ジョブディスクリプションとは?テンプレートと記載例を使って作成、採用・評価に活用!

d’s JOURNAL編集部
ジョブディスクリプションとは?
日本でジョブディスクリプションの導入が増えている理由
ジョブディスクリプションがあると何がよい?
まずはジョブディスクリプションの記載見本・テンプレートをDL
ジョブディスクリプションのつくり方
ジョブディスクリプションの記載項目と記載例:【簡易版】採用に活用する場合
ジョブディスクリプションの記載項目と記載例:【詳細版】人事評価など幅広く活用する場合
ジョブディスクリプション導入時に注意すべきこと

「ジョブディスクリプション」は職務内容について、詳細に記載した文書のことです。もともと、成果主義を基本とする欧米で一般的に利用されていました。近年日本の企業でも、同一労働同一賃金の導入や成果主義にともなって注目が集まるようになり、導入する企業が増加しています。その一方で「どのように作成すればよいか」「どう活用できるか」などについて、知りたい人事・採用担当者もいるでしょう。今回は、ジョブディスクリプションの概要やメリット、作成手順、具体的な記述内容などについて詳しく解説していきます。テンプレートもダウンロード可能ですので、ご活用ください。

ジョブディスクリプションとは?

ジョブディスクリプション(job description)とは、担当する業務についての職務内容を詳しく記載した文書のこと。日本語では「職務記述書」とも呼ばれています。文書の目的は業務上必要とされるスキルや求められる成果などを、担当する職務(ポジション)ごとに明確化させることです。ジョブディスクリプションの活用により、「職務に見合った人材の採用」や「能力・成果に応じた適正な待遇の決定」などの効果が期待できます。
採用から人事評価、人材活用など幅広く活用できますが、活用メリットや記載事項などは後ほど詳しく説明します。

日本でジョブディスクリプションの導入が増えている理由

ジョブディスクリプションは、もともと「ジョブ型雇用」を採用している北米や欧州などの職場で活用されてきました。ジョブ型雇用とは、ジョブディスクリプションに基づく「職務(ポジション)」をベースとして、それに見合った人材を雇用する雇用形態を指しており、言わばその職務におけるスペシャリストを育成する雇用形態です。そのため、ジョブ型雇用を行う欧米企業ではジョブディスクリプションが欠かせないものとして普及しているのです。

一方、日本では先に「人」を採用し、そこに職務を当てはめていく「メンバーシップ型雇用」で組織をつくってきました。メンバーシップ型雇用では、ジョブローテーションにより定期的にその職務に就く人材を入れ替えながら、ゼネラリスト型の人材を育成します。そのため、ジョブディスクリプションの必要性が薄く、これまで導入や活用が進んでいませんでした。しかし近年、メンバーシップ型雇用が主流であった日本においても、ジョブ型雇用を導入する企業が増加しています。その背景はさまざまですが、一つには個人の専門性を高めることで日本の国際競争力を養おうとする企業の狙いがあります。また、ITエンジニアをはじめとする専門職の人手不足や、ダイバーシティ経営に基づく外国人雇用の増加などから、ジョブディスクリプションをもとにしたジョブ型雇用の必要性が増していることも挙げられます。さらに、職務内容が同じであれば同待遇が必要になる「同一労働同一賃金」の導入も、ジョブ型雇用を後押しする一つの要因となっています。

(参考:『【弁護士監修】同一労働同一賃金で、企業はいつどのような対応が必要?』)

近年の日本におけるジョブ型雇用やジョブディスクリプション導入の事例として、日立製作所はこれまで一部の職種にとどまっていたジョブ型雇用を全社的に拡大して取り組むことを発表しました。それにともない、2021年3月までに全ての職種に対してジョブディスクリプションの標準版を作成し、2021年度以降、本格的にジョブ型人事の運用を始める予定のようです。
また、富士通では2015年から一部の上級管理職を対象として、職責をグローバル基準で7段階に格づけし、報酬をひもづける「FUJITSU Level」を採用してきました。2020年度には、管理職1万5,000人を対象にジョブ型雇用を拡大し、その後対象を一般社員にも広げる予定です。
そして、資生堂においては2021年1月から一般社員およそ3,800人を対象にジョブ型雇用を導入すると発表しています。
(参考:日立『ジョブ型人財マネジメントの実現に向けた2021年度採用計画について』、富士通『ニューノーマルにおける新たな働き方「Work Life Shift」を推進』、Yahoo!ニュース『日立、富士通、資生堂…大企業ジョブ型導入で崩壊する新卒一括採用』)

ジョブディスクリプションがあると何がよい?

