【テンプレ有】面接評価シートとは？導入のメリットや書き方のポイント

面接時に確認したい「評価項目」や「評価基準」などを可視化したチェックシートとして「面接評価シート」があります。「面接評価シートの活用にはどのようなメリットがあるのか」「作成する際には何を意識するとよいのか」などを知りたい人事・採用担当者もいるでしょう。

今回は、面接評価シートのメリット・デメリットとともに、つくり方や作成時のポイントなどをご紹介します。Excel版のテンプレートのダウンロードもできますので、ぜひご活用ください。

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面接評価シートとは？

面接評価シートとは、面接時に確認が必要な「評価項目」や「評価基準」を一覧化したチェックシートのこと。面接官は、面接評価シートに基づいて応募者に質問し、合否を決めます。このことから、面接評価シートは「自社にとって必要な人材か」を見極める際の重要な物差しと言えるでしょう。

面接評価シートを活用するメリット

面接評価シートを活用することにより、以下のメリットが期待できます。

面接評価シートを活用するメリット
●公平な採用活動の担保
●採用活動の効率化
●入社後の定着率向上

それぞれについて、見ていきましょう。

公平な採用活動の担保

面接評価シートを活用することで、公平な採用活動を担保できます。面接評価シートがないと、「面接官の主観によって、評価にばらつきが出る」「面接官としての経験が少ない場合、適切に評価を決められない」といったことが起こりがちです。

しかし、面接評価シートを使えば、面接官全員が同じ評価基準に則って質問・評価するため、面接官の主観・経験値に左右されることなく、会社として一貫性のある評価をすることができます。採用担当者の他に現場の社員が面接官を務める場合でも、面接官による評価のばらつきを避けられるでしょう。

採用活動の効率化

面接評価シートを使うことで、採用活動の効率化も期待できます。面接評価シートには評価項目が明記されているため、必要以上に時間をかけることなく、面接を行えるでしょう。シートに沿って面接を行うことで、「質問の聴き忘れ」や「評価のし忘れ」も防げます。

また、面接で得た応募者の情報を他の面接官に伝える際にも、面接評価シートは役立ちます。「一次面接で得た情報を、二次面接で伝える」といった場合、口頭のみでは必要な情報を伝えきれないこともあるでしょう。しかし、面接評価シートには伝えるべき内容が一つのシートにまとまっているので、シートを使って情報共有すれば、抜け漏れなく正確に伝えることができます。

入社後の定着率向上

面接評価シートに「経歴」や「スキル」以外の項目を盛り込んだ場合には、入社後の定着率向上も期待できます。具体的には、「仕事に対する価値観」やハイパフォーマーに共通した行動特性である「コンピテンシー」などを評価項目に含めるのが効果的です。仕事に対する価値観やコンピテンシーが自社にマッチしているかを面接時に確認するようにすれば、採用後のミスマッチが減り、定着率向上につながるでしょう。

（参考：『コンピテンシーとは？意味や評価・面接での使い方とスキルとの違いを解説』）

面接評価シートを活用するデメリット

一方、面接評価シートを活用することで以下のデメリットが生じる可能性もあります。

面接評価シートを活用するデメリット
●応募者の潜在的な能力やスキルを判断するのが難しい
●応募者を高評価してしまう可能性がある

それぞれについて、内容と対策を確認していきましょう。

応募者の潜在的な能力やスキルを判断するのが難しい

画一的な質問で評価を数値化しやすい、面接評価シートのみを重視した面接では、応募者の潜在的な能力やスキルを判断するのが難しいことが挙げられます。

既定の評価項目だけでは判断できない、応募者の「潜在的能力」や「人柄」「ポテンシャル」も自社にマッチし活躍が期待できる人材かを判断する基準となるため、面接での確認は不可欠です。

これらを把握するためには、「面接評価シートで項目にない質問や、応募者の話を深掘りする質問も可能とする」「面接官が応募者の印象や魅力などを記入できるよう、評価項目ごとにフリーの記入欄を設ける」などの工夫をしましょう。

応募者を高評価してしまう可能性がある

評価項目が定まっていると、項目の網羅性や点数を付けることが目的となり、応募者を適切に評価できない可能性があることもデメリットの一つです。例えば「全てのチェック項目を確認することに面接官が必死になってしまう」「形式的になり応募者との対話を重視できない」といったことが生じます。

このような状況では、面接でスムーズな受け答えができる応募者を必然的に高く評価してしまい、自社が求めている人材かの判断が困難になります。

全ての応募者を適切な評価のもと見極めていくためには、面接官が「自社で活躍できる人材か」を常に意識することが大切です。公平な評価につなげるために、自由に質問できる項目を設けるなどして、面接評価シートだけに囚われることを防ぎましょう。

面接評価シートのつくり方の手順

「公平な採用活動の担保」や「採用活動の効率化」などのメリットがある面接評価シートですが、デメリットを踏まえたうえで、どのように作成したらよいのでしょうか。面接評価シートのつくり方をご紹介します。

自社が必要とする人物像を明確にする

面接評価シートを作成する際は、まず自社が必要とする人物像を明確にします。自社に必要な人物のスキルや能力は、採用するポジションや業務内容によって異なるため、管理職や面接官だけでなく、現場の従業員にもヒアリングをして、より具体的な人物像のイメージ（ペルソナ）を固めましょう。誰が見ても求める人物像のイメージが同じに描けるよう、細かく言語化・具体化することで、より候補者を見極めやすい面接評価シートの作成につながります。

