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欠勤控除とは?人事が知っておくべき基本知識~算出に含む手当一覧付~

PROFILE

弁護士法人ALG&Associates

名古屋支部長・弁護士 井本 敬善【監修】

愛知県弁護士会所属。企業法務全般の法律業務を得意とし、使用者側の労働審判、労働関係訴訟の代理人を務めるなど、企業側の紛争および予防法務を主として従事。企業法務におけるトラブルへの対応とその予防策について、セミナーも多数行っている。

ノーワークノーペイの原則に基づき、欠勤した労働者の賃金から「労働しなかった時間分の賃金」を差し引く「欠勤控除」。控除する金額は月給を基に算出するのが基本ですが、「勤務形態などによって計算方法が変わる」「手当によっては控除しないものもある」など、実際の計算方法は複雑です。今回は、欠勤控除の計算方法や状況別の対応方法などを解説します。

欠勤控除って何?

欠勤控除とは、もともと支払う予定だった賃金から、欠勤した分の賃金を差し引いて給与を支払うことです。終日休んだ場合だけでなく、遅刻・早退などで予定していた時間働けなかった場合にも、欠勤控除の対象になります。企業によっては、終日休んだ場合は「欠勤控除」、遅刻・早退の場合は「不就労控除」とすることもあるようです。名前こそ違うものの「実際に働かなかった分の賃金を控除する」という点で、欠勤控除と不就労控除は同じです。

ノーワークノーペイが欠勤控除の考え方のベース

欠勤控除の考え方のベースにあるのは、「ノーワークノーペイの原則」です。ノーワークノーペイの原則とは、「労働者が働いていないのであれば(ノーワーク)、企業は賃金を支払う必要がない(ノーペイ)」という原則のことです。ノーワークノーペイの原則は、直接的な明文による規定はありませんが、広く一般に認知された概念です。

著名な労働法学者である菅野和夫教授の書籍などでは「賃金請求権は労務の給付と対価関係にあるものであり(労働契約法6条)、労務の給付が労働者の意思によってなされない場合は、反対給付たる賃金も支払われないのが当然の原則となる。これがいわゆるノーワークノーペイの原則」であると紹介されています。ポイントとしては、「労働」と「賃金」が対価関係にあるので、労働しなければ賃金を請求できない=ノーワークノーペイの原則と覚えておくといいでしょう。

欠勤控除を就業規則でどう定義するか?

欠勤控除など賃金に関する規定は、とても重要な労働条件の1つです。「規定があいまい」「そもそも規定されていない」となると、労働者側とのトラブルに発展することもあるでしょう。そのため、「どのような場合」に「どういう計算式」で賃金を控除するのかを、就業規則に明記する必要があります。少人数の職場でまだ就業規則を作成していない場合は、労働者に交付する労働契約書に、欠勤控除に関する項目を記載します。また、就業規則などに規定するだけでなく、説明会を開いて労働者に欠勤控除の必要性について理解してもらうことも重要です。

なお、欠勤控除を就業規則でどのように規定するか迷った場合は、厚生労働省の『モデル就業規則』を参考にしましょう。

欠勤控除の計算方法

欠勤する日があった場合の賃金控除額は、以下の計算式で算出します。

賃金控除額=(基本給+諸手当)/月の所定労働日数×欠勤した日数
または
賃金控除額=(基本給+諸手当)/月の所定労働時間×欠勤した時間

しかし実際に欠勤控除をする際は、さまざまなことを考慮する必要があります。欠勤控除の計算方法で注意したいポイントをご紹介します。

基準とする日数

欠勤があった場合、賃金控除額は通常「(基本給+諸手当)/月の所定労働日数×欠勤した日数」で算出します。その際、ポイントになるのが「月の所定労働日数」をどう設定するかです。設定方法は法的に決められてはいませんが、月ごとの変動をなくすため、1年間の総労働日数を12カ月で割った「1カ月平均労働日数」を月の所定労働時間にしている企業が多いようです。

●「1カ月平均所定労働日数」の計算例(2019年の場合):
土日祝日と年末年始(12/29~1/3)が休みであれば、2019年の総労働日数は「240日」です。総労働日数「240日」÷12で、今年の「1カ月平均所定労働日数」は「20日」になります。

一方で、「月によって労働日数が大きく変わる」といった理由から、実際に休んだ「その月の所定労働日数」を月の所定労働日数としている企業もあります。設定方法は企業の任意ですが、「どの日数を月の所定労働日数とするのか」を就業規則に明記しましょう。

