バックグラウンドチェックとは?調査内容や実施方法を紹介

d’s JOURNAL編集部

「バックグラウンドチェック」は、採用活動の過程において、候補者の経歴や身辺に関する調査を行うことを指します。もともとは外資系の企業で用いられていた概念ですが、近年では国内企業でも実施されるケースがあります。

この記事では、バックグラウンドチェックの必要性や調査内容、実施する際の注意点などを詳しく見ていきましょう。

バックグラウンドチェックとは


「バックグラウンドチェック」とは、採用選考の段階にある候補者に対して行う身元調査のことです。ここでは、混同されやすい「リファレンスチェック」との違いも含めて、基本的な意味を確認しておきましょう。

バックグラウンドチェックの概要

バックグラウンドチェックとは、採用する候補者の身辺調査のことであり、雇用調査や採用調査とも呼ばれています。基本的な確認事項は、「候補者の経歴や身辺に詐称がないか」「採用するにあたって隠されている問題がないか」という点であり、重大なミスマッチや採用後のリスクを避けるために行われるものです。

身辺調査といっても、実際に採用する企業が自ら行うケースはあまり多くありません。第三者機関に調査を依頼したり、候補者本人に証拠書類を提出してもらったりするのが一般的です。

バックグラウンドチェックはもともと海外の企業で導入されてきた概念であり、国内では外資系企業を除いてそれほど広く普及してきたわけではありません。しかし、後述するさまざまな理由から、近年では導入されるケースが着実に増えてきています。

バックグラウンドチェックとリファレンスチェックの違い

バックグラウンドチェックと混同されやすい言葉に、「リファレンスチェック」があります。リファレンスチェックとは、候補者の前職の上司や同僚、部下、取引先といったかかわりの深い相手に協力してもらい、人柄や仕事ぶりなどを確認する手法です。

リファレンスチェックを行うには、候補者本人の同意と依頼する対象者の協力が必要となりますが、履歴書や職務経歴書からは見えないポイントをチェックするうえで効果的です。候補者を対象に調査するという点では、バックグラウンドチェックと似ていますが、こちらはポジティブな側面も収集するのが特徴といえます。

それに対して、バックグラウンドチェックはどちらかといえばネガティブな要素がないかを確かめるものであるため、基本的な目的が異なります。ただし、実務においては明確に区別されているわけではなく、両者の概念を含めてどちらか一方の言葉が用いられるケースも少なくありません。

バックグラウンドチェックを行う目的と効果


バックグラウンドチェックが行われるのは、採用活動の質を高めるためです。それでは、具体的にどのような効果が生まれるのでしょうか。

ここでは、バックグラウンドチェックの目的と効果について解説します。

バックグラウンドチェックの目的

バックグラウンドチェックの目的は、大きく分けて2つあります。1つめは、候補者の正確な経歴を確認し、採用活動の公平性と正確性を保つためです。

履歴書や職務経歴書といった書類は、極端にいえば経歴を詐称することも可能であり、面接時に隠すことも不可能ではありません。面接官がすべての学歴・経歴を疑ってかかるというのも非合理的であり、基本的には書類の内容が事実であるものとして進めます。

こうした背景から、採用選考で経歴の詐称や誇張、不都合な事実の隠ぺいが起こるリスクもないとはいえません。そこで、公平な採用を行うために、バックグラウンドチェックによって情報の正確性を担保するのが大きな目的です。

もう一つの目的は、悪意のある候補者から企業を守ることにあります。過去に犯罪やトラブルを起こしていないか、反社会勢力とのつながりがないかなどを確認することで、不要なリスクを未然に取り除くのも重要な目的です。

特に近年では、従業員によるSNSの不適切な運用によって、企業のイメージが損なわれてしまうケースも少なくありません。バックグラウンドチェックでは、こうしたリスクも含めて調査を行うため、企業防衛につながります。

バックグラウンドチェックによって得られる効果

これまで見てきたように、バックグラウンドチェックを行うことによって、企業コンプライアンスの強化につながるのが大きなメリットです。問題を起こす従業員を採用せずに済むことで、社内でのハラスメントやSNSの不適切な運用が予防されるため、企業イメージを損なうリスクを避けられるのです。

また、候補者を見極める精度が高まるため、全体として採用力の強化にもつながります。

バックグラウンドチェックの実施方法


バックグラウンドチェックは、具体的にどのような方法で実施されるのでしょうか。ここでは3つのパターンに分けてご紹介します。

調査会社に依頼する方法

バックグラウンドチェックには専門的な知識と経験が必要となるため、専門の調査会社に依頼するのが一般的です。調査内容については、事前に調査会社と打ち合わせをしながら決め、項目の数や対象の人数に応じて料金が変わります。

調査会社では、自社で行えないような専門的な調査を実施できるのがメリットであり、リサーチにかかる手間も削減できます。

自社で実施する方法

自社で調査を行う方法は、費用がかからないのがメリットである反面、調査できるのは学歴や職歴といった簡易なものに限られます。学歴であれば卒業証明書の取得、職歴なら候補者に同意を得て、前職の企業から職歴書を取得することでチェック可能です。

