【弁護士監修・雛型付】雇用契約書を簡単作成!各項目の書き方と困ったときの対処法

弁護士法人ASK 市役所通り法律事務所(神奈川県弁護士会所属)

伊藤 諭(いとう さとし)弁護士【監修】

弁護士法人ASK代表。2002年弁護士登録。中小企業の発展に欠かせない人の問題を重点業務領域とし、企業と従業員の幸せの両立を目指している。平時の労務管理から解雇などの異常時の対応など労使の問題から、債権回収、経営にかかる問題まで、幅広く対応。 趣味はマラソン(ウルトラ100キロ完走5回,フル3:07,ハーフ1:28)、ゴルフ、デジタルツールによる効率化追求その他。

雇用契約書はなぜ必要なのか?
雇用契約書と「労働条件通知書」との違い
労働契約書と「内定通知書(オファーレター)」との違い
労働条件通知書兼雇用契約書(労働条件通知書 兼 雇用契約書)のテンプレート
労働条件通知書 兼 雇用契約書の作成方法
雇用契約書はいつ作成する?保管期間はどれくらい?
雇用契約書、こんなときどうする?
雇用契約書の電子交付の方法

新たに従業員を雇い入れる際に作成する雇用契約書。実際に作成する立場になると、細かな点でどう記載すればよいのか悩むこともあるのではないでしょうか。企業と従業員の間で結ばれる契約は、一歩間違えると大きなトラブルや労働争議につながりかねません。今回は、テンプレート(雛型)をベースに、雇用契約書の正しい記載方法を詳しく解説していきます。テンプレートはダウンロード可能ですので自由にカスタマイズください。

雇用契約書はなぜ必要なのか?

雇用契約とは、「従業員が労働力を提供することを約束し、雇用主(企業)が対価として報酬を与える」という契約のことです。正社員・契約社員のみならず、パートやアルバイトでの労働においても、この雇用契約は成立します。実は、雇用契約自体の書面での取り交わしは必須ではありません。口頭での同意でも成立します。しかし、それでも多くの企業は「雇用契約書」を書面で取り交わし、保管します。

雇用契約書とは?

「雇用契約書」とは、企業と労働者の間で雇用契約の内容について合意がなされたことを証明する書類のことです。または、「労働契約書」と呼ばれることもあります。雇用契約書内に記載される項目は、契約の期間・仕事内容・休日・賃金などの労働条件です。企業と労働者の双方が押印または署名することで、お互いが労働条件に合意したことを証明する書類として成立します。

雇用契約書がなければどうなる?

雇用契約は口頭でも結べます。そのため雇用契約書の交付は、法律で義務付けられていません。また、企業が雇用契約書を発行しなかった際の罰則もありません。それでも、多くの企業が雇用契約書を取り交わします。それは、労働条件を巡るトラブルが起こるリスクを回避するためです。

従業員からの「このような条件だとは聞いていなかった」と訴えられた際に、根拠となる書類を提示できず、労働条件の見直しを余儀なくされるという状況は企業にとって避けたいものです。雇用契約書を取り交わしておけば、このようなトラブルを回避することができるのです。

雇用契約書と「労働条件通知書」との違い

雇用契約書について考える際、混同しやすいものとして「労働条件通知書」があります。「労働条件通知書」とは、企業から労働者に対して労働条件を明示するための書類です。雇用契約書とは異なり、労働条件の通知は「労働基準法」で定められており、違反した場合は30万円以下の罰金を科せられます。雇用契約書と労働条件通知書の違いは、法律で義務付けられているかどうか、また双方の合意が必要かどうか、という点にあります。

雇用契約書 労働条件通知書
目的

労働条件への合意を証明するため

企業から労働者へ労働条件を明示するため

交付タイミング

内定承諾後~入社日

内定承諾後~入社日

方法

企業と労働者双方の署名または記名押印

企業からの一方的提示のみ

法律上の要否

義務なし

必須(労働基準法第15条第1項)

作成・提示しなかった場合

罰則なし

罰則あり(30万円以下の罰金)

