例や導入方法を解説』)

1on1を成功させる4つの質問

1on1では部下の本音を引き出すことが重要です。そのため、「Yes」「No」で答えるしかない質問ではなく、自由に答えられる「オープンクエスチョン」が1on1には適しています。ここでは1on1を成功させる4つの質問を紹介します。

質問①:「最近あったうれしかったことは?」

部下の人となりをある程度知っていた方が話が弾み、本音を引き出しやすくなります。価値観や性格を知るため、まずは「最近あったうれしかったことは?」といった、本人がどういったことに喜びを感じるのかがわかる質問をしましょう。「何を重視しているか」を知るために話を掘り下げ、相手を知ろうとすることが大切です。しかし、プライベートに関わる可能性がある質問をする場合は、相手との「信頼関係」が築けているかが重要なポイントです。信頼関係が築けていない段階でこうした質問をすると、「少し警戒・萎縮してしまう」など逆効果になる可能性があるので注意しましょう。

会話例

会話例①

質問②:「最近、何か困っていることはない?」

通常の「報・連・相」では、「業務に直結する緊急の事柄について話をする」ということも多いでしょう。しかし、部下は「緊急性は低いけれど、実は重要な課題」を抱えていることもあります。1on1では、そうした部下の抱える悩み・課題を聞き出す質問をすることが大切です。

会話例

会話例②

質問③:「どうして成功/失敗したと思う?成功/失敗から何を得たの?」

業務を進めていくと、誰でも何かに成功したり、逆に失敗してしまったりということがあるでしょう。成功/失敗の事実だけでなく、成功/失敗の理由やそこから何を得たのかに気付いてもらうことで、部下の成長につなげることができます。

会話例

会話例③

質問④:「どんなことにやりがいを感じる?」

部下が「どういったキャリアを目指しているのか」がわからなければ、キャリア形成をサポートするのは困難です。そのため、1on1では一人一人が将来どのように活躍したいのかを明確にする必要があります。まず「どんなことにやりがいを感じているのか」を聞き、そこから徐々に話を掘り下げましょう。

会話例

会話例④

【無料ダウンロード】1on1シートの活用

確認事項や話した内容などを記録する「1on1シート」を用意しておくと、より1on1が実施しやすくなります。1on1シートに記入した方が良い項目を簡単に紹介します。

項目①:1on1記録

本人の中長期目標をベースに、毎回の1on1のテーマや実際に話した内容などを記録します。次回に向けたToDoが見つかった場合は併せて記入し、進捗状況も管理しましょう。

項目②:キャリア形成

これまで社内でどのような業務を担当してきたか、1on1を通じてわかった部下の「特性」や「キャリアビジョン」を記録します。1on1記録を付けた後に、キャリアに関する情報だけを整理し直すことで、本人のキャリア形成につなげることができます。

※このほかにも、部下の基本情報や日ごろの様子メモしていくのも有効です。フィードバックが必要な内容は、次回の1on1の際に伝えるようにしましょう。

1on1が学べる書籍

1on1をより詳しく学びたいときにお勧めの本を3冊紹介します。

ヤフーの1on1 部下を成長させるコミュニケーションの技法(ダイヤモンド社) 【著】本間 浩輔
ヤフー株式会社がいかに1on1を導入し、企業文化として定着させたのかを解説しています。1on1の意義や効果、導入ガイドなどがわかりやすく説明されています。1on1の導入を検討している企業にお勧めの1冊です。

1on1マネジメント(ファーストプレス) 【著】松丘 啓司
「ピープルマネジメント」の観点から1on1を解説しています。どのようなことを意識しながら1on1を行うと良いのかが、各章で詳しく説明されています。「1on1ですぐに活用できるチェックリスト」付きのため、これから1on1をやってみたいという方にお勧めの1冊です。

シリコンバレー式 最強の育て方 人材マネジメントの新しい常識1on1ミーティング(かんき出版)【著】世古 詞一 
1on1の改善経験を持つ著者が、その経験から得た1on1のノウハウを解説しています。具体的な方法が数多く紹介されているため、すぐに実践に移すことができます。1on1の導入や改善を考えている方にお勧めの1冊です。

1on1を導入して成功している企業とその取り組み内容

1on1の導入に成功している企業の事例を紹介します。

事例①:ヤフー株式会社 ~「才能や情熱を解き放とう」を目標に~

インターネット関係の事業を幅広く手掛けるヤフー株式会社では、「社員一人一人の才能や情熱を解き放とう」という目標の下、2012年に1on1を導入しました。部下の抱える課題を明確にし、目標達成に向けてその課題をどう乗り越えていくのかの気付きを与える時間として、1on1が活用されています。現在では、「自らつくる自律的なキャリア形成」の一環として、1on1が定着しているようです。
(参照『ヤフーにおける人事戦略とは。人財開発企業に向けた取り組み【セミナーレポート】

事例②:HENNGE株式会社 ~外国籍の社員も1on1を積極的に実施~

HENNGE株式会社(旧:株式会社HDE)は、積極的に海外人材を受け入れている企業の1つ。彼ら彼女らに長く定着してもらうために、海外ではなじみのない労務制度などをはじめフォローアップを目的に、1on1を実施しています。不安や悩みを可視化することで他社員にも適用することができ、良い循環となっているようです。
(参照:『世界中から3000応募!日本の中小企業が見出したエンジニア採用の「ブルーオーシャン」』)

事例③:パーソルキャリア株式会社 ~キャリア形成と多様な働き方をサポート~

パーソルキャリア株式会社では、定期的に上司と部下が面談を行っています。1on1で話した内容を基に、さまざまなキャリアに挑戦したり、多様な働き方を見つけたりできる仕組みがあります。そのため、社員一人一人がやりがいを感じながら仕事に取り組んでいます。
(参照:『「受け身型 IT部門」からの脱却。エンゲージメントが高い自律型組織のつくり方 』)

【まとめ】

1on1を行うことで部下の能力を高め、一人一人のキャリア開発をサポートすることができます。1on1を効果的に進めるためには、上司は聞き役であると意識し、部下の本音を引き出せるような質問をすることが大切です。1on1を上手に取り入れながら、社員一人一人が自分の能力を最大限発揮できる環境をつくりましょう。

(制作協力/株式会社はたらクリエイト、編集/ダイレクト・ソーシング ジャーナル編集部)

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