各種手当の取り扱い

欠勤控除を計算する際、賃金だけでなく「諸手当」についても控除を検討する必要があります。「皆勤手当」「家族手当」「通勤手当」「資格手当」「住宅手当」「役員報酬」「扶養手当」「役付手当」「役職手当」「傷病手当金」といった諸手当のうち、どれを控除の対象とするのか事前に決めておきましょう。どの手当を控除対象にするかは企業が任意で決めることができますが、その一例をご紹介します。

各種手当と欠勤控除の関係(一例)

手当の名称手当の内容欠勤控除するかどうか
通勤手当

労働者の通勤にかかる費用を補助する目的で支給する手当

出勤に連動しているので、欠勤控除する場合が多い

家族手当

家族を持つ労働者に支給する手当

出勤とは直接連動しないので、欠勤控除しない場合がある

扶養手当

配偶者や子どもなど、扶養家族を持つ労働者に支給する手当

出勤とは直接連動しないので、欠勤控除しない場合がある

住宅手当

労働者の住宅にかかる費用を補助する目的で支給する手当

出勤とは直接連動しないので、欠勤控除しない場合がある

資格手当

業務に役立つ資格を取得・保有している労働者に支給する手当

資格保有者に対して毎月支払っている場合、毎日の勤務に関連しているので、欠勤控除する場合がある
(資格取得時のみ臨時的に支払っている場合、欠勤控除しない場合がある)

役員報酬

取締役や監査役といった役員に対して支給する報酬

原則的には欠勤控除の対象にならないが、欠勤が長期間の場合は取締役会で役員報酬の「減額」を決定することができる

傷病手当金

病気や怪我により4日間以上連続して欠勤となった労働者に対し、健康保険組合が支給する手当

会社が労働者に支払う手当ではないため、対象外

どの手当を控除の対象にするか迷った場合は、上記の表を基に対応を考えてみると良いでしょう。どの手当を控除対象とするかが決まったら、就業規則に明記する必要があります。

勤務形態による欠勤控除の違い

欠勤控除の方法は、勤務形態によって異なります。勤務形態別に、欠勤控除の方法をまとめました。

勤務形態毎日の所定労働時間欠勤控除の方法
定時出社・退社

毎日、一定

所定労働時間が毎日一定のため、欠勤した日数分を控除

変形労働時間制

日ごとに会社が設定

会社が設定した「日ごとの所定労働時間」の分だけ、欠勤した時間として控除

フレックスタイム制
(コアタイムあり)

日ごとに労働者が設定

(月の実労働時間が清算期間の総労働時間を満たしている場合)
コアタイムに勤務していないと、遅刻・早退扱いになる。企業によっては皆勤手当てなどを減額するなどで対応。原則として、欠勤控除できない
(月の実労働時間が清算期間の総労働時間未満の場合)

清算期間の総労働時間に満たない時間分だけ欠勤控除できるが、翌月分にその時間数を持ち越して働いてもらう方が良いとされる

フレックスタイム制
(コアタイムなし)

日ごとに労働者が設定

(月の実労働時間が清算期間の総労働時間を満たしている場合)
コアタイムがないため、遅刻・早退は発生しない
※原則として、欠勤控除できない
(月の実労働時間が清算期間の総労働時間未満の場合)
清算期間の総労働時間に満たない時間分だけ欠勤控除できるが、翌月分にその時間数を持ち越して働いてもらう方が良いとされる

シフト制

日ごとに会社が設定

会社が設定した「日ごとの所定労働時間」の分だけ、欠勤した時間として控除

変形労働時間制やシフト制では、会社が設定した日ごとの所定労働時間を基に欠勤控除を行いましょう。フレックスタイム制では、「清算期間」と呼ばれる一定期間内に設定された「総労働時間」との兼ね合いで判断することになります。たとえば、清算期間が1カ月間、総労働時間が160時間の場合、実労働時間が155時間であれば、5時間分を「欠勤控除する」または「翌月に持ち越して働いてもらう」ことが可能です。