採用や人事評価にジョブディスクリプションを活用することで、どのような効果が期待できるのでしょうか。ジョブディスクリプションを導入するメリットについてご紹介します。

組織の生産性が向上する

ジョブディスクリプションに基づく雇用では、その職務に必要なスキルや特性をすでに持つ人材を配置することが基本です。これにより、従来のように育成に時間や費用を割かずに済むため、最小限の費用で最大限のパフォーマンスを発揮できる適材適所の人員配置が可能となります。さらに、強みを活かした人員配置により、従業員側のモチベーションも上がり、人材活用と組織の生産性向上の両立というメリットが期待できるでしょう。

また、ジョブディスクリプションではそれぞれの職務ごとに業務内容や達成すべき目標を細かく定め、明確化します。これにより、従業員それぞれの課題となる「自分のやるべきこと」に対し、より深い理解が得られます。同時に、「誰がやるべきことか不明確なので何となく行う」「手が空いていそうだから頼む」などといった、業務のあいまいさを排除することも可能です。その結果、業務上のムダや非効率性が少なくなるため業務がより効率化し、組織全体の生産性向上につながるでしょう。

さらに、ジョブディスクリプションにより勤務地や勤務時間などを限定することで、さまざまな形態で人材を雇用することも可能です。個々のライフステージにより、スキルや能力はあるが正社員として働けない人材を有効に活用することで、組織の生産性向上につなげるといったことも期待できるでしょう。
(参考:『業務効率化を検討したい!企業がすぐに取り組めるアイデア18選【チェックリスト付】』『【5つの施策例付】生産性向上に取り組むには、何からどう始めればいいのか?』)

評価の公平感が生まれる

ジョブディスクリプションは「人事評価の際の明確な基準」として活用することが可能です。人事評価には、「評価制度」「等級制度」「報酬制度」の要素があり、ジョブディスクリプションではこの3つの要素を連動させることが可能です。ジョブディスクリプションにより具体的な業務内容や成果などのゴールをあらかじめ設けておくことで、そのポジションに求められる期待値と、現状の成果の差を比較しやすくなります。また、客観的な評価基準が設けられることで「評価の効率化」が図れるだけでなく、誰が評価しても同様の結果が得られる「公平性」が生まれます。
さらに、評価における主観的な要素が排除されることから、従業員の評価に対する納得度も高まるでしょう。
(参考:『人事評価制度の種類と特徴を押さえて、自社に適した制度の導入へ【図で理解】』)

採用時の要件が明確になる

事業を成長させるためには、自社に適した人材の採用が欠かせません。しかし、どのような人材が必要なのかを定義することは意外と難しく、その定義があいまいになるケースもあるのが実情です。ジョブディスクリプションを活用すれば、必要なスキルや業務遂行能力など複数の側面から客観的に判断できるため、採用したい人物基準をより明確化できます。これにより、応募者のスクリーニングや転職希望者とのマッチングの効率化が期待できるでしょう。また、採用における明確な基準を設けることで、面接官による採否のバラつきがなくなるなど、客観的な判断が可能になるとも考えられます。

さらに、転職希望者側も応募段階で細かい職務内容がわかるため、入社前後のイメージギャップを防ぎやすくなります。これにより、「想定外のミスマッチを防ぐ」「早期離職のリスクが減る」といった効果も期待できるでしょう。
(参考:『採用基準を設定する際、まず何から考えるべきか?【よくある失敗例付】』)

スペシャリストの人材育成につながる

ジョブディスクリプションに基づく雇用は、その職務に合った人材の雇い入れや、職務に合わせたスキル育成を基本としています。また、基本的に人事異動がないため一つの職務でより深くスキルを磨くことが可能です。そのため、専門分野やスキルに特化した、スペシャリスト型の人材を育成できるというメリットも期待できるでしょう。

