特別休暇の定め方―どんな条件で何日取得可能？就業規則は？｜申請書フォーマット付

従業員への福利厚生の一環として、企業が独自に定めることができる「特別休暇」。従業員エンゲージメントの向上のほか、利用目的によっては従業員のスキルアップや生産性向上が期待できます。今回は、法定外の休暇である「特別休暇」の概要や種類、上限日数、取得条件、新設するときの流れなどをご紹介します。導入後、すぐに活用できる、特別休暇の申請書フォーマットもダウンロード可能です。ぜひご活用ください。

特別休暇とは。従業員エンゲージメントや生産性向上に期待

特別休暇とは、従業員への福利厚生の一環として、企業が独自に制定する休暇のこと。慶弔休暇や夏季・冬季休暇から、ボランティア休暇、アニバーサリー休暇まで、その種類は豊富です。英語では、「special holiday」や「special leave」と表現されます。実際にどのような種類・内容の特別休暇を設けるかは、企業によってさまざまです。特別休暇を取り入れることで、以下のような効果が期待できます。

特別休暇の効果①：ワークライフバランスの実現とメンタルヘルス対策

長期休暇を利用して家族や知人と旅行に出かけたり、記念日に休むことができたりすることから、従業員はワークライフバランスが実現しやすくなります。また、リフレッシュできる時間を確保できることにより、従業員のメンタルヘルス対策にもつながるでしょう。

特別休暇の効果②：モチベーションと従業員エンゲージメントの向上

休暇中に心身共にリフレッシュできれば、従業員は「明日からも仕事を頑張ろう」「会社のために頑張って働こう」と思うことができるでしょう。それにより、仕事へのモチベーションや従業員エンゲージメントを高めることが期待できます。
（参考：『エンゲージメント向上は生産性UPや離職防止に効果あり。概念や測定法、高め方を解説』『帰属意識、自社は低い？高い？すぐ実践できる「帰属意識を高める15の施策」－計測シート付－』）

特別休暇の効果③：業務効率化と生産性向上

特別休暇には、リフレッシュ目的で取得できるものだけでなく、スキルアップを目的としたものもあります。従業員の能力や技能を伸ばすために、主体的に学べる時間を確保できるような特別休暇を導入すれば、業務効率化や生産性の向上につながるでしょう。

特別休暇の効果④：企業のイメージアップ

特別休暇を設けることは、社内外からの企業のイメージアップにもつながります。「休暇の充実した、従業員を大切にしている会社」というイメージが学生や求職者に伝わることで、会社への興味や求人に対する応募が増え、結果的に人材確保にもつながるでしょう。

法定休暇と法定外休暇の違い

「休暇」には、法律で従業員への付与が義務付けられた「法定休暇」と、企業が任意で定めることができる「法定外休暇」があります。特別休暇は「法定外休暇」に該当します。法定休暇と法定外休暇の違いを、下の表にまとめました。

（参考：『【社労士監修】所定労働日数の計算方法・完全版。状況別に異なる計算の仕方を紹介』）

特別休暇と有給休暇の違い

上記を踏まえて、法定外休暇である「特別休暇」と、法定内休暇の中で企業・従業員にとって身近な「有給休暇」にはどのような違いがあるのでしょうか。

（参考：『リフレッシュ休暇とは―付与日数や条件は？企業義務なのか？有給休暇との違いについて』）

特別休暇は有給？無給？

特別休暇は企業が独自に導入できる休暇のため、期間中の給与を「有給とするか」「無給とするか」は企業の任意です。しかし、従業員の取得しやすさを踏まえて、休暇中の給与を支払う（有給とする）企業が一定数あります。では、実際に特別休暇中の給与を支払っている企業はどの程度あるのでしょうか。厚生労働省が行った『平成31年就労条件総合調査』を基に、特別休暇中の給与の支払い状況をご紹介します。

