【例文付き】採用通知メールの書き方とポイントをテンプレ付きで解説

採用活動で、メールは転職希望者とコミュニケーションを図る主要なツールです。採用通知メールは、文面によって企業のイメージに影響をもたらす重要なポイントであり、場合によっては入社承諾の有無を左右する可能性もあります。

今回は、採用通知メールを書く際に意識しておきたいポイントと基本的な注意点を紹介します。また、転職希望者の属性に応じた採用通知メールの例文も併せて見ていきましょう。

記事では採用通知の考え方や注意点を整理していますが、実務では書面の整備も欠かせません。採用決定時にそのまま使える「採用通知書テンプレート」を、Word形式でご用意しています。

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採用通知メールの項目と書き方

採用通知メールでは、ビジネス文書として必要な情報がある程度決まっているため、漏れなく、間違わないように記載することが重要です。

以下の項目を基本として、応募者に伝わるように作成しましょう。

採用通知メールは形式がほぼ決まっているため、文面で工夫できるポイントは多くありません。その上で、「選考に参加してくれたことへの感謝」や「今後一緒に働けることへの期待」など、あいさつ文やお礼で文面に親近感を持たせましょう。

選考結果（採用）を伝えたら、次に取ってほしい最低限のアクションだけを記載します。
入社書類の詳細や手続きの流れなど、説明が長くなる内容は別途案内するケースが一般的です。

採用通知メールを作成するときの3つのポイント

ここからは、採用通知メールを作成するポイントについて見ていきましょう。

採用通知メールは、自社に対するイメージを大きく左右する可能性があるため、丁寧に対応する必要があります。

以下で採用通知メールを作成するときに押さえるべきポイントを解説します。

1.採用通知メールは1週間以内に送る

採用通知メールは、最終選考が終了してからできるだけ早く送付することが大切です。なぜなら、他社の採用選考も受けている応募者の場合は、通知までに時間が空いてしまうと、その間に入社承諾前辞退になる可能性が高くなるためです。

特に中途採用では、転職活動に時間を割けない方も多いため、レスポンスの速さは大切な要素となります。少なくとも、最終選考から1週間以内には送るようにしましょう。

スムーズな連絡を実現するためには、選考結果の共有や社内確認のフローをあらかじめ整理しておくことも大切です。通知が遅れやすい場合は、関係者間の連携方法や進行管理の見直しを行い、迅速に対応できる体制を整備しておきましょう。

2.評価ポイントや歓迎のメッセージを添える

採用通知メールを作成する際は、テンプレートを活用しても問題ありませんが、応募者の入社意欲を醸成するためにも、できる限りオリジナルの要素を加えましょう。
例えば、選考で評価したポイントや入社を歓迎するメッセージなど、転職希望者個人に向けたメッセージを添えることが有効です。

なお、採用通知メールはあくまでもビジネスメールです。過度にくだけた表現や馴れ馴れしい内容は不適切ですが、「この会社ではたらきたい」と思ってもらえるような内容を、応募者一人ひとりに合わせて記載しましょう。

3.メールだけではなく書面や電話でも通知する

採用通知の際は、メールだけでなく書面や電話も併用して、よりスピーディーに応募者に連絡することを心がけましょう。採用通知メールでも速やかに連絡できますが、ほかのメールに埋もれて確認してもらえない可能性があります。

メールに加えて、書面や電話でも通知することで、採用の意思を確実に伝えられるだけでなく、誠実性や丁寧さもアピールできるでしょう。

採用通知を電話で伝える際の例文

電話で採用通知を伝える場合には、以下のトークスクリプトを参考にしてください。

【採用通知を電話で伝える際のトークスクリプト】

採用通知を電話で行う場合のポイントは、相手が聞き取りやすいように、「ゆっくり・はっきり」話すことです。上記のトークスクリプトを参考に伝える内容を整理して、普段以上にハキハキと話すことを心がけましょう。