まずはジョブディスクリプションの記載見本・テンプレートをDL

ジョブディスクリプションの記載項目は多岐にわたります。そのため、基本的な項目の入ったテンプレートをもとに、企業独自のアレンジを加えると、効率的に作成することができます。ここからは、d’s JOURNAL編集部が作成したジョブディスクリプションのテンプレートに沿って、その作成方法と具体的な記載例について見ていきましょう。

ジョブディスクリプション【簡易版】は、採用活動を主な目的として作成しています。こちらの資料では、テンプレートのほか、営業職とエンジニア職についての記載例もご確認ください。

また、ジョブディスクリプション【詳細版】は採用活動をはじめとして、人事評価や人材育成などに幅広く活用することが可能です。こちらでは、テンプレートのほか「経営企画」「経理」「人事」「総務」「法務」の計5職種についての記載例をご紹介しています。

それぞれの利用目的に合った資料をダウンロードし、自社用にカスタマイズして活用しましょう。

ジョブディスクリプションのつくり方

実際に作成する際には、簡易版・詳細版のどちらも次の3つのステップを踏んでいきます。そのつくり方を詳しく解説します。

ジョブディスクリプションの作り方

ステップ①対象職務について情報収集・ヒアリングを行う

まずは、ジョブディスクリプションを作成するそれぞれの職務についての情報を収集し、それぞれの職務における実態を詳細に「分析」していきます。その際に必要となるのが「対象職務に関する情報収集」と「実際に業務にあたっている従業員に対する、意見のヒアリング」です。

対象職務に関する情報収集では、職務等級、責任、職務内容などの一般的な項目から、必要とされる知識やスキル、責任、権限の範囲などを明確化しましょう。また、現場の声を取り入れるため、職務ごとにヒアリングを行います。情報収集だけでなく現場でのヒアリングも実施することで、企業から求められる行動と、現場での行動とのギャップを最小限にとどめる効果が期待できるでしょう。なお、情報の偏りをなくし信頼度を高めるため、ヒアリングは複数人を対象に行うのが望ましいとされています。

ステップ②集めた情報を精査する

次に、集めた情報を人事や部門マネージャーを中心に精査していきます。調査に基づき、それぞれのポストにおける具体的な業務内容を決定しましょう。そのためには、職務を完遂するために必要な作業を一つ一つ定義し、「なぜ」「何を」「どのように行うか」などを整理しておくことが重要です。

業務内容の洗い出しが終わったら、各項目を、「重要度」「優先度」「頻度」など複数の視点で数値化してまとめます。その際、重要度や頻度の高いものがより上にくるように並べていくことで、業務の実態がより明確になります。業務内容に関しては、対象職務の管理者や専門家に携わってもらうことも考えてみましょう。

ステップ③精査した職務情報をもとにジョブディスクリプションを作成する

精査した職務情報をもとに、それぞれの職務内容を記載したジョブディスクリプションを作成します。ジョブディスクリプションはA4サイズ1枚程度に収まる量で作成するのが一般的です。フォーマットに記された記載例も参考にしながら、自社に合わせてそれぞれの項目を書き込んでいきます。作成後は、該当職務の管理責任者や専門家のチェックを受けるとよいでしょう。

なお、ジョブディスクリプションの内容に関しては、「ビジネス上の変化に応じて変更する可能性がある」という但し書きを入れておきましょう。ジョブディスクリプションの変更については、後ほど解説します。

ジョブディスクリプションの記載項目と記載例:【簡易版】採用に活用する場合

ジョブディスクリプションを採用に活用する場合の記載項目と記載例について、簡易版のテンプレートをもとに紹介します。

ジョブディスクリプションの記載項目と記載例:【簡易版】採用に活用する場合
ダウンロード資料①ジョブディスクリプション 記載見本・テンプレート【簡易版】より抜粋

ジョブディスクリプションの記載項目

ジョブディスクリプションに記載する項目は、次の通りです。

●【簡易版】ジョブディスクリプションの記載項目

①職務等級/職種/職務名/会社概要
②職務概要/具体的な職務内容/職務内容の比重
③期待される目標/ミッション
④組織とのかかわり方
⑤責任・権限の範囲に関する補足/報告義務のある直属の上司/部下の数
⑥雇用形態/勤務地/勤務時間/時間外手当支給の有無
⑦必要とされる知識、スキル/必要とされる資格/必要とされる学歴など/待遇・福利厚生

