採用手法のこれからを考える ダイレクト・ソーシング ジャーナル

doda 中途採用をお考えの方へ

【人事必見】新入社員研修の知っておきたいコツと注意点。どんな研修をどう設計する?

PROFILE

ダイレクト・ソーシング ジャーナル
編集部

企業に新入社員が入社する際に行う、新入社員研修。業務遂行に必要な知識を身に付けてもらい、活躍人材として成長してもらうために、最初の研修は非常に重要な役割となります。今回の記事では、新入社員研修の設計フローや研修内容、実施時の注意点などを、新卒・中途別に紹介していきます。基礎を知りたい方、是非ご覧ください。

新入社員研修とは、業務を遂行するのに必要な知識を身に付ける目的で実施

新入社員研修とは、新人として入社した社員を対象に行う研修のことで、英訳すると「new employee orientation」や「training for new employees」となります。新入社員研修は、新入社員に配属先での業務を円滑に遂行するために必要な知識を身に付けてもらうことを目的に実施されます。まず、新入社員研修で何を教えるべきか、中途採用と新卒採用に分けてご紹介します。

中途採用の場合:個人の能力に合わせ、足りない部分を補う研修を

中途採用の新入社員は、ビジネスマナーなど社会人としての基礎は既に身に付けているケースが多いです。そのため、即戦力として活躍してもらうには、企業理念や企業特有の業務知識、業界情報などを新入社員研修で習得させることが重要になるでしょう。前職が同業種か異業種か、似たような職種に就いていたことがあるかといった転職者一人ひとりの経験やスキルを見極めた上で、足りない部分やより理解してほしい部分を補う研修内容にしましょう。

新卒採用の場合:ビジネスマナーや社会人基礎など、網羅的に教える必要性

新卒採用の新入社員は、社会人として働いた経験がないことがほとんどです。そのため、中途採用の場合よりも教えるべき内容は多岐に渡ります。新入社員研修では、ビジネスマナーや社会人としての基礎となるスキルを、網羅的に習得させる必要があります。社会人になったという自覚を持てるように、研修を通じて新入社員の意識を変えていきましょう。

新入社員研修の設計の流れ

新入社員研修を設計する際のフローを紹介します。
新入社員研修の設計の流れ

フロー①:受講者のレベルを把握する

新入社員といっても、一人ひとりの能力には違いがあります。新卒採用であれば、ビジネススキルは共通で身に付ける必要がありますが、PCスキルや語学力などは個人差が大きいです。また、中途採用であれば前職の仕事内容によって身に付けている知識が異なります。新入社員研修を効果的なものにするために、まずどのような人材が入社するのか、受講者のレベルを正確に把握することが大事です。

フロー②:目的・身に付けてもらいたい項目を洗い出す

企業の人材育成方針や新入社員のレベルによって、研修の目的や身に付けてもらいたい内容は変わってきます。経営陣や現場の社員にヒアリングを行い、新入社員が身に付けるべきスキルを具体化しましょう。それをもとに、新入社員研修の目的や具体的な目標を設定することが重要です。

フロー③:研修にどれくらいの期間が使えるかを確認

新入社員研修の期間は、数日、1週間、数週間…など企業によってさまざまです。業務の繁忙期・閑散期や他の社内行事の日程との関係などを考慮し、どのくらいの期間の研修が可能かを確認しましょう。

フロー④:目的を達成するのに最適な手法を検討する

新入社員研修の目的には、「社会人としての基礎を身に付けさせたい」「即戦力になるための実務を身に付けさせたい」といったものがあります。どのような目的で研修を行うかによって、教える内容は変わってきます。その上で、さまざまな研修手法の中から目的達成に適したものを検討していきましょう。

フロー⑤:具体的なカリキュラム・スケジュールを作成する

新入社員研修を効果的なものにするために重要なのが、“何をどのタイミングで教えるか”です。研修期間や手法が決まったら、具体的なカリキュラム・スケジュールを作成しましょう。新入社員のやる気を継続させるため、社員と外部講師が担当する日を分ける、座学とワークを混ぜるといった工夫も必要です。あまりカリキュラムは詰め込みすぎないように意識しましょう。

フロー⑥:受講者への案内

カリキュラムやスケジュールが決まったら、受講者への案内を忘れずに行いましょう。伝える必要がある情報には、開催日、開催時間、カリキュラム内容、会場などがあります。受講者が事前に考えておいたほうがよいことや資料などを用意する必要がある場合には、併せて伝えてください。また受講者だけではなく、配属先の上長やOJT担当にも伝えておくとよいでしょう。

