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【弁護士監修】変形労働時間制を図解。正しい労働時間・休日の計算方法と導入フロー

PROFILE

ATOZ法律事務所(第二東京弁護士会所属)

村上 兄(むらかみ きょう)弁護士【監修】

弁護士として、企業の依頼者、個人の依頼者を問わず、依頼者からのあらゆる分野の相談に対してトータルサポートを行っている。
特に企業法務においては、労務管理をはじめ、企業経営上日々生じる法的問題について、企業が実施する予防策や対応策が企業の実務として機能するかどうかという視点等も含め多面的な視点からのアドバイスを行う。

変形労働時間制とは、一定の期間内での労働時間を柔軟に調整する制度のことです。たとえば、1カ月の労働時間を1日8時間×20日で160時間とした場合、変形労働時間制であれば、月末の忙しい時期には10時間働き、閑散期の月初は6時間に抑えるといった調整ができます。結果として月間の残業時間の削減につながり、企業としても残業代の抑制にもつながるため、導入や検討をする企業が増えてきています。一方で、残業時間の計算方法が複雑なこともあり、企業としては対応に苦慮する場面もあります。今回は変形労働時間制とは何か、残業時間の計算方法、メリット・デメリットなどを解説します。

変形労働時間制とは、業務量に合わせて労働時間をフレキシブルに設定できる制度

変形労働時間制とは、業務量の波に合わせて労働時間を柔軟に調整できる制度のことです。「1日8時間」などと1日単位で労働時間を決めるのではなく、1日の労働時間を自由に設定し、月単位・年単位・週単位で労働時間を設定します。閑散期には早く帰り、繁忙期に集中して仕事ができ、結果として総労働時間が短縮され、業務が偏ることで長時間発生する残業を削減・抑制することができるこの制度。働き方改革の流れもあり、注目されています。

労働時間には、法律で定められた「法定労働時間(1日8時間、1週40時間)」と、法定労働時間の範囲内で企業が個別に定める「所定労働時間」があります。通常、法定労働時間を超えた場合、企業は残業代を支払う必要があります。しかし変形労働時間制を導入すると、「ある週の所定労働時間を法定労働時間より長くする代わりに、別の週の所定労働時間を法定労働時間より短く設定する」といった調整が可能になります。

変形労働時間とは

変形労働時間制での労働時間と残業時間の計算方法

変形労働時間制には、「1年単位の変形労働時間制」「1カ月単位の変形労働時間制」「1週間単位の変形労働時間制」の3種類があります。どの変形労働時間制を選ぶかにより、残業時間の計算方法が多少異なるので、ここでは労働時間や残業時間の計算方法を解説していきます。

年単位の変形労働時間制の場合

年単位の変形労働時間制は、年間を通して業務の繁閑がはっきりしている職種に向いています。たとえば、季節毎に忙しさに変化がある業種・職種、GWやお盆休み、年末年始などの休みで業務が忙しくなる業種や職種が該当します。年単位の変形労働時間制では、細かなルールがありますので導入を検討している場合は確認しておきましょう。

年単位の変形労働時間制における、残業時間の考え方

以下の基準①から③の考え方に基づいて算定した時間を合計した時間が、残業時間となります。

・基準①:日ごとで考える(所定労働時間が「8時間を超えている日」)
所定労働時間が「8時間を超えている日」の場合、所定労働時間を超えて働いた時間全てが残業時間になります。一方、所定労働時間が「8時間以内の日」の場合は、8時間を超えて働いた時間のみが残業時間と見なされます。

・基準②:週ごとで考える(所定労働時間が「40時間を超えている週」)
所定労働時間が「40時間を超えている週」の場合、所定労働時間を超えて働いた時間が残業時間になります。一方、所定労働時間が「40時間以内の日」は、40時間を超えて働いた時間のみが残業時間と見なされます。ただし「日ごとの基準」で残業となった時間は、週ごとの基準では計算から除外されますので、注意しましょう。

・基準③:設定期間全体(1年間)で考える
期間全体の法定労働時間を超えて働いた時間が、残業時間になります。設定した期間が1年間だった場合、「うるう年は2085.7時間」「それ以外の年は2091.4時間」を超えて働いた分を残業時間として計算します。ただし「日ごとの基準」「週ごとの基準」で残業となった時間は、期間全体の基準では計算から除外されますので注意しましょう。

1年単位の変形労働時間制

その他、「対象期間が3カ月を超える場合の年間の労働日数の上限は280日以内」「1日の労働時間の上限は原則10時間」「1週間単位での労働時間の上限は原則52時間」など、細かな規定がありますので、法律違反にならないよう、厚生労働省の資料等も参考にしながら基準を定めましょう。なお、企業が設定した期間中に退職・途中採用となった場合の計算方法についても、厚生労働省の資料で確認できます。(参考:厚生労働省/『1年単位の変形労働時間制』)