①職務等級、職種、職務名、会社概要

職務等級は、従業員の能力や役割を5段階程度に区分するもので、職種により「一般」「初級管理職」「経営管理」などの「マネジメント」の視点での分類と、「アシスタント」「担当者」「初級専門」などの「エキスパート」の視点での分類を使い、それぞれの等級を記入します。「職種」には、担うべき役割である「営業」「総務」などの大枠を、「職務名」にはその中で担当する、より詳しいポジション名を記載します。何段階に分けるか、職務名の定義などは、自社の人事制度に合わせてアレンジするとよいでしょう。

また、「会社概要」には応募者が仕事内容をよりイメージしやすいよう、企業の歴史や、どのようなサービス・価値を生んでいるのか、あるいは社会に対しどのように貢献しているかなどを記入しましょう。

②職務概要、具体的な職務内容、職務内容の比重

「職種概要」と「具体的な職務内容」では、そのポジションでの仕事や目的を記します。ここでも、応募者がよりリアルに職務内容をイメージしやすいよう、仕事上かかわる相手(内部・外部)や、日々の仕事を具体的にしていきます。職務内容は日々の仕事を一つ一つ箇条書きで記載しますが、その際「優先度」「重要度」「頻度」などを高い順に記しましょう。

「職務内容の比重」は、それぞれの内容について、実際に行う頻度や時間の長さなど、かける工数を記したものです。「優先度」「重要度」「頻度」を項目ごとに数値化して記載する方法もあります。

③期待される目標・ミッション

「期待される目標・ミッション」では、職務を実行する際の目標を記載していきます。売上や件数、時間など、数値化できるとより客観性が上がります。また、採用時には短期的に求められる具体的な成果を示すことで、企業と求職者お互いの認識がずれにくく、求める人材の獲得につなげやすくなるでしょう。

④組織とのかかわり方

「組織とのかかわり方」では、その職務に就く人と組織との関係性を記します。その業務が組織の中でどのようなフローで行われるのか、あるいはそこに関連するチーム・上司や部下といった人間関係などを記載しておくと、応募者が組織とどのようにかかわっていくことになるかが、イメージしやすくなるでしょう。

⑤責任・権限の範囲に関する補足、報告義務のある直属の上司、部下の数

職務内容について、その担当者が持つ権限や、責任の範囲を明確にします。社内外での権限に違いがある場合や、職務等級に基づいた責任や権限の内容について、補足があれば記入しておきます。

また担当職務の直属の上司にあたる存在と部下がいる場合は、その人数も記載しておくと組織編成がよりわかりやすくなります。

⑥雇用形態、勤務地、勤務時間、時間外手当支給の有無

一般的な求人票で記載される項目と同様に、「雇用形態」「勤務地」「勤務時間」「時間外手当支給の有無」などについて、それぞれ記載します。

⑦必要とされる知識、スキル、必要とされる資格、必要とされる学歴など、待遇・福利厚生

職務に就くにあたって必要となる基本的な知識やスキル、資格のほか、必要とされる学歴などを記載します。

「待遇・福利厚生」では対象となる待遇や諸手当などを記載しておきます。

記載例:営業職

営業職を採用する際の記載例を紹介します。

記載例:営業職
ダウンロード資料①ジョブディスクリプション 記載見本・テンプレート【簡易版】より抜粋

営業のジョブディスクリプションを作成する際、営業所ごとに組織とのかかわり方が異なる場合はその内容も詳しく記載しましょう。また、明確な目標がある場合はそれらを記載することで、入社後の活躍がイメージしやすくなるでしょう。

