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フリーアドレスとは?導入前に知りたいメリット・デメリットと成功のコツ<事例付>

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編集部

毎日決められた席に座るのではなく、業務内容やその時々の状況に応じて自由に席を選んで働く「フリーアドレス」。オフィスの省スペース化や、コミュニケーションの活性化などの効果を期待して導入する企業が増えています。しかし導入の仕方によっては、結局席が固定化してしまったり、部下のマネジメントがしづらくなったりするといった課題につながることもあります。今回は、フリーアドレスのメリット・デメリットや成功させるためのコツ、導入事例などをご紹介します。

フリーアドレスとは?

フリーアドレスとは、「free(自由な)」「address(所在)」という言葉の組み合わせで、文字通り、一人ひとりが固定席を持たずに、自由に席を選んで仕事をするワークスタイルのことです。「現在所属しているプロジェクトチームで打ち合わせがしやすいよう、メンバーの近くに座る」「集中して作業するために、仲の良い同僚と距離を置いて座る」など、社員はその日の業務内容や仕事の状況に合わせて、好きな場所を選んで働くことができます。

なぜ今フリーアドレスなのか?導入目的とは?

日本では、1980年代後半~1990年代にかけて、大企業を中心にフリーアドレスの導入が始まりました。導入当初はIT技術があまり進んでいなかったこともあり、業務効率の低下やセキュリティーへの不安から、すぐに定着には至らなかったようです。しかし、ここ数年でフリーアドレスを導入する企業が増えています。なぜ今フリーアドレスが再び注目されるようになったのか、その背景についてご説明します。

生産性向上のための「働き方改革」の取り組みの一つとして導入

近年、労働力人口の不足により人材の確保が困難であることから、企業では現状の社員数を維持しながらも生産性を高めていくための「働き方改革」が求められるようになりました。その「働き方改革」の取り組みの一つとして、社員の柔軟な働き方を後押しし、さらに「風通しの良い」「活発な」企業文化の醸成にもつながるフリーアドレスの導入が注目されています。
また、企業の生産性を高めるには、社員一人ひとりが受け身で仕事をするのではなく、主体性を持って働いてもらうことが重要です。フリーアドレスでは、社員自らが「より効率的に業務ができる席」を考えて選択することを日々繰り返し行うため、主体性を育むきっかけになり、結果的に生産性の向上にもつながると考えられています。

IT技術の進化が円滑なコミュニケーションを後押し

近年、スマートフォンやタブレットといったモバイルデバイスの普及に伴って、ビジネス向けのチャットツールや勤怠管理システム、業務管理ツールなどが充実してきました。これらHRTechの進化により、遠隔での業務コミュニケーションや人事労務管理が柔軟に行えるように変化したのです。1980年代後半~1990年代にフリーアドレスが一時期トレンドとなった際に、業務効率やセキュリティー面での課題などがシステムの進化により解決されたことで、改めてフリーアドレスの導入が多くの企業で広まりつつあります。
また、場所・時間を問わずに働く「テレワーク」の普及など、働き方が多様化していることで世間的にも「別々の場所で働く」ことが一般的になり、企業内でのフリーアドレス導入のハードルも下がってきたと考えられます。
(参照:『「テレワーク」とは。働き方改革に向けて知っておきたいメリット・デメリットや実態』)

フリーアドレスのメリット

働き方改革の一環として導入されることの多いフリーアドレスには、さまざまなメリットがあります。ここではフリーアドレスを導入する4つのメリットをご紹介します。

フリーアドレスのメリット

メリット①:コラボレーションや新たなアイデアが生まれる

フリーアドレスを導入すると、業務の内容や進行フェーズにより毎日自由に席を選ぶことができます。いろいろな席に座ることで、これまで関わる機会が少なかった部署の社員とも接する機会が自然と増え、社員同士のコミュニケーションが活発になります。それにより、部署や立場を越えたコラボレーションが生まれたり、会話をきっかけに新たなアイデアが浮かんだりといった効果が期待できます。

メリット②:業務を効率化できる

他部署の社員と一緒にチームを組んで仕事をする必要がある場合、メンバー同士が近くの席に座ることで連絡や打ち合わせなどのコミュニケーションも取りやすくなります。通常であれば何か情報を共有する際、ミーティングを設定したり、メールを送ったりしなければならない場面でも、近くにいることで口頭での確認や共有で済むようになり、業務を進める上での判断や改善のスピードアップにつながります。これにより業務の効率化、生産性の向上が期待できます。

