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【弁護士監修】計画年休制度とは。年5日・有給休暇義務化の今こそ取得率UPの切り札

PROFILE

弁護士法人グレイス (第一東京弁護士会所属)

片岡 邦弘 弁護士【監修・寄稿】

第一東京弁護士会労働法制委員会委員、経営法曹会議会員、日本労働法学会会員。

早稲田大学法学部卒業後、千葉大学大学院専門法務研究科法務専攻修了。平成20年弁護士登録、服部明人法律事務所入所。その後、株式会社LIXILの社内弁護士を経験し、東京都労働委員会事務局(特定任期付職員)を経て、平成30年7月より弁護士法人グレイス入所。

労使協定を結ぶことで、労働者が有給休暇を取得する日を、あらかじめ企業が指定できる制度を「計画年休」と言います。計画年休を設定できるのは、有給休暇の付与日数から5日間を除いた日数に限られています。

2019年4月から有給休暇の付与日数が10日以上の労働者に対し、年5日の取得義務化されたことで、有給取得率を向上させるために、計画年休の導入が注目されています。そこで今回は、計画年休の概要や設定方法、メリット・デメリット、導入時の注意点などを紹介します。

計画年休とは?

計画年休とは、労使協定に基づき、企業側が労働者の有給休暇取得日をあらかじめ指定できる制度です。有給休暇の付与日数から5日間を除いた日数分を指定できるため、労働者に有給休暇を計画的に取得してもらうことができます。

労働者の有給休暇の取得は、「ワークライフバランスの実現」や「生産性向上」につながるなど、企業にとってもメリットがありますが、日本の有給取得率は世界各国と比較すると低水準となっています。そこで「なんとかして労働者の有給休暇取得率を上げよう」と考えている企業が、有給取得率を改善する手段の1つとして注目しているのが計画年休です。

(参考:『有給取得率の計算方法と、国別・業種別平均取得率は?』)

計画年休を定める法律とその中身

計画年休は、「労働基準法」第39条第6項で定められています。

使用者は、当該事業場に、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合においては労働者の過半数を代表する者との書面による協定により、第一項から第三項までの規定による有給休暇を与える時季に関する定めをしたときは、これらの規定による有給休暇の日数のうち五日を超える部分については、前項の規定にかかわらず、その定めにより有給休暇を与えることができる。
(労働基準法第39条第6項)

労使協定を結んでいれば、有給休暇のうち労働者が自由に取得できる5日間を除いては、企業側が与える時季を指定できるというのがこの条文のポイントです。

計画年休取得時、給料はどうなる?

労働者が「計画年休を取得する」ことは、「労働者に付与された有給休暇のうち、5日を超える分を企業が指定した日に取得する」ことを意味します。そのため企業は、通常の有給休暇取得日と同様の賃金を支払う必要があります。

なお、有給休暇の賃金の支払い方法としては、「通常勤務と同等の賃金」「労働基準法で定める平均賃金」「健康保険法で定められた標準報酬日額相当の賃金」の3つのうち、いずれかの方法によることを、就業規則等の規定に明確に定めておく必要があります。

計画年休は何日設定できる?

有給休暇の全てを計画年休に設定してしまうと、労働者は好きなときに休めなくなってしまいます。そうした事態を防ぐため、「計画年休以外に、労働者が自由に取得できる有給休暇を最低5日間は残しておく」というルールがあります。

計画年休の上限=「有給休暇付与日数-5日」

前年から繰り越しになった有給休暇があった場合、その分も有給付与日数に含めて計算することができます。また、有給休暇の付与日数は継続勤続年数によって変わるため、計画年休を設定できる日数は労働者によって異なります。

通常労働者の場合

計画年休を設定できる日

なお、パートのように週所定労働日数が4日以下かつ週所定労働時間が30時間未満の場合は、「週の労働日数」「1年間の所定労働日数」「継続勤続年数」によって有給休暇の付与日数が決まっています。週の労働日数や継続勤続年数によっては、計画年休を最大で10日間設定することが可能です。週の労働日数や継続勤続年数により、以下の表の「黄色く塗られている日数-5日」が計画年休の上限と決められています。

週所定労働日数が4日以下かつ週所定労働時間が30時間未満の労働者の場合

週所定労働日数が4日以下かつ週所定労働時間が30時間未満の労働者の場合

例として、週の労働日数が4日で継続勤続年数が1.5年の労働者の場合、有給休暇の付与日数が8日なので、そこから5日を引いた3日分については計画年休を設定することができます。