(参考:『【弁護士監修】労働条件通知書は2019年4月、電子交付可能に|記載項目・記入例付
 
この2つは、「労働条件通知書 兼 雇用契約書」という双方の役割を兼ねる書面として作成することもできます。労働条件を通知する役割も持ちつつ、双方合意の契約書としての効力も果たすものとすれば、実務上、効率的に雇用契約を進めることができます。

労働契約書と「内定通知書(オファーレター)」との違い

内定とは、企業が応募者に対して「雇用することを承諾する」という意思表示を示すものです。そして、「内定通知書(オファーレター)」とは、その意思表示の証拠として提示する書面です。内定通知書の交付は、雇用契約書と同様、法律で義務付けられていません。また、様式や記載項目、発行時期も定まっておらず、各企業が独自に対応を決めています。内定通知書を発行せず、口頭やメールで内定の連絡をする企業もあります。

内定通知書は、企業側から労働者側に向けて意思を表示するものである一方、雇用契約書は労働者側が入社する意思を表示した後で、労働条件への合意を得る書類ですので、交付するタイミングや目的に違いがあります。

雇用契約書 内定通知書
目的

労働条件への合意を証明するため

企業からの入社承諾を意思表示するため

交付タイミング

内定承諾後~入社日

内定通知時・通知後

方法

企業と労働者双方の署名または記名押印

企業からの一方的提示のみ

法律上の要否

義務なし

義務なし

作成・提示しなかった場合

罰則なし

罰則なし

労働条件通知書兼雇用契約書(労働条件通知書 兼 雇用契約書)のテンプレート

実務としては、労働条件通知書と雇用契約書を別々に作成するよりも、これら2つの役割を兼ねた「労働条件通知書 兼 雇用契約書」を作成する方が効率的です。労働条件通知書 兼 雇用契約書には、決まった書式はありません。しかし、厚生労働省は労働条件通知書に記載が必要な項目を定めています。そのため、労働条件通知書の必須項目に加え、契約に必要な要件がそろったテンプレートとなっておりますので、ぜひご活用ください。

労働条件通知書には、明示項目という、各企業で規定がある場合には説明するよう通達しなければならない項目も幾つかあります。それらについては、別途資料を用意するなどの方法で共有することをお勧めします。
(参考:厚生労働省『労働基準』)

労働条件通知書 兼 雇用契約書の作成方法

労働条件通知書 兼 雇用契約書を作成する手順を見ていきましょう。
※労働条件通知書として、必ず記載しなければならない項目には見出しに【必須項目】と記載しています。

ステップ1:入社日を記載する

労働者と口頭やメールなどで合意した入社予定日を記載します。1日付入社の場合、仮に当日が休日に当たる場合でも、1日を入社日とした方が、期間の計算に齟齬が発生しにくくなります。

例:「2020年1月1日」

ステップ2:【必須項目】労働契約の期間を記載する

契約する雇用に期間の定めがあるのかどうかを、必ず記載します。契約期間に定めがある場合には、いつからいつまでの契約なのかを明示しましょう。試用期間がある場合は、その期間を明示するか、「入社後何カ月間」と記載します。

例:(無期雇用の場合)「期間の定めなし」
例:(無期雇用で、試用期間がある場合)「期間の定めなし(試用期間:入社後3カ月間)」
例:(有期雇用の場合)「2019/10/1~2020/09/30」
例:(有期雇用で、試用期間がある場合)「2019/10/1~2020/9/30(試用期間:2019/10/1~2019/10/31)」

また有期雇用の場合には、契約更新に関する事項を、必ず明示する必要があります。更新の有無について、「自動的に更新する」「更新する場合がある」「契約の更新はしない」のいずれかを選択します。更新の判断基準について、「契約期間満了時の業務量」「勤務成績、態度」「能力」「会社の経営状況」「従事している業務の進捗状況」のうち、該当するものを記載します。その他の基準がある場合は、記載して構いません。

ステップ3:【必須項目】就業場所を記載する

実際に就業することになる具体的な場所を、必ず記載します。本社以外での就業となる場合など、場所を正確に記載する必要があります。転勤や配置転換により、就業場所が変更となる可能性があるかどうかの記載は必須ではありませんが、トラブルにもつながりやすい部分なので、可能性がある場合は併記しておくと安心です。

