【企業側】面接の穏便な断り方とは？メールの例文と注意点を解説

採用プロセスの中で、企業側から転職希望者に不採用の連絡をしなければならないこともあります。あるいは、二次面接を経て、最終面接前に不採用の判断を行い、面接そのものを企業側から断らなければならない場合もあるでしょう。

「穏便に断るためにはどのような文面にしたら良いのか」「転職希望者に不採用の理由を伝えたほうが良いのか」を把握したい人事・採用担当者もいるはずです。今回は、面接の断り方のポイントや不採用通知メール作成時の注意点などをご紹介します。

下記に、実務ですぐに使える不採用通知の文面フォーマットをWord形式でご用意しました。書類選考・面接後など状況別に使い分けられるテンプレートを、無料でダウンロードできます。

企業側の面接の断り方

まずは、面接を断るにあたって心得ておきたいことをご紹介します。

状況に応じてメール・電話・郵送を使い分ける

企業側が面接を断る際に用いる主な手段は、メール・電話・郵送の3つです。

それぞれを使い分ける基準は以下のとおりです。

上記の内容を参考に、自社にはどの手段が適しているのかを判断してください。

連絡はできるだけ早く、原則2～3日以内に行う

面接を断ることが決定したあとは、原則2～3日以内に連絡しましょう。詳しくは後述しますが、できる限り速やかに伝えることで、転職希望者が自社にマイナスイメージを持つリスクを減らせます。

企業側が面接を断る3つの手段

ここでは、企業側が面接を断る手段であるメール・電話・郵送について、それぞれの伝達ツールとしての特徴をお伝えします。

メール

近年は、面接を断る旨をより迅速に伝える手段として、メールを選ぶ企業が増えています。

メールで面接を断る際は、ほかのメールに紛れさせないための工夫が不可欠です。選考に関する重要な連絡であることが一目でわかるよう、件名に「採用選考結果のご連絡」「□□株式会社（企業名）」といった文言を必ず入れましょう。

電話

電話は、面接を断る旨を口頭で伝えられる唯一の手段です。

電話をかける際は、転職希望者の仕事や私生活の妨げにならないよう、時間帯に配慮する必要があります。例えば、現職者であれば現職の休憩時間や、退勤後など、通話するのに都合が良い時間を事前に確認しておくと良いでしょう。

また電話で面接を断ったあとは、メールや郵送で正式なお断りの通知を行うことが望ましいです。電話で伝えた内容が記録として残るため、連絡の有無を巡るトラブルを未然に防げます。

郵送

面接を断る旨を書面にまとめて郵送する、という方法を取ることも可能です。

郵送で面接を断るのであれば、「送った書類が転職希望者に届かない」という事態は避けなければなりません。レターパックや書留などの、郵送物を追跡できる方法を選択し、書類が転職希望者にきちんと届いたかどうかを発送後に確認しましょう。

また、郵送時に発行される受領書を控えておけば、転職希望者から「書類が届かない」と連絡があっても発送したことを証明できます。

なお書類を入れる封筒には、転職希望者のプライバシーに配慮し、「面接見送りの連絡」「不採用通知」といった文言は記載しないことがマナーです。

【方法別】企業側が面接を断る場合の例文

続いて、企業側が面接を断る場合の例文を、いくつかのパターンに分けてご紹介します。

メールで断る場合の例文

面接をメールで断る例文は、面接前か面接後かによって変わってきます。それぞれの具体例は以下のとおりです。

面接前の場合

面接前に断ると、「本当に自分の経歴やスキルを見てくれたのか」と転職希望者に不信感を抱かれる可能性があります。こうした不信感を少しでも払拭（ふっしょく）できるよう、送られた書類にきちんと目を通して、社内で協議を重ねた結果であることを明記しましょう。

面接後の場合

2回目以降の面接を断る際は、面接前に断る場合と比べて、転職希望者の人柄やこれまでの経験をより詳細に把握できているはずです。それを踏まえて、転職希望者の評価している点と自社に合わなかった点を丁寧に述べることで、対応の誠実さを印象付けられます。

なお、転職希望者に好印象を与えるメールのつくり方は、以下の記事でも解説しています。ぜひ、今後の採用活動に役立ててください。

（参考：『お祈り“メール”をお祈り“エール”に変える！ABABAに学ぶ「応募者との縁をつなぎ続ける」不採用通知の届け方【連載 第20回 隣の気になる人事さん】』）

理由を添える場合

【募集定員に達した場合】

【会社の方針や状況が変化した場合】

【採用基準に達していなかった場合】

面接を断る主な理由には、「募集定員に達した」「会社の方針や状況が変化した」「採用基準に達していなかった」などがあります。こうした理由で不採用通知を送るのであれば、選考結果に納得してもらうためにも、文中に上記のような文言を盛り込みましょう。