計画年休の対象者

計画年休の対象者は年5日の有給休暇取得義務化の対象者と異なり、「有給休暇が6日以上ある労働者」に限られます。有給休暇を6日以上付与しているのであれば、「正社員」「契約社員」「パート」といった雇用形態にかかわらず、計画年休の対象とすることができます。有給休暇が6日間以上であれば、「定時出勤・退勤」「変形労働時間制」や「フレックスタイム制」といったいずれの勤務形態でも対象となります。一方、計画年休の対象者から除外されるのは、以下の通りです。

●入社後6カ月を経過していない通常の労働者:有給休暇が付与されていないため
●有給休暇付与日数が5日間以下の労働者:「有給休暇が6日以上」という条件を満たさないため
●計画年休で設定した時季に、育児休業などを取得予定または定年退職予定の労働者:その時季に就労する必要がなく、有給休暇の取得ができないため

もし、計画年休として全社一斉の休業日を設定した場合、計画年休の対象外となる労働者に対して何の対応もしなければ、「休まないといけないから、給与がその分減る」という不公平な状況が発生するでしょう。そのため、一斉休業にする際は、「有給の特別休暇を与える」または「休業手当として平均賃金の60%以上を支払う」などの対応を検討する必要があります。

使用者による有給休暇の「時季指定」との違いは?

有給休暇の取得時季を企業があらかじめ設定できる方法には、「計画年休」の他に「使用者による時季指定」があります。計画年休と使用者による時季指定との違いは、「労働者一人一人の希望を聞く必要があるかどうか」と「労使協定が必要か」の2点です。

計画年休と使用者による時季指定の違い

労働者の希望を聞く必要性労使協定が必要か
計画年休

労使協定を結べば、労働者一人一人の希望を聞く必要はない

労使協定が必要

使用者による
時季指定

時季指定する前に、労働者一人一人の希望を聞く必要があり、使用者はその意見を尊重するよう努めなければならない

労使協定は不要

3種類ある付与方式

計画年休の付与方式は、「一斉付与方式」「交替制付与方式」「個人別付与方式」の3通りです。

付与する方法適した企業
一斉付与方式

企業や事業所全体で休業日として決めた日に、計画年休を設定

・全社員を同時に休ませることができる企業
・経費削減を図りたい企業

交替制付与方式

班ごと・グループごとに交代で、計画年休を設定

・サービス業などシフト制の勤務を行っている企業
・部署により、業務の繁閑の差が大きい企業

個人別付与方式

誕生日や結婚記念日などを考慮して、個別に計画年休を設定

・ワークライフバランスの実現を目指している企業

一斉付与方式は、企業・事業所の稼動を一斉に止めることができるため、経費削減につながる効果が期待できます。交替制付与方式は、一斉休業が難しい企業にとっては、業務への影響が最小限になる合理的な付与方式です。個別式付与方式の場合、労働者が「年次有給休暇付与計画表」に記入した希望日に基づき、企業側が一人一人の計画年休付与日を決めるのが一般的です。

【状況別】計画年休の設定

計画年休をどのように設定したら良いのか、状況別に紹介します。

夏休みや年末年始、土曜日に設定することは可能?

有給休暇とは、もともと「出勤日」とされている日に有給で休むことができるもの。そのため、夏休みや年末年始、土曜日、祝日などをもともと「所定休日」としていた場合、計画年休をその日に設定することはできません。一方で、所定休日にプラスする形で、計画年休を設定することは可能です。

夏休みにプラスする8/13~8/16が夏休みの場合、8/12と8/17を計画年休に設定し、8/12~8/17までの6連休にすることが可能
年末年始にプラスする12/29~1/3が年末年始の場合、12/28と1/4を計画年休に設定し、12/28~1/4までの8連休にすることが可能
土曜日や祝日にプラスする土曜日が「所定休日」、月曜日が「祝日」で休みの場合、金曜日を計画年休に設定することで4連休にすることが可能。また土曜日が「所定休日」、火曜日が「祝日」で休みの場合、月曜日を計画年休に設定することで4連休にすることができる

このように、所定休日にプラスする形で計画年休を設定することで、労働者は長期の休みを抵抗なく取得できるでしょう。

半日単位や時間単位の設定は可能?

時間単位年休の取得は、労働者自身が時間単位での有給取得を請求した場合にのみ認められるものであり、計画年休を時間単位で取得することはできないものとされています。他方、計画年休を半日単位で取得することは可能です。

計画年休の日に、出勤せざるを得なかった場合はどうなる?

