【例文あり】採用連絡を行うときのポイントと注意点を解説

採用選考は、採用プロセスのなかでも特に企業のイメージを左右しやすい手続きです。文面や内容、言葉遣い、合否の連絡方法などの要素によって、応募者に与える印象は大きく変わってくるので、細やかな気配りが求められます。

この記事では、採用連絡を行う際の基本的なポイントや注意点について解説します。また、新卒採用、中途採用、アルバイト・パート採用、不採用のパターン別に、採用連絡の具体的な文例も見ていきましょう。

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採用連絡を行う目的

応募者への採用連絡を行う際には、その目的をきちんと把握したうえでタイミングや文面を考える必要があります。まずは、採用連絡が行われる目的を3つに分けて確認しておきましょう。

内定したことを応募者に伝える

採用連絡を行う目的は、何よりもまず内定した事実を応募者に伝えることにあります。「ぜひ採用したい」という企業側の意向を明確に示し、誤解や行き違いがないように応募者と意思疎通を図るのがもっとも基本的な目的です。

そのうえで、企業側の誠実な姿勢を示すためにも、選考に臨んでもらえた感謝を伝えることが大切です。また、内定を出すにあたって、具体的にどのような点を高く評価したのかも伝えるとよいでしょう。

応募者にとっては、自分のどのようなスキル・経験が評価されたのかを把握できるほうが、安心して入社に臨みやすくなります。

他社の選考状況などを確認する

採用連絡のもう一つの目的は、他社の選考状況などを把握することにあります。売り手市場にある現在の求人状況において、高いスキルや経験を持つ人材の確保は、多くの企業において重要な課題となっています。

応募者が複数の企業で選考を受けていると想定すると、できるだけ早いタイミングで内定の通知を行い、反応を探ってみることも大切です。すでに他社から内定が出ていたり、優先度の高い企業で選考中であったりする場合は、自社に入社してもらえない可能性にも目を向けなければなりません。

この場合は、内定者へのフォローを行うとともに、人員の不足に備えて調整なども行う必要があります。いずれにしても、まずはできるだけ早く採用連絡を行い、状況を把握することが重要となります。

内定辞退を回避する

採用連絡には、応募者の内定辞退を回避するという目的もあります。内定辞退へ至る主な原因としては、「より志望度の高い企業から内定がもらえた」というもののほかに、「入社への不安や疑問が生じた」「選考を通じて悪い印象を受けてしまった」といったものも挙げられます。

せっかく採用を決めた応募者からの辞退を防ぐためにも、積極的にコミュニケーションを図りながら、入社への不安や疑問を解消していくことが大切です。特に中途採用の応募者については、転職活動のために仕事を一時的に辞めているケースなどもあるため、内定への不安が強くなりやすいといえます。

仕事にブランクが生まれるのを避けるために、早く内定を出してもらえた企業に入社を希望するというケースも少なくはありません。速やかな採用連絡には、応募者が他社からの内定を承諾してしまうのを防ぐという目的もあるのです。

（参考：『選考辞退や内定辞退を減らすためのコミュニケーション術～効果的な面接・フォローの羅針盤～ 』）

採用連絡の主な手段

採用連絡の具体的な手段には、大きく分けて4つのパターンがあります。ここでは、それぞれの特徴やメリット・デメリットについて見ていきましょう。

電話による連絡

電話はもっとも一般的な方法といえ、応募者とリアルタイムでやりとりできるのがメリットです。その場で採用の意向を伝えられるため、迅速かつ正確な伝達が可能であり、スピード感のあるコミュニケーションを図れます。

また、応募者に疑問や不安がある場合も、電話連絡であればその場で質問を受け付けられます。こちらの回答に応じて、さらに掘り下げた質問が生まれた場合なども、その場で対応できるのでやりとりを円滑に進めることが可能です。

そして、電話連絡のもう一つのメリットは、応募者の反応を読み取りやすい点にあります。採用の意向を伝えたときの反応や声のトーンで、自社に対する熱意や志望度を改めて確認できるため、内定辞退のリスクを察知しやすくなるのがメリットです。

一方、電話による連絡は、その他の方法と比べて手間がかかってしまうのがデメリットです。連絡のタイミングについては、応募者の都合なども十分に確認したうえで、慎重に見極めなければなりません。

