【雛型テンプレート付】内定通知書とは？書類の役割やメール文例、送り方、無料テンプレを紹介

企業から転職希望者へ内定の意思を伝える際は、「内定通知書」を送付することが一般的です。内定通知書に決まったフォーマットはありませんが、入社前の手続きをスムーズに進めるためにも、記載項目は事前に整理しておくことが大切です。

そこで本記事では、内定通知書の記入例と基本的な記載項目を、送付時の注意点とともに解説します。

【Word版】内定通知書テンプレート【word版】内定通知書の無料テンプレートです。自社用にカスタマイズ可能ですので、ぜひご自由にご活用ください。⇒資料を無料ダウンロード

内定通知書のテンプレート【無料】

内定通知書の送付準備を急いでいる場合は、テンプレートの活用がお勧めです。自社に合わせてカスタマイズ可能なWord版のテンプレートは、下記のリンクからダウンロードできます。併せて記入例も押さえておくと、内定通知書の作成を滞りなく進められるでしょう。

【Word版】内定通知書テンプレート【word版】内定通知書の無料テンプレートです。自社用にカスタマイズ可能ですので、ぜひご自由にご活用ください。⇒資料を無料ダウンロード

本項では、以下パターンに分けて例文を紹介しますので、参考にしてください。

内定通知書の例文

紙の内定通知書は、次のような形で作成することが一般的です。
ただし、後述する通り、内定通知によって始期付解約権留保付労働契約が成立し、労働条件の明示が必要になります。ここでいう「内定通知」は、内定の意思を伝える意味であり、労働条件通知書を兼ねない場合の例です。

内定通知メールの例文

内定をメールで伝える場合は、以下の文面を参考にしてください。

このような内定通知メールを送る場合は、提出してもらう書類を別途郵送する旨を必ず伝えます。

件名は、ほかのメールに埋もれないよう、「【採用に関するご案内】株式会社〇〇」「【株式会社〇〇】採用決定のご連絡」といった簡潔でわかりやすい表現にすることが大切です。

内定通知書に記載する項目と内容一覧

前述の通り、内定通知書のフォーマットに決まりはありません。

しかし、採用が決定したことをはっきりと伝えつつ、記録としても残せるように、次の項目を記載しましょう。

【内定通知書に記載する項目とその内容】

なお、労働条件通知書を別途用意せず、内定通知書にて兼ねる場合は、上記に加えて労働条件も記載する必要があります。これは、労働基準法により、内定通知を経て労働契約が成立した際は書面で労働条件を明示することが義務付けられているためです。

内定通知と労働契約の関係性については後ほど詳しく解説しますので、そちらも併せて確認してください。

【Word版】内定通知書テンプレート【word版】内定通知書の無料テンプレートです。自社用にカスタマイズ可能ですので、ぜひご自由にご活用ください。⇒資料を無料ダウンロード

内定通知書の送付方法

内定通知書の送付方法にも法的な決まりがないため、自社に適した形式を自由に選べます。

一般的な手段としては、以下の方法が挙げられます。

郵送

郵送の場合は、内定通知書だけでなく、入社承諾書や誓約書などもまとめて送付できます。このような返送してもらいたい書類も併せて送ると、受け取る側の確認漏れを防ぐことにつながります。

結果として、忘れずに書類を返送してもらえる可能性が高まるため、手続きを円滑に進められるでしょう。

一方で、転職希望者の元へ書類が届くまでに時間を要する点には注意が必要です。「郵送で内定通知書を送付したいけれど、なるべく早く届けたい」とお考えであれば速達にする、さらに、本人が受け取ったことを確認できる簡易書留などを利用することも考えられます。

メール

採用決定したことをいち早く伝えたいのであれば、メールで通知し、その上で必要書類を送付することも良いでしょう。近年は採用活動でメールが広く使われているため、転職希望者への連絡手段として選んでも問題ありません。

ただし、内定通知メールは、転職希望者に気付かれず放置されてしまう可能性があります。そのため、メールで内定を通知する旨を応募や面接などの段階で伝え、転職希望者にこまめに確認してもらうよう促すことが大切です。

内定通知書を送付する際の注意点

内定通知書を送る際は、記載項目や送付方法だけでなく、以下の注意点も押さえておく必要があります。

内定通知書は面接の1週間から10日後までに送付する

内定通知書は、できる限り早く送付することがポイントです。これは、転職希望者が複数の企業の採用試験を受けている場合、先に内定通知が来た企業を選ぶ可能性があるためです。

遅くとも、最終面接の1週間から10日後までには送るようにするのがよいかもしれません。

内定通知書の内容は新卒と中途で異なる

内定通知から入社までの手続きは新卒採用と中途採用で異なるため、内定通知書の内容も変える必要があります。

新卒採用と中途採用で異なる点としては、例えば内定承諾から入社までのスケジュールが挙げられます。新卒採用では、内定通知が出たあと、4月に入社するという流れが一般的です。

一方、中途採用は内定が出る時期や前職を退職する時期が一人ひとり異なるため、内定通知から入社までのスケジュールに個人差が生じます。こうした事情を踏まえ、内定通知書にも個々に合わせた具体的な入社時期の記載が必要になります。