1カ月単位の変形労働時間制の場合

1カ月単位の変形労働時間制では、「月ごとの暦の日数に応じて設定された法定労働時間の上限内(下記図参照)」で、月ごとに週の労働時間を柔軟に調整できます。ただし、「一定期間内の平均労働時間が週40時間以下」である必要があります。なお、法定労働時間の特例により、法定労働時間が1週44時間とされている場合には、「一定期間内の平均労働時間が週44時間以下」となります。この制度は、月初は請求処理対応のため忙しくなる経理など、月内において偏りが出やすい職種に適しています。
※1週間の法定労働時間を44時間とする特例は、1カ月単位の変形労働時間制の場合には併用できますが、1年単位・1週間単位の変形労働時間制とは併用できないので注意しましょう。

月ごとの法定労働時間の上限

月の暦の日数週の法定労働時間が40時間の場合週の法定労働時間が44時間の場合
28日160.0時間176.0時間
29日165.7時間182.2時間
30日171.4時間188.5時間
31日177.1時間194.8時間
月単位の変形労働時間制における、残業時間の考え方

月単位の変形労働時間制でも、年単位の変形労働時間制と同様、「日ごと」「週ごと」「月全体」の以下の3つの基準に基づいて算定した時間を合計した時間が、残業時間となります。

・基準①:日ごとの基準(所定労働時間が「8時間を超えている日」)
所定労働時間が「8時間を超えている日」の場合、所定労働時間を超えて働いた時間全てが残業時間になります。一方、所定労働時間が「8時間以内の日」の場合は、8時間を超えて働いた時間のみが残業時間と見なされます。

・基準②:週ごとの基準(所定労働時間が「40時間(44時間)を超えている週」)
所定労働時間が「40時間(44時間)を超えている週」については(44時間)、所定労働時間を超えて働いた時間が残業時間になります。一方、所定労働時間が「40時間(44時間)以内の日」は、40時間(44時間)を超えて働いた時間のみが残業時間と見なされます。ただし「日ごとの基準」で残業となった時間は、週ごとの基準では計算から除外されますので、注意しましょう。

・基準③:設定期間全体(1カ月)で考える
月ごとの法定労働時間を超えて働いた時間が、残業時間になります。ただし「日ごとの基準」「週ごとの基準」で残業となった時間については、月全体の基準では計算から除外されますので注意しましょう。

1カ月単位の変形労働時間制の場合

1週間単位の変形労働時間制の場合

1週間単位の変形労働時間制は、少し特殊であり、曜日によって偏りが発生するなど短いスパンの中で労働時間の振れ幅を調整し、トータルで見たときに労働時間の短縮を目指したものです。「計画的に配置を行えない」「代理対応が利かない」など、少人数規模の企業に向けた制度と言ってもよいでしょう。
そのため他の変形労働時間制とは異なり、「従業員数が30人未満」の「小売業、旅館、飲食店」といったサービス業界が対象です。その上で、「1日の労働時間の上限が10時間以内」かつ「1週40時間以内」という条件を満たしていれば、週単位で1日の労働時間を調整することができます。就業規則に各日の労働時間を定めなくてもよいのですが、原則として、少なくとも前週までには必ず書面にて従業員に伝えなければいけません。

週単位の変形労働時間制における、残業時間の考え方

週単位の変形労働時間制の場合、「日ごと」「週ごと」の以下の2つの基準に基づいて算定した時間を合計した時間が、残業時間となります。

・基準①:日ごとの基準(所定労働時間が「8時間を超えている日」の場合)
所定労働時間が「8時間を超えている日」の場合、所定労働時間を超えて働いた時間全てが残業時間になります。一方、所定労働時間が「8時間以内の日」の場合は、8時間を超えて働いた時間のみが残業時間と見なされます。つまり、所定労働時間が7時間で、7時間30分労働した場合は該当しません。

・基準②:設定期間全体(1週間)で考える
法定労働時間の40時間を超えた時間が残業時間になります。ただし、「日ごとの基準」で残業となった時間について、週全体の基準では計算から除かれるので注意しましょう。

1週間単位の変形労働時間制の場合

変形労働時間制導入の際に注意したいこと

変形労働時間制を導入することで、業務量に合わせて柔軟に労働時間を変更でき、残業時間の抑制にもつながる反面、正しく運用をしないと労働基準監督署の調査で違法と判断されてしまうケースがあります。そこで、違法とならないために注意したい点を紹介します。

企業にとってのメリット

業務の忙しさに合わせて従業員に働いてもらう時間を調整できることが、企業側にとって一番のメリットです。業務多忙による過労や体調不良などを避けることができ、従業員の健康を維持することにもつながるでしょう。変形労働時間制を導入すると、「閑散期の労働時間を短くする代わりに繁忙期の労働時間を長くする」といった調整ができるため、残業時間・残業代の削減につながります。

企業にとってのデメリット

変形労働時間制を導入する際には、「効率的な労働時間の配分の決定」「労使協定の締結」「就業規則の整備」など、手続きや制度設計に時間や手間が掛かるといったデメリットがあります。また導入後には、変形労働時間制が正しく運用されているかを確認したり、複雑な残業時間の計算方法を理解する必要があったりと、担当者の負担が増す可能性もあります。企業側としては「余裕を持った導入スケジュールを立てる」「必要に応じて給与計算ソフトを変更する」など、スムーズに導入・運用できる方法を検討しましょう。