応答がない場合でも、そのまま留守番電話にメッセージを残すのはセキュリティ上のリスクがあるため、着信の記録とともにショートメールなどを添えるのがマナーとなっています。そのため、採用担当者の負担が大きくなりやすい点は、電話連絡のデメリットとして念頭に置いておく必要があります。

郵送による連絡

郵送による連絡は、古くから用いられてきた手法であり、手元に書類が残るという信頼性の高さにメリットがあります。スピード感という点では電話連絡よりも劣りますが、紙の書類として保管することができるため、正式な書面として受け取ってもらえるのも利点です。

また、重要な個人情報を含む書類として扱われるため、第三者の不正な開封も避けられます。一方、紙の印刷費用や郵送料金が発生するため、多くの応募者を選考する場合にはその他の方法との費用対効果を十分に比較することが大切です。

メールによる連絡

メールは時間帯を気にせずにいつでも利用できる点がメリットであり、採用連絡におけるメジャーな手段として広く活用されています。応募者も自身の都合が合ったタイミングで確認・返信ができるため、双方にとって負担が少なく、効率的に意思疎通を図れるのが利点です。

また、電話とは異なり、文字として記録が残るため、細かな認識のズレも解消できます。同一の連絡で資料の送付やURLの共有も行えるので、必要事項を一括で管理できるのもメリットです。

メールを作成する手間はかかりますが、採用連絡用のフォーマットを用意しておけば、企業イメージを損なわずに効率的な文面作成を行うことは可能です。そのため、採用担当者の業務負担も、電話連絡に比べれば軽減することができます。

ただし、メールフィルタリング機能や応募者の見落としによって、連絡が正しく届かないリスクがある点には注意が必要です。連絡の行き違いを防ぐためにも、一目で採用連絡であることがわかるような件名をつけて、視認性を高めましょう。

（参考：『【例文つき】採用通知メールの書き方の基本とポイント 』）

採用管理システムから連絡

応募者が多い場合には、採用管理システムを導入して、データの一元管理を行うこともあります。採用管理システムとは、採用に関するデータや業務をまとめて管理し、効率的に採用活動の質を高めるためのツールです。

システムを用いるメリットは、「文面のフォーマットや自動通知機能を活用できる」「セキュリティ面の信頼性が高い」「採用プロセス全体の効率化を図れる」といった点にあります。リマインド機能などによって、連絡漏れや遅れも予防できるため、ヒューマンエラーの予防にもつながります。

一方、導入や運用には費用がかかるため、単発の中途採用のみに用いる場合などにはあまり適しません。使いこなせるようになるまでに労力が必要となるため、今後も安定的に採用を行うことが見通せる場合に適した手段といえます。

採用連絡を行うときのポイント

採用連絡を行う際には、無理に特別な工夫をしようとするよりも、基本的なポイントを取りこぼさないように注意することが大切です。ここでは、採用連絡における基本的な注意点について解説します。

採用連絡で伝えるべき内容を整理する

採用連絡では、優先的に伝えるべき情報をきちんと整理し、正確にまとめることが大切です。必要な情報としては、次のような項目が挙げられます。

メールや郵送、管理システムでメッセージを送る場合は、誤字や脱字があると信用を大きく損なう恐れがあるため、見落としがないようにダブルチェックを行うのがベターです。また、送信先に誤りがないかと確認し、正確な連絡を心がけることが大切です。

できるだけ速やかに連絡を行う

選考結果が出てからは、できるだけ速やかに連絡を入れるのが基本です。間が空けば空くほど、その間にほかの企業から内定をもらえたなどの理由で、応募者の気持ちに変化が生まれるリスクが高まります。

基本的には、最終面接から1週間以内の連絡が基本とされているものの、人材採用の難易度が高まっている近年ではより早いタイミングが理想とされます。競争率の高い中途採用や専門職採用などでは、できるだけスピーディな連絡を心がけましょう。

応募者の都合を配慮する

電話で連絡を行うときは、応募者の都合をきちんと配慮したうえでタイミングを検討しましょう。基本的にはその日のうちに次の行動を起こしやすいという点で、午前中が適したタイミングといえます。

