【無料テンプレ付】職務分掌とは？業務分掌との違いや作り方を解説

近年、業務を円滑に遂行するための方法として、「職務分掌」が注目を集めています。大手企業やベンチャー企業などで広く取り入れられているため、自社への導入を検討している人事・採用担当者もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、職務分掌の基礎知識や作り方などについて詳しく解説します。

「どこまでが誰の仕事なのか」を明確にするには、職務分掌と職務権限の両方を整理することが重要です。「無料」で使えるWordテンプレートを下記からダウンロードして、ご活用ください。

職務分掌とは

職務分掌とは、課長や部長などの役職ごとに、役割や責任、権限を適切に配分するための仕組みのことです。導入すると業務負担の軽減や業務分担への疑問の解消が進み、従業員のストレスを減らすことにも寄与します。

なお、職務分掌を進める過程では、責任の所在や業務範囲を明文化した「職務分掌規程」を作成するという選択肢もあります。職務分掌規程の作成は必須ではありませんが、このような文書を企業運営の指標にすれば、社内の認識にずれが生じる事態を防げるでしょう。

詳しい作成方法は後述しますので、ぜひ参考にしてください。

職務分掌をする目的は内部統制やリスクマネジメント

職務分掌は、「内部統制」や「リスクマネジメント」を目的としています。「誰が」「どんなチームが」「どんな仕事をしているのか」を明確にできる点が、大きな特徴です。

個人レベルで優先順位の高い仕事がわかるため「非効率な業務の防止」や「仕事の押し付け合いによるトラブルの抑制」を推進し、内部統制を図れます。

また、業務上で実行可能な権限を「制限なく個人に与えない」「内部でけん制する」ことで従業員による不正を防止でき、リスクマネジメントにもつながります。

職務分掌と似た用語との違い

職務分掌には似た響きの言葉や混同される用語があるため、誤った認識を持たないよう、それぞれの違いを押さえておきたいところです。

以下の表では、職務分掌と誤認しやすい用語を「意味」「目的」「期待できる効果」の項目でまとめました。

職務権限との違い

職務権限は、役職者に与えられた職務上の権限そのものを指します。

例えば、職務分掌によって「人事採用の書類選考通過者を最終決定する役割」を割り当てる場合、その職務に就く従業員に与える「最終決定権」は職務権限に該当します。

この権限を設けなければ、従業員全員が書類選考通過者を決められることとなり、職務の責任や権限を適切に管理できません。

そのため、職務分掌を取り入れる際は、職務を担う上で必要となる職務権限についても検討する必要があります。

職務権限規程との違い

職務権限規程は、役職者に与える権限の内容・範囲・決裁レベルを文書で定める規程です。職務分掌が「誰が・どの職務を担うか」を示すのに対し、職務権限規程は「その職務を遂行するために、どの役職がどの意思決定権・承認権を持つか」を明確にします。

例えば、人事領域であれば「課長職は採用に関わる決定権を持つ」「部長職は昇格の決定権を持つ」といった形で、権限を役職ごとに割り振ります。

これにより、一般従業員へ過度な権限が付与されることを防ぎ、責任と権限の管理が適正化されます。職務分掌によって役職に権限を与える場合は、権限の逸脱や重複を避けるためにも、職務権限規程の整備が必須です。

実務上は、職務分掌（役割の割り当て）と職務権限規程（決裁・承認の基準）をセットで運用することで、意思決定のスピードと統制の両立、不正の抑止、責任所在の明確化といった効果が期待できます。