メリット③:スペースを有効活用できる

限られたスペースを有効活用できるのもフリーアドレスの魅力です。一般的なデスクだとデッドスペースが発生することもありますが、フリーアドレスの場合スペースに応じてカウンター席やスタンディングデスクなど、さまざまなタイプの席を用意するケースが多いです。そのためスペースを有効活用でき、また社員としても業務内容に合わせて席を選べるようになります。スペースに余裕ができれば、社員の交流コーナーや休憩スペースを設けることもでき、ますます社員間の交流促進にもつながるでしょう。

メリット④:環境美化につながる

従来のような固定席では、自分のデスクに不要な書類や荷物も置いてしまいがちです。一方、フリーアドレスの場合、キャビネットやロッカーから仕事に本当に必要なものだけを持って席を移動するケースがほとんどです。そのため、社員一人ひとりが荷物の量を減らすことを意識するようになり、デスクの上には最低限のものだけが残る状態になります。ものが少ないことで掃除や整理整頓もしやすくなり、社内の環境美化につながります。また、デスクに置くものが減ることで、セキュリティー面の強化にもつながるでしょう。

フリーアドレスのデメリット

フリーアドレスにはさまざまなメリットがある一方、幾つかデメリットもあります。「結局、固定席に戻ってしまった」ということにならないよう、フリーアドレスのデメリットと対策法を知っておきましょう。

フリーアドレスのデメリット

デメリット①:コミュニケーションがとりづらくなることも(マネジメント観点)

フリーアドレスでは座る席が毎日変わるため、「上司と部下のコミュニケーションが減る」「誰がどこに座っているかがわからない」「オフィスに来ているかどうかもわからない」など、マネジメントをしづらくなる可能性があります。部下の方としても、相談したいときに上司がどこにいるかがわからないなどの問題が出てくることもあります。フリーアドレスの導入時には、お互いのコミュニケーションがしっかり取れるよう、ビジネス向けチャットなどのコミュニケーションアプリを活用する、誰がどこにいるかがすぐにわかるように入退室管理の仕組みを作るといった対策を行いましょう。

デメリット②:集中して作業しづらくなることも

フリーアドレスの場合、仕事の状況によっては自分の業務と直接関係のない社員が近くに座ることもあるため、会話や電話の声がこれまで以上に気になったり、あまり接点のない社員が近くにいることに抵抗を感じたりすることもあるでしょう。それにより、「集中しづらく、作業が進まない」といった問題が生じる可能性があります。集中して仕事ができるよう、「ブースや個室を用意する」「電話可能なエリアを限定する」などの設備対策も検討しましょう。

デメリット③:帰属意識や愛着心が低下することも

フリーアドレスでは毎日好きな席が選べるため、「私はこの組織の一員だ」と認識しにくくなるケースもあるでしょう。「この部署・会社で働いている」といった集団意識が薄れることで、組織への帰属意識や愛着心が低下する可能性があります。そうした状況を防ぐため、「ロッカーに社員の写真を貼る」「週に1回は部署ごとに同じエリアで仕事をする」といった対策を検討しましょう。

フリーアドレスに向いている企業・向いていない企業とは

取り入れることでメリットも多いフリーアドレス。積極的に導入する企業が増えている反面、実は導入に向いていない企業もあります。フリーアドレスに向いている企業と向いていない企業、それぞれの特徴をご紹介します。

フリーアドレスに向いている企業

フリーアドレスに向いている企業の特徴の一つに、「職場に常にいる社員が少なく(社員の在席率が低く)、全員分の席を確保する必要がない」という点があります。外出の多い営業職やクライアントに常駐するSEが多く、「社員の在席率が低い企業」は、フリーアドレスを導入することでオフィスの省スペース化や有効活用を実現しやすくなるため、フリーアドレスに適しています。また、フリーアドレスにすると他部署の社員と接する機会が増えるので、「部署を越えたプロジェクトが多い企業」はフリーアドレスを導入することで、仕事がしやすくなるでしょう。この他、フリーアドレスには新しいアイデアの創出やコミュニケーションの活性化、柔軟な働き方の実現といった効果もあることから、「新たな価値の創造を求めている企業」「社員同士のコミュニケーション方法を変えたい企業」「働き方改革に積極的な企業」も向いています。

フリーアドレスに向いていない企業

「社員の在席率が高い企業」の場合、常に全員分のデスクを用意しておく必要があるため、スペースの有効活用という目的でフリーアドレスを導入するのは適しません。また、事務職やデスクトップが必要なクリエイターなど「決められたデスクで集中して作業する機会が多い企業」では、フリーアドレスを導入しない方が効率的に仕事を進められます。情報管理の面を考えると、「機密情報を多く扱う企業」も、フリーアドレスにはあまり向いていないでしょう。