それ以上の調査については専門的な知識が必要となり、不用意に実施すれば法令に違反してしまう可能性もあるので注意しなければなりません。

リファレンスチェックで代替する方法

バックグラウンドチェックの一部の調査項目は、リファレンスチェックで代替することも可能です。リファレンスチェックの場合は、個人の犯罪歴や信条といった配慮が必要な個人情報は取り扱わないため、法的リスクが低いのがメリットです。

一方、対象者の問題因子となる部分はチェックできないため、企業防衛の観点からは不十分になってしまうのはデメリットといえます。ただ、前職の退職理由や人物像、勤務態度などはチェックできるので、目的によってはリファレンスチェックのほうが合理的なケースもあります。

リファレンスチェックについては、以下の記事でも詳しく解説されているので参考にしてみてください。

(参考:『リファレンスチェックとは?実施する目的や質問事項、チェックポイント』

バックグラウンドチェックの調査内容


バックグラウンドチェックの実施を検討するうえでは、具体的な調査内容を把握しておく必要があります。ここでは、主な調査項目について解説します。

ただし、調査項目のなかには、方法や対象範囲によって法令違反になるものもあるので注意が必要です。専門的な知識がない状態で取り組むのは大きなリスクがあるため、専門の調査会社に相談することが大切です。

学歴・職歴などの経歴

本人の履歴書や職務経歴書などをもとに、卒業証明書や源泉徴収票、資格の証明書などの提出を通して、学歴・職歴に相違がないかをチェックします。場合によっては前職の企業へ聞き込みを行ったり、SNSの過去の投稿をチェックしたりして、より細かな情報を確認することもあります。

前職における仕事ぶり

リファレンスチェックの内容と重なりますが、バックグラウンドチェックでも前職に関する調査を行うことは多いです。本人の同意を得たうえで、前職の上司や同僚に対して電話やオンラインアンケートで調査を行い、勤務態度や実績などを確認します。

Web上の調査

バックグラウンドチェックでは、候補者のSNSアカウントなども調査し、インターネット上でトラブルがないか確認が必要です。また、プライベートでの性格や発言の傾向性、交友関係などからもリスク要因が見つかるケースがあります。

近年では従業員が企業の公式SNSを運用する機会が増えており、研修などでリテラシー教育に力を入れる企業も多くなっています。しかし、SNSの基本的な使い方や癖はそう簡単に修正できるものではありません。

そのため、事前にトラブルリスクの高い候補者を見極めることも重要な取り組みとなります。

近隣調査

専門の調査会社では、対象者の人柄を詳しく知るために、近隣調査を行うところもあります。本人の生活状況などを近隣住民に聞き込み、リサーチをすることで、素行や居住の実態を調べます。

犯罪歴の調査

企業防衛の観点では、特に候補者の犯罪歴の有無が重要なポイントとなります。国内では基本的に犯罪歴が非公開となっているため、インターネットやSNS、新聞といった各種メディアを通じて、幅広く調査を行います。

また、反社会的勢力との関係がないか、何らかのつながりを持っていないかなども独自のデータベースなどを用いてチェックするのが一般的です。

破産歴などの調査

官報や裁判所の記録、登記情報をもとに、訴訟歴・破産歴などの信用情報を調査することもあります。ただし、裁判所の記録については、一般公開されているのはあくまで最高裁判所のみなので、それ以外の民事訴訟などを調べるのは困難です。

バックグラウンドチェックにかかる費用・期間


バックグラウンドチェックを外部の会社に委託した場合、どのくらいの費用がかかるのでしょうか。ここでは、必要な費用と期間の目安をご紹介します。

必要となる費用

バックグラウンドチェックを扱う会社には、具体的な費用や料金形態を公表していないところ多いです。ただ、学歴や職歴といった基本的な調査であれば1名あたり3~5万円程度、詳しく調査を行う場合でも1名あたり5~10万円程度が目安とそれほど高額ではありません。

会社によっては、調査内容に応じてコース分けされていたり、料金に応じて調査項目を自由にカスタマイズできたりと、形態もさまざまです。

調査完了までにかかる期間

調査内容にもよるものの、およそ数日から1週間で結果内容が示されたレポートを受け取ることができます。バックグラウンドチェックを専門に行う会社であれば、最短2日という短期間で結果がわかることもあるため、スケジュールの負荷を気にせずに採用活動に盛り込めるのがメリットです。

バックグラウンドチェックにおける注意点


バックグラウンドチェックは、対象者のプライベートについても調査することから、方法を誤れば企業側が法的責任に問われるリスクもあります。また、就職活動時に身辺調査が行われるという点が浸透していない業界では、候補者からネガティブなイメージを持たれてしまう可能性もあるでしょう。

ここでは、バックグラウンドチェックを実施するうえで、最低限理解しておかなければならない注意点をご紹介します。

法的リスクはある?