計画年休は「この日は有給休暇として休んでください」と労使間で決めた日です。そのため、計画年休の日に出勤することは原則として認められません。万が一、止むを得ない理由で計画年休の日に労働者が出勤した場合、「有給休暇を取得せずに通常通り勤務した」ものとして扱われます。通常通りの勤務と見なされるため、「休日出勤手当の支払いは不要」です。「もともと休む予定だったのに、休めなくなってしまった」といった不満の声が上がるのを防ぐため、代わりに別の日に有給休暇を取得してもらうよう、労働者に伝えましょう。

計画年休を設定するメリットとデメリット

計画年休の導入を検討する際は、メリット・デメリットを理解しておきましょう。計画年休を設定することによる、企業側と労働者側のメリット・デメリットは下記の通りです。

企業側にとってのメリット・デメリット

計画年休の一番のメリットは「有給休暇取得率の改善」です。有給休暇の取得率が上がることで、労働者の「ワークライフバランスの実現」「満足度の向上」といった効果が期待できます。その結果、企業の「生産性向上」や「定着率の改善」につながるでしょう。この他、「労働者が有給休暇をどのくらい取得しているかを個別管理する際の手間が減る」「有給休暇の取得時季を業務への影響が少ない時季に設定できる」「退職時にまとめて有給休暇を消化する労働者が減るため、事業への影響が少なくなる」といったこともメリットとして挙げられます。

反対に、「労使協定を結ぶ必要がある」「計画年休の対象外となる労働者への対応を考える必要がある」など、導入時には幾つかの手続きが発生するというデメリットがあります。また、一度決めた日程は会社都合では変更できず、新たに労使協定を結び直す必要があります。そのため、計画年休の付与方法によっては、緊急時に社内に「誰も人がいない」「一部の部署のメンバーしかいない」といった事態が起こる可能性もあります。そこで計画年休導入時には、「手続きが発生すると認識しておく」「企業内で起こり得ることを考慮した上で付与方法を決定する」などの対応をしましょう。

労働者側にとってのメリット・デメリット

「有給休暇を取得したいけれど、なかなか思うように休めない」と感じている労働者も多いでしょう。そうした労働者にとって、計画年休の一番のメリットは「有給休暇を取得することへの抵抗感が減り、休みを取りやすくなる」ことです。有給休暇を取れる日が事前にわかることで、プライベートの予定が立てやすく、「ワークライフバランスの実現」もしやすくなります。また、心身共にリフレッシュできることで、仕事へのモチベーションも上がるでしょう。

一方で、「有給休暇を自分の好きな日に取得できる日数が減る」というデメリットがあります。パートや継続勤続年数の少ない社員など、もともと有給休暇の付与日数が少ない労働者は、決められていることに対して不満を感じやすくなるかもしれません。企業が計画年休を導入する際には「計画年休のメリットを労働者に十分説明する」「計画年休の日以外にも有給休暇を取得しやすい職場環境を整える」などの対応をしましょう。

メリットデメリット
企業側

・有給休暇の取得率が上がり、労働者の「ワークライフバランスの実現」「満足度の向上」が期待
・「生産性の向上」「定着率の改善」につながる
・労働者の有給休暇の取得状況を個別管理する際の手間が減少
・有給取得時季を、業務への影響が少ない時季に設定可能
・退職時にまとめて有給休暇を消化する労働者が減り、業務影響が少ない

・「労使協定の締結」「対象外となる労働者への対応の検討」など、導入時に幾つかの手続きが発生
・付与方法によっては、緊急時に社内に人が十分いない可能性

労働者側

・有給休暇を取得することへの抵抗感が減り、休みを取りやすくなる
・休みの予定が立てやすく、「ワークライフバランスの実現」もしやすくなる
・心身共にリフレッシュすることで、仕事へのモチベーションが上がる

・自分の好きな日に取得できる日数が減る
・パートや継続勤続年数の少ない社員など、有給休暇付与日数の少ない社員が不満を感じやすい

有給休暇の年5日の取得義務化を受けて

2019年4月から、働き方改革の一環として、労働者に年間で最低5日間は有給休暇を取得してもらうことが、全ての企業に義務付けられました。義務化の対象となるのは「有給休暇の付与日数が10日以上」の労働者です。計画年休との関係や、有給休暇が5日間取得できなかった場合の罰則について、簡単にご紹介します。

計画年休による対応は可能?

有給休暇を年5日取得することが義務付けられたことに対応するためにも、計画年休の設定は有効です。厚生労働省の「年次有給休暇取得促進特設サイト」でも、労働者に年間で5日間は確実に取得してもらう方法として、「使用者による時季指定」「労働者自らの請求・取得」「年次有給休暇の計画的付与制度による取得」のいずれかの方法を提示しています。有給休暇を5日間取得してもらうために、どの方法が最も適しているかは企業によって異なりますが、計画年休での対応を検討してみるのも良いでしょう。

有給休暇を5日取得しなかった場合に罰則はある?