（参考：厚生労働省『平成31年就労条件総合調査結果の概況　労働時間制度（p4、第7表）』）

「病気休暇」を除いて、特別休暇中の給与を全額支給しているケースが多いようです。従業員の心身のリフレッシュを目的とした「リフレッシュ休暇」については、全額支給が95.9％と非常に高い割合となっています。また近年、社会人の学び直しとして「リカレント教育」が注目されていることもあるためか、「教育訓練休暇」を取得中の給与を全額支給する企業が増えてきていることもわかります。
（参考：『リフレッシュ休暇とは―付与日数や条件は？企業義務なのか？有給休暇との違いについて』）
（参考：『リカレント教育とはいつどんなことを学ぶもの？企業が導入するメリットと取り組み事例』）

特別休暇にはどのような種類があるのか？特別休暇の種類と日数

特別休暇にはさまざまな種類があり、それぞれ取得できる日数も異なります。法定外休暇として取り入れられることの多い、特別休暇の種類や日数などを表にまとめました。

上記のように定めるのが一般的ですが、特別休暇は法定休暇ではないため、実際にどのように規定するかは企業によってさまざまです。とは言え、「福利厚生の一環」であることを考慮すると、「従業員が特別休暇を取得しやすい制度」にすることが望ましいでしょう。

特別休暇を新設する場合の流れ

企業が特別休暇を新設する際のフローを、順を追ってご紹介します。

フロー①：新設する特別休暇の目的・内容の明確化

まず検討すべきことは、現状の課題を把握した上で、「どのような目的で」「どのような特別休暇を」新設するのかです。例として、「従業員がスキルアップできる機会が不足している」という課題を抱えている場合、「仕事に直結する知識を身に付けてもらう」ことを目的に、「教育訓練休暇」を新設するといったことが考えられます。従業員のニーズを踏まえた上で、企業として目指す方向性に合った特別休暇の導入を検討するとよいでしょう。その際、「対象者の75％以上が●●休暇を取得する」といった数値目標を設定しておくと、より目的が明確になり、効果が期待できます。

フロー②：取得条件や申請手続きなどの明確化

新設する特別休暇の目的・内容が決まったら、取得条件や申請手続きなどの詳細を決めます。決めておきたい項目は以下の通りです。

特別休暇を新設する際に決めておくべき項目

特別休暇の種類ごとに、上記の項目を明確にしておくとよいでしょう。

フロー③：就業規則への記載

「休暇」に関する項目は、就業規則に必ず記載しなければならない「絶対的必要記載事項」に該当します。そのため、特別休暇を新設する際には、その内容を就業規則に記載する必要があります。就業規則を変更したら、労働基準監督署へ届出を行いましょう。
（参考：厚生労働省『就業規則を作成しましょう』）

特別休暇の就業規則への記載例

就業規則への記載方法に迷った場合には、弁護士や社会保険労務士といった専門家に相談するとよいでしょう。

フロー④：従業員への周知

特別休暇は、従業員に利用してもらってこそ価値のあるものです。従業員に特別休暇の取得を促すため、メールや社内報、掲示板、社内SNSなどさまざまなツールを活用して、従業員への周知を行いましょう。また、特別休暇を取得後にアンケートを実施し、「特別休暇を取得したことで、こんなことができた」といった従業員の生の声を社内に伝えることで、特別休暇の取得率アップが期待できます。

フロー⑤：特別休暇を取得しやすい環境づくり

従業員に特別休暇の利用を促すためには、特別休暇を取得しやすい環境づくりも重要です。「引き継ぎの実施」や「業務マニュアルの作成」といったフォロー体制の確立や、上司が積極的に特別休暇取得を促すことなどにより、職場を「休暇が取りやすい」雰囲気に変えるとよいでしょう。それでも特別休暇の取得率が上がらない場合は、「年に最低何日以上は特別休暇を取得しなければならない」と取得を義務化したり、「特別休暇取得時には、●万円を別途支給する」と手当を支給したりするといった対応を検討するのも、有効な手だと言えそうです。