記載例:エンジニア

エンジニアを採用する際の記載例をご紹介します。

記載例:エンジニア
ダウンロード資料①ジョブディスクリプション 記載見本・テンプレート【簡易版】より抜粋

エンジニアのジョブディスクリプションを作成する際、使用言語やスキルをできる限り明確に記載しましょう。また、組織とのかかわり方の項目で担当予定のプロジェクトやスケジュール感を記載することで、必要なスキルや自分のミッションがさらに明確化されます。

ジョブディスクリプションの記載項目と記載例:【詳細版】人事評価など幅広く活用する場合

次に、採用から人事評価、人材育成など、幅広い目的で活用する場合のジョブディスクリプションについて、記載項目と記載例を見ていきましょう。

ジョブディスクリプションの記載項目と記載例:【詳細版】人事評価など幅広く活用する場合
ダウンロード資料②ジョブディスクリプション 記載見本・テンプレート【詳細版】より抜粋

ジョブディスクリプションの記載項目

ジョブディスクリプションに記載する項目は、大きく分類すると下の4種類になります。簡易版との主な違いは、業務内容やコンピテンシーを一覧化して汎用性のある形式で作成している点です。各職務の業務内容やコンピテンシーについて、同一職種・部署間だけでなく、異なる職種・部署間でも比較しやすくなり、人事評価とも連動させやすくなります。

●【詳細版】ジョブディスクリプションの記載項目

①職種、職務名/職務概要、職務等級/責任・権限の範囲に関する補足、直属の上司
②担当業務
③必要コンピテンシー
④採用時の募集条件

①職種、職務名/職務概要、職務等級/責任・権限の範囲に関する補足、直属の上司

「職種」欄では担当する職種を記載します。従業員や事業規模が大きな企業など、担当の範囲が細分化されている場合は、職種の中にさらに区分を設けて内容を記載しましょう。「職務名」と「職務概要」には、その職務でどのような仕事を担当するのかをそれぞれ端的に表します。

「職務等級」に記すのは、その職務の等級です。等級は能力や役割に応じてそれぞれ5段階程度に分類します。この記載見本では、管理職ラインの「経営管理」や「上級管理職」「初級管理職」、専門職ラインの「上級専門職」「初級専門職」などと分類しています。それぞれの等級の定義については、記載見本(共通マスタ見本)中にある、【1】職務等級で確認できます。責任・権限の範囲に関する補足では、職務等級の定義で不十分な場合に補足を記入します。
また、人事評価にも活用する場合は、「評価制度」や「報酬制度」も連動させて定義するようにしましょう。

②担当業務

まず担当する業務をカテゴリごとに箇条書きで順番に記載してマスタを作成しましょう。

<業務マスタ例:総務部門>
業務マスタ例:総務部門
ダウンロード資料②ジョブディスクリプション 記載見本・テンプレート【詳細版】より一部抜粋

そして、マスタ化した業務の中からその職務が担当する業務のみを「業務no./業務名称/内容」欄に記載します。さらに、「具体的な担当範囲」欄に内容の補足を記しましょう。重要度と頻度はそれぞれ自社に合わせて設定し、業務ごとに記載します。記載見本では重要度を「1高・2中・3低」、頻度を「1日・2週・3月・4四半期・5半期・6年・7臨時」で分類します。

簡易版のジョブディスクリプションで記載したように、重要度や頻度の高いものをより上位に記載してもよいでしょう。

③必要コンピテンシー

コンピテンシーとは、職務や役割において優秀な成果を発揮する行動特性(専門知識やスキル、ノウハウ、基礎能力など)を意味します。ジョブディスクリプションでは、担当する職務に必要なコンピテンシーを、細かく定義して記載していきます。自社ですでに運用しているコンピテンシーがある場合は、その項目を使うとよいでしょう。コンピテンシーを未導入の場合は、記載見本(共通マスタ見本)内に例として記載した基本的なコンピテンシーを、自社用にアレンジして利用することも可能です。