フリーアドレスの導入フロー

実際にフリーアドレスを導入する際に必要な手順をご紹介します。導入フロー

手順①:導入可否の判断

フリーアドレスは企業によって向き・不向きが分かれるため、まずは、導入できるかどうかを判断する必要があります。「自社がフリーアドレスの導入に適した企業かどうか」「自社が抱える課題は何か」といった観点から、導入の可否を慎重に検討しましょう。

手順②:在席率などの調査から座席数とレイアウトを決める

フリーアドレスでは、オフィスの省スペース化のため、全社員分ではなく必要な分の座席だけを用意するのが一般的です。また企業によっては、全社的にフリーアドレスを導入するケースもあれば、特定の部署でのみ導入するケースもあります。そのため、部署別・時間帯別に社員の在席率の調査を行い、「どのくらいの座席が必要なのか」「どこにどのように配置するのか」を決めましょう。

手順③:デスクやロッカーなどを準備する

フリーアドレスを導入することにより、レイアウトに合ったデスクの買い替えや、書類や私物を保管できるキャビネット・ロッカーの購入が必要になります。十分な収納スペースがないとデスクが固定化しやすいため、「全員分のロッカーを用意する」「部署共有のキャビネットを設置する」といった対応をしましょう。デスクは配置する場所や業務内容に応じて、「何人かが一度に座れる横長の大きなデスク」や「書類を広げたり、自分のすぐ横に人が座ったりできるL字型デスク」、「集中スペース用の一人用デスク」などを社員が使い分けしやすいように準備する必要があります。ロッカーについては、部署によっても中に収納するアイテムが変わるため、「容量に余裕のあるロッカー」や「書類の収納方法を選ばないロッカー」を用意しましょう。

手順④:PCやモニターの手配

デスクトップパソコンを多く使用している企業の場合、ノートパソコンやタブレットへの切り替え、モニターの用意などが必要です。併せて、「無線LAN環境を整える」「十分な数の電源を用意する」といった対応を行い、社員がスムーズに仕事ができるようにしましょう。

手順⑤:運用ルールを決める

明確なルールがないままにフリーアドレスを導入しても、うまく機能しない可能性があります。そのため、導入前には自社の状況に合わせた運用ルールを決め、社員に周知しましょう。運用ルールの例として、「前日と同じ席には座らない」「退勤時にはデスクに何も残さないようにする」「社内用の資料はペーパーレス化し、紙の書類を減らす」といったことが挙げられます。

フリーアドレスが始まったら運用上で注意したいこと

実際にフリーアドレスを導入した後、運用上で注意したいことについてご紹介します。

勤怠管理について

フリーアドレスを導入すると、「誰がどこにいるか」「今日は誰が出勤・欠勤しているか」がわかりづらくなるため、勤怠管理方法の見直しが必要です。勤怠管理の方法として、「どこで仕事をするのかを、ビジネス向けチャット上で部下が上司に報告する」「パソコンやスマホを使った入退室管理システムを導入し、クラウド上で勤怠管理を行う」などが挙げられます。運用のしやすさやコストなどを考えた上で、自社に合った勤怠管理を行いましょう。

朝礼やミーティングについて

フリーアドレスでは各自が好きな場所で仕事をするため、従来通りのやり方で朝礼やミーティングを行うのは難しくなる可能性があります。朝礼については、「全体朝礼をやめ、部署・プロジェクトごとの朝礼に変更する」という方法が考えられます。またミーティングについては、「会議室予約をしてから集まるのをやめ、話したいタイミングでミーティングエリアに集まるようにする」「数人しか参加しないミーティングであれば、カウンター席で行う」「ランチミーティングを活用する」といった方法を考えると、スムーズにミーティングが行えるでしょう。

郵便物や電話の取り次ぎについて

フリーアドレスを導入すると、これまでのように届いた郵便物をそれぞれのデスクの上に置いたり、内線電話で取り次いだりすることが難しくなるため、代わりの対応が必要です。郵便物は、「部署ごとに郵便BOXを設置する」「マグネット式の郵便受けをロッカーの扉に設置する」などの工夫をすれば、紛失や見逃しを防げるでしょう。電話の取り次ぎについては、社員一人ひとりに「携帯電話を支給する」「直通のコードレス電話機を支給する」といった方法が挙げられます。

チームやグループの連帯感の醸成

フリーアドレスを導入すると、同じチームやグループの社員と一緒に仕事をしているという感覚が薄れる可能性もあります。チームやグループの連帯感を活かしながらフリーアドレスを取り入れたい場合、「完全なフリーアドレスにはしない」という方法を試してみましょう。例として、グループやチーム単位でどのエリアに座るかを決め、そのエリア内であれば各自が好きな席を選べる「グループアドレス」「チームアドレス」が挙げられます。

