職務記述書(ジョブディスクリプション)とは?目的や作成方法、記載内容をまとめて紹介

d’s JOURNAL編集部

職務記述書はジョブディスクリプションとも呼ばれる書類であり、業務内容や必要なスキルなどが記されています。欧米では就職や人事評価を受ける際に用いられることが多く、日本においてもジョブ型雇用の普及にともない重視されるようになってきています。

求人情報に職務記述書が明記されていれば、応募する側も自分の能力やスキルに合った職種を選択でき、企業と応募者の双方にとってメリットです。

この記事では職務記述書の意味や記載すべき内容、具体的な書き方などを詳しく解説します。

職務記述書(ジョブディスクリプション)とは

 

職務記述書は「ジョブディスクリプション」のことであり、担当する業務内容やその範囲、必要なスキルなどがまとめられた書類です。企業側が用意する書類であり、求人情報に職務記述書を明記すれば、応募者は自分に合った仕事であるかを判断しやすくなります。

欧米では求職をしたり、人事評価を受けたりするときに用いられるケースが多い書類です。日本においても、ジョブ型雇用や外国人の雇用などで必要になる機会が増えており、職務記述書を用いる企業も増えています。

職務記述書は企業側と応募者側のミスマッチを未然に防げるため、基本的なポイントを押さえたうえで活用していくことが大事です。

(参考:『ジョブディスクリプションとは?テンプレートと記載例を使って作成、採用・評価に活用!』)

職務記述書の目的

 

職務記述書を企業側が作成する主な目的としては、3つの点が挙げられます。それぞれのポイントについて解説します。

採用における職務適性の明確化

職務記述書と似たものに求人募集要項があります。双方は人材を求める際に提示する書類という点では共通していますが、意味合いが大きく異なります。

求人募集要項は雇用形態や勤務地・給与・簡単な職務内容の記載がなされていることが一般的です。一方で、職務記述書では職務内容の詳細や権限・責任の範囲、必要とされるスキルなど、より踏み込んだ内容が盛り込まれている点が特徴です。

職務記述書が職務における適性を明確化することで、採用のミスマッチを防ぐことを目的にしているのに対して、求人募集要項では職務内容よりも待遇面に重点を置いていると表現できます。

人事評価における精度の向上

職務記述書の作成により公正な人事評価を行うことにつながります。特に職務給を採用している職場においては、年齢やポジションではなく職務内容で給与が決まるため、職務記述書がなければ適正な人事評価が行えません。

従業員の職務内容が明確に定まっていなければ、主観的な評価になる恐れがあり、評価に対して不満が生じやすくなります。人事評価制度に不公平感が出ないようにする仕組みを整えることが重要です。

職務記述書によって職務内容が明確化していれば、どこまで達成できているかの評価を行いやすくなります。管理職などの業務負担の軽減にもつながるため、積極的に取り入れていくことが大切です。

生産性・競争力の向上

職務記述書を作成すれば、事前に具体的な職務内容が明らかになるため、誰が何をいつまでに取り組めばよいかが明確になります。従業員の職務内容と責任を明らかにすることで、業務に関する曖昧な部分を取り除けるでしょう。

従業員に対する業務指示がはっきりとしていなければ、「この仕事は誰かがやると思っていた」「取り組まなくてよいことまで進めていた」といった事態を未然に防げます。業務に関する無駄を減らすことで、従業員のモチベーションが高まり、結果として生産性の向上や競争力の強化につながります。

職務記述書が重要視されている背景

職務記述書は元々、職務内容に応じて人材を集める方式がとられている欧米でよく見られる書類でした。

以前の日本においてはメンバーシップ性を前提とした職場づくりが中心であったため、個人の仕事というよりチームの仕事という考えが主流だったといえます。

しかし、現在においては日本企業においても職務記述書の重要度は高まっており、その理由として次の3つの点が挙げられます。

職務記述書が重要な3つの理由

・メンバーシップ型からジョブ型への変化
・外国人雇用機会の増加
・DX推進にともなう高度なIT人材の必要性

それぞれの理由についてポイントを解説します。

メンバーシップ型からジョブ型への変化

日本では長らく、メンバーシップ型と呼ばれる雇用制度が維持されてきた経緯があります。メンバーシップ型は年功序列・終身雇用・新卒一括採用といった仕組みに特徴が見られます。

