時代に乗り遅れない！Web面接の始め方と、採用成功率を上げる方法を徹底解説【セミナーレポート】

新型コロナウイルス感染拡大の影響が広がる中、緊急対応としてWeb面接の導入を進める企業が増加しています。その一方で、「どのようなツールを選択すればいいのか」「Web面接の開始前に何をチェックすればいいのか」といった導入前のご相談を受けます。

また、「応募者の反応がわかりにくく、効果的なヒアリングができない」「応募者の動機づけが難しい」といった導入後の悩みも多く寄せられるようになりました。dodaではそんな企業のお悩みを解決すべく、dodaをご利用いただく企業向けに、Web面接の導入準備から、採用成功率を上げるポイントやコツまでをお伝えするセミナーを毎週開催。

本頁では、

について、詳しくお伝えします。

コロナ禍で採用はどう変化しているのか

コロナによる採用への影響

はじめに、コロナ禍による採用への影響について、「募集」「選考」それぞれのフェーズに分けてお話しします。

※当日の投影資料より引用

まず「募集」については、景気後退による買い手市場への移行が始まっています。今までは、売り手市場でなかなか応募者が集まりにくい状況でしたが、現在は、業種、事業規模などによって状況は異なるものの、以前に比べると募集難易度が下がってきています。

次に「選考」ですが、対面での面接ができなくなったため、一気にリモート、オンラインでのやりとりへと移行が進み、面接に関してもWeb面接へのシフトチェンジが起きています。

一方、新卒学生の46％が、直接対面で面接したいというデータが出ていることから、アフターコロナでは、低次面接はオンライン、高次面接は対面という、対面とオンラインの混合型に移行していくでしょう。

Web面接のデメリット

Web面接には、このようなデメリットがあります。

※当日の投影資料より引用

【1】面接環境が不安定

オンライン環境には、回線の不安定さなどから生じる、面接の場としての根本的な不安があります。特に候補者側の通信回線が不安定なことが多く、面接を始めても断線してしまい、せっかくつくった空気感が無駄になってしまう可能性もあります。一度でも面接中にこういったトラブルがあると、その後の対話も「また断線するのではないか」と集中できなくなってしまいます。

【2】コミュニケーションの難易度が上がる

Web上でのコミュニケーションは、音声伝達に時差があり、タイミングやテンポを取りににくくなるため、見極めや動機形成の難易度が上がります。

【3】感覚情報の不足

対面と違い、2Dの画面情報からは、相手の感情や表情やちょっとした仕草が読み取れず、採否の判断において重要な感情情報が交換しにくくなります。

Web面接のメリット

一方で、Web面接のメリットもあります。

※当日の投影資料より引用

【1】移動負荷がかからない

リモートなので、移動にかかる費用がなくなります。また、対面よりも低コスト、かつ地方や海外の優秀な人材を候補者として取り込めることも、いままでタッチし切れなかった母集団を得られるという点で大きなメリットです。

【2】実施効率が良い

正味の面接時間を確保すれば良いことから、面接日程調整が格段に楽になります。また結果として選考期間の短縮も図れているという実例もあります。

【3】歩留まりが高くなる

Web面接の導入によって、選考不参加や選考辞退といった課題が改善しています。実際に、Web面接を導入する前後では、選考参加率が50％から70％に向上したという事例もあります。これは最初にお話しした「気軽さ」も関係しているでしょう。「まず一度会う」ということに対するハードルが、Web面接によって低くなることが考えられます。

このように、Web面接には無視することのできないデメリットがある一方で、これまで得ることのできなかったメリットも生み出しており、コロナ禍による影響とも相まって、採用のニューノーマルとなることは間違いありません。スタートラインがどの企業もほぼ一緒という、願ってもない変化と受け止めて、積極的にWeb面接を自社の戦略的手段の1つに加え、採用力の向上に活かすことをお勧めします。

Web面接の導入

Web面接ツールの選び方

Web面接ツールを導入する際には、3つの視点から考えることが大切です。

【1】全社最適の視点

社内に導入されているコミュニケーションツールがあれば、それをWeb面接の用途に活用できないかを優先的に検討しましょう。また、初めて導入する場合は、Web面接の用途に加えて、Web会議・リモートワーク・オンライン商談などの用途を含め、全社にとって最適な視点でのツール選びを推奨します。