業務分掌との違い

業務分掌とは、職務分掌で明確になった役割を踏まえた上で、その役割に求められる具体的な仕事内容や作業内容を明らかにするための仕組みのことです。

つまり、「職務を担当するに当たって、どのような仕事をすれば良いのか」を明示しているため、これに基づいて業務を進めることで効率化が図れます。

このほかにも、業務分掌を導入すると、さまざまな恩恵を受けられる可能性があります。

詳しくは、以下の記事を参考にしてください。

（参考：『業務分掌とは｜職務分掌との違いや規程の作成フローを解説-サンプル・テンプレート付-』）

ジョブディスクリプションとの違い

職務分掌とジョブディスクリプションは、職務の詳細が記載されているという点では共通しています。しかし、職務分掌は職務の責任や権限の明確化が目的である一方、ジョブディスクリプションの狙いは職務に必要なスキルや経験を明示することです。

ジョブディスクリプションは一般的に、採用や人事評価を行う際に用いられます。

実際に活用する方法やテンプレートは、以下の記事で紹介しています。

（参考：『ジョブディスクリプションとは？テンプレートと記載例を使って作成、採用・評価に活用！』）

セグリゲーションとの違い

セグリゲーションとは、従業員のミスの防止やコンプライアンスの順守などを目的として、業務の責任と権限を明確化することです。責任の所在が明らかになる点は職務分掌と共通していますが、ミスや不正の防止に特化していることに違いがあります。

職務の役割を網羅的に定義したい場合は職務分掌を、ミスや不正への対策を講じたいのであればセグリゲーションを活用するという判断基準で、使い分けると良いでしょう。

職務分掌が必要となる場面

職務分掌は、特に以下のような場面で重視されます。

本項では、このようなシーンで職務分掌が必要とされる理由を解説します。

内部監査

内部監査では、職務分掌によって定められた内容が重要な判断材料となります。各職務の責任や業務範囲を見れば、内部統制環境を推察できるためです。

このような理由から、職務分掌を取り入れていない企業は、内部監査にて導入を指示されることがあります。特に取締役会を設置している企業や新規上場企業など、内部統制の整備が法律で義務付けられている企業は、実施を求められる可能性が高いといえるでしょう。

上場審査

上場審査では、上場申請前の主幹事証券会社による引受審査、および上場申請後の各証券取引所による審査の両方で、社内規程と実際の業務運用に乖離（かいり）がないかが確認されます。

（参考：東京証券取引所『（企業のコーポレート・ガバナンス及び内部管理体制の有効性）上場審査等に関するガイドライン』）
（参考：日本証券業協会『上場指導及び引受審査について』）

企業運営についてもチェックされるため、職務分掌の内容に基づいて責任や権限が適切に配分されていることを証明できれば、審査に通過できる可能性を高められます。

上場の申請時に職務分掌の内容を明示するためには、事前に職務分掌規程を作成しておくと良いでしょう。ほかの社内規程とまとめて提出できるため、申請の手続きをスムーズに進められます。

職務分掌を導入する4つのメリット

ここまででお伝えした方法で職務分掌を実施するメリットとしては、以下の4つが挙げられます。

1.責任者が明確になる

前述の通り、職務分掌を行うと、業務の担当者や責任者もすぐに判断できるようになります。そのため、万が一ミスやトラブルが発生した場合にも、迅速な対応が可能です。

また、職務分掌によって明確な役割分担を行うことは、従業員の「与えられた仕事に対して真摯（しんし）に向き合おう」という意識を高める施策としても効果的です。

結果として、一人ひとりの責任感を養うことにもつながるでしょう。

2.担当外の業務を削減できる

担当外の業務による負担を減らし、従業員がはたらきやすい環境を整えられることも、職務分掌を取り入れるメリットの一つです。

例えば、自社製品を販売するためのWebサイトの運営業務を、社内の役職者に任せることになったとします。この業務では顧客対応が発生すると予想できるため、営業部の役職者が適任だといえるでしょう。

しかし、「該当する専門部署がないため、いったん総務部に任せる」という判断をした場合、従業員が不満を募らせてしまう原因となりかねません。

適切な役割分担によって従業員の負担を軽減するには、職務分掌を取り入れることが効果的です。

3.不正のリスクを抑えられる

職務分掌によって責任の所在や業務範囲を明確にすると、業務上の不正をすぐに発見できるようになります。このような環境を整えることで、不正を働こうとする従業員はおのずと少なくなると考えられます。

