PM理論とは？優れたリーダーと強い組織を育てる方法やポイント

PM理論は代表的なリーダーシップ理論の一つです。リーダーが持つべき機能をPとMの2つの要素に分けて捉えることによって、リーダーシップのスキルを向上させていくことを狙いとしています。

この記事ではPM理論の基本的な捉え方やリーダーシップの種類、優れたリーダーをどのように育成していけばよいかを解説します。

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PM理論とは

PM理論とは、リーダーがとるべき行動をPとMの2つの機能で捉えるリーダーシップ理論です。P（Performance function：目標達成機能）機能は、成果を出すために発揮されるリーダーシップのことです。

具体的には目標の設定や計画の策定、メンバーへの指示や課題解決などが当てはまります。業績や生産性に直結する機能のことであり、進捗管理やルールの周知徹底などの行動が該当します。

一方で、M（Maintenance function：集団維持機能）機能は組織をまとめるために発揮されるリーダーシップを指すものです。人間関係を良好な状態に保つことによって、チームワークを強化していくことが当てはまります。

具体的にはメンバーの様子を普段からよく観察して積極的なコミュニケーションをとる、メンバー間に何か対立が行ったときにその解決を図るといった行動が挙げられます。PM理論においては、P機能とM機能の強弱によってリーダーシップ像を4つに分類することが特徴です。

P機能（目標達成機能）

P機能は、成果を上げるために発揮されるリーダーシップを指します。P機能が弱ければ思うように業績が上がらず、生産性の低い組織となってしまうため注意が必要です。

目標を達成するために求められることの具体例を以下の項目で見ていきましょう。

P機能の具体例

P機能の具体例としては次の4つが挙げられます。

P機能の４つの具体例

P機能のリーダーシップとして求められる点は、まず適切な目標の設定と計画の立案です。達成すべきゴールとKPI（Key Performance Indicator：重要業績評価指標）の設定を行うことで、チームが進むべき方向性を明示します。

そして、それぞれの役割を決めて業務指示を行い、進捗を管理していきます。進捗が思わしくない部分については、業務の効率化や生産性を高めるために指導を行っていく必要があるでしょう。

また、組織の行動を乱すメンバーがいる場合は、速やかに対処して指導を行うことが大切です。業務面において円滑に組織が回っていく力を発揮することが求められます。

M機能（集団維持機能）

M機能は、集団をまとめあげるために発揮されるリーダーシップを指します。M機能が弱ければ組織にまとまりがなくなり、業務効率が悪くなるだけでなく、思いがけないトラブルを生み出す原因にもつながります。

集団をまとめるためにどのようなことが必要かを、具体的に見ていきましょう。

M機能の具体例

M機能の具体例として以下の4つが挙げられます。

M機能の４つの具体例

M機能として求められる点は、個々のメンバーが本来備えている能力を存分に発揮してもらうために、心理的な安全性を高めるコミュニケーションや気配りを行っていくことが挙げられます。「リーダーがいつも見守ってくれている」といった安心感は、集団の力を発揮するために欠かせない部分です。

また、メンバーが抱える悩みを解消したり、何かトラブルが生じたりしたときに率先して解決にあたることも重要です。日頃からメンバーの様子をきちんと把握しておくことで、適切な対応を行えます。

さらに、メンバーに対する評価や指導などは、不公平感が出ないように配慮することが求められます。評価などに不満が出れば、集団がうまくまとまらない原因となるため、事前に評価基準を示しておくとよいでしょう。

人間関係の面において日頃から交流を重ね、よい雰囲気づくりに努めていくことが大切です。

PM理論における4タイプのリーダーシップ

PM理論におけるリーダーシップは、4つのタイプに分けられます。各タイプがどのような特徴であるかを解説します。

PM型：理想的なリーダー像

「PM型」は、P機能とM機能の両方が強いのが特徴です。理想的なリーダー像として見られるものであり、PM型のリーダーの下で働くメンバーはチームとしてのまとまりがよく、業務で高い成果を上げていける傾向があります。

PM型のリーダーは目標の設定や計画性に優れており、マネジメント能力に秀でています。的確な業務の指示・指導を行うと同時に、メンバーのフォローなどを速やかに行うため、チーム全体の人間関係を良好に保てるでしょう。

Pm型：成果重視のリーダー像

「Pm型」は、P機能が強くM機能は弱いという特徴があります。業績などに関する目標達成の能力に優れているため、しっかりとした計画を立てたり、進捗管理を行ったりすることに力を発揮します。

短期間で成果を出す能力がある一方で、M機能が弱いので集団をまとめることはあまり得意ではありません。メンバーとの間に人間関係を築くことが苦手であったり、相手の立場を尊重したりする配慮に欠けたりするので、ギクシャクとした関係を生み出しやすい部分があるでしょう。

また、短期的には業績を上げるのであまり問題はなくても、長期的に見ればメンバーのモチベーションや生産性を低下させる原因をつくりがちです。トップダウン型の組織をつくる傾向があるため、後継者や後任の担当者を育成することが不得意だといえます。

pM型：チームワーク重視のリーダー像

「pM型」は、P機能が弱くM機能が強いのが特徴です。集団を維持させる機能は優れているため、メンバー間の人間関係でトラブルを抱えることは少ない傾向にあります。

雰囲気づくりが上手であるため、メンバーのモチベーションを高めることに力を発揮します。一方で、P機能が弱いため適切な目標を設定したり、プランに沿った形でメンバーを導いていく能力に不安を感じたりする部分が見られるでしょう。

pM型のリーダーの能力を活かしていくには、業務に関する目標設定や進行管理を補佐する役割の人を付けるなど、何らかの対応が必要だといえます。

pm型：未熟なリーダー像

「pm型」のリーダーは、P機能もM機能も弱いのが特徴です。pm型のリーダーは業績を高める力と集団をまとめる力の両方が不足しているため、リーダーとしては未熟な印象を与えてしまいます。

