人員計画とは?立てる目的とメリット、策定方法や注意点をまとめて解説

d’s JOURNAL編集部

企業が成長を続けていくには、人員計画をしっかりと立てておく必要があります。

人材をどのように活用するかは経営において重要なものであり、企業が掲げる経営目標や事業計画を達成するには人材を適切に管理していくことが欠かせません。

具体的な人員計画を立てるには、目的やプロセスをよく理解したうえで作成していく必要があります。この記事では人員計画の策定方法や注意点などを詳しく解説します。

人員計画とは

人員計画とは、企業が掲げる経営目標や事業計画を達成するために必要な人員配置や採用活動に関する計画のことを指します。企業はさまざまな経営資源を活用して事業を展開していますが、特に人材に関する部分は事業の継続や成長において欠かせないものです。

適正な人員を確保することで事業を円滑に進められ、経営の安定化を図れます。一方で、必要な人員が不足していれば事業の運営に支障をきたし、競合他社に差をつけられてしまう原因にもなるでしょう。

人員計画は人事に関わる部分であるため、主に人事部門の業務ではありますが、経営そのものに与える影響が大きいことから、経営層も深く関与していく必要があります。

人員計画では人員配置や人材採用、能力開発などの計画を立てることになり、個人の適性や能力などをよく見極めたうえで、必要な投資を行っていかなければなりません。

現在の経営状況だけで立案するのではなく、中長期的な自社の状況を踏まえたうえで、人員計画を立てていくことが求められます。

要員計画や採用計画との違い

人員計画とよく似た言葉に、要員計画や採用計画といったものがあります。人事に関する施策は要員計画、人員計画、採用計画(異動計画)の順に策定していくのが一般的です。

自社の人員をどのようにコントロールするかは人件費の話題とも直結するため、高い精度で計画を立てていく必要があります。

ここでは、それぞれの計画がどのような特徴を持ち、人員計画と何が違うのかを解説します。

要員計画とは

要員計画は人員計画と同じ意味で用いられることもありますが、厳密には異なるものです。要員計画が雇用形態や契約形態などから人員数を決めていくのに対して、人員計画は誰をどこに配置するかを決める計画を指します。

要員計画においては、経営層や各部門のリーダーと話し合い、決められた人件費の予算の枠内で、正社員・契約社員・アルバイト・パート・派遣スタッフ・業務委託など、それぞれの部門に配置する人数を決めていきます。一方で、人員計画は要員計画で決めた人数の範囲内で具体的なメンバーをどの部門に配置するかを決めていくものです。

増員が必要な部門があれば減員が必要な部門もあり、異動を希望する人や育児休業を取得する予定がある人、退職者などがいればその調整なども必要になります。

要員計画がマクロ視点で会社全体の従業員数を決めるのに対して、人員計画は個々の事情や意向などを確認しながら、きめ細かく人員配置を行うことを指します。

(参考:『【フォーマット有】要員計画の概要と計画の立て方・流れを解説』)

採用計画/異動計画とは

採用計画や異動計画は、要員計画と人員計画の差を埋めるために策定するものです。たとえば「部門の人数は足りていても能力が不足している」「配置した人材が退職を希望している」など、要員計画と人員計画で想定していた人材確保や人材配置に調整が必要な場合があります。

人員が足りなかったり、逆に多すぎたりした場合に対応策を検討する必要が出てくるでしょう。外部から新たに採用するのか、社内異動で対応するのかなど、状況に応じた柔軟な対応が求められます。

人員計画の目的

人員計画を策定する目的は、組織のパフォーマンスを最大化することによって、経営目標や事業計画を達成することにあります。主な目的を挙げると、次のとおりです。

人員計画を策定する目的

・組織のパフォーマンスを最大化する
・適切な人材配置により、個々の成長と組織力の増強を実現する

適切な人材配置を行うことは、従業員一人ひとりの成長を促し、組織としての力を高めることにつながります。また、多様な働き方の人材を活用していくことで、人件費の圧縮につなげていけるでしょう。