結果として、内部統制やリスクマネジメント体制が強化され、より健全な企業運営を目指せるでしょう。

4.人材育成の効率化を図れる

職務の役割や業務範囲を定義することは、人材育成の効率化を図る際にも役立ちます。

職務分掌を導入すると、従業員は「今後どのようなスキルを身に付ければ良いのか」「どの業務を担当できるようになれば良いのか」などを理解できるようになります。

その結果、目標に向かって主体的に行動する従業員が増えるでしょう。従業員の教育方針も統一できるため、人材育成を円滑に進められる可能性があります。

職務分掌を導入する3つのデメリット

職務分掌の実施には、以下のような3つのデメリットが生じる場合もあります。

1.突発的な業務への対応が遅れる恐れがある

職務分掌では、通常業務の役割分担や責任の所在が明確になる一方で、想定されていない業務の担当者はあいまいになってしまう可能性があります。

その結果、突発的な業務が発生しても、「自分が任されている仕事ではないから」という理由で誰も手を付けないことが考えられます。

想定外の業務にも対応できるよう、役割分担を事前に検討しておくことが重要です。

2.指示系統が硬直するリスクがある

職務ごとに権限を配分した結果、仕事を進める上で役職者の指示や承認を待たなければならない場面も多くなると考えられます。このように指示や承認を待つ時間が生じると、業務が滞ってしまい、生産性が低下するでしょう。

指示系統を硬直させないためには、職務分掌を導入する際に、対策も併せて考えておく必要があります。

例えば、同じ権限を複数人に付与する、あるいは従業員自身で正しい判断を下せるような教育を行うなどの対策が挙げられます。

3.担当外の業務への関心が薄れる可能性がある

職務分掌によって役割を明らかにすれば、従業員が担当業務に集中できる環境を整えられます。その反面、担当外の業務への興味関心が薄れてしまい、協力体制の悪化を招く恐れもあります。

また、業務範囲を制限すると、「ほかの仕事に挑戦してみたい」という従業員の意欲にも悪影響を及ぼしかねません。定期的なジョブローテーションを組み込み、従業員がさまざまな業務に目を向けられるよう促すと良いでしょう。

職務分掌を作る方法

職務分掌は、以下のフローで作成します。

1.組織図で企業全体を把握する

最初に、本社・支社から各部門・部署まで、企業を構成している要素を全て記載した組織図を作成します。組織の全体像を把握することで、部署同士の関係性や連携が必要となる業務範囲が明確になります。併せて「なぜ職務分掌を取り入れるのか」というテーマで経営層にヒアリングを行い、ビジョンを共有しておくと、組織設計をスムーズに進められるでしょう。

2.部署・職務単位で職務内容を細分化する

次に、部署や職務単位で担当している具体的な「役割」や「責任」について確認します。社内アンケートやヒアリングを実施し、現場の声を取り入れましょう。客観的に職務内容と役割を洗い出すことで、重複している業務や非効率な作業を発見するヒントになります。

3.権限を振り分ける

部署同士の関係性や連携が必要となる業務範囲を考慮しつつ、権限を振り分けましょう。権限の範囲があいまいだと、イレギュラーな仕事が発生した場合に責任の押し付け合いが起こる原因となってしまうため、注意が必要です。

4.職務分掌表および職務分掌規程を作成する

権限を振り分けた後、職務分掌表を作成します。このとき、経営者とは「中長期的な経営方針やビジョンと相違がないか」を、各部署の担当者とは「役割と権限に不備・不足がないか」を確認することが大切です。

経営者と各部署の担当者の声をバランス良く反映すれば、職務分掌表で決められた事項と現実とのギャップを最小限に抑えられます。その上で従業員全員に周知し、職務分掌規程を作成することで、より実現性を高められるでしょう。