リーダーとしてメンバーを引っ張っていくためには、P機能とM機能を高める必要があります。

PM型リーダーを育成するためのポイント

PM型リーダーを育成するには、P機能とM機能のどちらかまたは両方を伸ばしていくことが重要です。どのような取り組みを行えばよいかを紹介します。

KPT（ケプト）を活用する

KPT（ケプト）とは、振り返りのために用いられるフレームワークです。元々はアジャイルソフトウェア開発から広がっていったフレームワークであり、KPTには次のような意味があります。

KPTの意味

上記の3つの要素を業務やプロジェクトにおいて振り返ることで、次の行動につなげるのを目的としています。KPTのような体系的なフレームワークの活用によって、経験したことを客観的に判断でき、効果的な対策の構築に役立ちます。

具体的に取り組む方法としては、チームメンバーが経験したことを思い出し、共有していくところから始めます。次にKPTのなかでも、Keepにあたる部分から書き出していきます。

よかった点や続けたいというポジティブな点を先に取り上げることで、チーム内でのコミュニケーションが活性化するでしょう。メンバーから出された意見は、ホワイトボートに書き込んでいくなどして、全員で共有することが大切です。

そして次に、Problemについて書き出し、課題や何をやめるかを決めていきましょう。最後に、KeepとProblemを基に、次に挑戦をするTryについて書いていきます。

やるべきことと、やめることを整理すれば、次に何をすべきかが自ずと見えてくるはずです。

メンター制度や社内研修を導入する

リーダーシップを高めようとしても、具体的に目指すべき方向性が見えないと取り組みづらいと感じる部分もあります。そのような場合は、メンターと呼ばれる指導者・助言者を見つけることが大切です。

社内で自分のキャリアや仕事の進め方の手本となる人材がメンターとなったり、社内にいなければ外部に求めたりしてみましょう。思うようにいかないときに、適切なアドバイスを行ってくれるメンターはリーダーとしての能力を身につけるために欠かせない存在です。

社内にメンターとなる人材がいるときは、社内研修などを行って定期的に取り組んでみるとよいでしょう。

組織の機能を向上させるための方法

組織の力を発揮させるために、リーダーのP機能とM機能のどちらかに不足があれば、向上させていく必要があります。ここでは、P機能とM機能を高めるための方法を紹介します。

P機能を向上するためのポイント

P機能を向上させるポイントとしては、主に「目標達成までのプロセスを明らかにする」ことと、「目標達成に向けた行動を徹底させる」取り組みが必要です。それぞれの方法について見ていきましょう。

目標達成までのプロセスを明確にする

リーダーが明確な目標とその実現のためのプロセスを持っていなければ、組織の力を十分に発揮させることはできません。そのため、組織全体が目指すべき目標や方向性を打ち出す必要があります。

そのうえで何をいつまでに行うかを決定し、予定通りに進行しない場合のフォローアップ体制などを整えておく必要があるでしょう。リーダー自身にP機能が備わっていない場合は、目標設定や進行管理に長けたメンバーに補佐してもらうのも一つの方法です。

目標達成に向けた行動を徹底させる

定めた目標や業務プロセスをきちんと遂行するには、メンバーに行動を徹底させることが欠かせません。チームの目標を各メンバーに自分事として捉えてもらい、それぞれの業務における責任感を持たせるようにしましょう。

定期的にミーティングを開き、チーム全体の進捗管理を確認する機会をつくることが大事です。メンバーに報告や連絡を行ってもらうことを徹底させ、継続して取り組んでいけば、P機能を高めることにつながります。

M機能を向上するためのポイント

M機能を向上させるポイントとしては、「現場とのコミュニケーションを充実させる」ことと、「メンバー間の交流を促す機会を設ける」ことが挙げられます。それぞれの取り組みのポイントを見ていきましょう。

現場とのコミュニケーションを充実させる

メンバーとの人間的なつながりを強化するには、丁寧にコミュニケーションを行っていくことが大切です。リーダーとメンバーという縦の人間関係を円滑にするために、月に1回程度の1on1を実施すると、リーダーのもとに現場の声が届きやすくなります。

各メンバーの思いや考えを把握することによって、一人ひとりに合ったアプローチを見つけ出せます。また、1on1のときだけでなく、普段から声をかけるなどして緊密なコミュニケーションを行うことが大切です。

メンバーの相互交流の機会を設ける

チーム全体の結束力を高めるには、メンバー同士が交流する機会を設けることが重要です。お互いの考えや取り組みを肯定し合える場をつくると、チーム内に心理的な安全性が育まれます。

リーダーとメンバーといった縦の人間関係だけでなく、メンバー同士の横のつながりも重視していけば、活発なコミュニケーションが生まれやすくなります。日常的にやりとりが行える風通しのよい組織をつくっていくことによって、チームの結びつきが強くなり、生産性を高める流れを生み出せるでしょう。

まとめ

PM理論は数あるリーダーシップ理論のなかでも代表的なものであり、リーダーの性質をP機能とM機能に分けて見ていく方法です。

両方の機能を備えているのが理想的なリーダーですが、どちらかの機能が弱いときは高めていく必要があります。また、不足している部分を補えるとチームを引っ張っていくことができ、目標の達成や組織のまとまりを強化できます。

継続的な取り組みが必要になるため、KPTを活用したりメンターを付けたりすることで、リーダーシップの能力を高めてみましょう。

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（制作協力／株式会社アクロスソリューションズ、編集／d’s JOURNAL編集部）