フリーアドレスの定着・継続

フリーアドレスを定着させるためには、まず、「実際にどのくらいの社員が毎日違う席に座っているか」「どのような効果・影響があったか」など、社員がフリーアドレスをどう感じているのかを調査します。部署によって定着度合いや効果に差があるようであれば、「制度が定着している部署の取り組みについて、他部署に共有する」「制度が定着していない部署の原因を探る」といった対応をしましょう。また、調査によって具体的な課題が明らかになったら、改善方法を検討し、より自社に合った制度に変えていく必要があります。

フリーアドレスを円滑にするおすすめグッズ

フリーアドレスならではの、移動や持ち運びに便利なおすすめグッズを紹介します。

荷物や文房具の持ち運びに便利なグッズ

便利グッズ
①荷物をひとまとめにして運べるバッグ
書類や文房具といった仕事に必要なアイテムを一度に運ぶことができるバッグがあると、出社後すぐに仕事に取り掛かることができます。内ポケット・外ポケット付きのもの、ペンホルダー・ネームカードホルダー付きのもの、肩掛けできるものなどを選ぶのがおすすめです。

②文房具をまとめて収納できるボックス
ペンや付箋、ハサミやのりなどの文房具を使うことが多い場合、文房具をまとめて収納できるボックスがあると便利です。細々とした文房具の整理がしやすいだけでなく、使わないときはキャビネットに立て掛けておくこともできます。

③クリアホルダーごと挟めるファイル
案件ごとやクライアントごとにクリアフォルダーを分けている場合、クリアホルダーごと挟めるファイルがあると便利です。何個ものクリアホルダーをまとめて挟めるので、持ち運びが楽なだけでなく、バンド付きなので書類の紛失を防ぐことができます。

その他おすすめグッズ

①書類を挟めるデスク用パーテーション
オープンスペースで仕事するときや他の部署の社員が近くにいるときなど、周囲の視線が気になる場面でおすすめなのが、デスクの上に置いて使えるパーテーションです。パーテーションの間に書類を挟めるものを選べば、整理整頓にも役立ちます。

②持ち運べるホワイトボード
会議室を予約するのではなく、その場ですぐにミーティングをしたいときにおすすめなのが、持ち運べるホワイトボードです。折りたたみ式でデスクの上で自立するものを選べば、気軽に打ち合わせがしやすくなります。

③マグネット付きのトレー
書類などを平置きして作業をしたいときにおすすめなのが、空いているスペースに後付けできるトレーです。マグネット付きのものを選べば、工具を使うことなく、壁やキャビネットなどのスチール面に簡単に取り付けることができます。

フリーアドレスの導入成功事例

実際に、フリーアドレスを導入し、成功している企業の事例を紹介します。

事例③:ヤフー株式会社 ~座席をジグザグに配置~

インターネット事業を展開するヤフー株式会社では、2016年10月の本社移転に併せて、全従業員を対象にフリーアドレスを導入しました。座席を規則正しく並べるのではなく、あえてジグザグに配置することで、社員同士のコミュニケーションを増やしています。社内調査によると、座席をジグザグに配置したことで、社員同士のコミュニケーションが従来の約2倍になりました。

事例②:株式会社テラスカイ~エンジニアのコミュニケーションを加速~

クラウドソリューションを提供する株式会社テラスカイでは、人員増加を見据えたオフィス戦略を行っています。エンジニアはモニターを見ながら作業することも多いですが、ラウンジや昇降式デスクなど、ノマドスタイルで働ける環境を用意。オープンな空間があることで、特に「ここで働かなければならない」という制限がなくなり、エンジニア同士の交流が活発になりました。
(参照:『IT人材採用激化時代に打ち勝つ。テラスカイが導入したストーリーのあるオフィス戦略』)

事例③:パーソルキャリア株式会社~グループごとのフリーアドレスを導入~

パーソルキャリア株式会社では、グループごとのフリーアドレスを2018年より導入しています。グループ内での連携が取りやすいよう区分を決め、その中で自由に席を選んで座るというスタイルです。カウンター席やソファ席など多様な席を設けることで目的や状況に応じて席が選べるようになっています。

【まとめ】

社員が日によって好きな席を選んで働くことができるフリーアドレスは、スペースの有効活用や働き方改革の一環として注目されるワークスタイルです。コラボレーションや新しいアイデアが生まれやすくなる、業務が効率化できるといったメリットがある一方、これまでのようなマネジメントがしづらくなるなどの課題もあります。自社にマッチした制度であるかの検討や、スムーズに運用するための工夫をしながらフリーアドレスを導入し、組織の活性化につなげましょう。

(制作協力/株式会社はたらクリエイト、編集/ダイレクト・ソーシング ジャーナル編集部)

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