なお、職務分掌表と職務分掌規程については、次項以降で詳しく解説します。

職務分掌表とは？サンプルで解説！

職務分掌表とは、課長職や監督職などの「各職務が担う業務内容」と、業務を円滑に遂行するための「具体的な行動」を明記した文書のことです。

本項では、厚生労働省の資料を基に、具体的な記載項目を見ていきましょう。

【職務分掌表のサンプル】

（参照：厚生労働省『職務分掌：課長職（課長代理・課長）、職務分掌：監督職（班長・係長）』より一部抜粋）

1.タイトル

「部署を活性化させる」や「他部署と協働する」のように、各職務に与えられた役割や責任を記載します。

2.内容

各職務の役割や責任を果たすために担う業務内容を記載します。

例えば、「部署を活性化させる」というタイトルに呼応した内容は、「メンバーがはたらきやすい職場づくり」となります。

3.具体的な行動

業務を円滑に遂行するための具体的な行動を記載します。「内容」に書いた事柄を、より細分化して落とし込みましょう。こうすることで、「今やっている仕事は、本当は私の仕事ではないのでは？」という疑問が生じる事態を回避できる可能性があります。

「どこまでが誰の仕事なのか」を明確にするには、職務分掌と職務権限の両方を整理することが重要です。「無料」で使えるWordテンプレートを下記からダウンロードして、ご活用ください。

【テンプレートあり】職務分掌規程の書き方

職務分掌規程は、以下のような形で作成します。

上記の通り、職務分掌規程には、「1.目的」「2.組織単位」「3.業務分掌」に加えて、付則として「4.規程の改発」と「5.実施期日」を記載します。

「3.業務分掌」の詳細では、どのような業務に対して責任や権限を有するのかを、部署ごとに「6.別紙1」で定めましょう。

なお、業務分掌の業務範囲は、実際の仕事内容に応じてアレンジして問題ありません。

ここからは、業務分掌の業務範囲を記載する際に役立つ、次の内容について紹介します。

職務分掌規程のテンプレート

職務分掌規程を作成する際は、テンプレートを用いると便利です。

そのため、無料でダウンロード可能な以下のテンプレートをぜひ活用してください。

例：各部署（共通業務）

各部署に共通する業務の項目例としては、「所管業務の計画に関する事項」「所管業務の予算の立案、実施に関する事項」「所管業務施策上の申請に関する事項」などが挙げられます。

例：経営企画室のケース

経営企画室の業務範囲を設定する際は、内部監査や株主総会に関わる重要な事項を列挙します。例えば、「内部監査の年度計画の立案に関する事項」「定款、株主総会、取締役会に関する事項」などを記載すると良いでしょう。

例：製造部のケース

製造過程で発生する業務を担う製造部では、「製品の製造に関する事項」「販売した製品のメンテナンスに関する事項」などの項目を、業務分掌の欄に記載します。

例：研究開発部のケース

研究開発部が担当する業務の項目例としては、「製品の開発に関する事項」「製品設計に関する事項」「製品評価、出荷検査等の評価業務に関する事項」などが挙げられます。開発から製品評価、技術マニュアル作成までの業務を盛り込みましょう。

例：営業部のケース

営業部の業務では、「営業活動および営業活動の統轄指導に関する事項」「企画提案営業に関する事項」「新規市場の開拓に関する事項」などを列挙します。

例：管理部（総務関係、人事関係、経理関係）のケース

管理部の業務範囲を設定する際は、経営基本関係として、「経営方針、経営方策の立案に関する事項」のような企業運営に関わる業務を盛り込みます。

さらに、総務関係として「社長印および社印の管理に関する事項」、人事関係として「総合人事政策の企画・立案に関する事項」などの業務も欠かせません。

これに加えて、経理関係として「長期・短期資金計画の企画・立案に関する事項」といった業務も設定し、部門ごとに細かく項目を設けましょう。

職務分掌を作成する際に押さえておきたいポイント

職務分掌の内容を取り決める際は、以下のポイントを押さえておくことが大切です。

作成前に経営者・従業員の理解を得る

職務分掌を作成するには、経営者だけでなく現場ではたらく従業員の協力も不可欠です。

そのため、作成の意図や目的を説明し、従業員全員の理解を得てから作業を開始しましょう。

また、作成を開始したあとも、経営者や従業員の意見を継続的に募ることは必須です。客観的な職務分掌を構築することで、従業員の納得感とモチベーション向上が期待できます。

