【無料テンプレ付】採用計画の立て方7ステップ｜採用人数の計算方法や成功のポイントを解説

採用がなかなか計画通りに進まない背景には、「採用計画の立て方」があいまいなまま動き出しているケースが少なくありません。採用計画とは、事業計画や人員計画を踏まえ、採用目的・必要採用人数・採用予算・採用要件・採用手法・採用スケジュール・KPIを具体化したものです。

しかし実務では、事業環境の変化が早かったり、人事・採用担当者が少人数だったりするため、採用計画の策定に十分な時間を割けないケースも少なくありません。その結果、必要な人材像や採用目標の整理が不十分なまま採用活動が進んでしまうことがあります。

この記事では、採用計画の基本から、7ステップの具体的な立て方、採用人数の計算方法、採用計画に活用できるテンプレートまでを体系的に解説します。

新卒採用と中途採用で異なるポイントや、計画を成功させるコツ、よくある質問への回答もまとめました。

本記事を通じて、自社の事業計画や現状の人員状況を踏まえた採用計画のたたき台づくりに必要な考え方や進め方をご理解いただけます。採用活動をより計画的かつ再現性のある形で進めるための参考として、ぜひお役立てください。

記事とあわせて採用人数や人員配置を整理できる無料の資料をご活用ください。

採用計画の立て方【7ステップ】

採用計画は、下記の順に決めていくとスムーズです。

まず採用目的を明確にし、事業計画や現在の人員状況を踏まえて、必要採用人数と採用予算を決めます。その後、採用要件・採用手法・採用スケジュール・KPIを順に設計します。この流れを踏むことで、「なんとなく採用する」状態を避け、事業計画と整合した採用活動を進めやすくなります。

ここでは、7つのステップに分けて、具体的な進め方を見ていきます。

STEP1 採用目的を明確にする

結論として、採用計画の出発点は「採用目的の言語化」です。目的があいまいなまま進めると、人数も要件もブレていきます。

まず、次の観点で目的を整理します。

採用目的は、1～2文で言い切れる形にしておくと社内で共有しやすくなります。

たとえば、「来期の新規売上目標達成のために、リード獲得を担うインサイドセールスを3人採用する」といった表現です。目的が明確だと、この後の人数・要件・手法の判断軸がブレにくくなります。

STEP2 必要採用人数を算出する

必要採用人数は、「業務量」「売上計画」「離職見込み」などから算出します。感覚で「このくらい」と決めるのではなく、簡易的でもよいので計算して根拠を持たせることが重要です。

算出の流れは次の通りです。

詳細な計算方法は、後述の「採用人数の計算方法」の章で、業務量ベース・売上ベース・離職率ベースの3パターンを解説します。

ここでは、「採用人数は計算して決める」という点を理解しておきましょう。

STEP3 採用予算を決める

採用予算は、「採用人数 × 1人あたりの想定採用費用」で見積もります。採用費用とは、1人を採用するためにかかった費用の合計です。

採用費用には、たとえば求人広告費、人材紹介サービス手数料、採用ツール費、イベント費用などが含まれます。

予算決定のポイントは以下です。

「採用人数・チャネル・費用・合計費用」を入力できる簡易試算表を挿入すると、年間予算がイメージしやすくなります。

注意点として、予算を削ることだけを目的にしないことです。採用できない場合の機会損失のほうが大きいケースも多いため、事業側とリターンも含めて議論することが重要です。

STEP4 採用要件を設計する

採用要件は、「どんな人を採るのか」を定義するものです。結論として、採用要件は必ず「Must（必須）」「Welcome（歓迎）」「NG（避けたい）」に分けて整理します。

設計の手順は以下の通りです。

実務では、Must条件を増やしすぎると母集団が極端に小さくなり、採用難易度が上がります。過去の採用成功者や社内のハイパフォーマーを参考にしながら、「絶対外せない条件」を3～5つに絞るのがおすすめです。

採用ペルソナの設計手順や具体例について詳しく知りたい方は、下記の記事もご覧ください。
（関連記事：採用ペルソナとは？項目例・設定の手順・具体例をまとめて紹介【テンプレート付】）

STEP5 採用手法を選定する

採用手法は、「想定する人材がどこにいるか」「スピード・質・費用のバランス」の観点から選びます。

結論として、1つの手法に依存するのではなく、2～3のチャネルを組み合わせるとリスクを抑えられます。

主な採用手法は以下です。

手法選定では、「採用人数が多い職種は広告・サイト・オウンドメディア中心」「専門職・マネジャー層は紹介・ダイレクト・ソーシング」「カルチャーフィット重視はリファラル」など、職種に応じて組み合わせるのがポイントです。