給与形態による欠勤控除時の違い

給与形態によっても、欠勤控除の扱いは変わってきます。給与形態別に、欠勤控除の方法を表にまとめました。

給与形態毎月の給与の支給方法欠勤控除の方法
年俸制

年俸を12カ月に分けた金額を支給

年俸額を年間所定労働日数で割った金額(1日当たりの給与)を控除するのが一般的。賞与分まで含めて計算するかどうかは、企業によって対応が分かれる

完全月給制

毎月、決まった金額を月給として支給

欠勤があっても毎月の給与額100%を支払う必要があるため、控除はできない

日給月給制

日給をベースに計算した金額を月給として支給

欠勤した日数分を控除する

日給制

日給に出勤日数をかけた金額が支給される

賃金を控除するのではなく、実際にその月働いた日数分の給与を支払う

時間給

1カ月の実労働時間に時給をかけた金額が支給される

賃金を控除するのではなく、実際にその月働いた時間分の給与を支払う

歩合給

最低限保障される「基本給」に、仕事の成果による「出来高給」を足した金額が支給される

「基本給」の1日分の給与を計算し、その分だけ控除することは可能。働いた日が少なくなれば自然と「出来高給」は減るので、出来高給の控除はできない

多くの給与形態で欠勤控除は可能ですが、「そもそも控除ができない」「控除ではなく、実際に働いた分だけ支払う」という給与形態もあるため、注意が必要です。

欠勤控除時の雇用形態による違い

欠勤控除は、雇用形態によって処理する方法が決まっている訳ではありません。そのため、それぞれの雇用形態で、どういった給与形態を取っているかで対応が変わってきます。

欠勤控除を適用しないケース

労働者が職場に来なかった場合でも、欠勤控除の適用から除外されるのは以下の2つのケースです。

●有給休暇の取得:有給休暇を使って、通常の出勤日に休んだ場合は欠勤控除の対象になりません。就業規則などに基づき、所定の金額を賃金として支払う必要があります。

●会社都合による休業:会社都合でもともと出勤日だった日を休業とした場合、欠勤控除の対象になりません。会社側は平均賃金の60%以上の金額を、「休業手当」として支払う必要があります。

欠勤控除時の残業代の取り扱い

たとえ欠勤していても、同じ月に残業が発生していれば、通常は、規定に基づいた残業代を全額支払います。ただし、例外となるのが「毎月●●時間の残業がある」とみなす「みなし残業」の「固定残業代(みなし残業手当)」です。

みなし残業手当には、想定したみなし残業時間よりも実際の残業時間が長かった場合、オーバーした分は別途残業代を支払うというルールがあります。就業規則にみなし残業手当を欠勤控除の対象にすることと、具体的な計算方法を記載しておけば、みなし残業手当を欠勤控除することができます。しかし、複雑なのが「みなし残業時間を超えて残業したが、同時に欠勤もした場合」です。みなし残業時間以上に実際に残業した場合、みなし残業手当を控除するだけでは「未払い」が生じてしまいます。みなし残業手当の他に、別途差額の支払いが必要です。複雑な計算が必要なため、みなし残業手当を控除していない企業もあるようですので、みなし残業の手当を控除対象とするかどうか、社内で検討しましょう。

欠勤控除を行った場合の税金などの扱い

欠勤した際の控除額は、非課税となります。そのため欠勤があった月は、「総支給額合計額」から欠勤控除額を引いて、「課税合計額」を計算します。誤って課税対象として計算しないよう、注意しましょう。
なお経理上、勘定項目は「給与科目」として扱います。賃金台帳では控除項目ごとに控除額を書く必要があるため、「欠勤控除 ▲15,000円」といったように記載しましょう。

また諸手当を欠勤控除する際、注意が必要なのが「通勤手当」です。通勤手当は基本的に非課税のため、他の手当と分けて、通勤手当単体で控除額を算出しましょう。

欠勤控除の上限日数

欠勤控除の上限日数は、特に決められていません。ただし、その月の欠勤日数があまりにも多い場合、「欠勤した分を控除する」のではなく「出勤した日数分だけ、日割りで給与を計算する」という企業も多いようです。そのような対応をするのであれば、「何日以上休んだ場合に、欠勤控除でなく日割り計算になるのか」を就業規則に明記すると良いでしょう。

欠勤控除、こんな場合どうする?

実際にどのような場合にどういった形で欠勤控除できるのか、状況別にご紹介します。

休職や病欠の場合の対応方法

病欠の場合、欠勤控除の対象とすることができます。しかし実際には、数日程度の欠勤であれば、労働者が有給を事後申請し、「有給で休んでいた」ことにするケースも多いようです。有給の残日数が足りなかったり、入社後6カ月未満でまだ有給がなかったりする場合は、有給扱いにできず、欠勤控除となります。

一方で、休職中や育休中は、基本的には欠勤控除の対象になりません。そもそも、休職中や育休中には給与が支払われないためです。なお、休職や育休に入る直前に欠勤があった場合には、「欠勤控除した給与を後日支払う」または「給与を前払いしていれば欠勤分に相当する金額を休職・育休している労働者に請求する」ことができます。

退職後の欠勤控除は可能?