組織図で部署単位の業務を把握する

企業の組織図で部署単位の業務を把握すると、職務の役割や業務内容、権限の範囲などのつながりが明確になります。担当業務や責任を適切に配分して職務分掌に落とし込むためにも、組織図は必ず参照しましょう。

職務分掌を活用してフィードバックを効果的に行う方法

先述した通り、職務分掌を導入すれば、人材育成の効率化を図れます。

具体的には、以下のような方法でフィードバックに活用すると効果的です。

職務分掌を基に評価基準を明確化する

客観的な職務分掌の内容を基に人事評価の基準を策定すると、あいまいな要素が排除され、公平な評価を下せます。加えて責任や権限の範囲も明確になり、求められる役割を果たしているかどうかを見極めやすくなるため、昇進の判断材料として活用できます。

従業員ごとに育成計画を練る

従業員一人ひとりに適したフォローを考える上でも、職務分掌は役立ちます。これは、担当業務を細分化することで、目標達成度だけでなく仕事への取り組み方にも目を向けて評価できるためです。

例えば営業職では、人事評価の基準として、売上目標の達成度を重視するケースが多くあります。売上目標に届かなかった場合は、その原因を従業員にヒアリングし、改善のためのアドバイスを行うことが一般的です。

このとき職務分掌を定めておけば、「企画提案営業に関する事項」や「新規市場の開拓に関する事項」などの項目を参照して、原因をより細かく探れます。

フィードバックの際に『自分では新規市場の開拓に十分に取り組んだと思っていたが実際は不十分だった』と気付かせることができます。

このように、各従業員の業務への取り組み方をていねいにチェックし、適した方法で育成するには、職務分掌の活用がお勧めです。

職務分掌規程以外の社内規程

社内規程には、職務分掌規程のほかにも、以下のものが含まれます。

上記の社内規程は、内部監査や上場審査で内容を確認されることがあるため、それぞれの概要を押さえておきましょう。

経営規程

経営規程とは、「定款」や「取締役会規程」など、企業の設立や運営に関する規程のことです。主に、従業員に対して企業の方向性を示す役割を果たします。

人事規程

「就業規則」や「賃金規程」のように、従業員の就業や処遇などを定めた規則は、人事規程に分類されます。このような規程を作成する主な目的は、従業員が安心してはたらける環境を整え、企業の信頼性を向上させることです。

総務規程

総務規程とは、企業を円滑に運営するために、機密情報や従業員の安全を守る基準を定めた規程のことを指します。具体的には、「文書管理規程」や「安全衛生管理規程」などが挙げられます。

組織規程

組織の構造や役割分担を明確化することを目的として、職位や権限などについてまとめた規程は、組織規程と呼ばれます。「組織図」や「職務権限規程」などが該当し、責任の所在や業務範囲を示すことが主な役割です。

まとめ

職務分掌は、業務遂行に必要な役割・責任・行動を体系的に定義する仕組みとして注目されています。実際に規程に落とし込む際は、組織の全体像を把握し、経営者や現場担当者の声を反映することが重要です。

健全な企業運営を続けるため、本記事を参考に、職務分掌をぜひ活用してください。

職務分掌規程と職務権限規程を整備することで、業務の属人化を防ぎ、スムーズな意思決定が可能になります。
下記より無料テンプレートをダウンロードして、自社に最適なルールづくりを進めましょう。

（制作協力／株式会社eclore、監修協力／弁護士　藥師寺正典、編集／d’s JOURNAL編集部）