例:「本社 総務課」
  「名古屋支店 営業部」
例:(変更可能性がある場合)「本社 総務課(ただし業務上の都合により変更する場合がある)」

ステップ4:【必須項目】従事する業務の内容を記載する

入社後に担当してもらう業務内容を、必ず記載します。複数の業務がある場合には、全て記載してください。
あまりに細かい業務内容を記載すると、柔軟な対応が難しくなってしまうため、ある程度広範囲の記載にとどめておくケースもあります。

例:「総務業務」、「経理業務」、「システム開発業務」など

ステップ5:【必須項目】始業及び終業の時刻を記載する

労働開始時刻と終了時刻を、必ず記載します。シフト制や変形労働時間制など、決まった時刻での労働ではない場合は、そのルールを記載します。

例:「9:00~18:00」
例:(変形労働時間制の場合)
  「1年単位の変形労働時間制として、次の勤務時間の組み合わせによる。
   9:00~18:00、15:00~24:00、21:00~9:00」

ステップ6:【必須項目】休憩時間を記載する

労働時間のうち、休憩時間を何分与えるかを、必ず記載します。具体的な時刻のルールは記載する必要ありません。

例:休憩時間 「60分」

ステップ7:【必須項目】所定労働時間を超える労働の有無を記載する

所定労働時間を超えて労働する可能性があるかどうかを、必ず記載します。具体的な見込み時間は記載する必要ありません。

例:所定時間外労働 「有」
例:所定時間外労働 「無」

ステップ8:【必須項目】休日を記載する

労働する必要がない休日に関する事項を、必ず記載します。

例:(定例の場合)「毎週 土・日・国民の祝日」、「年末年始(12月29日~1月3日)」
例:(非定例の場合)「週当たり2日」、「月当たり8日」
例:(1年単位の変形労働時間制の場合)「年間108日」

ステップ9:【必須項目】休暇を記載する

年次有給休暇の日数や付与条件、その他の休暇について、必ず記載します。詳しい日数や条件については、「詳細は、就業規則を参照」と記載することで、労働条件通知書兼雇用契約書には記載しない方法も可能です。

例:(年次有給休暇)「6カ月継続勤務した場合、10日 以降、労働基準法の定めに従う」
例:(その他休暇)「慶弔休暇」「傷病休暇」

ステップ10:【必須項目】就業時点転換に関する事項を記載する

この項目は、労働者を二組以上に分けて就業させる、いわゆる交替制勤務がある場合にのみ、必ず記載します。記載するのは、勤務パターン、交替期日、交替順序です。

例:始業時間および終業時間は、法定労働時間の範囲内で定めた勤務割により1カ月ごとに定めるものとし、
当該勤務割は、対象期間の起算日までに書面で通知する

ステップ11:【必須項目】賃金を記載する

賃金の決定方法、支払いの方法、締め日や支払いの時期について、必ず記載します。基本給以外に手当を支給する場合は、その金額や決定方法についても記載します。

例:
 1.基本給 「月給200,000円」
 2.通勤手当 「全額支給」
 3.所定時間外、休日又は深夜労働に対して支払われる割増賃金率
        「A.所定時間外 25% B.休日 35% C.深夜 25%」
 4.賃金締切日 「毎月月末」
 5.賃金支払日 「翌月25日」
 6.賃金の支払い方法 「本人名義の銀行振込」

ステップ12:【必須項目】退職に関する事項を記載する

定年の有無や年齢、定年後再雇用制度の有無、自己都合退職の手続きについて、必ず記載します。

例:
 1.定年制 「有(60歳まで)」
 2.定年後再雇用制度 「有(65歳まで)」
 3.自己都合退職の手続き 「退職する14日以上前に届け出ること」

ステップ13:保険制度に関する事項を記載する

健康保険、年金保険、雇用保険、労災保険の加入有無について記載します。就業日数や労働時間によって、加入の有無を規定している場合、その規定に沿って正しく記載してください。