あらかじめ職務内容や勤務地などを限定せず、総合職として採用したうえで、さまざまな仕事を経験させながら人材育成を図っていく方式です。しかし、少子高齢化の影響などから社会情勢が変化し、多くの企業では年功序列や終身雇用といった仕組みを維持するのが困難になってきています。

いくつかの背景があることから、メンバーシップ型からジョブ型に切り替える企業が増加しており、職務によって人事評価や給与を決める形に移行しつつあります。そのため、採用時において職務とスキルの擦り合わせが必要になっています。

外国人雇用機会の増加

欧米企業や外資系の企業では職務記述書があるのが一般的です。企業は人材戦略においてダイバーシティ(多様性)が求められており、外国人を雇用する機会が増えています。

海外に支店や営業所を置く企業においては、人事制度を揃える必要があることから、職務記述書を作成する企業が増えているといえます。

推進にともなう高度なIT人材の必要性

DX(デジタルトランスフォーメーション)とはデジタル技術を取り入れることで、業務プロセスを見直すだけでなく、ビジネスモデルそのものを変えていく一連の取り組みを指します。DXを推進するには、高度なIT技術を備えた人材を確保することが欠かせません。

ITエンジニアなどの専門職はジョブ型雇用との相性がよいため、職務記述書を作成することで、企業側・応募者側の双方が納得しやすく、マッチングがスムーズに進められます。

IT人材はまだ不足しているため、競合他社と競い合いながら必要な人材を確保していかなければなりません。企業と応募者の認識のズレが起こりにくい、ジョブ型雇用を導入するには職務記述書の作成が欠かせません。

職務記述書の3つのデメリット

職務記述書を作成することで、企業側と応募者側のミスマッチを防げるといったメリットがありますが、一方で気をつけておきたいデメリットもあります。主なデメリットとしては次の3つが挙げられます。

職務記述書の3つのデメリット

・業務内容に柔軟性がない
・ゼネラリストの育成には適していない
・運用の難易度が高い

どのような点に気をつけるべきかを詳しく見ていきましょう。

業務内容に柔軟性がない

職務記述書を作成することで、ジョブローテンションが行えなくなるというデメリットが挙げられます。従業員の仕事は職務記述書に記載されている範囲内で完了するため、記載のない業務への対応が難しくなるでしょう。

企業側としては、柔軟に業務対応してもらいたいという部分もありますが、一方で業務の範囲をあいまいにしてしまっては、職務記述書を作成している意味がなくなってしまいます。業務外の仕事をたびたび依頼すれば最悪の場合、離職を招くことにもなるでしょう。

そのため、職務記述書を作成するときは、あらかじめ業務内容にある程度は幅を持たせる形で作成しておくほうがよい場合もあります。

ゼネラリストの育成には適していない

職務記述書を作成することで業務内容が限定されるため、ゼネラリストの採用や育成には向いていないのがデメリットとして挙げられます。スペシャリストを育成するのには向いていますが、ゼネラリストには適さない仕組みだといえます。

しかし、企業経営を行っていくうえでは各分野を横断的に理解しているゼネラリストの存在は欠かせません。ジョブ型の人事評価制度を採用するのであれば、ゼネラリストは社内で育成するというよりは、外部から採用するほうがよいでしょう。

運用の難易度が高い

職務記述書の作成やそれに基づいた人事評価制度を運用するためには、さまざまな工程が必要になります。現場でのヒアリングだけでなく、経営層や各部門の責任者など複数の意見をまとめなければなりません。

また、いったん作成しても定期的に内容を変更していく必要が出てくるため、思った以上に手間や時間がかかってしまう恐れがあります。人手不足に陥っている部門や営業所などがあっても、職務記述書に記載がなければ異動を命じることが難しいといった点が課題です。

さらに、誰の職務記述書にも記載がない業務が発生してしまったときに、誰が担当するのかといった問題も生じることが想定されるでしょう。業務が属人化しやすいため、組織が硬直化しないような施策を同時に行っていく必要もあります。

加えて、ジョブ型雇用では年功序列という考え方がないため、年上の部下・年下の上司といった構造が生まれるケースも考えられます。人間関係が悪化しないかという面も含めて、導入・運用にあたっては慎重に精査していくことが大切です。