中長期的な視点に立って人員計画を策定することで、予想外に人件費が膨らむことを防ぎ、計画的な採用や人材の育成に結び付けられます。日本においては人口減少の流れから、競合他社との間で人材確保にしのぎを削らねばならず、新たな人材の確保が難しい状況になりつつあります。

また、時間やお金をかけて新たに採用したとしても、ミスマッチが起こってしまうと早期離職となる可能性もあるでしょう。慢性的な人手不足やそれに伴う生産性の低下といった事態を防ぐためには、人員計画をあらかじめ策定し、それに沿った人材配置を適切に行っていくことが重要です。

そして、新卒採用だけでなく中途採用を積極的に行ったり、さまざまな契約形態を視野に入れたりすることも大事です。人材の確保や育成にある程度の幅を持たせることによって、適切な対応を行いやすくなるでしょう。

人員計画を立てるメリット

人員計画を立てるメリットとして、大きく分けて次の3つが挙げられます。

・経営計画にマッチした人材採用ができる
・状況に応じた人材配置や採用ができる
・人事に関する課題が明確になる

それぞれのメリットについて、さらに詳しく解説します。

経営計画にマッチした人材採用ができる

人員計画を立てることで、各部門や各部署に生じる欠員や余剰をあらかじめ防ぎ、無用な混乱を避けられるでしょう。長期的な人事戦略をきちんと定めたうえで採用活動を行うほうが、採用のミスマッチなどを防止することにもつながります。

人材の採用は経営計画や事業計画と連動して捉えていく必要があり、組織改革や新規事業の展開などを実現するために、自社とマッチングした人材を確保することが重要です。今後事業を拡大しようとしているならば、さまざまな契約形態での採用を検討することで、業務内容やスキルに見合った人材を見つけやすくなるでしょう。

また、新規採用を行わずに社内異動だけで対応できる場合もあるため、過剰な人員を抱えてしまわないためにも、人員計画を立てておくことが大事です。将来の事業展開を踏まえて、人材をどのように育成していくかといった点も押さえておきましょう。

状況に応じた人材配置や採用ができる

組織の力を最大限に活かしていくには、各部門や各部署の状況をきちんと把握したうえで適切な人材を配置していく必要があります。人員が不足してしまえば、一部の従業員の業務負担が過剰になり、離職者を生み出してしまうでしょう。

また、未経験の新卒者を一度に採用しても、現場に受け入れる余裕がなければ人材の育成がうまく進みません。

人員計画を立てることによって、事前に現場の責任者と経営層との認識の擦り合わせを行うことができるため、人材確保や現場での育成などにおいてもバランスのとれた対応ができます

人事に関する課題が明確になる

人員計画を立てておくことで、場当たり的な採用活動などを行わずに済みます。人材に関する戦略は、経営目標や事業計画とも重なる部分が多いため、短期的な視点ではなく中長期的な視点で捉えていく必要があります。

ただし、最初から計画通りに進むわけではないため、実行した施策について後から検証を行い、改善していく必要があるでしょう。PDCAサイクルに取り組むときは、人員計画を事前に策定しておくほうが、後から振り返りやすい傾向にあります。

人員計画を立てることによって、目標達成に向けた人事上の課題が明らかになりやすいため、迅速な対応が可能です。

人員計画と要員計画を策定するときの流れ

人員計画の策定は要員計画に基づいて進める必要があるため、両者を切り離すことはできません。要員計画が会社全体で必要とする人数を決める計画であるのに対して、人員計画は誰をどこに配置するかを決める計画です。

ここでは、人員計画と要員計画を立てるときの流れについて解説します。

1.現状把握

まず要員計画を立てるうえで大事な点は現状把握を行うことです。人事に関して自社がどのような課題を抱えており、各部門や各部署が何を求めているのかが把握できなければ、具体的な計画を立てられません。

現状での組織図を作成してみると、会社全体の状況をつかみやすくなるでしょう。また、現場のリアルな声を聞くことも大事であるため、それぞれの部門・部署の責任者とも話をして、「どのようなスキルの人材を求めているのか」「欠員(余剰)が生じていないか」などを丁寧に確認する必要があります。

