面接評価シートの作り方とは?評価に適した項目は?エクセルのテンプレートサンプル付き

2022.06.28
d’s JOURNAL編集部
面接評価シートとは?
面接評価シートのつくり方について
面接評価シート作成のコツ・ポイント
面接評価シートのサンプルをダウンロード

面接時に確認したい「評価項目」や「評価基準」などを可視化したチェックシートである、「面接評価シート」。「面接評価シートはどのように作成するのか」「作成時には、どのようなことを意識するとよいのか」など、知りたい採用担当者も多いでしょう。今回は、面接評価シートのつくり方や作成時のポイントなどをご紹介します。サンプルのダウンロードもできますので、ぜひご活用ください。

面接評価シートとは?

面接評価シートとは、面接時に確認が必要な「評価項目」や「評価基準」を一覧化したチェックシートのこと。面接官は、面接評価シートに基づいて応募者に質問し、合否を決めます。このことから、面接評価シートは「自社にとって必要な人材か」を見極める際の重要な物差しと言えるでしょう。

面接評価シートを作成する目的は?

面接時に活用される面接評価シートですが、作成する目的は大きく3つあります。

面接評価シートを作成する目的

●公平な採用活動の担保
●採用活動の効率化
●入社後の定着率向上

1つ目の目的は、「公平な採用活動の担保」です。面接評価シートがあれば、採用担当者の他に現場の社員が面接に参加する場合でも、面接官による評価のばらつきを避けられます。

また面接評価シートには評価項目や評価基準が明記されているため、「採用活動の効率化」にも効果的とされています。必要以上に時間をかけることなく、効率的に面接を行えるようになるでしょう。

この他、評価項目に「経歴」「スキル」以外の「価値観」や「コンピテンシー」といった項目を盛り込んだ場合は、採用後のミスマッチを減らす効果も期待できます。その結果、「入社後の定着率向上」につながっていくでしょう。

面接評価シートのつくり方について

「公平な採用活動の担保」や「採用活動の効率化」などを目的とする面接評価シートですが、実際、どのように作成したらよいのでしょうか。面接評価シートのつくり方をご紹介します。

面接評価シートのつくり方

採用基準(求める人物像)を作成する

最初に、採用基準(求める人物像)を作成します。まずは、「全体・職種ごとの有効求人倍率」や「競合企業の求人情報」を確認することから始めましょう。その上で、「経歴・スキル・経験」「コンピテンシー」「価値観」という3つの指標から、評価項目ごとの採用基準を作成します。採用基準を作成したら、関係者間での合意形成をしましょう。一般的に、新卒採用の場合には経営層や幹部クラスとの、中途採用の場合には配属先の管理職とのコンセンサスが必要とされています。

詳細については、こちらの記事をご確認ください。
(参考:厚生労働省「採用基準はどう決める?手順や基準にすべき項目とは?テンプレートや例を交えて詳しく解説」)

なお、採用基準を作成する際に活用したい「採用要件見直しシート」や「ターゲット・ペルソナ設定実践シート」はこちらからダウンロードできます。

採用基準(求める人物像)を定量化・具体化する

次に、誰もが採用基準をイメージできるよう、採用基準を定量化・具体化します。その際、関係者間で具体的な定義について擦り合わせることが重要です。

採用基準の定量化・具体化の例をご紹介します。

採用基準 定量化・具体化の例
学習意欲が高い ●業務に関連した本を、月に2冊以上読んでいる
●本やニュースで得た知識を、業務に活かしている など
コミュニケーション能力が高い ●初対面の人とも、物おじせずに話せる
●相手の意見を尊重しながら、自分の意見も伝えることができる など

採用基準(求める人物像)ごとの評価基準を定める

採用基準を定量化・具体化したら、「応募者が採用基準を満たす人材であるか」を面接官が面接時に評価できるよう、採用基準ごとの評価基準を定めます。採用基準ごとに、「3段階評価」または「5段階評価」とするとよいでしょう。

採用基準ごとの評価基準の例をご紹介します。

採用基準 評価基準の例(3段階評価の場合)
学習意欲が高い 【評価1】:業務遂行のために最低限必要な情報をインプットしきれていない、学習習慣が身に付いていない など
【評価2】:業務遂行のために必要な情報をインプットし続けられている、ニュースや本などから学習する習慣が身に付いている など
【評価3】:中長期的なキャリア形成を考えた上で、現在の業務で必要な情報以外も積極的に収集し、業務に取り入れようとしている など
コミュニケーション能力が高い 【評価1】:初対面の相手に対しては挨拶程度の会話しかできない、人の話を最後まで聞かずに自分の話したいことを話す など
【評価2】:初対面の相手とも和やかに会話を展開できる、人の話を最後までしっかり聞いた後に自分の話をすることができる など
【評価3】:初対面の人や立場が上の人に対してでも、相手の意見・価値観を尊重した上で、自分の意見を伝えたり、提案したりすることができる など

面接評価シート作成のコツ・ポイント

面接評価シートの基本的なつくり方は先ほどご紹介した通りですが、作成時にはその他にも押さえておきたいポイントがあります。面接評価シートを作成する際のコツ・ポイントをご紹介します。

採用基準を設け過ぎない

企業によっても異なりますが、採用面接の時間は「30~60分」程度が一般的です。採用基準をあまりにも多く設けてしまうと、「面接時間内に全て聞ききれない」「面接時間を延長しなければならなくなる」といったように、面接官・応募者双方にとって負担となる可能性があります。そうしたことを避けるため、自社にとって本当に必要な採用基準を厳選しましょう。

関係者間で細かな擦り合わせを行う

人事部の他、経営陣や現場の社員が面接に参加するケースも少なくありません。多くの社員に協力してもらう場合には、応募者を同じ目線で評価できるよう、評価基準の目線合わせを細やかに行うことが重要です。関係者間で十分な擦り合わせができれば、面接の際に円滑に評価を決められるようになるでしょう。

面接評価シートのサンプルをダウンロード

面接評価シートのつくり方や作成時のコツについて見てきましたが、面接評価シートを一から作成しようとすると、工数がかかります。作成にかかる工数をなるべく減らせるよう、テンプレートを活用するとよいでしょう。

d’s JOURNALでは、新卒・中途関係なくご活用いただけるサンプルをご用意しました。

なお、評価項目については、コンピテンシー項目一覧をもとに柔軟に調整いただくことをおすすめします。

まとめ

面接評価シートを作成・活用することで、「公平な採用活動の担保」や「採用活動の効率化」などが期待できます。作成する際には、まず、採用基準を定めることから始めることが重要です。「採用基準を設け過ぎない」「関係者間で細かな擦り合わせを行う」というポイントを押さえた上で面接評価シートを作成し、面接時に活用していきましょう。

(制作協力/株式会社はたらクリエイト、編集/d’s JOURNAL編集部)

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