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採用稟議書が必要な理由と稟議書の書き方【フォーマットダウンロード&例文付】

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編集部

社内での意思決定のために使われる書面である「稟議書」。人事・採用担当者の場合、求人募集開始時や採用決定時に社内の合意を得る必要があり、その際に稟議書が必要となるケースがあります。今回は、稟議書が必要な理由やその場面、具体的な書き方、提出から承認までのスケジュールについて紹介します。稟議書のフォーマットもダウンロードできますのでご活用ください。

採用において稟議書が必要なケースとは

重要な意思決定をする際、社内の合意を得るために用いられる「稟議書」。そもそも稟議書とはどういった意図・内容のもので、人事・採用担当者はどのようなシーンで稟議書を作成する必要があるのかをご紹介します。

稟議書とは

稟議書とは、社内の意思決定手段の一つとして使われる書面のことです。あくまで社内向けの書面であるため、雇用契約書のように第三者と契約を取り交わすことはありません。「システムやツールを導入したい」「何かを行いたい」といったときに、稟議書を上司や役員など意思決定者の間で回覧することで、社内の合意を得ることができます。「関係者全員を集めて会議を開く必要がない」「誰が意思決定に関わったのかを書面で残せる」といった理由から、稟議書が使われるようです。

なお、社内の意思決定手段には、稟議書の他に「決済」もあります。稟議書は複数人の間で順番に回覧するのに対し、決済は役員や社長に対して直接承認を求めるという点が違います。どういった案件で稟議書が必要になるのかは企業によってさまざまです。社内ルールを確認しましょう。

稟議書が必要なケース①:求人広告や人材サービス会社を通じて募集を開始する際(募集のための稟議書)

新たに人材を採用する必要が出てきたときに、多くの企業では求人広告や人材紹介サービスを利用します。それらを利用する場合、外部に情報が出たり、社内で取材や面接などの協力を仰いだりすることもあるため、事前に関係者に共有しておく必要があります。また、採用を進める中である程度の時間やコストがかかるため、社内の関係者に合意を得ておくことも重要です。求人募集を開始する前に「どのような人材を」「どれくらいの期間で」「どれくらいのコストを使って」採用するのかといった情報をまとめて、稟議書を回すとよいでしょう。

稟議書が必要なケース②:採用したい人材が決まった際(入社のための稟議書)

「どういう人材を採用するか」は、企業の今後の経営や業績に影響を及ぼす重要な意思決定の一つといえます。通常、面接のような選考は人事・採用担当者が主体となって進めるため、どのような人材をどの部署で採用することになったのか、採用候補者の情報を稟議書によって共有することが大切です。入社後の認識ズレを防ぐためにも事前に合意を得た上で、関係者には受け入れ準備を進めてもらいましょう。

稟議書に必要な項目と書き方(求人募集開始時)

求人募集を開始する際、人事・採用担当者が稟議書に記載するとよい項目とその書き方を紹介します。また、求人募集開始時に使える稟議書のフォーマットもダウンロード可能ですので、是非ご活用ください。

項目①:採用予定人数・配属先・職種・雇用形態

求人募集を開始する際には、「どこのポジションで何人採用する必要があるか」を明確にしておく必要があります。「1人」「2~3人」「10人程度」といった採用予定人数、「●●事業部●●グループ」のような具体的な配属先、「営業職」「SE」「コールセンター業務」「接客業務」といった職種、「正社員」「契約社員」「パート」などの雇用形態を稟議書に記載しましょう。

項目②:募集理由

求人募集開始時、重要となるのが「どうして今、求人募集をする必要があるのか」ということです。意思決定者に求人募集の必要性を認識してもらうため、稟議書には具体的な募集理由を記載する必要があります。

募集理由の例文

新規事業に伴い、
新たな人材が必要な場合
今後、●●部で新たに●●の事業を展開する予定です。それに当たり、●●のスキルを持った人材が必要になるため、求人募集を希望します。
退職者が出たことにより、
新たな人材が必要な場合
●●月に●●部で▲▲人が退職しました。退職者が担当していた業務を引き継ぐ際に、現在の従業員では補い切れないため、新たに求人募集を希望します。
業績向上により、
新たな人材が必要な場合先月から●●の売上が好調です。顧客対応に伴う残業が増え、社員の疲労が蓄積しているため、●●担当を増員する必要があると判断し、求人募集を希望します。

項目③:募集期間・入社予定日

事業拡大や欠員補充が目的で人材を募集する際は、「いつまでに入社してもらいたいか」を考えた上で、それに間に合うように「いつからいつまで募集をかけるか」を決める必要があります。募集方法によって採用までの期間が異なるほか、まとまった人数を採用したい場合や特別なスキルのある人材を採用したい場合に、なかなか候補者が集まらないことも想定されます。入社予定日から逆算して計画的な募集期間を設定し、稟議書に記載しましょう。