「前払いで給与を支払った後、労働者が欠勤・退職した」「労働者の退職後、過去の給与支払いで欠勤控除し忘れていたことが発覚した」といったように、退職後に欠勤控除の必要が出てくることもあるでしょう。そうした場合には、欠勤控除に相当する金額を退職者に請求し、支払いを求めることができます。このように、支払い過ぎた金額の支払いを求めることを「不当利得返還請求」と呼びます。なお、不当利得返還請求の時効は10年と決められています。

遅刻・早退時の欠勤控除

遅刻・早退時にも、欠勤控除を行うことができます。以下の計算式で算出します。

賃金控除額=(基本給+諸手当)/月の所定労働時間×欠勤した時間

原則として、遅刻・早退で欠勤した時間数は「分単位」で計算するのが望ましいです。しかし、端数が生じると給与計算が難しくなることから、実際には「10分単位」「15分単位」で計算している企業も多いようです。なお、電車・バスなど公共交通機関の遅延が原因の遅刻であれば、「遅刻扱いとしない(その分の給与も支払う)」ケースもあります。そうした場合、「遅延証明書の提出」といったルールを就業規則で定めた上で、全員に周知すると良いでしょう。

休日出勤との相殺は可能?

会社側が一方的に、欠勤と休日出勤を相殺することは認められていません。「労働者一人一人と合意を得ている場合」に限り、欠勤と休日出勤を相殺することができます。しかし、相殺できると言っても、法定休日に出勤してもらった場合には別途、法定休日出勤に対する割増賃金(35%)を支払う必要があります。また、休日出勤をお願いしたことによりその週の実労働時間が「40時間」を超える場合、時間外労働に対する割増賃金(25%)の支払いが必要です。欠勤と休日出勤を相殺する際は、法定休日出勤や時間外労働に対する割増賃金の支払いを忘れないように注意しましょう。

知っておきたい 違法となる欠勤控除の取り扱い

欠勤控除すること自体に、法的な問題はありません。しかし欠勤控除できるのは、あくまで欠勤・遅刻・早退などで「実際に働けなかった時間分」のみです。欠勤したことに対するペナルティーとして、働かなかった時間分以上を控除すると、違反となります。一方で、就業規則に「減給」を懲戒処分として定めている場合、総額が「月給の10%以下」であれば減給扱いとすることが認められています。

違反とならない条件違反となる条件
欠勤控除

実際に働かなかった時間分のみを控除する

働かなかった時間分以上を控除する

減給

●就業規則に減給の定めがある
●減給総額が月給の10%以下

●就業規則に減給の定めがない
●減給総額が月収の10%超

各種書類への反映方法

欠勤控除した場合、どのように各種書類に反映させたら良いかをご紹介します。

給与明細への反映方法

給与明細は、勤務時間数・日数など勤怠の実績についての「勤怠項目」、基本給や役職手当など支給額の内訳についての「支給項目」、社会保険料などの「控除項目」の3つに分けられます。控除という名称から、控除項目に欠勤控除を入れたくなるかもしれません。しかし、控除項目に入るのは「社会保険料」「雇用保険料」「所得税」などに限られ、欠勤控除は含まれません。そのため欠勤控除がある場合、内容を反映させる必要があるのは勤怠項目と支給項目の2つです。

給与明細への記載内容

●欠勤日数や遅刻・早退回数:「勤怠項目」に記載します。勤怠項目に「欠勤日数」「遅刻回数」「早退回数」の欄を設け、欠勤や遅刻・早退の実績を書きましょう。

●欠勤控除や遅刻・早退控除した金額:「支給項目」に記載します。支給項目に「欠勤控除」「遅早控除」といった欄を設け、実際の控除額を書きましょう。

離職票の記入方法

離職票には「賃金支払基礎日数」という、基本給の支払対象となっている日数を記入する必要があります。給与形態によって、欠勤があった場合の賃金支払基礎日数が異なります。

給与形態別の賃金支払基礎日数

給与形態賃金支払基礎日数
日給月給制「賃金支払基礎日数」=「暦日数-欠勤日数」
※土日などを含めた日数から、欠勤日数を引けば良いため
完全月給制
※勤務する必要がない日を
対象とする場合
「賃金支払基礎日数」=「暦日数」
※欠勤控除できないため
完全月給制
※勤務する必要がない日を
対象としない場合
「賃金支払基礎日数」=「所定労働日数-欠勤日数」
※土日などを含めない日数から、欠勤日数を引く必要があるため
日給制・時給制「賃金支払基礎日数」=「出勤日数」
※その月に実際働いた分の給与を支払うため

【まとめ】

ノーワークノーペイの原則に基づき、欠勤や遅刻・早退した分を欠勤控除することで、給与の公正性を保つことができます。働き方の多様化に伴い、さまざまな勤務形態や給与形態が生まれているため、欠勤控除の際は「自社はどのパターンに当てはまるか」をまずは確認する必要があります。手当や残業代、税金などの扱いや、書類への反映方法などを理解した上で、正しく欠勤控除を行いましょう。

 
(制作協力/株式会社はたらクリエイト、監修協力/unite株式会社、編集/ダイレクト・ソーシング ジャーナル編集部)

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