【ケース別】採用通知メールのテンプレート文例

通知メールを作成するポイントを把握したところで、ここからは実際に採用・不採用のそれぞれのケースで、メール文例を見ていきましょう。

中途採用の場合の採用通知メール文例

まずは、中途採用での採用通知メールの一例を紹介します。

【中途採用応募者への採用通知メールの文例】

新卒採用の場合の採用通知メール文例

続いて、新卒者に対する採用通知メールの文例を紹介します。

【新卒採用応募者への採用通知メールの文例】

アルバイト採用の場合の採用通知メール文例

最後に、アルバイト採用の場合の例文を紹介します。

【アルバイト採用応募者への採用通知メールの文例】

採用通知メールを送るときの注意点

採用通知メールで最も重要なことは、「基本を外さない」ということです。あれこれと手の込んだ手法を用いるよりも、まずは基本的なポイントに目を向けて、クオリティを安定させることが重要です。

ここでは、採用通知メール作成時の基本的なポイントについて確認しておきましょう。

記載情報に誤りがないかを確認する

採用通知メールに記載する情報に誤りがあると、企業の信頼性を損なうリスクがあります。特に、送信するメールアドレスなどを間違ってしまうと、大きなトラブルにつながる可能性があるので注意が必要です。

採用通知メールには個人情報が記載されているため、企業側のミスによって情報が漏えいすれば、法的責任を問われてしまう可能性もあります。

企業には「個人情報保護法」によって、業務上で得た個人情報を適切に扱う義務があります。採用通知メールに関する対応でも、応募者の氏名やメールアドレスといった個人情報の漏えい防止のため、セキュリティ面での安全管理措置を講じなければなりません。応募者の個人情報が流出してしまった場合、刑事上の罰則が科される可能性や、民事上で損害賠償責任が発生する可能性がある点には十分に注意してください。

個人情報だけでなく、今後のスケジュールやあらゆる記載情報が誤りなく確実に本人に届くように、作成時には細心の注意を払いましょう。

同封する書類の種類を確認する

採用通知メールを送る際には、同時に採用通知書や以下の関連書類を郵便で発送することが一般的です。

その上で、通知メールで返信期日も記載し、滞りがないようにすることも大切です。

採用通知後は、メールだけでなく書面での対応も整理しておくことが重要です。採用通知書・入社承諾書をまとめて整えられるテンプレートを、Word形式で下記にご用意していますので活用してみてください。

（参考：『【テンプレあり】採用通知書とは？書き方や送付方法・法的効力を解説』、『入社承諾書とは？記載項目や書き方、同封する書類を解説【テンプレ付】』）

読みやすい文章になっているかを確認する

採用通知メールでは、必要な情報を過不足なく届けることも大切な観点となります。冗長な表現にならないように、記載する情報が多い場合は、表やリストを使って読みやすくまとめるとよいでしょう。

また、読みやすさを踏まえて、適切な箇所で改行などを加えるなどの配慮も必要です。

誤字・脱字がないかをチェックする

採用通知メールでの誤字・脱字は、企業の信頼性を損なう恐れがあります。企業が公式に発信するメッセージでもあるため、基本的な表現に誤りがあれば、信用を失ってしまうリスクがあるのです。

また、採用に対して十分な人員やチェックの時間が割かれていないといった印象も与えてしまうため、送信する前に入念にチェックすることが重要です。ミスを防ぐには、作成者とは別にチェック担当者を置き、ダブルチェック・トリプルチェックが行えるように仕組みを整えることが理想といえます。

採用通知メールに法的効力はある？

まず整理しておきたいのが、「採用通知」と「内定通知」の違いです。採用通知は選考結果として「採用の意思」を伝える連絡であるのに対し、内定通知は入社を前提とした合意形成を示すもので、内定通知書の発行は「労働契約の締結」を意味します。この違いを踏まえた上で、法的効力について見ていきましょう。