例:
健康保険、年金保険(厚生年金保険)、雇用保険、労災保険

※社会保険適用除外対象者
1.週の所定労働時間が20時間未満の場合
2.賃金月額が月8.8万円未満(年約106万円未満)であること
3.1年未満の雇用であること

ステップ14:企業情報を記載する

企業の名称・所在地・役職・氏名を記載します。社内規定などにより、雇用に関する決定権限を持っている人物が、契約当事者となります。

例(記名押印の場合):
名称:「●●株式会社」
所在地:「東京都中央区▲▲-▲▲-▲▲ ▲▲ビル ▲▲階」
代表者名:「最高人事責任者 (氏名の印字) ㊞」

例(署名の場合):
名称:「●●株式会社」
所在地:「東京都中央区▲▲-▲▲-▲▲ ▲▲ビル ▲▲階」
代表者名:「最高人事責任者 (自署による署名)」

ステップ15:内容に誤りがないかを、社内の複数名で確認する

労働条件と、企業情報の記載まで完了したら、内容に誤りがないかどうかを確認しましょう。万一、誤りがあった場合は、契約書の再作成や、労働者との調整などが必要になります。作成担当者と確認担当者が別々にいると、できる限りミスを防ぐことができるのではないでしょうか。

ステップ16:企業欄に押印または署名する

内容に誤りがないことを確認できたら、企業欄に押印または自署による署名をします。押印欄には、役職印を用いるのが一般的ですが、個人名の印でも問題ありません。

ステップ17:雇用する労働者に、労働者情報と締結年月日を記載してもらう

もう一方の契約当事者である労働者に、自身の住所、氏名、締結年月日を記載してもらいます。
氏名欄に、自署による署名を記入してもらった場合、押印はなくても構いません。事前に、企業側で住所や氏名を印字した状態で書面を提示した場合は、押印または自署による署名のいずれかをもらってください。締結年月日には、労働者が記入する当日の日付を記載します。

契約のために来社してもらうことが困難な場合、郵送によるやりとりも可能です。その場合は、確かに受け取ったかどうかの証拠があると安心です。配達状況の確認ができる方法で発送しましょう。

ステップ18:双方の押印または署名がそろった書類をコピーし、労働者に渡す

双方の押印または自署による署名がそろったら、契約成立です。契約内容がお互いの手元にある状態にしておくと、トラブルが発生した場合に確認しやすいので、労働者に保管してもらうためのコピーを取り、渡します。PDF化したデータをメールで共有する形でもよいでしょう。

ステップ19:原本を企業で保管する

無事に契約を結んだら、契約書の原本は企業側で厳重に保管しておきます。入社日順や氏名順など、必要な時に取り出しやすい形での保管が必要です。

よくある疑問1:雇用契約書に収入印紙は必要か?

雇用契約書は、印紙税法で言及されていない不課税文書なので、収入印紙の貼り付けは不要です。

よくある疑問2:労働者に渡すのはコピー?それとも2部作成する?

どちらでも問題ありません。対面で契約を取り交わす場合、原本1通に双方の署名をして、コピーを取って労働者に渡す方法が容易です。郵送などにより遠隔地間でやりとりする場合には、同じ契約書を2部作成し、労働者が押印または署名した後、1部のみ返送してもらう方法もあります。

雇用契約書はいつ作成する?保管期間はどれくらい?

内定が承諾され、雇用することが決定したら、雇用契約を結べる状況になります。しかし、実際に雇用契約書を作成するタイミングは、企業によってさまざまです。内定承諾後すぐに作成し、契約に向けて動き始める企業もあれば、入社日当日の朝、出社した際に締結する企業もあります。従業員として雇い入れるにあたっては、社会保険関係や入社後に必要な備品の準備など、さまざまな手続きが必要です。それらの手続きを開始するために雇用契約書が必要な場合は、早めに対応することになります。

また、成立済みの雇用契約書を保管する期間は、法律で定められています。労働基準法第109条の「企業は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない」という条項が根拠となります。この起算日についても、労働基準法施行規則第56条で定められており、「雇入、解雇又は退職に関する書類については、労働者の解雇、退職又は死亡の日」です。雇用契約書も、これらの条項にある重要な書類の一つですので、労働者が退職又は死亡した日から3年間は保管する必要があります。

雇用契約書、こんなときどうする?