特別休暇、こんなときどうする？

実際に特別休暇を導入する際、法的に定められた休暇でないからこそ、「どのように対応すべきか」に悩む場面もあるかもしれません。人事担当者が対応に迷うことが多いケースと、そのときの対応方法についてご紹介します。

特別休暇を使った場合、皆勤手当は支給すべき？

「年次有給休暇」を従業員が使った場合に、皆勤手当を必ず支給しなければならないという法律の定めはありません。次のように、労働基準法附則第136条で、年次有給休暇を取得した場合の給与に関する取り扱いが定められています。

労働基準法第136条（一部抜粋）

「有給休暇を取得した従業員に、皆勤手当を支給しない」場合、年次有給休暇の取得促進とはなり難く、社員の士気に影響するかもしれません。皆勤手当ては可能な限り支給すべきでしょう。

一方、特別休暇に関しては、同様の規定がありません。そのため企業が任意で決定することができます。従業員とのトラブルを避けるために、特別休暇の導入時には皆勤手当の取り扱いについてどうするかを検討し、就業規則などに記載しておくべきでしょう。

繁忙期、時季変更権は使える？

「時季変更権」とは、従業員が有給休暇を取得することにより事業の正常な運営が妨げられる場合、有給休暇の取得時季を企業が変更できる権利のこと。特別休暇には、有給休暇を取得する際に使われる言葉である「時季変更権」という概念がありません。その代わり、特別休暇の場合には「企業が事前に取得時季を決めておく」という対応が可能です。あらかじめ繁忙期が予想できる場合には、その時季以外に特別休暇を取得するように定めておきましょう。また、就業規則に「業務の状況によっては、特別休暇の取得を認めない」といった旨を記載しておけば、「業務が忙しい」という理由で、従業員に特別休暇の取得自体を取りやめてもらうこともできます。特別休暇の導入時には、取得時季についても十分に検討することが望ましいでしょう。

【申請書フォーマットダウンロード可能】特別休暇の申請方法

特別休暇を取得する際には、申請書の提出が必要なケースもあります。特別休暇の申請書を作成する際には、「名前」「部署名」「取得期間」「特別休暇中の連絡先」などを記載する欄を設けましょう。
特別休暇の申請書フォーマットは、こちらからダウンロードできます。

なお「リフレッシュ休暇」の申請書についてはは、こちらの記事をご確認ください。

特別休暇を新設する際に使える助成金

特別休暇を新設する際に利用したいのが、「時間外労働等改善助成金（職場意識改善コース）」です。生産性の向上などを図ることで、所定外労働の削減や年次有給休暇の取得促進に向けた環境整備に取り組む中小企業を支援する目的で設けられたこのコースでは、一定の条件を満たした場合、最大100万円の助成を受けることができます。「時間外労働等改善助成金（職場意識改善コース）」の概要を下の表にまとめました。

「時間外労働等改善助成金（職場意識改善コース）」の概要

（参考：厚生労働省『「時間外労働等改善助成金」職場意識改善コースのご案内』）

特別休暇（病気休暇、教育訓練休暇、ボランティア休暇）を就業規則に定め、実際に導入することで、助成金を受け取ることができます。受給するためのハードルは低いとは言えませんが、特別休暇を新たに導入する予定の中小企業は、「時間外労働等改善助成金（職場意識改善コース）」の申請を検討してみてもよいでしょう。

【まとめ】

特別休暇は法定外休暇のため、「取得条件」「日数」「給与の支払いの有無」などを企業が任意で決めることができます。特別休暇を新設する際には、まず目的や内容・詳細を決め、就業規則への記載や従業員への周知などを行いましょう。今回ご紹介した申請書フォーマットや助成金を活用して、従業員への福利厚生の一環として特別休暇を新設し、従業員エンゲージメントや生産性の向上を図ってみてはいかがでしょうか。

（制作協力／株式会社はたらクリエイト、監修協力／社会保険労務士法人クラシコ、編集／d’s JOURNAL編集部）