社員(従業員)にとってのメリット

変形労働時間制を導入することで、繁忙期の労働時間は従来よりも長く、閑散期の労働時間は従来よりも短く設定されます。従業員としてはメリハリの効いた働き方ができるようになるというメリットがあるため、「閑散期に長期休暇を取得しやすくなる」「家族との時間や趣味の時間を増やすことができる」といった効果が期待できることに加え、ワークライフバランスの実現にもつながるでしょう。

社員(従業員)にとってのデメリット

変形労働時間制で残業時間を計算する際は、あらかじめ決められた所定労働時間を超えているかどうかが判断基準の一つになっています。そのため、従業員にとっての一番のデメリットとして「繁忙期に長く働いたけれど、残業代がこれまでのようには支給されない」ことが挙げられます。この他、全ての部署が制度の対象とはならないケースもあるので、退勤時間になっても他の部署が業務中だと帰りづらいと感じてしまう場合もあるでしょう。従業員が変形労働時間制に対して不満を持たないよう、残業時間の計算方法や制度を導入する目的など、全従業員に向けて事前に十分説明することが大切です。

メリットデメリット
企業側

・業務の忙しさに合わせて、労働時間を設定できる
・繁忙期と閑散期の労働時間を調整することで、残業時間や残業代の削減につながる

・導入する際、時間と手間が掛かる
・導入後は、運用確認や残業時間計算など、担当者の負担が増す

社員(従業員)側

・労働時間が明確になることで、メリハリの効いた働き方ができるようになる
・閑散期の長期休暇取得、家族との時間や趣味の時間の充実により、ワークライフバランスが実現しやすくなる

・残業時間の計算方法が変わるため、残業代の支給額が減る可能性
・全ての部署が対象とはならないケースがあるため、他の部署が仕事をしていると帰りづらいと感じる可能性がある

変形労働時間制の導入フロー

変形労働時間制の導入フローを、順を追って紹介します。
変形労働時間制の導入フロー

フロー①:従業員の勤務実績を調べる

変形労働時間制を導入する際にポイントとなるのが、「勤務時間をどのように設定するか」です。そのためには、まず従業員の勤務実績を調べる必要があります。それにより、「残業が多い時期は所定労働時間を増やす」「残業がほとんどない時期は所定労働時間を減らす」といった労働時間の適切な配分を検討でき、効果的な制度運用につながります。

フロー②労働時間や対象期間などを決める

変形労働時間制を導入する際は、事前にさまざまなことを決めておく必要があります。「誰を対象に」「いつからいつまで」実施するか、「勤務は1日何時間にするか」といったことを決めましょう。

フロー③:就業規則の整備

変形労働時間制を導入することにより、従業員の働き方がこれまでとは変わるため、就業規則の整備が必要です。制度を導入する際は、対象者や労働時間、対象期間といった項目に関する記載内容を変更しましょう。

フロー④:労使協定の締結

1カ月単位の変形労働時間制の場合は「労使協定」か「就業規則」または「就業規則に準じたもの」、週単位や年単位の変形労働時間制の場合は「労使協定」といったように、対象者や労働時間、対象期間、労使協定の有効期間などについて定める必要があります。制度導入時には、労働者と合意した上で労使協定を締結しましょう。

フロー⑤:労働基準監督署への届け出

変更した就業規則や締結した労使協定は、労働基準監督署に届け出る必要があります。残業や休日出勤が発生する可能性があれば、併せて36協定も提出しましょう。なお、就業規則は一度提出すれば変更がない限り再提出は不要ですが、労使協定は有効期間が過ぎる前に再提出する必要があるため注意が必要です。

フロー⑥:変形労働時間制の導入と社内への周知

労働基準監督署への届け出が済んだら、いよいよ変形労働時間制を導入することができます。慣れない制度に戸惑いを感じる従業員もいるかもしれないので、十分な説明を行い、しっかりと制度を理解してもらいましょう。

フロー⑦:適正な運用と給与の支払い

変形労働時間制の導入後の重要な作業が、導入した変形労働時間制を就業規則や労使協定に従って適正に運用することです。日々の労働時間管理において導入した変形労働時間制に沿って運用がなされているかどうかを、定期的に確認しましょう。また、従業員へ支払う給与の計算についても注意が必要です。変形労働時間制の導入により、残業時間の考え方も導入前とは異なるため、残業代の金額を間違えることがないよう、慎重に計算をしましょう。

【まとめ】

業務量の変化に対応しながら柔軟に勤務時間を調整できる変形労働時間制。残業時間・残業代の抑制、ワークライフバランスの実現といった多くの効果が期待できるため、導入する企業が今後さらに増えてくることが見込まれます。複雑な残業時間の計算方法や必要な手続きなどを十分理解した上で、制度を導入・運用していきましょう。

(制作協力/株式会社はたらクリエイト、監修協力/unite株式会社、編集/ダイレクト・ソーシング ジャーナル編集部)

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