フロー⑦:研修の実施

新入社員研修当日を迎えたら、カリキュラムに従って研修を行います。受講者が内容を理解しているのかを確認しながら、研修を進めましょう。

フロー⑧:振り返り・報告書の作成

新入社員研修で学んだことを体得するためには、研修内容を振り返ることが必要です。1日の終わりや研修期間が終わるときなどに、振り返りの時間を設け、受講者に報告書(アンケート)を作成してもらいましょう。また、振り返りの時間に受講者にアンケートを取ることで、次回の新入社員研修の改善につながります。

新入社員研修は外注?内製?それぞれのメリットとデメリット

新入社員研修の進め方には、研修会社など外部の専門家に研修を依頼する「外注」と自社で研修内容を考え社員が講師を務める「内製」の2パターンがあります。それぞれのメリット・デメリットをご紹介します。

外注のメリットは専門性の活用、デメリットは内製よりも割高な研修費用

新入社員研修の進め方やカリキュラムの立て方に不安がある場合、外注するのが効果的です。研修会社、教育コンサルティング会社など研修に特化した企業は、専門性が高く豊富な経験があります。そのため、外注することにより、自社の課題に応じた研修の企画提案、実施をしてもらうことが可能です。また、特定の分野に関する知識が豊富な外部講師であれば、専門性の高い教育を行うことができるでしょう。この他、自社社員が研修内容を考え、資料作成を行う時間を短縮できるため、上流業務に集中できるという点もメリットです。

一方で、新入社員研修を外注することにより、研修費用は内製した場合よりも割高になります。研修会社や研修期間によって金額は異なりますが、受講者一人あたり数万円~数十万円かかるケースもあるようです。この他、事業内容や抱える課題を一から説明する必要がある、突然の日程・時間変更が難しいというデメリットもあります。費用対効果や研修実績といった観点で、自社に合った外注先を検討しましょう。

内製のメリットは自社に合わせた研修、デメリットは社員の負担増大

教育方針や企業の抱える課題に沿った新入社員研修を行いたいのであれば、内製するのが効果的です。自社で内容を考えて研修を行うことで、前年度の反省を活かせる、受講者の反応に応じて柔軟に対応できるといったメリットがあります。また、研修を通じて、講師役の社員のスキルが上がる、「人を育てる」という意識が社内で高まる、人材育成のノウハウが蓄積されるといった効果も期待できます。この他、外注よりも研修費用を抑えられるという点もメリットです。

一方で、人事担当がカリキュラムを考え、講師役となる社員が実際に講義を行う必要があるため、新入社員研修に携わる社員の負担が増すことは避けられません。それにより、コア業務に支障をきたす可能性があります。また、講師を務める社員はプロではないため教え方にバラツキがある、自社の事例に基づいた研修がメインとなるため、同業種や異業種の情報を取り入れづらく内容が偏る可能性もある…といったデメリットもあります。

こうした課題を解決し、効率的に研修を進めるためには、外注と組み合わせることが重要です。

メリットデメリット
外注

・豊富な実績があり、専門性の高い講義
・企画提案~実施まで対応
・社員がコア業務に集中できる

・研修費用が割高に
・事業内容や自社課題を一から説明する必要性
・突然の日程・時間変更が難しい

内製

・自社に最適な研修を柔軟に実施
・講師を務める社員のスキル向上
・「人を育てる」という意識の醸成
・人材育成のノウハウが蓄積

・人事担当や講師役となる社員の負担が増え、コア業務に支障をきたす可能性
・講師によって教え方にバラツキ
・内容の偏りが発生

新入社員研修はいつから?どれくらいの期間実施するのがおすすめ?

新入社員研修はいつから始め、どのくらいの期間実施するとよいのかを紹介します。

新入社員研修は入社直後からスタート

新入社員研修は、業務を遂行するのに必要な知識を新入社員に身に付けさせるために行うものです。そのため、新入社員が現場に出る前に研修を行っておく必要があります。入社してすぐ研修を実施してから、部署に配属しましょう。

中途社員の場合は1~3カ月、新卒の場合は3カ月~半年程度

中途採用と新卒採用では、新入社員研修に必要な期間が異なります。中途採用の場合、入社時にはビジネスマナーや社会人との基礎を備えているケースが多いため、企業特有の業務内容や業界情報などを中心に伝えればすぐに実務を行ってもらうことができます。そのため、中途採用の場合、フォローアップ期間を含めて1カ月~3カ月程度、研修を行うのが平均的です。

一方、新卒社員の場合、入社時点ではビジネスマナーや社会人としての基礎が備わっていないことが多いでしょう。そのため、じっくりと時間をかけて、基礎的なことから教えていく必要があります。3カ月~半年程度を新入社員研修の期間として設定するのが一般的です。

新入社員研修の内容はどのようなものにすればいい?