項目④:応募資格(応募要件)

人材を募集する際、「どういうスキル・経験がある人を採用したいか」を明確にする必要があります。あまりにも選考基準が高いと、「候補者が見つからない」「入社予定日までに採用が決まらない」といった可能性もあるため、採用する際の最低基準について、関係者の合意を得ておくことが重要です。「業務経験」「保有資格」「未経験可」といった応募資格を稟議書に記載しましょう。

項目⑤:募集方法・費用

求人広告や人材紹介サービスなどの中から、どのような募集方法を用いるのかを稟議書に記載しましょう。また、募集に伴ってどれくらいの費用が発生するのかも、意思決定者が判断する上での重要事項となります。そのため、募集にかかる費用も事前に確認しておきましょう。

稟議書に必要な項目と書き方(採用決定時)

採用決定時に人事・採用担当者が稟議書に記載するとよい項目とその書き方を紹介します。また、稟議書のフォーマットも用意しておりますので活用ください。

項目①:採用予定者についての情報

ほとんどの企業では、一部の関係者のみで選考を行い、その情報をもとに合否を判断する必要があります。「名前」や「年齢」といった基本情報に加えて、採用基準となる「業務経験」や「保有資格」を満たしているかなど、採用予定者についての情報を記載し合意を得ましょう。

項目②:採用理由

採用予定者に関する情報とともに、採用の決め手となったポイントやその人の強みなど、具体的な採用理由を記載しましょう。

採用理由の例文

採用理由が経験・実績●●の業務経験が豊富なだけでなく、コミュニケーション能力が高く、チームメンバーと協力して▲▲プロジェクトを進めることが期待できるため、採用を希望します。
採用理由が保有資格・スキル●●の資格を保有しているだけでなく、実際に●●の資格を活かして前職では▲▲に取り組むなど、実行力があると判断したため、採用を希望します。
未経験者の採用・今後、事業展開を予定している▲▲事業に関する知識を独学で身に付けるなど自己啓発に積極的で、向上心があると判断したため、採用を希望します。
・前職では●●プロジェクトのマネージャーを担当するなど統率力があり、将来の幹部候補になることが期待できるため、採用を希望します。

項目③:入社予定日

新しい人材を雇う場合、入社してくる日までに「入社後の研修の準備をする」「指導役を決める」「制服やPCなど業務で必要な物を用意する」などの対応が必要になります。「2019年7月1日入社予定」というように具体的な入社予定日を稟議書に明記し、事前準備を促しましょう。

項目④:就業場所・職種・仕事内容

新しい人材にどこでどういった業務を担当してもらうかも、意思決定者にとっては関心のある事柄です。「本社」「大阪支社」「横浜支店」といった就業場所と、「企画職」「商品開発」「カウンター業務」といった職種を稟議書に記載しましょう。また、「担当してもらうクライアント」や「携わってもらうプロジェクト」などの仕事内容を具体的に記載することで、意思決定者がよりイメージをしやすくなります。

項目⑤:労働条件

雇用するに当たっての「就業時間」や「休日」「賃金」「加入保険」などの労働条件を稟議書に明記しましょう。労働者に対して交付する「労働条件通知書」の項目を記載しておけば、併せて合意を得ることができます。労働条件の項目は就業規則で定めていることも多いため、内容を確認しながら記載するとよいでしょう。
(参考:『【弁護士監修】労働条件通知書は2019年4月、電子交付可能に|記載項目・記入例付』)

稟議書の提出から承認までのスケジュール

稟議書を提出してから承認が下りるまでのスケジュールは、「企業規模の大きさ」や「意思決定者の人数」によって異なります。通常、全員の合意を得るまでには数日~2週間程度かかるようです。また、意思決定者が出張などで不在の場合、さらに時間がかかる可能性もあるでしょう。

そのため、事前に「誰が意思決定者なのか」「稟議書が最後まで回るのにどれくらい時間がかかるか」を想定し、余裕を持って進めるようにしましょう。また、稟議書がスムーズに回るよう、上司や役員などに「いつごろ、どのような内容の稟議書を提出する予定か」「このような理由のため、早めの承認をお願いしたい」といったスケジュールを事前に伝えることも重要です。

【まとめ】

企業の経営や業績にも関係する、人材の募集や採用。関係者と事前に情報を共有し、合意を得るために稟議書を用いるのが有効です。関係者が求人募集や採用の意図をイメージしやすいように、「どういう理由で」「どういう人材を」募集・採用する予定なのかといった必要事項を漏れなく記載しましょう。また、求人募集や採用を適切なタイミングで行えるように、社内での稟議のフローを事前に確認し、余裕を持って稟議書を作成しましょう。

(制作協力/株式会社はたらクリエイト、編集/ダイレクト・ソーシング ジャーナル編集部)

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