また、応募者に求める要素を整理し、優先したい条件を明確に設定すると、自社が必要とする人物の解像度がさらに高まるでしょう。

詳細については、こちらの記事をご確認ください。

（参考：『採用ペルソナとは？重要性や設定ノウハウ・具体例をまとめて紹介【シート付】』）

評価項目を設定する

続いて、上記で検討した、応募者に求める要素を整理し優先したい条件に合わせて、評価項目やチェックすべきポイントを設定しましょう。具体例は以下の通りです。

特定の職種を募集する場合は、必要なスキルや資格の有無、経験年数や対応事例なども併せて確認しましょう。

評価基準を定める

評価項目を設定したら、「応募者が評価基準を満たす人材であるか」を面接官が評価できるよう、評価項目ごとの評価基準を定めます。評価基準ごとに「3段階評価」または「5段階評価」とするとよいでしょう。

評価項目ごとの評価基準の例をご紹介します。

評価基準が定まったら、合格ラインも決定しましょう。例えば、「評価ごとに点数を設定し、合計点数が30点以上の場合に合格」「評価基準2の評価が5つ以上ある場合には不合格」などとします。

面接評価シート作成のポイント

面接評価シートの基本的なつくり方は先ほどご紹介した通りですが、作成時にはその他にも押さえておきたいポイントがあります。面接評価シートを作成する際のコツ・ポイントをご紹介します。

評価項目は必要最低限に絞る

企業によっても異なりますが、採用面接の時間は「30〜60分」程度が一般的です。評価項目をあまりにも多く設けてしまうと、「面接時間内に全て聞ききれない」「面接時間を延長しなければならなくなる」など、面接官・応募者双方にとって負担となる可能性があります。そうしたことを避けるため、自社にとって必要最低限な評価項目に厳選しましょう。

なお、評価項目の数は「10～15項目程度」にしておくと、評価ポイントがシンプルでわかりやすい傾向にあります。面接官が応募者との対話に注力できるよう、一次面接と二次面接で評価項目を分けるのもおすすめです。

評価項目には優先順位を付ける

全ての評価項目が満点となる人材が現れることはほぼありません。面接官同士で評価するポイントが分かれることも往々にしてあるため、評価項目に優先順位を付けておくとよいでしょう。複数ある項目の中で、どれが重視する内容なのかが明確になっていると、面接官の評価が分かれた場合であっても、スムーズに選考を進めることが可能です。

また、優先順位を設定する際は、評価項目の配点比重を変えるのも一つの方法です。優先順位の高い項目の配点を高くしておけば、面接官が確認すべき視点や掘り下げる内容を把握しやすくなります。優先順位の設定で一貫性のある判断が実現できれば、面接の効率化にもつながるでしょう。

面接評価シートは新卒・中途で分ける

面接時に確認すべきポイントが異なるため、面接評価シートは新卒採用と中途採用に分けて作成しましょう。例えば、新卒採用の場合は、社会人経験がないため「ポテンシャル」や「パーソナリティー」などを重視する傾向にあります。一方の中途採用の場合は、社会人としてどのような経験をしてきたかが評価対象となるため、「経歴・職歴」や「スキル・専門知識」などが重要な評価ポイントとなるでしょう。

【新卒採用向け】

【中途採用向け】

面接評価シートのテンプレート例をダウンロード

面接評価シートのつくり方や作成時のコツについて見てきましたが、面接評価シートを一から作成しようとすると、工数がかかります。作成にかかる工数をなるべく減らせるよう、テンプレートを活用するとよいでしょう。

d’s JOURNALでは、新卒・中途関係なくご活用いただけるサンプルをご用意しました。

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なお、評価項目については、コンピテンシー項目一覧をもとに柔軟に調整いただくことをおすすめします。

コンピテンシー項目一覧【サンプル】コンピテンシーに該当する行動特性をまとめたシートです。コンピテンシーを具体例から学ぶ際にぜひご活用ください。
⇒資料を無料ダウンロード

面接評価シートを活用する注意点

自社で面接評価シートを活用する際は、以下の2つのポイントに注意しましょう。

●テンプレートは自社でカスタマイズして使う
●定期的に内容をブラッシュアップする

テンプレートは自社でカスタマイズして使う

面接評価シートは、参考となるテンプレートやサンプルがWebサイトなどに掲載されていますが、必ず自社の必要とする人材要件や評価基準に沿ってカスタマイズして活用しましょう。既存のテンプレートをそのまま使用した場合、表面的な確認にとどまり、面接慣れをしている人材のみが高い評価を受けたり、確認不足によるミスマッチが発生したりして、自社が必要とする人材の採用につながらないという懸念があります。

カスタマイズする際は、新卒・中途だけでなく、業界や業種などの要素も踏まえて、自社が求める人物像にあわせた面接評価シートを作成しましょう。

定期的に内容をブラッシュアップする

採用した社員が「すぐに離職してしまった」「会社が期待したような成果を上げていない」といった場合、面接評価シートで定めた評価項目・採用基準に問題があった可能性があります。そのため、PDCAを回し、面接評価シートの内容を定期的にブラッシュアップすることが重要です。

定期的に内容を見直すことで、評価項目・採用基準がより自社の実態・ニーズにあったものとなり、自社にマッチした人材・自社が必要とする人材を採用しやすくなるでしょう。

まとめ

面接評価シートを作成・活用することで、「公平な採用活動の担保」や「採用活動の効率化」などが期待できます。一方で、「応募者の潜在的な能力やスキルを判断しにくい」といった懸念もあるため、作成する時は、採用基準を定めることから始めるのが重要です。

「評価項目は必要最低限に絞る」「優先順位をつける」というポイントを押さえた上で、面接評価シートを作成しましょう。「テンプレートは自社でカスタマイズして使う」「定期的に内容をブラッシュアップする」ことを意識しながら、面接評価シートを活用することをおすすめします。

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（制作協力／株式会社mojiwows、編集／d’s JOURNAL編集部）