業務分掌とは｜職務分掌との違いや規程の作成フローを解説-サンプル・テンプレート付-
主に部門や部署といった組織の単位ごとに担当する業務や権限を明確化する、業務分掌。業務を円滑に進めるために、導入する企業が増えています。「職務分掌との違いは何か」「規程にまとめるにはどのような手順を踏めばよいのか」を知りたい方もいるのではないでしょうか。
この記事では、業務分掌の目的や職務分掌との違い、業務分掌規程の作成フローなどをご紹介します。すぐにご活用いただける「業務分掌規程」のサンプル・テンプレート付きです。
業務分掌とは業務担当の明確化
業務分掌とは、部門や部署、従業員ごとに担当する業務内容や権限、責任の所在を明確化すること。業務分掌により、従業員は自分が行うべき業務や責任の範囲、相談先などを理解しやすくなります。
分掌を行う単位は部門や部署、チームなど、企業の規模や実態、方針によってさまざまです。なお、業務分掌を明文化したものを「業務分掌規程」と言います。法律などで作成が義務付けられているものではありませんが、社内規則の一つとして作成している企業も多いです。業務分掌規程の作成フローについては、後ほど解説します。
業務分掌と職務分掌の違い
業務分掌と混同されやすい言葉に、「職務分掌」があります。職務分掌とは、役職・職務における責任や権限を明確化すること。両者の違いを表にまとめると、以下の通りです。
| 業務分掌 | 職務分掌 | |
|---|---|---|
| 対象とする範囲 |
チームや個人が取り組むべき具体的な「仕事内容」 |
個人が担う役職や職務といった「役割」 |
| 目的 |
●個人やチームが果たすべき具体的な仕事や作業の明確化 |
●役職・職務ごとの役割や責任の所在の明確化 |
業務分掌と職務分掌の大きな違いは、対象とする範囲と目的です。業務分掌の目的は、チームや個人で取り組むべき具体的な「仕事内容」を明確化し、業務を円滑に遂行することにあります。それに対し、職務分掌では、部長や取締役といった「役職や職務における役割」を明確にし、責任や権限を適切に配分することを目的としています。
対象とする範囲や目的が異なることもあり、業務分掌と職務分掌では上の表で示したように期待できる効果も違います。なお、業務分掌のメリットは後ほど詳しく解説します。
（参考：『【テンプレート付】職務分掌とは？規程はなぜ必要？基本知識や作り方を弁護士が解説』）
業務分掌の制定に向いている企業の特徴
一般的に、業務分掌の制定に向いているとされているのは、大企業です。実際、さまざまな部門・部署があり多くの従業員を抱えている大企業の多くが業務分掌を導入しているようです。業務分掌を定めることで、社内全体の業務や役割を整理でき、業務の効率化やスムーズな連携を促せるからです。
一方、中小企業では限られた人員で臨機応変に業務を担当するケースも多いため、業務分掌を行うことが必ずしも適しているとは言えません。特に、企業が目まぐるしく変化し、常に大きな変化を抱えているところでは、都度詳細な業務分掌規程を作成していては、手間や時間がかかり、本来行うべき業務に注力できなくなってしまいます。
しかし、これらはあくまで一般的に言われていることにすぎず、企業としてのフェーズや置かれた状況などによっては、一概にどうすべきとは言い切れません。したがって、業務分掌を導入するかは、企業規模だけでなく、自社の状況や必要性などを考慮して決定するとよいでしょう。
業務分掌のメリット
業務分掌を設定することにより、企業には以下のメリットが期待できます。
●業務の配分を最適化できる
●従業員の責任感が向上する
●業務の不正抑止効果が期待できる
●人事評価をしやすくなる
それぞれについて詳しく紹介します。
業務の配分を最適化できる
業務分掌のメリットは、業務配分を最適化できることです。業務分掌の実施に先立ち、社内の全業務の種類や量を把握する必要があります。それらを明らかにした上で業務を全体に割り当てるため、特定の部署や従業員に仕事が集まることを防ぐことができるでしょう。
業務の偏りを解消することで、事業全体の業務効率や生産性の向上が期待できます。リソースに余白が生じれば、事業戦略や新規プロジェクトなどに時間をかけることもできるかもしれません。
従業員の責任感が向上する