さらに、要員計画は経営目標や事業計画などと連動をして策定しなければうまく機能しないため、経営層との擦り合わせを行うことも大切です。現状把握を行いつつも将来的な人材のニーズも含めたうえで、緻密な計画を練っていくことが求められます。

2.各部署におけるニーズの調査(ボトムアップ方式)

要員計画は経営方針などと合致している必要がある一方で、適正な人員数がどれくらいかを現状と将来予測を踏まえながら策定していかなければなりません。要員計画を必要とする人員数で量的に考えていく方法として、ミクロ的手法(ボトムアップ方式)とマクロ的手法(トップダウン方式)の2つがあります。

ミクロ的手法をとる場合は、課から部、部から事業単位といった形で必要な人員数を積み上げていく形です。職務別・部門別・階層別に必要人員を検討し、業務量を考慮したうえで適正な人員数を割り出していきましょう。

業務を円滑に遂行するために適正なラインがどこにあるのかを探っていくことが大事です。ミクロ的手法においては、総業務量を一人あたりの標準的な業務量と所定労働時間をかけ合わせた数値を割って算出します。

しかし、ミクロ的手法だけで人員数を割り出そうとすると、数が膨れ上がってしまう危険があるため注意が必要です。

3.組織全体におけるニーズの調査(トップダウン方式)

マクロ的手法はトップダウン方式とも呼ばれており、事業計画や利益計画といった自社の戦略に沿って、人件費や採算の面から計算する方式を指します。どれくらいの人員数であれば、総人件費として許容できるかを定めておくことが大事です。

一般的には売上高・付加価値率・損益分岐点・人件費率・労働分配率などの指標から算出を行います。具体的には以下の2つの計算式で得られた数値を根拠に策定していくとスムーズに算出できます。

マクロ的手法の計算式

・年間売上高に、付加価値率と労働分配率をかけ合わせ、一人あたりの人件費で割る
・目標とする売上高に対して、適正なラインの人件費率をかけ合わせ、一人あたりの人件費で割る

4.人員調整の検証

適正な人員数を把握するにはミクロ的手法とマクロ的手法の両方を組み合わせて考えるほうが柔軟な対応が可能です。大枠を決めるときにはマクロ的手法を用いて、個別具体的な要員計画を立てるときはミクロ的手法を用いる形になります。

2つの方法を併用することによって、人件費をうまくコントロールしたり、人員不足に陥ることを防いだりできます。必要に応じて組織図を作成し、具体的な業務や会社全体の状況を把握しながら、擦り合わせを行っていくことが大事です。

5.必要人員数の決定、スケジュール調整

必要とする人員数を割り出したら、現実的に達成が可能かどうかも検証する必要があります。具体的には求人倍率や新卒者の内定状況など労働市場の動きもチェックしながら細かな調整を行っていきましょう。

新卒者の採用が難しい時期であれば、中途採用を視野に入れたり、さまざまな契約形態の人材を幅広く受け入れたりしていくことも検討してみてください。採用の幅を広げることによって、採用スケジュールを立てやすくなります。

また、算出した数値などのデータをもとに、経営層や各部門・各部署の責任者とも意見を交わしてみましょう。多角的な視点で要員計画を練っていくことで、精度の高い要員計画を立てることにつながります。

6.要員計画の策定

要員計画を具体的に策定する段階では、人員の過不足を部門ごとに集計し、会社全体として必要な人員を把握します。ただし、各部門からの要求だけを積み上げるだけでは単に集計した結果にしかならないため、労働生産性などの指標を用いて業界平均などの数値と比較をしながら人員を調整していきましょう。

また、現在必要な人員数だけでなく、将来的な予測も踏まえながら要員計画を立てていくことが大切です。経営目標や事業計画などと照らし合わせながら、これから採用する人員数を計算してみましょう。

7.人員計画の策定

要員計画の策定が終わったら、次に人員計画を策定します。人員計画はどの人材をどこに配置していくかを決めていくものなので、現場の声も聞きながら、無駄のない配置を行っていきましょう。