雇用契約書を作成していると、さまざまな疑問に直面することがあります。ここでは、幾つかのケースに応じて、対応方法をお伝えします。

雇用契約書の内容に違反した場合はどうなる?

交わした雇用契約書に記載されている労働条件を、企業が守らなかった場合、どのような事態が想定されるでしょうか。特に「休日を減らす」「手当を支払わない」など、労働者の立場から見て不利な違反があった場合は、トラブルになる可能性が高くなります。明示した労働条件が事実と異なっていた場合、労働者は即時に労働契約を解除することができます。場合によっては、労働基準監督署なども巻き込んだ争議につながるかもしれません。そして、そのような体質の企業だという評判が広まることは企業ブランドの棄損にもつながり、その後の採用活動にも影響しかねません。

念頭に置く必要があるのは、契約書の内容と異なる労働条件で働いてもらうためには、労働者の合意が必要だということです。また、その変更内容には、合理的な理由がなくてはなりません。万一、労働条件の変更が必要な場合は、事前に労働者へ打診し、合意を得ましょう。

雇用契約書の再発行は可能?

労働者が雇用契約書を紛失したことを理由に、再発行を求めてきた場合には、契約を結ぶときと同様、企業が保管している雇用契約書の原本をコピーして渡すことで対応できます。

雇用契約書の内容に誤りが発覚した場合

雇用契約書の作成にあたっては、内容に誤りがないように細心の注意を払うことが不可欠です。それでも万一、契約を交わした後で誤りに気付いた際は、下記の手順で対処しましょう。

① 労働者に誤りがあった旨を謝罪
② 誤りがあった部分について、正しい内容の根拠を示して同意を得る(メールや議事録など記録を残す)
③ 「雇用契約修正合意書」「覚書」など、雇用契約書の記載の修正箇所を特定して正しい文言に変更することに双方が合意する書面を作成し、双方の押印または署名で契約を結ぶ

雇用契約書を更新したい場合

有期雇用者の契約更新時などに、元の労働条件から変更を加えた内容で更新したい場合の対処方法をご案内します。注意しなければならないのは、基本的に労働者にとって不利益となる変更はできないという点です。合理的な理由をもって、労働条件を変更する場合でも、必ず労働者の同意を得るプロセスが必要です。

① 新たな労働条件を労働者に通知し、同意を得る(メールや議事録など記録を残す)
② 新しい内容で雇用契約書を作成する
③ 通常通り、双方の押印または署名で契約を結ぶ

雇用契約書の電子交付の方法

雇用契約書については従前より電子契約が認められていましたが、労働条件通知書については2019年4月より電子化が解禁されました。「労働条件通知書兼雇用契約書」の電子交付を考える場合、お勧めしたいのは電子契約サービスの利用です。電子帳簿保存法では、電子交付にあたって税務上の要件が定められています。その要件とは、下記の3点です。

① 真実性の確保(認定事業者のタイムスタンプを付与する、または訂正および削除を制限する社内規程を定める)
② 続性の確保(納税地で画面とプリンターで契約内容を確認できる)
③ 検索性の確保(主要項目〈税務調査対象年度など〉を条件に合わせて検索し、抽出できること)

これらを自社内の設備で満たすのは、多大な労力を要することです。電子契約サービスの利用には費用がかかりますが、下記の図の通り、サービス上で契約書を作成し、労働者にメール配信、サービス上でのサインや管を一貫して行うことができます。

雇用契約書のフロー

また、入社者が発生するごとに必要な契約書の製本、双方の押印、郵送など、事務処理にかかっていた時間を大幅に短縮することも可能です。加えて、郵送にかかる切手代や封筒代、印刷にかかる用紙代といった費用も削減できます。

【まとめ】

雇用契約には、さまざまな法律が関連しており、一つ一つの項目にはルールがあることをご理解いただけたでしょうか。従業員との良好な関係を保つためにも、労働条件を明らかにすることと、合意を得ることが不可欠です。ぜひ、今回ご提供したテンプレートをご活用ください。

(制作協力/佐藤 やすよ(まんまるキャリア)、監修協力/unite株式会社、編集/d’s JOURNAL編集部)