STEP6 採用スケジュールをつくる

採用スケジュールは、「入社希望時期から逆算」して作成します。

結論として、募集開始から入社まで、少なくとも3～4カ月程度は見ておくのが安全です。職種や市況によっても変動するため、余裕を持って設計しましょう。

スケジュール作成の流れは次の通りです。

「入社希望月 → 採用 → 最終面接 → 一次面接 → 募集開始」のタイムラインを示した図を挿入すると、現場との共有がしやすくなります。

注意点として、年度末・繁忙期などは転職希望者の動きも変わるため、過去の経験や市況感も踏まえて余裕を持ったスケジュールを引くことが大切です。

STEP7 KPIを設定する

KPIとは、採用計画の進捗を管理するための数値指標です。

結論として、「応募数」「各選考ステップの通過率」「採用者数・承諾率」を最低限のKPIとして設定します。

代表的なKPIは以下です。

KPIは、月次や四半期単位で振り返り、どのフェーズで歩留まりが悪いのかを分析します。

たとえば、「応募数は足りているが、一次面接通過率が低い」場合は、要件定義または書類選考基準の見直しが必要かもしれません。

採用KPIの設定手順や具体例について詳しく知りたい方は、下記の記事もご覧ください。
（関連記事：【テンプレ付】採用KPIとは？設定する手順とメリット・注意点を解説）

採用計画を立てる前に確認しておきたい4つのこと

採用計画をスムーズに立てるには、事前準備が重要です。結論として、「事業計画」「現在の人員状況」「採用課題」「市場情報」の4つを押さえておくことで、現実的で実行可能な計画をつくることができます。

ここでは、採用計画作成前に準備しておきたい内容を整理します。

① 事業計画を確認する

最初に、会社・事業の中期・短期の計画を確認します。人事が事業計画に十分アクセスできていないケースも多いため、改めて必要な情報を確認することが大切です。

確認したいポイントは次の通りです。

② 現在の人員を把握する

次に、「現状の人員構成」を定量的に把握します。これがないと、「なんとなく足りない」「なんとなく多い」という感覚論になりがちです。

把握したい情報は次の通りです。

③ 採用課題を洗い出す

過去の採用活動を振り返り、「どこで苦戦しているのか」を明らかにします。

結論として、課題を把握せずに新しい計画を立てても、同じ失敗を繰り返す可能性が高くなります。

代表的な課題の例は次の通りです。

④ 市場調査を行う

最後に、採用市場の状況を把握します。自社の条件だけで計画を立てると、「市場感から大きくズレた求人」になり、母集団形成が難しくなる恐れがあります。

市場調査の方法は次の通りです。

採用人数の計算方法

採用人数は、「業務量」「売上計画」「離職率」の3つの観点から算出できます。

結論として、1つの方法に頼るのではなく、複数の方法で試算し、現場とすり合わせることで精度が高まります。

ここでは、3つの代表的な計算方法を紹介します。

1.業務量から算出する方法

業務量ベースでは、「1人あたりが担当できる業務量」を基準に、必要人数を割り出します。

手順は次の通りです。

2.売上計画から算出する方法

売上計画ベースでは、「1人あたりの売上または粗利目標」を基に、必要人数を割り出します。特に営業・コンサル・インサイドセールスなど、売上との関係が明確な職種に向いています。

計算イメージは次の通りです。

来期売上目標 ÷ 1人あたりの売上目標 ＝ 必要人数

例：来期の新規売上目標が1億円、営業1人あたりの年間売上目標を2,000万円とする場合、1億円 ÷ 2,000万円＝5人となるため、5人の営業が必要です。

売上目標・1人あたり売上・必要人数を入力できる簡易計算シートを挿入します。

この方法を使うときは、「新規採用者がフルパフォーマンスになるまでの期間」も加味する必要があります。

3.離職率を考慮する方法

離職率を考慮する方法では、「現状の人員を維持するために必要な補充人数」を計算します。成長が落ち着いている組織や、一定の入れ替わりを前提とした職種で有効です。

手順は次の通りです。

【無料】今すぐ使える採用計画シート・テンプレート

部署ごとの人員増減や要員要望を整理できる「採用計画シート・テンプレート」を無料でご用意しています。

年度当初の在籍人員、退職・異動などによる減員、新卒・中途・異動による増員を入力することで、年度末の人員見込みや不足人数を可視化できます。

また、ボトムアップ／トップダウンの要員要望、直間比率、1人あたりの売上なども確認できるため、採用人数や配属計画を検討する際の土台として活用できます。

必要人数と人員配置を具体化する際は、無料のExcelフォーマットをご活用ください。

採用計画の前提となる要員計画について詳しく知りたい方は、下記の記事もご覧ください。
（関連記事：【フォーマット付】要員計画とは？立て方と作成手順・ポイントを解説）