【2】機能最適の視点

Web面接ツールは、日程調整や面接録画など、採用業務の効率化に貢献するさまざまな機能を備えています。一見、こうした機能を備えていることは、人事にとって魅力的です。しかし、現状の課題に即したツールを選択しなければ、オーバースペックやコストが高くなる可能性もあります。そのため、機能面においては、まずは最低限必要な条件を満たすツールを導入し、後から必要性を感じれば機能追加を行うとよいでしょう。

特に機能にこだわらないのなら、コストパフォーマンスの観点で、ZoomやGoogle MeetといったWeb会議ツール、Skypeなどのビデオチャットツールを推奨します。

【3】応募者最適視点

Web面接に不慣れな応募者のことを考慮すると、専用アプリが不要で簡単に使えるツールや、広く一般的に利用されているツールを優先的に選ぶことを推奨します。

※当日の投影資料より引用

主なツールの「サービス導入が無料／有料」「録画機能」「採用業務の効率化機能」「サービスの特徴」について、一覧にまとめました。最終的には各社の判断になりますので、先ほどお話しした3つの視点をベースに選択するとよいでしょう。

Web面接開始前に人事が確認しておきたいこと

続いて、実際にWeb面接を始める前に、確認すべき事項4点をお伝えします。

【1】Web面接の実施場所

Web面接では、応募者の個人情報や自社の機密情報のやりとりが発生します。そのため、プライバシーを保つ環境を選ぶ必要があります。その上で、騒音の少ない静かな場所で実施してください。オフィスの会議室や自宅の個室が最適です。カフェで面接している人を見かけることがありますが、情報セキュリティの観点から、絶対に避けましょう。現場社員に面接官を依頼する場合、こうした視点が抜け落ちている可能性もあるため、事前にしっかり伝えるようにしましょう。

【2】カメラの位置調整

応募者に圧迫感を与えないよう、カメラの位置は面接官の目線の高さに合わせましょう。もし自身の顔が暗く映る場合は、照明の明るさや座席の位置を調整して、明るく映るようにします。そうすると、応募者からの印象も良くなります。

【3】音声設定の確認

デバイスのスピーカー設定がミュートになってないか、確認しましょう。可能であれば、事前に音声に問題がないか、テストすることを推奨します。

【4】電源の確保、充電の確認

Web面接はデバイスへの負荷が大きく、バッテリーの消耗が激しくなります。そこで、バッテリー切れを起こさないように電源を確保しておきましょう。また、電源確保が難しい場合は、あらかじめデバイスを充電しておくのを忘れないようにしてください。

Web面接トラブルを事前に把握する

Web面接で起こりがちなトラブルを3点ご紹介します。その場で慌てないよう、事前に把握しておきましょう。

【1】Web面接の開始時間になっても応募者とつながらない場合

これには2つのケースが考えられます。1つは、応募者が事前の連絡なく不参加になった場合です。もう1つが、応募者側で通信トラブルが起こっている可能性です。この場合は、電話で連絡しましょう。事前に「面接当日、通信トラブルによりWeb面接につながらない場合は、こちらの番号に連絡をお願いします」と、電話番号を伝えておくとスムーズに対処できます。

【2】音声や映像の問題が改善しない場合

音声が聞こえにくい場合や映像が固まる場合は、まずPC やスマートフォンなどデバイスの問題を疑い、それでも状況が改善しない場合には通信環境の問題を疑ってみます。状況にもよりますが、ビデオをオフにすることで通信量を大きく減らすことができ、低改善することがあります。それでも状況が改善しない場合は、電話面接に切り替えるのも1つの方法です。こういった対処で手間取ってしまうと、応募者側も不安になります。そのため、事前に「こういう場合はこうする」と手順を決めて、面接官に知らせておくことをお勧めします。私は事前に、「音声が聞こえづらいのであれば、チャットを入れて教えてください」と、応募者に伝えてもらうようにしています。

【3】応募者側で予期せぬ事態がおきた場合

予期せぬトラブルは応募者に大きなストレスを与えます。たとえば、面接中に宅配業者などの来訪があった場合、応募者のパフォーマンスを引き出す観点から「面接はいったん中断しますので、インターフォンに出ていただいて大丈夫ですよ」と優しく伝えてあげることをお勧めします。また、こういった余裕のある配慮が自社の印象を良くし、応募者に与えるイメージを向上させます。