義務化の対象となる労働者に有給休暇を年間で5日間取得してもらえなかった場合は、罰則の対象になります。労働者一人につき、30万円以下の罰金に科される可能性があるため、計画年休やその他の方法で、労働者に有給休暇の取得を促すことが望ましいでしょう。

(参考:『【弁護士監修】有給休暇は2019年4月に取得義務化へ~買い取りルールや計算方法~』)

計画年休の手続き方法

計画年休を導入・管理するために必要な手続きをご紹介します。

就業規則の定め方

計画年休を導入する際は、就業規則に「計画年休を導入する旨」を記載する必要があります。「労働者代表との書面による協定により、各労働者の有する年次有給休暇日数のうち5日を超える部分について、あらかじめ時季を指定して取得させることがある」などと定めましょう。

労使協定の結び方

計画年休を導入する際は、「労働者の過半数で組織する労働組合」または「労働者の過半数を代表する者」と、書面で労使協定を締結する必要があります。労使協定で定める必要があるのは、以下の5項目です。

①計画的付与の対象

記載内容・計画年休の対象者を定める
・育休・産休に入る労働者や、退職があらかじめ決まっている労働者(定年退職予定など)は対象から外す

②対象となる年次有給休暇の日数

記載内容・有給休暇のうち、何日間を計画年休として設定するかを定める
・「年次有給休暇のうち5日を超える日数」という条件を満たしている必要がある
記載例「●●●●年度の年次有給休暇のうち▲日分については、次の日に与えるものとする」

③計画的付与の具体的な方法

記載内容・計画年休の具体的な付与方法を定める
・「一斉付与方式」「交替制付与方式」「個人別付与方式」の3種類の付与方式のどれを採用するかで、記載方法が変わる
記載例【事業場全体の休業による一斉付与の場合】
「当社の本社に勤務する社員が有する●●●●年度の年次有給休暇のうち5日分については、次の日に与えるものとする。●月●日、●月▲日、▲月●日、▲月▲日、■月●日」

【班・グループ別の交替制付与の場合】
「各社員が有する●●●●年度の年次有給休暇のうち5日分については、各グループの区分に応じて、次のとおり与えるものとする。Aグループ: ●月●日~▲日、Bグループ: ▲月●日~■日」

【年次有給休暇付与計画表による個人別付与の場合】
「年休付与計画の希望表を、所定の様式により、各期の計画付与が始まる●カ月前までに、所属課長に提出しなければならない」

④年次有給休暇の付与日数が少ない者の扱い

記載内容・事業場全体の休業による一斉付与の場合、勤続半年未満の社員や一部のパートなど「有給休暇の付与日数が5日間未満の労働者」への対応を定める
記載例「一斉の休業日について、有給の特別休暇とする」または「一斉の休業日について、休業手当として平均賃金の60%以上を支払う」のいずれか

⑤計画的付与日の変更

記載内容・あらかじめ計画的付与日を変更することが予想される場合、労使協定で計画的付与日を変更する場合の手続きについて定める
記載例「業務遂行上やむを得ない事由のため指定日に出勤を必要とするときは、会社は従業員代表と協議の上、指定日を変更するものとする」

計画年休の管理方法

2019年4月から有給休暇の年5日取得が義務化されたことに伴い、労働者一人ひとりの「年次有給休暇管理簿」を作成し、3年間保存することが企業側に義務付けられました。そのため、計画年休も年次有給休暇管理簿を使って管理します。年次有給休暇管理簿には、「有給取得をいつから1年とするか」という基準日、「実際に有給休暇を何日取得したか」という取得日数、「実際に有給休暇を何月何日に取得したか」という取得時季を明記する必要があります。年次有給休暇管理簿は、印刷して管理する他、必要なときにすぐ出力できる仕組みであれば、システム上で管理することも認められています。管理簿を使い、「計画年休の日に確実に休んでいるか」「計画年休以外では、どのくらい有給休暇を取得しているのか」を管理しましょう。

【まとめ】

労使協定に基づいて計画年休を設定し、労働者に計画的に有給休暇を取得してもらうことで、「ワークライフバランスの実現」「生産性の向上」といった効果が期待できます。2019年4月から、有給休暇の年5日取得が義務化されましたが、それを確実に取得してもらうための手段の1つとしても、計画年休は有効です。設定方法や手続きを理解した上で計画年休を導入し、有給休暇の取得率を向上させましょう。

(制作協力/株式会社はたらクリエイト、監修協力/unite株式会社、編集/ダイレクト・ソーシング ジャーナル編集部)

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