要員計画と人員計画にギャップが生じたら、採用計画または異動計画によって補完します。即戦力を採用して対応するのか、それとも現在働いている従業員を育成して対応するのかなどをきめ細かく見ていきましょう。

さらに、各部門・各部署との話し合いでは、責任者からの要望や従業員の意向をできるだけ尊重していくことも大事です。丁寧なヒアリングを行うことによって、現場とのミスマッチが起こらないようにしていきましょう。

人員計画を立てる際の4つの注意点

人員計画を立てる際は、次の4つの点について気をつけておく必要があります。

人員計画を策定するときの4つの注意点

・実現性の高い計画を立てる
・人材コストは多角的な視点で考える
・要員計画との誤差を恐れない
・採用計画・異動計画による補完も検討する

それぞれの注意点について、さらに詳しく解説します。

実現性の高い計画を立てる

人員計画の策定は、経営方針や事業計画と照らし合わせたうえで、実現可能なものであるかを精査しておく必要があります。総人件費の枠が決まっていれば、いくら人を増やしたいと考えても、実現するのが難しいでしょう。

また、各部門・各部署の責任者と調整していく必要があります。それぞれの要望をすべて盛り込んでいては実現不可能な計画となる恐れがあるため、マクロ的手法とミクロ的手法を組み合わせた計算を行い、根拠をもとにして人員数の擦り合わせを行うことが大切です。

人材コストは多角的な視点で考える

人件費は人材を維持するためのコストですが、一定ではない点に留意しておく必要があります。企業にとって重要なことは生産性を高めて、業績を上げることです。

人件費が上がっても、それを上回る形で売上や利益が増加しているのであれば特に問題がありません。一方で、人件費が低下していても、売上そのものが落ちているときは人員計画以外の部分も見直す必要があります。

労働生産性について考えるときは、労働分配率を考慮することが大切です。労働分配率とは、企業が生み出した付加価値(売上総利益)のうち、人件費にどれくらい割り当てられているかを示す指標です。

労働分配率の計算そのものは、人件費を売上総利益で割ればすぐに算出できるため、手軽な指標として役立ちます。人員を増やせば人件費は増加しますが、それによって労働分配率が増えていなければ大きな問題とはなりません。

そのため、人員計画を策定するときは人員数や人件費だけでなく、労働分配率にも目を向けてみましょう。

要員計画との誤差を恐れない

人員計画を策定すると要員計画との間にズレが生じることがあります。しかし、ギャップは発生するのが自然であり、慌てる必要はありません。人員計画と要員計画に差が生じたときは、採用計画や異動計画で調整を行って解消します。

現場の意見にしっかりと耳を傾けながら、人員計画を練り上げてみましょう。

採用計画・異動計画による補完も検討する

人員計画では要員計画で決めた人員数に応じて、人材の配置を考えていきます。しかし、単に不足している人材を補えばいいという訳ではなく、個々の従業員のスキルや適性などを考えながら配置を考えていく必要があります。

また、人員計画を策定しても配置に不満を持つ人が辞めたり、育児休業で休まざるを得なかったりする人が出てくるなど、調整が必要な場面も多くあることが予測されます。問題が生じた場合は一から計画を練り直すのではなく、採用計画や異動計画によって調整すれば問題ありません。

変更に対して柔軟に対応できる人員計画を策定してみましょう。

まとめ

人員計画とは、自社の人材をどのように配置するかを決める計画のことです。要員計画や採用計画などと照らし合わせながら、自社の現状を踏まえた現実的な計画を立ててみましょう。

また、計画の策定にあたっては、経営方針や事業計画などとの整合性を保つ必要があります。そのうえで、人件費や労働分配率などを考慮しながら、現場の声も幅広く聞いてみることが大事です。

しっかりとした人員計画を立てておけば、中長期にわたって一貫した人材戦略をとることができ、生産性の向上や経営の安定化につながります。

(制作協力/株式会社アクロスソリューションズ、編集/d’s JOURNAL編集部)

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