バックグラウンドチェックを行う際に、まず気をつけておきたいのは法的リスクの有無です。バックグラウンドチェックそのものは、正しい方法や手順で行えば、特に法的な問題はありません。

ただし、細かな調査項目を設定する際には、個人情報保護法や職業安定法などの関連する法令を遵守する必要があります。特に、「要配慮個人情報」に該当する個人情報は、取り扱いに細心の注意を払わなければなりません。

具体的には、「本人の人種」「信条」「社会的身分」「病歴」「犯罪の経歴」「犯罪により被害を受けた事実」「その他本人に対する不当な差別・偏見・不利益が生じないように政令で定められたもの」のデリケートな個人情報が該当します。原則として、これらの情報を取得するには本人の同意が必要であり、同意なしに取得すれば違法となるので注意しましょう。

また、採用時の個人情報の扱いについては、職業安定法にも定められています。個人情報の取得は「採用選考に必要な範囲内」にとどめ、その他の目的で使用することはできないため、十分に注意を払う必要があります。

法律に抵触しないように個人情報の調査を行うには、この分野に関する正しい理解と経験が必要となるため、自社で無理に実施するよりは適切な調査会社に依頼するほうがよいでしょう。

拒否された場合はどうすべき?

バックグラウンドチェックを行う場合は、必ず候補者本人の同意を得なければなりません。当然ながら、候補者から調査を拒否することも可能です。

この場合は、無理にバックグラウンドチェックの実施を押し通すのではなく、まずは調査が必要な理由を丁寧に説明することが大切です。また、候補者本人の事情にも丁寧に耳を傾け、柔軟に調査内容を調整するのもよいでしょう。

たとえば、候補者が前職に在職中であり、転職活動をしているのを知られたくないという事情があれば、前職に関する以外の項目のみに限定して実行するなどの工夫ができます。

どこまでチェックすればよい?

具体的な調査内容は、業種や役職によっても異なります。基本的には「履歴書や職務経歴書の記載内容の真偽」「犯罪歴や破産歴」「人柄」「居住実態や近隣トラブルの有無」「SNSやWeb上でのトラブルの有無」などが対象となりますが、リファレンスチェックも取り入れて前職での働きぶりを調査することも可能です。

ただし、採用選考においては、応募者の適正・能力に関係のない事柄を基準に選定することは就職差別につながる可能性があります。厚生労働省の指針では、以下の項目を選考で問うことは就職差別につながる恐れがあると記述されています。

本人に責任のない事項の把握
・本籍・出生地に関すること
・家族に関すること(職業、続柄、健康、病歴、地位、学歴、収入、資産など)
・住宅状況に関すること(間取り、部屋数、住宅の種類、近隣の施設など)
・生活環境・家庭環境などに関すること

本来自由であるべき事項(思想・信条にかかわること)の把握
・宗教に関すること
・支持政党に関すること
・人生観、生活信条などに関すること
・尊敬する人物に関すること
・思想に関すること
・労働組合(加入状況や活動歴など)、学生運動などの社会運動に関すること
・購読新聞・雑誌・愛読書などに関すること

どの範囲まで調査するかは、企業の価値観やスタンスにもよりますが、あくまでも選考に必要な最低限の内容にとどめておくことが重要です。

内定を取り消すことは可能?

重大な理由がない限り、バックグラウンドチェックを行った後の内定取り消しは避けたほうが無難といえます。バックグラウンドチェックの結果を踏まえて、取り消しを行うこと自体は不可能ではありませんが、企業側の都合で行えば「契約の一方的な破棄」に該当し、「合理的な理由」がない限り無効となるので注意が必要です。

とはいえ、合理的な理由には、「提出された書類に虚偽があった」「暴力事件への関与が発覚した」「反社会的勢力とのつながりがあった」「SNSの不適切な投稿で勤務先の評判を落とした(いわゆるバイトテロ)」などが含まれるため、調査結果によっては取り消しが有効となるケースも多いです。

調査はいつ行えばよい?

前述のように、内定を出してからのバックグラウンドチェックも有効なケースはありますが、タイミングが遅ければトラブルにつながるリスクも高くなります。そのため、基本的に内定を出す前に実行するほうがよいでしょう。

ただ、調査の対象者が多いほどコストも膨らんでしまうので、費用面から考えれば最終面接前などのある程度候補者が絞り込まれたタイミングで実施するのが理想です。

まとめ

バックグラウンドチェックは、採用する候補者の素行や人柄などをチェックし、ネガティブな要素がないかを確認するために行われる調査です。近年の企業経営では、SNSの普及などによる発信力の強化によって、個人の従業員の不用意な発信が企業全体のイメージを左右してしまう場面も増えました。

それにともない、従業員の人柄や基本的なリテラシーなどをチェックする重要性も高まっています。一方、バックグラウンドチェックは個人情報も対象とするため、実行範囲や取り扱いには細心の注意が必要です。

実施側の法的リスクも考えると、自社で行うのではなく、信頼できる専門の会社に委託するのがベターといえるでしょう。

(制作協力/株式会社アクロスソリューションズ、編集/d’s JOURNAL編集部)