また、新卒採用の場合は学生、中途採用の場合は社会人といったように、それぞれ相手の立場も異なります。そのため、締めのあいさつには、相手の立場を踏まえた言葉を添えると良いでしょう。

例えば、新卒採用では「残り少ない学生生活を健康に楽しく過ごしてほしいこと」や「入社後の活躍に期待していること」などを伝えます。中途採用の場合は、「休暇を取得して採用試験を受けてくれたことに対するお礼」や「これまでに培った経験を存分に活かしてほしいこと」などを記載します。このように、内定通知書を作成する際は、相手に合わせて内容を適宜変えることが大切です。

内定通知書とは？

そもそも内定通知書とは、企業が内定の意思を通知するための書類のことを一般的に指します。すでにお伝えしたように、フォーマットや送付方法のルールはなく、発行義務もありません。

しかし、内定通知に伴って法的な拘束力が発生するため、その意味はきちんと把握しておく必要があります。

本項では、内定通知書に対する理解を深めるために、以下の項目を見ていきましょう。

内定通知書を送付する意味

前提として、労働契約は内定時に成立するという解釈が判例上は採用されています。

そして、企業には労働基準法第15条第1項および労働基準法施行規則第5条第1項により、「労働契約締結時に書面で労働条件を明示すること」が義務付けられています。

労働条件の明示の方法は、内定通知書に記載する方法のほか、内定通知書とともに労働条件通知書を同封する方法もあります。

（参照：e-Gov法令検索『労働基準法』、『労働基準法施行規則』）

内定通知書の法的な効力

「内定」は、労働契約法第6条に定められている「労働契約の成立」に該当します。

内定通知書により内定が通知されると、企業と転職希望者との間には「始期付解約権留保付労働契約」（契約の開始時期が決定しており、内定取り消し事由に基づく労働契約の解約権が企業に留保されていること）が成立します。

正当な理由のない内定の取り消しは、すでに成立した労働契約の解約（解雇）に相当するため、労働契約法第16条に示されている解雇権の濫用に当たり、基本的に無効です。

ただし、内定通知書や誓約書に内定取り消し事由が記載されているほか、企業と転職希望者の間で取り消し事由についての合意があれば、それに該当する事実が発覚した際には内定を取り消すことが認められる場合があります。内定取り消し事由として考えられるケースは、以下の通りです。

※客観的に合理的で、社会通念上相当であると認められるもの。

（参照：日本労働組合総連合会『労働相談　2.採用内定取消・延期』）

内定を承諾したあとでも内定辞退は可能

民法第627条1項には、「雇用期間に定めがないときは、解約（内定辞退）の申し入れから2週間が経過すると労働契約が終了する」と記載されています。

つまり、転職希望者はいつでも内定辞退の申し入れをすることができ、その申し入れ後2週間後には労働契約を終了させることができることになります。内定承諾後も、内定辞退の可能性があることに注意しましょう。

内定辞退を防ぐためには、フォローを行うことが大切です。「懇親会」や「既存社員との交流会」「必要な資格を取得するための勉強会」など、転職希望者の疑問や不安を解消する機会を定期的に設けることもよいかもしれません。

（参考：『内定者のフォローは何をすべき？具体例と実施する際のポイントを紹介』）

内定通知書と同封する書類

内定通知書を発行する際は、いわゆる採用通知書や入社承諾書、労働条件通知書を同封することがあります。

本項では、これらの書類の役割を把握できるよう、以下の内容を解説します。

採用通知書との違い

採用通知書は、一般的には、内定通知書と同様に、企業の雇用意思（面接の合否結果）を伝えるための書類です。両者は法律上定義があるものではありません。一般的にも明確に区別されておらず内定通知書と採用通知書を別々に発行している企業もあれば、兼用して「採用内定通知書」として送付する企業も見られます。

また、採用通知書もフォーマットや送付方法は特に定められておらず、労働条件の明示を兼ねない場合は発行義務がありません。

採用通知書の送付を検討する際は、以下の記事も参考にしつつ、自社に必要かどうかを判断してください。

（参考：『【テンプレあり】採用通知書とは？書き方や送付方法・法的効力を解説』）

【Word版】採用通知書テンプレート【word版】採用通知書の無料テンプレートです。自社用にカスタマイズ可能ですので、ぜひご自由にご活用ください。⇒資料を無料ダウンロード

入社承諾書との違い

企業から転職希望者に対して内定を伝える内定通知書に対し、転職希望者が入社を承諾する旨を伝えるための書類が、入社承諾書です。こちらも発行義務はありませんが、転職希望者に提出してもらうと、「企業が明示した労働条件に転職希望者も同意した」という記録を残せます。

万が一労働条件の合意を巡るトラブルが発生した場合に重要な証拠となるため、作成しておくと良いでしょう。入社承諾書の提出を求める場合は、郵送で内定通知書を送る際に返送用封筒を同封すると、スムーズにやりとりできます。