<コンピテンシー例:共通>
コンピテンシー例:共通
ダウンロード資料②ジョブディスクリプション 記載見本・テンプレート【詳細版】より一部抜粋

その際、全職共通で求められるコンピテンシーと、その職種・部署特有のコンピテンシーを分けて定義するとよいでしょう。また、それぞれのコンピテンシーは習熟度を3~5段階程度に分けて記載していきます。(記載見本では3段階で定義しています)
(参考:『サンプル付き/コンピテンシー評価はまずモデルの作成から~すぐに使える項目例で解説』)

④採用時の募集条件

「採用時の募集条件」に関する項目を採用に活用する場合は必ず記載しましょう。各項目の記載内容は、上記で紹介した簡易版のジョブディスクリプションの項目を参考にしてください。

記載例:経理

上記の内容を踏まえて、記入例を確認しましょう。下記は「財務会計補助」の担当者を例に挙げたジョブディスクリプションです。
なお、ダウンロード資料の記載見本には、「財務会計」「管理会計」「資金管理」で職務等級ごとの記入例も用意しています。

記載例:経理
ダウンロード資料②ジョブディスクリプション 記載見本・テンプレート【詳細版】より抜粋

経理には財務会計、管理会計、資金管理と幅広い業務があります。業務内容や業務分担のやり方は、会社の状況によって異なります。そのため、自社の経理業務に合わせて何をどこまでやるのかを明確にするとよいでしょう。また、それらによって求められるスキルも変わってくるので、必要なコンピテンシーも併せて整えましょう。

記載例:総務

次に、総務部門のジョブディスクリプションの記載例を見ていきましょう。ここでは、「総務補助」の担当者を例に挙げていますが、ダウンロード資料の記載見本には、「総務担当」「総務部門統括補佐」「総務部門統括」で職務等級ごとの記入例も用意しています。

記載例:総務
ダウンロード資料②ジョブディスクリプション 記載見本・テンプレート【詳細版】より抜粋

総務の業務範囲は多岐にわたり、かつ企業によってその役割や担当範囲は異なることが多いため、職務名や職務等級に合わせて業務内容を詳しく記載し、それぞれの役割を明確化しましょう。

ジョブディスクリプション導入時に注意すべきこと

ジョブディスクリプションを導入する場合、どのようなことに気をつける必要があるのでしょうか。ジョブディスクリプションを円滑に運用するため、導入時に意識しておきたい注意点をご紹介します。

業務内容を網羅したジョブディスクリプションをつくる

ジョブディスクリプションの各項目は、担当する職務内容を詳細に記述したものです。これにより、各職務の担当者は、迷いなく自身の業務を遂行できる半面、「担当業務以外はやらなくてよい」という意識が芽生える可能性があります。組織内で仕事が円滑に回らなくなったり、誰も手をつけない業務が生じたりすることにより、組織全体の生産性が低下することもあるでしょう。このような状況を防ぐためには、組織で行われる業務内容を網羅したジョブディスクリプションを作成することが肝心です。また、それぞれのジョブディスクリプションでも、ほかの職種・部門の担当業務とのつながりを明確にしておくと、チームや組織全体で円滑に業務が遂行できるでしょう。

定期的に見直す

経営状況が変化すると、職務の範囲や内容が徐々に変化し、業務において求められるスキルも変わっていきます。その際、ジョブディスクリプションの内容と、実際の業務内容にズレが生じていないか注意する必要があります。ジョブディスクリプションと実際の業務内容の隔たりにより、「業務運営への支障」や「本来のチームワークが発揮できないことによる、生産性の低下」などが起こらないよう、定期的にジョブディスクリプションを見直しましょう。

まとめ

欧米で広く活用されているジョブディスクリプションを、日本企業でも導入する動きが広がっています。ジョブディスクリプションを導入することで、「自社により見合った人材の採用」や「生産性の向上」、「人事評価の公平性の確保」など、さまざまなメリットが期待できるでしょう。ジョブディスクリプションを作成する際は、記載された内容と実際の業務に隔たりがないよう、それぞれの職務での実情に合ったものを作成することが重要です。目的ごとのテンプレートと作成方法を参考に、自社用にカスタマイズしたものを活用してみてはいかがでしょうか。

(制作協力/株式会社はたらクリエイト、編集/d’s JOURNAL編集部)