結論、採用通知メールそのものには法的効力はありません。
「採用通知」は正式に採用することを知らせるものであり、労働契約が成立したとみなされる「内定」を示すものではないためです。

採用の通知がメールや電話であったとしても、後ほど採用通知書や入社承諾書といった書面で契約の取り交わしを進めることになります。このとき、企業が「内定」を発し、応募者が入社承諾の意思を示した場合には、労働契約が成立したと見なされる可能性があります。

以下で詳しく見ていきましょう。

法的効力が発生するタイミング

採用通知メールや内定通知書の送付は義務付けられておらず、また労働基準法などで記載内容が明示されているわけでもありません。したがって、採用通知メールそのものには法的な効力はなく、事務的な採用通知という位置づけになります。

しかし「内定」という行為は労働契約法第6条に定められている「労働契約の成立」に該当し、「始期付解約権留保付労働契約」に当たるため、法的効力が発生します。

つまり、どのような方法であっても企業が内定を伝え、応募者が承諾の意思を示した時点で、「始期付き・解約権留保付きの労働契約」が成立したことになります。
これ以降、企業が一方的に内定を取り消すことは、労働契約法第16条によって原則認められません。

不採用通知メールの項目と書き方

不採用通知の場合も、基本的な流れは採用通知と同じです。

採用の場合と比べて、選考結果の伝え方にはより丁寧さが求められます。あくまで結果の提示は簡潔に行う必要がありますが、「誠に残念ながら」や「慎重に選考させていただいた結果」など、クッションとなる言葉を挟むことが大切です。

（参考：『【文例付】不採用通知の書き方と送り方、対応における注意点を解説』）

不採用通知の場合のメール文例

具体的な不採用の場合の文例も見ていきましょう。

【不採用通知のメール文例】

その他のメール文例

採用活動の中では、採用通知以外にも応募者とさまざまなやり取りを行うことになります。ここでは、「応募受付メール」「面接日程の案内メール」そして「選考辞退者へのメール」の文例を紹介します。

応募受付メールの文例

まずは、応募受付メールの文例です。

【応募受付メールの文例】

応募受付メールは、応募者との最初のコミュニケーションとなるため、企業の印象を左右する重要なステップです。メール作成時には、安心感を与えられるような文面を意識しましょう。

なお、応募書類を受け取った場合には、その旨も併せて記載してください。

面接日程の案内メールの文例

面接を実施する応募者には、面接日程の案内メールを送付します。

【面接日程の案内メールの文例】

面接の候補日や場所、アクセス方法などは明確に記載してください。また、オフライン面接の場合は詳細な住所やアクセス情報を、オンライン面接の場合は使用ツールと接続方法を記載します。

履歴書や職務経歴書、ポートフォリオといった面接当日に必要な書類があれば、併せて明記しておきましょう。

選考辞退者へのメール文例

採用通知メールを作成する際には、辞退者への対応もセットで検討しておく必要があります。ここでは、選考を辞退されてしまった場合の連絡メールの文例も見ていきましょう。

【選考辞退者へのメール文例】

まとめ

採用通知メールは、内容によって入社意思を左右する可能性があるとともに、自社のイメージにも影響を与えます。そのため、確かなクオリティを保つとともに、送信のタイミングや細かなルールなども把握しておくことが大切です。

ただし、メールの内容そのものについては、特別に難しいものを盛り込む必要はありません。基本的な項目を取りこぼさず、ミスや漏れのないように注意することが何よりも大切です。

ダブルチェックができる担当者の配置や、採用担当に負担が集中しないような仕組みづくりなど、環境整備で解決できる部分も大半です。まずは社内の組織体制を見直し、無理なく運営できる仕組みを整えましょう。

採用通知メールの基本を押さえたら、あわせて書面対応も整えておくと安心です。実務で使いやすい「採用通知書テンプレート」をWord形式を下記にご用意していますのでご活用ください。

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（制作協力／株式会社eclore、編集／d’s JOURNAL編集部）