新入社員研修は、「一般的なもの」と「職種別」に分けて考えるとよいでしょう。
新入社員研修の内容

一般的な新人研修内容(導入研修など)

企業の理念や価値観、ビジョンを伝える

新入社員が企業の一員として働く際、まず必要なのは、自社をよく理解することです。研修を通じて、企業の理念や事業目的、価値観、ビジョンを伝えることで、新入社員は自分の役割を認識し、意欲が高まり、目標を設定することができます。それにより新入社員の早期離職防止も期待できるため、新卒採用・中途採用関係なく、研修の最初に必ず企業の理念や価値観、目指したい方向など伝えるようにしょう。この場合、座学での実施が適しており、一定以上の役職者・経営陣から話すことが効果的です。

チームワークを教える

業務を円滑に進めるためには、チームのメンバーと協力するケースも出てくるでしょう。チームの一員として働いた経験のない新卒採用の新入社員には、チームワークの重要性を教える研修が必要になります。具体的には、自分の意見を分かりやすく伝える「発信力・説明力」、相手の意見を丁寧に聞く「傾聴力」、意見・立場の違いを理解する「柔軟性」などです。チームワークを教えるために適しているのは、グループワークやディスカッション形式になります。

ビジネスマナーを教える

社会人である以上、最低限のビジネスマナーは必要です。特に、新卒採用においてビジネスマナーを正確に理解していないケースがほとんどです。そのため、新卒採用入社者には、お辞儀の仕方や言葉遣い、電話応対、名刺交換といったビジネスマナーの基本を教えましょう。ビジネスマナーを教える際は、座学の後にロールプレイをするのが効果的です。

ロジカルシンキングについて教える

社会人になると、上司へ「報・連・相」をする機会や顧客対応をする機会が多くあります。物事の本質や課題、解決方法などを相手にわかりやすく伝えることが重要ですが、そのベースにあるのが、問題を要素ごとに整理し結論を導き出すための思考方法「ロジカルシンキング」です。ロジカルシンキングを教える際は、座学の後にペアワークやグループワークをするのが効果的です。

パソコン(PC)スキルやオフィスのファシリティを教える

実際に現場に配属されると、PCを使って作業する機会や会議室などオフィスのファシリティを利用する機会が多くあります。そのため、新入社員研修では、PCスキルやオフィスのファシリティについても教えましょう。PCスキルは個人差が大きいため、事前に受講者のレベルを把握しておくことが重要です。オフィスのファシリティは実際に使うものなので、新入社員全員に正確に伝える必要があります。PCスキルやオフィスのファシリティを教える際は、OJTや実際のファシリティを確認しながら説明をするのが効果的です。

コミュニケーションの取り方を教える

顧客や上司・同僚との人間関係を構築するために欠かせないのが、コミュニケーションです。新卒の場合、同期や年齢の近い社員とのコミュニケーションは取れても、上司や顧客など年齢や立場の違う相手とコミュニケーションを取ることに慣れていないケースもあります。そのため、研修を通じて、「報・連・相」の仕方や相手の立場を考えた発言の仕方など、社会人として求められるコミュニケーションの取り方を教える必要があります。コミュニケーションの取り方を教えるには、ロールプレイやグループワークが適しています。

職種別の研修内容

職種別に必要なスキルを教える:営業系

営業系の職種に求められるのは、自社の商品・サービスを顧客に提案・販売することです。顧客との対話を通じて商品・サービスを売り込む職種のため、新入社員研修では商品・サービス理解に加えて「プレゼンテーションスキル」や「ヒアリング力」を教える必要があります。ロールプレイとOJTを組み合わせて教えるようにしましょう。

職種別に必要なスキルを教える:エンジニア系

エンジニア系の職種に求められるのは、工学的な技術を使ってシステムなどを作り出すことです。期日内での納品や顧客の重要情報の管理が必要な職種のため、新入社員研修では技術理解に加えて「タイムマネジメント」や「情報セキュリティ」などを教える必要があります。座学とOJTを組み合わせて、教えるようにしましょう。