業務分掌のメリットには、従業員の責任感が向上することも挙げられます。業務分掌では、チームや個人で担当する業務の内容と役割が明確になり、「期限内に業務を遂行すること」「自身の業務範囲内でトラブルが起こった際に早期解決すること」「決められた業務の範囲における一定の成果を出すこと」などが求められます。そのため、一人ひとりが自らの業務とその責任を意識しながら業務に取り組むことができるでしょう。
また、従業員が業務への責任感を持つことは、仕事のやりがいやモチベーションアップにもつながります。期待されたほどの成果を出せなかった場合でも、担当業務や役割が明確であれば、成長するための課題点を見つけやすいでしょう。
業務の不正抑止効果が期待できる
業務分掌により業務の担当者や責任の所在が明確になることは、書類の改ざんや横領といった不正の抑止力としても機能します。万が一、不正が疑われる事案が発生した場合でも、業務と従業員の関連性がはっきりしていれば、その業務をたどることにより該当する従業員を見つけやすくなるでしょう。不正が発覚しやすいことを従業員が認識すれば、不正を働こうという考えが起きにくくなり、自然と不正が減ることが期待できます。
不正の発覚は、社内外に多大な影響を及ぼします。不正によるブランドイメージの低下や収益の減少などを防ぐためにも、また、不正の調査に余計な労力や時間をかけないためにも、業務分掌は有効といえるでしょう。
人事評価をしやすくなる
人事評価に活用できることも、業務分掌を行うメリットです。チームや個人で果たすべき商務やその責任を明確にすることで、達成すべき業務目標や評価基準の設定をしやすくなります。
業務分掌規程という形で明文化しておけば評価の際の根拠にもなるため、評価に対する従業員の納得度を高めることにもつながるでしょう。
業務分掌のデメリット
業務分掌には前述のメリットがある一方で、以下のようなデメリットも存在します。
●従業員の業務の幅が広がりにくい
●業務分掌規程で想定していない事態への対応に弱い
●生産性が低下するリスクもある
それぞれについて具体的に見ていきましょう。
従業員の業務の幅が広がりにくい
業務が明確になるというメリットがある一方で、担当業務にしか携わらないことにより、業務の幅が広がりにくいという懸念があります。明確な線引きを意識し過ぎると業務の垣根を超えた取り組みに着手しづらく、従業員の成長を阻害する可能性があることに注意が必要です。業務が属人化しやすく、担当者の不在時や休職・退職時などに業務が滞るリスクもあるでしょう。
また、「自分の担当業務さえ円滑に進めばよい」「自分の担当業務でないと評価につながらない」という意識がまん延してしまうと、従業員やチーム間での「助け合い」の意識が醸成されず、責任転嫁が起こったり従業員間の関係性が悪くなったりする可能性もあります。
こうしたことが起きないよう、業務分掌の導入の際には、従業員らにその目的を理解してもらうように努め、「数年単位でジョブローテーションを実施する」「各取り組みの目的や部署間での協力関係などについて丁寧な説明を行う」などするのが望ましいでしょう。
（参考：『ジョブローテーションの目的とは。メリット・デメリット、効果的な期間や導入方法』）
業務分掌規程で想定していない事態への対応に弱い
2つめのデメリットは、業務分掌規程で想定していない事態への対応に弱い点です。業務分掌規程を作成した際には存在しなかった業務や対応などが発生した場合、担当者や責任の所在が不明瞭になる可能性があります。その結果、対応が遅れて企業の信用が低下したり、ビジネスチャンスを逃したりするリスクがあることを、把握しておきましょう。
イレギュラーな事態にも対応するためには、「各チームや従業員の業務幅を広めに設定する」「イレギュラー業務を認識し互いに協力できるよう全員に情報共有を図る」などの対策を講じるとともに、イレギュラー業務が発生した際に、各部署が協力関係を築けるような組織風土をつくることも大切です。
生産性が低下するリスクもある
業務分掌により業務や責任が明確になることで、一つの案件について業務が複数観念できる場合、各部署の承認を経て初めて当該案件を決定できるというように、意思決定までに時間がかかってしまうケースもあるでしょう。そうした制約によって柔軟性や主体性が損なわれ、生産性低下のリスクがあることにも注意が必要です。
これらの課題を解消するには、業務分掌を前提にしても、関係者が一様に集まって決定する機関を設けるなどの方法が考えられます。当該案件の規模感や重要性、フェーズなどによっては、特定の部署が決定する権限を有するものとして進める方法もあるかもしれません。ただし、業務分掌のメリットが損なわれる可能性もあるため、業務全体の効率性やバランスを加味しながら慎重に判断しましょう。