オンラインになることで、面接はどう変わるのか

Web面接導入後の悩み

ここまでは、Web面接導入前に気をつけるべきことをお話ししてきました。ここからは、Web面接で採用成功率を上げる方法をご説明します。

※当日の投影資料より引用

面接をオンライン化することにより、Web面接ならではの悩みを抱える企業が増加しています。たとえば、面接担当者は「Web面接で応募者に深いヒアリングができない」「Web面接で会社の魅力を伝えられない」、人事は「リモートに合わせた面接官教育ができない」「面接官ごとに面接力にバラつきがある」などの課題です。

面接力のバラつきなど、直接対面の面接をしていたころから存在している課題もありますが、Web面接を導入することによって、その問題が顕著になるでしょう。

面接を構成する4つのステップ

こうした課題を解決するために、まずは面接を「ヒアリング（理解）」「セレクション（選抜）」「アトラクト（動機づけ）」「クロージング（合意形成）」という4つのステップに分解し、Web面接で各ステップがどのように変化していくのかを解説します。

※当日の投影資料より引用

【1】ヒアリング（理解）

※当日の投影資料より引用

面接官は候補者の事前情報から「どのような問いを投げ掛ければこの人について深く理解できるか」という、いわゆる“当て勘”をつけ、実際に面接をしながら、その人を理解していきますが、Web面接では“当て勘”をつけるための双方向コミュニケーションが取りにくいため、難易度が上がります。そして、“当て勘”が外れると、ヒアリングがうまくいかないため、本音で話せる信頼関係が低下してしまいます。一方で、オンライン化することによって、候補者がプレッシャーを感じにくくなり、安心感や話しやすさが向上します。

【2】セレクション（選抜）

※当日の投影資料より引用

Web面接では、一問一答での質疑応答が効果を発揮しやすくなります。あらかじめ評価基準と質問項目を決めておき、マニュアルに沿って進める構造化面接が向いているでしょう。一方で、相手の反応を読み取りにくいため、双方向のコミュニケーションでアドリブを交えながら深掘りしていくヒアリングは難易度が上がります。

【3】アトラクト（動機づけ）

※当日の投影資料より引用

対面の面接では、面接官が「熱量」や「人間力」で相手を引きつけることもできましたが、オンラインになることでその魅力が伝わりにくくなり、苦戦するかもしれません。Web面接では、それよりも社員や社風・ビジネスモデル・ビジョンといった「情報」で動機づけを行う方が効果的です。ただし、相手のニーズに合わせた情報提供ができなければ、逆効果になります。

【4】クロージング（合意形成）

※当日の投影資料より引用

面接で合意形成を行うには、候補者のニーズを把握しなければなりません。しかしWeb面接では、ニーズを察知するための双方向コミュニケーションが取りづらい状況です。企業から提案し、摺り合わせをする上でも、ニーズを正確に把握していなければうまくいかないでしょう。

オンライン化による変化　まとめ

※当日の投影資料より引用

これまでの話をまとめると、面接がオンライン化することにより、

などといった変化が起きています。

オンラインによる変化にどう対応するか

続いてオンラインによる変化に、どう対応すれば採用成功率を上げられるのか、先ほどの4つのステップに沿って解説していきます。

ここでは、doda人材紹介サービスを利用している企業が無料で使える『HRアナリスト』というサービスの、Web面接導入後の活用法も併せてご紹介します。

『HRアナリスト』とは？

『HRアナリスト』とは、面接官のための人材分析サービスです。企業はHRアナリストを利用することで、履歴書や職務経歴書に加えて、候補者のタイプや思考傾向、コミュニケーション傾向などの情報を面接前に把握できます。また、基本面接マニュアルや、候補者のタイプ別面接マニュアルも提供するため、相手に合わせたヒアリングが可能です。さらに事前アンケートでは、事前に候補者に31問の質問に回答してもらうことで、面接でのヒアリングの時間短縮にもつながります。

【1】ヒアリング（理解）

ヒアリングをうまく進めるには、候補者に関する情報を把握し、候補者がパフォーマンスを発揮できる信頼関係を構築することが必要です。ここで有効な対策を考えるために、候補者理解をさらに分解すると、以下のようになります。

※当日の投影資料より引用

「事前情報」

一般的には、人事から面接官へ事前に履歴書や職務経歴書を渡します。この事前情報が有用なものであれば、事前理解が進み、ヒアリングの精度が上がります。

「やり方」

ヒアリングの目的は、「候補者を理解すること」と「信頼関係を構築すること」です。面接官は、信頼関係を構築する方法を習得する必要があります。また、Web面接用の面接官研修も必要になるでしょう。