職務記述書の書き方

 

次に、職務記述書の具体的な書き方について見ていきましょう。職務記述書の書き方で押さえておきたい点は、以下の3つです。

職務記述書の書き方
・記載内容
・作成の手順
・作成のポイント

それぞれの点について、詳しい書き方を紹介します。

職務記述書の記載項目

職務記述書に記載する項目として、職務目的、職務内容・範囲、職務責任、ポジション、スキル・経験・必要資格などが挙げられます。各項目とその具体例を解説します。

職務目的

職務記述書には、職務の目的を明示する記載を盛り込んでおく必要があります。企業側が求める本来の目的から職務が逸脱しないように、可能なかぎり具体的な文言で記載しましょう。

たとえば職務内容が営業活動だったとしても、それが新規顧客の開拓なのかルート営業なのかで、職務を通じて果たすべき成果は違ってきます。職務内容だけでなく、目的をしっかりと伝えることで認識のズレを無くすことが大事です。

職務目的の具体例

当社のサービス「〇〇」の価値と利便性を伝え、お客さまの悩みに寄り添った付加価値のある提案を行っていただきます。当社サービスの優位性や将来性をご説明し、どのような貢献ができるかをお客さまの企業の現状を踏まえたうえで提案していくことが必要です。サービスについて理解を深めていただくために、新規顧客の開拓を優先させた営業活動に従事してください。

職務内容・範囲

職務内容やその範囲に関しては、就業してからの働き方に直結するため、具体的な内容を盛り込みましょう。職務内容から応募者が自身のスキルや経験を活かせるかを判断できる内容が望ましいです。

部下の育成や他部署のフォロー、お客さまへのサポートなど、どの範囲までが業務として該当するかを明示しておくことも重要です。

職務内容・範囲の具体例

営業活動(電話・メール・チャット・Web・訪問)、提案資料の作成、競合調査、見積書の作成、サービスの手配、アフターフォロー対応。その他、これらの業務に付随し、営業活動に必要と判断される業務。部下との1on1ミーティング、マーケティング部門との顧客情報の連携。

職務責任

職務責任とは、職務を遂行するにあたって従業員が担うべき義務の範囲を定めたものです。職務上の義務にとどまらず、全うしてもらいたい項目を明示します。

たとえば訪問営業を行う従業員であれば、事前に訪問先の企業について調べていなかったり、見積書を作成しなかったりすることは職務責任を全うしていないということになります。

後からトラブルが発生するのを防ぐためにも、職務記述書において職務責任を明示しておくことが重要です。

職務責任の具体例

営業活動において、職務内容を円滑に遂行すること。開発部・マーケティング部等の関係部署との連携。部下の育成とフォローアップ。

ポジション

ポジションは社内での立ち位置を示すものであり、職位などを明確に記載します。他部署との関係性や部下の有無などを採用時にきちんと伝え、どのようなポジションであるかをイメージしてもらうことが大事です。

同じクラスの他のポジションや同業他社での表現などを参考にして、できるだけ汎用性の高いポジション名を明示しましょう。「所属部署・職位」で表記するとわかりやすいといえます。

ポジションの具体例

営業部長

スキル・経験・必要資格

職務遂行のために必要となるスキルや経験、資格などについてきちんと明示しておきましょう。特定のスキルがなければ業務に支障が出てしまう場合は、職務記述書にその旨をしっかり記しておくことが大切です。

また、職務内容に部下の育成が含まれる場合は、必要とする経験年数を書いておくとよいでしょう。

スキル・経験・必要資格の具体例

・普通自動車免許
・Microsoft Officeソフト(Word・Excel・PowerPoint)での資料作成
・営業担当者としての経験3年以上

その他

上記の項目の他に盛り込んでおいたほうがよい内容として、指揮命令系統(レポートライン)が挙げられます。指示を与える上司・業務報告をする人物・部下が誰であるかなどを具体的に記載します。

また、所属部署やチームの詳細についても、あらかじめ明示しておくほうがよいでしょう。チームが掲げるミッションや目標、役割などを記載します。

所属人数や勤務形態、リモートワークの有無などできるだけ細かく記載しておくほうが、就業してからのイメージを抱いてもらいやすくなるはずです。加えて、所属部署で取り扱っている商品やサービス、顧客、取引先などの情報も支障がない範囲で記載しておきましょう。