新卒採用と中途採用で異なるポイント

新卒採用と中途採用では、採用計画の考え方やスケジュール感が大きく異なります。結論として、「年間の採用サイクル」「母集団形成の方法」「求める人物像」が違うことを前提に、別々に計画を立てる必要があります。

新卒採用の採用計画の立て方

新卒採用は、一般的に「一括採用・ポテンシャル採用」の色が強く、年度ごとのサイクルが決まっています。

ポイントは次の通りです。

新卒の場合は、「配属先が未定の総合職採用」か「職種別採用」かによっても計画の立て方が変わるため、はじめに方針を明確にしておくことが重要です。

中途採用の採用計画の立て方

中途採用は、「通年採用」であり、「即戦力・経験者採用」が中心です。

そのため、新卒よりも「採用要件の精度」と「チャネル戦略」が重要になります。

ポイントは次の通りです。

中途採用では、転職希望者の検討期間が短いことも多く、選考スピードも競争力になります。そのため、スケジュールだけでなく「意思決定プロセスの短縮」もセットで考えることが大切です。

新卒採用・中途採用でよくある失敗例

新卒・中途の採用計画でよくある失敗例と対策を挙げます。

採用計画を成功させる5つのポイント

採用計画をつくるだけでなく、「実際に機能させるため」には、いくつかの運用上のポイントがあります。結論として、現場との連携・KPI管理・採用広報・選考スピード・振り返りの5つを意識することで、成功しやすくなります。

1つずつ解説していきます。

① 現場との連携を強化する

採用の主役は、実際に一緒にはたらく現場です。現場と連携せずに人事だけで採用計画をつくると、要件のズレや選考現場の非協力につながります。

実務的には次の点を意識します。

現場が「自分たちの採用計画」として認識できるようにすることで、協力体制が強まり、採用の質も上がります。

② KPIで進捗管理する

採用計画を「つくって終わり」にしないためには、KPIで進捗を定期的に確認する仕組みが必要です。

具体的には、月次の採用会議などで次のような項目を確認します。

数値での振り返りを習慣化すると、「どこに手を打つべきか」が明確になり、施策の優先順位づけがしやすくなります。

③ 採用広報を強化する

採用計画がどれだけ優れていても、「転職希望者から見て魅力が伝わらない」状態では母集団形成が難しくなります。そのため、採用広報も計画に組み込むことが重要です。

代表的な取り組みは次の通りです。

採用広報は短期的な効果が見えにくいですが、中長期的には応募の質向上やリファラル増につながります。

④ 選考スピードを改善する

採用競争が激しい職種ほど、選考スピードは競争力の一つになります。転職希望者が複数社を同時に受けていることを前提に、意思決定を待たせすぎないことが重要です。

改善ポイントは次の通りです。

⑤ 採用活動を振り返る

採用計画は、毎年の採用活動から学びを得て改善していくものです。結論として、「年間の採用活動の振り返り」を必ず実施し、次年度の計画に反映させてください。

振り返りでは、次の点を確認します。

この振り返りが蓄積されることで、「自社なりの勝ちパターン」が見えてきます。

採用計画に関するよくある質問

最後に、採用計画について人事・採用担当者からよく寄せられる質問に回答します。結論として、「いつつくるべきか」「採用人数の決め方」「計画書の項目」という3点を押さえておけば、最低限のスタートは切れます。

Q1. 採用計画はいつつくるべき？

A.一般的には、事業計画・人員計画の策定タイミングに合わせて、採用計画も年1回作成し、四半期ごとに見直すのが理想です。

ただし、スタートアップや変化の激しい企業では、半年ごとに大きく見直すケースもあります。自社の事業サイクルに合わせ、少なくとも年1回＋四半期の微調整を目安にしてください。

Q2. 採用人数はどのように決める？

A.採用人数は、「業務量」「売上計画」「離職率」の3つの観点から試算し、現場や経営とすり合わせて決めます。

いずれか1つではなく、複数の視点を組み合わせることで、より説得力のある人数計画になります。

Q3. 採用計画書に必要な項目は？

A.採用計画書には、少なくとも次の項目を含めることをおすすめします。

まとめ

採用計画の立て方で重要なのは、「採用目的→必要採用人数→採用予算→採用要件→採用手法→採用スケジュール→KPI」の順に、採用活動全体を設計することです。

採用計画は単なる数字の目標表ではなく、事業計画と現状人員を踏まえて、「誰を・いつまでに・どのくらいの費用で・どのように採るか」を整理した設計図です。

この記事では、採用計画を立てる前の準備から、7ステップの具体的な立て方、業務量・売上・離職率を用いた採用人数の計算方法、採用計画に活用できるテンプレートまで解説しました。

採用計画を社内で検討・共有する際は、要員計画の資料をダウンロードしてお役立てください。