「時間」

ヒアリングの時間を増やす、または面接自体の時間を増やすといった対策が必要になります。しかし、忙しい中で面接にこれ以上時間を割くことは難しいという企業も多いでしょう。その場合、Googleフォームなどのアンケートフォームを活用して、候補者に事前ヒアリングを行うこともお勧めです。

※当日の投影資料より引用

【2】セレクション（選抜）

セレクションの質を高めるには、できる限り構造化面接のような一問一答形式での面接へ移行する必要があります。これも要素を分解して、説明していきます。

※当日の投影資料より引用

「質問項目」「評価項目」

構造化面接を設計するには、コンピテンシー面接を学ぶとよいでしょう。コンピテンシー面接については、『コンピテンシー面接マニュアル』（川上真史・齋藤亮三 著、弘文堂、2005年）をぜひ読んでみてください。

「やり方」

こちらも、ヒアリングと同様に面接官研修が必要になります。

【3】アトラクト（動機づけ）

Web面接では熱量や人間力で押し切るよりも、的確なヒアリングと、それを基にした情報提供が重要です。そしてアトラクトは、次のように分解できます。

※当日の投影資料より引用

「情報」

面接官が情報の出し入れを簡単にできるよう、会社紹介の資料などを事前にまとめておくことをお勧めします。会社説明会で使用している資料や、中期経営計画などの資料を、Web面接で伝えやすいように加工するのがよいでしょう。

「技量」

候補者が何を知りたがっているのかをしっかり把握するとともに、適切な情報を相手に伝えられるようにすることが重要です。

「熱量」

熱量や人間力を武器にした面接は、オンラインとの相性が決してよいとは言えません。そのため、もっと空気が伝わりやすくなるようなテクノロジーが誕生するまでは、熱量や人間力には頼らない構造化面接などを行うとよいでしょう。

※当日の投影資料より引用

【4】クロージング（合意形成）

クロージングに重要なのは、ニーズを取り違えないことです。クロージングは、以下のような要素に分解できます。

※当日の投影資料より引用

「条件」

応募者が重視する条件の中には、給与や福利厚生など、企業の資本力によって優劣が左右される項目もあります。ここで十分希望に応えられる企業もありますが、そうではない場合、いかに他の点をアピールできるかを考えた方がよいでしょう。

「ニーズ」「やり方」

こうした条件以外に、ヒアリングを通じて応募者のニーズをくみ取り、そのニーズに沿った自社の強みを伝えることができるように、それらを事前にまとめた情報をあらかじめ用意しておくとよいでしょう。

オンライン化による変化への対応　まとめ

※当日の投影資料より引用

オンライン環境での面接は、候補者の事前理解が、信頼関係を構築する上で非常に重要です。さらに、スムーズかつテンポのよい双方向コミュニケーションが難しくなるので、面接の進め方や対話を構造化する必要があります。熱量や人間力に依存しにくくなるので、的確なヒアリングに基づく適切な情報提供でアトラクトしていくことが大切です。またアトラクトやクロージングのフェーズでは、候補者のニーズの取り違いが致命傷になりかねません。

内定承諾に至る過程においては、オンライン面接の現場に多くの落とし穴がひそんでいるため、面接官へのケアが成否を分けます。コロナ禍がきっかけではあるものの、Web面接には対面では得られないメリットもたくさんあることがわかってきました。環境変化から読み取れる課題を明らかにし、いち早く自社ならではの打ち手を講じて、これまで以上に採用成果を得ていただけることを願っています。

まとめ

Web面接には、応募数の増加や機会の増加、面接の効率化、歩留まりの改善といったメリットがあります。開始にあたり、人事・採用担当者が気を付けるポイントとして面接場所をはじめ、社内最適・機能最適・応募者最適を包括的に考慮の上で、検討を進めましょう。

そしてWeb面接導入後は、「ヒアリング（理解）」「セレクション（選抜）」「アトラクト（動機づけ）」「クロージング（合意形成）」の各ステップで、どのような変化が起こるのかを把握し、対策を講じることが重要です。

ここで最もケアが必要になるのが、現場の面接官です。人事は日頃から面接に慣れているため、Web面接にもスムーズに適応できますが、面接に慣れていない現場の社員は、Web面接という条件が重なると、さらに混乱してしまう可能性が高くなります。事前にWeb面接の注意点をまとめたり、候補者に提供する情報を整理したりするなどのケアをしておくとよいでしょう。そのためにも、ぜひ『HRアナリスト』を活用して、採用力を向上していただければと思います。

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取材・文／佐藤 瑞恵 　編集／d’s JOURNAL編集部