そして、想定される年収や給与、賞与、福利厚生、処遇などについてもしっかりと記載します。契約期間がある場合は、更新の有無などを含めて明記しましょう。

さらに、職務における目標や評価基準なども、職務記述書に記載しておくほうがよいです。MBO(目標管理制度)などの評価制度を導入している企業であれば、それらを記載して人事評価をどのような基準で行うかを示しておきましょう。

職務記述書の作成手順

職務記述書を作成する際は大きく分けて4つの手順があります。

■職務記述書の作成手順
・人事方針の確認
・職務マネージャーへのヒアリング
・内容の決定、作成
・定期的なチェック、改善

各手順のポイントを紹介します。

 

人事方針の確認

職務記述書を作成するは、まず人事方針を確認しておく必要があります。人事方針は職務目的やポジションなどの項目に影響します。

自社が定める人事方針に沿う形で、どのような特性を備えた人材を求めているのかを決めましょう。たとえば積極的に業務を進めて変化をもたらす人材がほしいのか、保守的で安定した働きをする人材を求めているかなどの方向性を確認しておくことが大事です。

個別のスキルなどよりも、一回り大きな枠で自社が求める人材を明らかにしておく必要があります。

職務マネージャーへのヒアリング

職務マネージャーにヒアリングする目的は、職務を遂行するにあたって必要となるスキルや経験などを明確にするためです。具体的な項目としては、職務内容・職務責任・職務範囲・スキル・経験・資格などが該当します。

自社が求める職務目的をきちんと遂行できる能力を明示することが大切です。具体的に盛り込むべき内容としては実際に同じ業務を担当している従業員に対してヒアリングを行って、現場の意見を反映させてみると効果的です。

他の部署では必要とされないスキルや経験であっても、現場では非常に求められているケースがあります。担当者からの意見を取り入れて、できるだけ多くの項目を列挙してみましょう。

内容の決定、作成

人事方針の確認と職務マネージャーへのヒアリングを通じて必要な項目を洗い出したら、職務記述書に盛り込む内容を決め、作成を開始します。必要な内容以外は削り、本文はわかりやすく簡潔にまとめるのが重要です。

難解な表記は避け、一目でわかる文言を使うように心がけてみてください。また、誤字や脱字などがあると誤解を与える恐れがあるため、作成が完了したら時間を置いて入念にチェックすることが大事です。

定期的なチェック、改善

職務記述書が完成しても、同じ書類を何年も使いまわしていては業務に支障が出てしまうことが考えられます。1年に一度もしくは半期単位で、内容にズレが生じていないかをチェックしてみましょう。

特に経営方針が変わったり、事業の拡大・縮小が行われたりしたときは要注意です。職務記述書は職務目的を果たしてもらうために作成するものであるため、自社の経営環境に変化があったときには、その都度見直すほうがよいでしょう。

職務記述書を見直す際は、人事担当者だけでチェックするのではなく、現場担当者にも目を通してもらうと、より精度を高められるはずです。追加で必要な項目があれば丁寧に盛り込んでいく必要があります。

職務記述書をもとに人事評価を行うため、従業員との間で認識のズレが生じると、不満を抱える原因にもなりやすいといえます。定期的な見直しを行い、継続して改善していくことが重要です。

まとめ

職務記述書はジョブディスクリプションとも呼ばれるものであり、欧米企業では用いられる機会が多いです。職務内容や責任の範囲、必要となるスキルなどを企業側が事前に明示する形となるため、応募者とのミスマッチを防ぐことに役立ちます。

日本においても、メンバーシップ型の雇用制度を維持するのが難しくなっているため、ジョブ型雇用の導入にあわせて職務記述書を作成する企業が増えています。

導入することで、公平な評価が行えたり生産性を向上させたりすることにつながる一方で、実際に運用し続けていくには手間がかかる部分もあります。

職務記述書やジョブ型雇用といった仕組みが自社に合っているかを精査したうえで、導入すべきかを判断してみましょう。

(制作協力/株式会社アクロスソリューションズ、編集/d’s JOURNAL編集部)

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