業務分掌規程のサンプル・テンプレート
業務分掌を機能させ、従業員一人ひとりが業務や役割を理解するためにも、「業務分掌規程」を作成しましょう。業務分掌規程に決まった様式はありませんが、最初に「目的」や「組織構成」などを述べ、次に「組織単位での業務分掌」を記載していくのが一般的です。
組織単位の業務分掌については、「●●（部署名など）は次の業務を分掌する」といったように規程内に記載する方法と、「各部門の業務分掌については、別に定める業務分掌表に従うものとする」として規程とは別に表などを作成する方法とがあります。
以下より【業務分掌規程のテンプレート】がダウンロード可能ですので、ぜひご活用ください。
業務分掌規程の作成フロー
業務分掌規程は、以下のフローで作成します。
組織図を作成する
まずは、現状の業務体制を把握するために「組織図」を作成しましょう。組織図とは、組織の内部構造を図式化したもの。全体の指揮命令系統や各部門の役割などを把握できるため、適切な人材配置や業務分掌がしやすくなります。組織図にはいくつかの種類があるため、自社にあったものを選択しましょう。
組織図の種類や具体的な作成方法については、以下の記事をご覧ください。
（参考：『組織図とは？メリットや作成のコツ・ツールを使った簡単な作り方を紹介』）
各部門や現場へ業務をヒアリングする
次に、各部門の業務や権限、責任を把握するため、部門のリーダーや現場の従業員に現在の業務や課題感のヒアリングを実施するなどして、既に配分されている業務を可視化します。「必要とされる業務内容」や「現在各従業員が担当している業務」「必要な人員数」「当該部署にそぐわないと考える業務」「業務を進める上での課題感」などについて、丁寧かつ詳細に情報を集めましょう。
業務間の関連性も明確にしておけると、次のステップで分掌を振り分けやすくなります。
各業務の担当と権限・責任を振り分ける
続いて、ヒアリングで得た情報を基に各部門が担当する業務や権限・責任を振り分けます。「特定の部門に業務量の偏りがないか」「業務が円滑に進められるか」などに配慮しながら業務を割り振り、各部門の権限や責任についても明確化しましょう。場合によっては、従来の権限が消失したり、これまでになかった業務権限が生じたりする可能性もあります。
最終調整し制定、社内へ周知する
業務担当や権限を明確にしたら、その内容を「業務分掌規程」として明文化します。
草案の段階で各部門の責任者に確認してもらい、適宜修正を行いましょう。最終的に全ての責任者の承認を得て規程制定のための社内手続きをして業務分掌規程が完成したら、社内に周知します。
周知の際は、説明会を開いて業務分掌の目的や効果を説明する他、紙媒体や電子データで従業員が閲覧できる状態にしておくことが理想です。現場の混乱を最小限に抑えるためにも、丁寧な説明を心掛けましょう。また、説明会の後にも従業員が閲覧できるようにしておくことが望ましいと言えます。
業務分掌規程は定期的な見直しが必要
業務分掌規程は、定期的に見直す必要があります。社内の業務は社会情勢や事業戦略によって常に変化するものであり、業務分掌が更新されないと、体制と業務のミスマッチが起こったり、責任の所在が不明瞭になって業務に支障が出たりする可能性があるためです。
「半年／1年」「新規事業が立ち上がったタイミング」などで、「負担の大きい部門はあるか」「不要な業務が存在していないか」「承認に時間がかかり過ぎている箇所はないか」「互いに押し付けあっている業務はないか」などを確認し、実情に合わせてアップデートしていきましょう。
まとめ
業務分掌を行うことにより、「業務配分の最適化」「従業員の責任感の向上」「不正の抑止」といった効果が期待できます。業務分掌規程を作成する際は丁寧なヒアリングを行うとともに、定期的な見直しを行うことも重要です。
組織体制を明確にして業務を円滑に進めるためにも、業務分掌の作成を検討してみてはいかがでしょうか。
（制作協力／株式会社mojiwows、監修協力／弁護士 和氣良浩、編集／d’s JOURNAL編集部）
【弁護士監修】業務分掌に役立つテンプレート！業務分掌規程フォーマット＆業務分掌管理表
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