書き方の詳細や作成のポイントは、以下の記事で詳しく解説しています。

（参考：『入社承諾書とは？書き方や同封する書類、作成のポイントを解説【テンプレ付】』）

【Word版】入社承諾書テンプレート内定者に対して、入社の意思を明確に示していただくための書類をご用意しました。自社用にカスタマイズしてご活用ください。⇒資料を無料ダウンロード

労働条件通知書との違い

労働条件通知書とは、就業場所や従事する業務、休日休暇などの労働条件を記した書類のことです。

先に述べた通り、転職希望者と労働契約を結ぶ際は、企業は労働条件を明示するために労働条件通知書を発行しなくてはなりません。このように作成が義務付けられている点が、作成義務のない内定通知書とは明確に異なります。

なお、内定通知書に労働条件を記載すれば、労働条件通知書と兼用できます。いずれの場合でも、労働条件通知書に明記しなくてはならない内容は、以下の記事で押さえておきましょう。

（参考：『【記入例・雛型付】労働条件通知書とは？雇用契約書との違いや書き方をサクッと解説』）

労働条件通知書 兼 雇用契約書テンプレート【Word版】【Word版】労働条件通知書 兼 雇用契約書テンプレートの無料テンプレートです。自社用にカスタマイズ可能ですので、ぜひご自由にご活用ください。⇒資料を無料ダウンロード

内定通知書に関するQ＆A

最後に、内定通知書の作成時に生じる以下の疑問に対しての回答をまとめました。

これから内定通知書の送付に携わる人事・採用担当者は、参考にしてください。

内定通知書の作成や送付は義務ですか？

内定通知書の発行は、法律で義務付けられてはいません。しかし、内定を通知した事実を記録に残せるよう、作成・送付しておくと安心です。

先述の通り、内定通知を行う際は、企業は労働条件を書面で明示する必要があります。内定時に、始期付解約権留保付労働契約が成立し、正当な理由のない内定の取り消しが認められなくなります。

つまり、内定通知書の作成・送付は義務ではないものの、内定の通知に伴って始期付解約権留保付労働契約の成立という法的な拘束力は発生するというわけです。

以上を踏まえると、仮に企業と転職希望者の間で労働契約の不履行があった場合、「いつ内定を通知したか」「それを互いに認識できていたか」の証明は重要となるでしょう。

もちろん、日付や採用決定を知らせる旨などが記載されている内定通知書は、上記の内容を示す証拠となります。このように、労働契約に関わるトラブルを防ぐためにも、内定通知書は作成・送付することが大切です。

口頭での内定通知は効力がありますか？

民法上では、口頭で内定を伝えた場合でも、企業と転職希望者の双方が合意をしていれば契約は成立すると解釈されており、法的な効力も発生します。

そうであるとは言え、口頭では、録画や録音をしない限りは記録を残せません。

万が一内定通知を巡るトラブルに発展した場合、記録がない状態では、内定が成立していたという証拠を示すことは難しいでしょう。これらを踏まえると、記録が残り法的な効力が生じたことを示せる可能性が高い、書面での通知のほうが堅実な選択肢だといえます。

内定通知書を出したあとに内定取り消しはできますか？

内定を通知したあとに取り消すことは、すでに成立した労働契約の解約（解雇）に該当するため、基本的には認められません。これは、先述した、労働契約法第16条で定められています。

解雇にあたっては、客観的に合理的な理由があり、社会通念上相当であると認められる必要があります。

例えば、健康を著しく害して勤務に重大な支障が出る場合や、重大な虚偽申告があり入社選考を見直さざるを得ないような場合などが、これに該当します。もし内定通知後に取り消しを行う場合は、その理由が正当かどうかを慎重に検討しましょう。

契約社員にも内定通知書は発行する必要がありますか？

正社員と同様、双方の意思疎通を確実かつ円滑に行うためにも、ごく短期間の契約である場合や、内定通知から採用までの期間が短期間である社員のほかは、雇用形態にかかわらず内定通知書を発行するほうが望ましいといえます。

内定通知書には押印が必要ですか？

お伝えした通り、民法上の解釈では労働契約は口頭のみでも成立するとされているため、内定通知書の作成自体が必須ではありません。

しかし、「企業が実際に発行した書類であると証明しやすい」「悪用の可能性が考えられる」といった点から、押印した内定通知書を送付することが望ましいでしょう。

（参照：経済産業省『押印に関するQ&A』）

まとめ

内定通知書には法律上の発行義務がなく、フォーマットや内容、発行のタイミングも企業によって異なります。ただし、「内定」を通知すると始期付解約権留保付労働契約の成立という法的効力が発生するため、正当な理由のない取り消しは無効となる点には注意が必要です。

今回ご紹介したテンプレートを活用しながら内定通知書を準備し、スムーズな採用活動につなげてください。

【Word版】内定通知書テンプレート【word版】内定通知書の無料テンプレートです。自社用にカスタマイズ可能ですので、ぜひご自由にご活用ください。⇒資料を無料ダウンロード

（制作協力／株式会社eclore、監修協力／弁護士　和氣 良浩、編集／d’s JOURNAL編集部）