しかし、応募者が在職中の場合は業務時間とのバッティングを避け、お昼休みや終業後すぐの時間帯を選ぶといった判断も重要です。ただし、あまりに遅い時間帯にかけてしまうと、「残業が多いのかもしれない」という誤解を与える恐れもあるので注意しましょう。

最適な連絡手段を選ぶ

合否の結果や応募者の状況に応じて、最適な連絡手段は異なります。例えば、採用の場合は基本的に直接コミュニケーションを図れるという点で、電話が適しているケースが多いです。

一方、不採用の場合は、応募者や連絡担当者の心理的な負担も考慮して、メールや郵送のほうが好ましいといえます。応募者の数や担当者の業務負担量に合わせて、最適な方法を検討しましょう。

採用連絡の例文を紹介

採用連絡の文面を考えるうえでは、ある程度のフォーマットを把握してから細かなポイントを調整していくのがおすすめです。ここでは、新卒採用、中途採用、アルバイト・パート採用、不採用の4つのパターンに分けて、採用連絡の文例をご紹介します。

新卒採用の場合

まずは、新卒採用において採用通知をメールで送る際の文例をご紹介します。

採用結果については、端的にすっきりと伝えるのが基本です。その後、必要な手続きと今後の予定を箇条書きなどでまとめ、最後に結びの言葉を添えましょう。

また、質問や不明点がある場合に備えて、あらかじめ連絡窓口を記載しておくのもポイントです。

中途採用の場合

中途採用の場合も、基本的には新卒採用とそれほど大きな違いはありません。

中途採用の場合は、応募者のどのような経歴・スキルに期待を寄せているのかも添えると、入社後のイメージを持ってもらいやすくなります。

アルバイト・パート採用の場合

続いて、アルバイト・パート採用のメール文面をご紹介します。

不採用の場合

続いて、不採用の場合のメール文例もチェックしておきましょう。

不採用の場合は、選考にあたって預かった書類の取り扱いについて、きちんと明記することが大切です。必要に応じて、応募書類の返送にも応じられる旨を記載するのも一つの方法です。

電話で採用連絡を行う場合の例文

電話で採用連絡を行う際も、あらかじめ文面のフォーマットを用意しておき、そのうえで臨機応変に対応できるように準備することが大切です。連絡時の基本的な手順は次の通りです。

上記の手順を踏まえ、主なステップにおける基本的なトーク例を見ていきましょう。

不採用の連絡を行うときの注意点

不採用の連絡は、担当者も応募者も心理的な負担を感じやすい手続きです。できるだけ円滑に伝達できるように、負担を軽減できる仕組みを整えることが大切です。

メールか郵送で行う

不採用の連絡は、きちんと記録の残るメールか郵送で連絡するのが適切といえます。電話の場合は、担当者に大きな負担が生じてしまうので、特別な事情がない限りは文面で対応するとよいでしょう。

速やかに連絡する

連絡はできるだけ早いタイミングで行うことが大切です。通知があまりにも遅くなれば、応募者は次の行動が取れなくなってしまうため、不誠実な対応と受け取られる可能性もあります。

基本的には面接日から3日以内の連絡が理想とされているため、一つの基準として捉えておくとよいでしょう。

不採用の理由は記載しない

採用連絡とは異なり、不採用の場合はその理由を記載しないのが基本です。明確に伝えたとしても、応募者が不採用の事実を納得できるとは限らず、トラブルを生む原因にもなってしまいます。

なお、人材紹介サービスを通じた応募の場合は、担当者へ不採用理由を伝えることが決められているケースも多いです。自社への人材紹介サービスの精度を高めるためのデータとして活用してもらう必要があるため、不採用の理由を明確に伝えることが大切です。

（参考：『【文例付】不採用通知の書き方完全版。不採用理由の伝え方や今後につながる応募者対応 』）

まとめ

採用連絡は、方法や文面によって企業のイメージが左右されてしまうこともある重要な手続きです。新卒採用、中途採用、不採用などのケースによって、最適な連絡方法や文面も異なるため、まずは連絡手段ごとの特徴を正しくつかんでおきましょう。

また、文面については基本的なポイントを取りこぼさないためにも、ある程度のフォーマットに基づいて固めていくのがおすすめです。自社や応募者の状況に合った方法・文例を見つけて、最適な状態にカスタマイズしましょう。

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（制作協力／株式会社STSデジタル、編集／d’s JOURNAL編集部）