不採用理由をどう表現するかは、担当者ごとに迷いやすいポイントです。理由別に配慮された文面をまとめたテンプレートは、下記より無料でご利用いただけます。

電話で断る場合の例文

次に、電話で面接を断る場合の例文をご紹介します。

会話する場合

社名と担当者名を名乗ったあと、「転職希望者本人であるか」「このまま通話を続けても問題ないか」を確認し、本題へ移ります。

電話でも、転職希望者に伝える内容はメールと変わりません。相手が聞き取りやすいスピードと落ち着いたトーンを意識しつつ、応募への感謝と選考結果を伝えます。

留守電の場合

選考結果の連絡を留守電で済ませると、転職希望者に「不誠実な対応だ」という印象を与え、企業のイメージを下げてしまう可能性があります。転職希望者が電話に出なかった場合は、留守電に選考結果を残すのではなく、改めてかけ直すことが大切です。

郵送で断る場合の例文

郵送であれば、面接を断ると同時に紙の応募書類を返却できます。

下記の例文のように、応募書類を同封している旨を記載し、全て返却されているかどうかを確認してもらいましょう。

なお応募書類を企業側で破棄する場合は、転職希望者に不安を与えないよう、「弊社で責任を持って破棄いたします」と伝える必要があります。

企業側の断り方で転職希望者からの印象が変わる

面接を断る際に、企業側の対応が不誠実だと転職希望者に悪い印象を与えてしまいます。もしSNSや口コミサイトで自社の悪評を流されれば、世間からの企業イメージも損ないかねません。

こうしたリスクを回避するには、望ましくない連絡を受ける転職希望者の気持ちをくみ、できる限り誠意のある言葉で面接を断る必要があります。

具体的な伝え方は次項でお伝えします。

企業側から面接を断る際の5つのポイント

企業側から面接を断る際には、以下の5つのポイントを意識することが大切です。

1.不採用であればすぐに伝えるようにする

不採用の結果は、できるだけ速やかに、遅くとも面接から2～3日以内に通知することが一般的です。転職希望者が、選考結果通知が届くまで不安な気持ちを抱え続けることになるためです。

中には、自社の選考結果が出るまで、就職・転職活動を控えている転職希望者もいるでしょう。通知の遅延は就職・転職活動を遅らせる原因になり、転職希望者が自社にマイナスイメージを持つ可能性が高まります。転職希望者の事情や心情に配慮し、日を空けずに通知しましょう。

採否の決定に時間がかかることが想定される場合には、面接終了後に「いつごろ連絡するか」を伝えておくだけでも、印象は異なります。

2.応募してくれたことに対する感謝を伝える

採用に至らなかった場合でも、応募に対する感謝は必ず伝えましょう。選考結果のみを伝えると、事務的で冷たい印象を持たれてしまう可能性があります。

感謝の気持ちを伝えることは、転職希望者のメンタルを傷付けない配慮にもなるため、応募をしてくれたこと、面接会場まで足を運んでもらったことへの感謝の言葉を記載してください。

3.求める人材でない転職希望者の場合でも真摯（しんし）に対応する

転職希望者を尊重する姿勢が伝われば、たとえ結果が不採用であっても、転職希望者は結果に納得しやすくなります。また、企業に対して、マイナスイメージを持つリスクも減らせるでしょう。

求める人材でなくともむげにせず、丁寧かつ真摯（しんし）に対応することが重要です。

4.不採用でも心理的な側面を考慮し、直接的な否定を避ける

不採用の結果を通知することは、少なからず転職希望者に心理的な負担をかけることになります。企業側は、選考結果通知が転職希望者にとって重い連絡であることを理解した上で、丁寧かつ真摯（しんし）な対応をすることが重要です。

不採用通知の本文では転職希望者本人を直接的に否定するような表現を避け、転職希望者のプライドを傷付けないよう配慮しましょう。

5.再び転職希望者や顧客になる可能性を踏まえた接し方をする

現時点で不採用となった転職希望者が、今後別企業に就職してビジネスパートナーとなったり、顧客となったりする可能性は十分あります。また、中長期的に採用候補となる人材の情報を蓄える「タレントプール（※）」化を視野に入れるケースもあるでしょう。

企業はそうした可能性を踏まえて、不採用となった転職希望者に対応することが重要です。

※タレントプール・・・人材や才能を意味する 「タレント（Talent）」と、蓄えを意味する「プール（Pool）」を組み合わせた言葉。過去に自社と何らかの関わりがあった優秀な人材をデータベース化することにより、適切なタイミングで、適切な人にアプローチを行えます。

（参考：『今採用活動していなくても、いざまた始めるときのために！優秀人材を“逃がさない”採用手法とは』）

不採用通知で記載する内容【テンプレ付き】

メールまたは郵送で不採用通知を送る場合は、文中に以下の内容を記載しましょう。

加えて、転職希望者が連絡を見逃さないように、メールの件名や封筒の表書きには「選考結果のご連絡」「重要書類在中」といった文言を記載します。面接の際に「選考結果はメール（または郵送）で連絡する」と伝えておくと、不採用通知に目を通してもらえる可能性がより高まります。

上記の項目を漏れなく盛り込める、不採用通知テンプレートをご用意しています。記載内容に迷わず使えるWord形式のフォーマットは、下記から無料でダウンロードできます。

不採用通知の書き方について詳しく知りたい方は、下記の記事もチェックしてみてください。
（参考：『【文例付】不採用通知の書き方と送り方、対応における注意点を解説』）

不採用通知の作成時の注意点

不採用通知を作成する際は、以下の注意点を押さえておきましょう。

氏名や連絡先の誤字脱字は厳禁

不採用通知（選考結果通知）で使用する宛名では「貴殿」ではなく「○○様」と転職希望者の名前を記載することで、丁寧な印象になります。宛名の間違いや誤字脱字は失礼に当たるため、転職希望者の情報を記載する際は、必ずダブルチェックを挟みましょう。

「不採用」など直接的な表現は避ける

転職希望者のメンタルを考慮し、「不採用」「不合格」といった直接的な否定表現や、いわゆる「お祈りメール」のような定型文の使用は避けましょう。

不採用であることを伝える際には、「このたびの面接ではご希望に添いかねる結果となりました」「誠に残念ながら今回は採用を見合わせていただくこととなりました」といった表現を使用します。また、転職希望者に合わせた文面も取り入れることで、より丁寧な印象を与えられるでしょう。

転職希望者へ配慮する文言を付け加える

不採用通知の文面では、転職希望者に配慮し、プライドを傷付けないような表現にすることが大切です。

企業側は結果のみを通知するのではなく、「十分に検討した上で結論を出したこと」「実績や能力が足りなかったのではなく、条件が一致しなかったのが理由であること」「人柄がしっかりと伝わっていたこと」などが伝わる文言を添えると良いでしょう。

こうした丁寧な対応をすることで、マイナスイメージを回避できるだけでなく、自社への好感度も高められる可能性があります。

応募書類などの選考に利用した書類の処理方法を明記する

選考のために使用される履歴書や職務経歴書、ポートフォリオなどには個人情報が含まれています。提出後は、企業側に個人情報保護法に基づく適切な管理・処理の義務があります。なお、不採用通知には応募書類の取り扱い方法を明記することが重要です。

企業に応募書類の長期保管義務はありませんが、返送もしくは破棄することが一般的です。返送する場合は、特定記録郵便などの記録が残る方法を選択します。

破棄する場合は、シュレッダーなどを用いて適切に処理します。応募者に不安を与えないよう、不採用通知に「弊社で責任を持って破棄いたします」と明記しましょう。

また、タレントプール化するために個人情報を保管しておく場合には、通知書または添え状にその旨を必ず記載し同意を得る必要があります。

企業側から面接を断る場合によくある質問

最後に、不採用通知に関するよくある3つの質問にお答えします。

Q1.「不採用理由」は伝えるべきか？

トラブルに発展する可能性があるため、不採用通知では詳細な理由を述べないケースがほとんどです。法律上は、理由を転職希望者に伝える義務もありません。

ただし実際の採用活動では、転職希望者から不採用の理由を聞かれることも考えられます。その際は、「自社の方針で開示できない」「ほかの転職希望者との相対評価で採用を見送った」など、具体的な理由には言及せずに対応すると良いでしょう。

Q2.定員オーバーが理由で面接を断る場合の例文は？

メールで伝える場合の例文は次のとおりです。

採用予定人数に達したことが理由なのであれば、上記のように、その旨を簡潔に説明しましょう。

Q3.不採用通知を送るタイミングはいつ？

不採用通知は、不採用を決めてから2～3日以内に行うことが望ましいです。なぜなら、連絡が遅くなると転職希望者の転職活動に支障を来し、悪印象を持たれてしまう恐れがあるためです。

まとめ

企業側から面接結果を伝える際の断り方によって、転職希望者の自社に対するイメージは大きく変わります。文面や表現に注意しないと転職希望者のメンタルを傷付けたり、トラブルに発展したりする可能性があるため、「感謝の意を伝える」「直接的な表現を避ける」など、転職希望者に配慮することが重要です。

今回紹介した内容を参考にしたり、テンプレートを活用したりしながら、不採用通知の文面を作成してみてはいかがでしょうか。

（制作協力／株式会社eclore、編集／d’s JOURNAL編集部）