職種別に必要なスキルを教える:企画系

企画系の職種に求められるのは、市場のニーズをもとに、新商品・サービスの企画提案や販売促進を行うことです。さまざまな能力が必要とされる職種ですが、まずは顧客理解に加えて、「マーケティング知識」や「企画書作成」といったことを教えましょう。座学やOJTを組み合わせて教えるとよいでしょう。

職種別に必要なスキルを教える:バックオフィス系

総務や経理といったバックオフィス系の職種に求められるのは、別の部署の業務を後方からサポートすることです。PCを使った業務や期限内に終わらせる必要がある業務が多いため、新入社員研修では各部門の業務理解に加えて、「PCスキル」や「業務効率化」などを教える必要があります。座学とOJTを組み合わせながら、必要なスキルを習得させましょう。

新入社員研修の手法7選とユニークな研修例

新入社員研修でよく使われている7つの手法と、その他のユニークな研修を紹介します。

手法①:グループワーク・ディスカッション

数人単位のいくつかのグループに分けられた新入社員が、共同で課題に取り組むことを「グループワーク」、議論をすることを「グループディスカッション」と言います。グループワーク・ディスカッションでは、グループ内で役割分担をした上で、課題を的確に理解し結論を導き出す必要があります。実際にチームで働く際に必要な能力であるため、実践的な研修手法として知られています。グループワーク・ディスカッションは、チームワークやロジカルシンキング、コミュニケーションの取り方を教えるのに適しています。

手法②:座学

座学とは、文字通り、受講者が座った状態で講師の話を聞くという講義形式の研修手法のことです。業務で必要な知識を受講者全員に同時に伝えることができるため、教えることが多い新入社員研修では、この手法が昔からよく使われてきました。しかし、一方的に講師の話を聞くだけでは新入社員の集中力が低下する可能性もあるため、別の手法と組み合わせる必要があります。座学は、敬語の使い方といったビジネスマナーや企業理念を教えるのに適しています。

手法③:OJT

OJTとは、「On-The-Job-Training」の略称で、実際の現場で実務を通じて行う研修のことです。一般的に、新入社員研修では、全体を対象とした研修が終わった後、配属先でOJTが行われます。座学などで得た知識を実際の現場で試したり、他の研修では伝えられなかった内容を教えたりすることができるのが、OJTの特徴です。OJTは、PCスキルやオフィスのファシリティ、職種ごとの業務を教えるのに適しています。
※OJTについては『OJTとは?メリットデメリット、やり方、手順を徹底解説【受け入れシート付】』も参照ください。

手法④:ロールプレイ・ケーススタディ

お客様役と営業役などに分けて役割に応じた演技をすることを「ロールプレイ」、日常の業務で起こりがちな事例をもとにそのときに必要な対応や解決法を考えることを「ケーススタディ」と言います。座学などで得た知識をもとに、実際の業務を疑似体験することができるため、実践的な研修として、多くの企業が新入社員研修で取り入れています。ロールプレイやケーススタディは、電話応対や名刺交換、来客対応といったビジネスマナーや、営業スキルを教えるのに適しています。

手法⑤:レクリエーション

新入社員研修の際に、簡単なゲームなどの「レクリエーション」を行っている企業もあります。レクリエーションをすることで、受講者の心と体の緊張をほぐすことができるため、新入社員研修を始める前や研修の合間に実施するのが効果的です。具体的には、新入社員同士がペアになってお互いのことを紹介する「他己紹介」や手足を少し動かしての「チーム対抗戦」などが挙げられます。レクリエーションを通じて、自然とチームワークやコミュニケーションの取り方を意識させることができます。

手法⑥:メンター制度

メンター制度とは、新入社員とは別の部署の先輩社員がメンターとなり、新入社員をサポートする制度のことです。メンターには年齢の近い社員が選ばれるため、新入社員は業務上の悩みや人間関係の悩みを相談しやすいというメリットがあります。メンタル面でのフォローや、社会人としての有り方を教えるのに適しています。
※メンター制度については『メンター制度導入のメリット・デメリットとは。 押さえておきたい制度運用のコツも解説』も参照ください。

手法⑦:ブラザーシスター制度

ブラザーシスター制度とは、新入社員と同じ部署の先輩社員が新入社員の「ブラザー」や「シスター」となり、サポートする制度のことです。年齢の近い先輩社員が一対一で指導をするため、わからないことや不安なことがあったときにすぐ相談できるというメリットがあります。実務を具体的に教えたり、メンタル面でフォローをするのに適しています。
※ブラザーシスター制度については『ブラザー・シスター制度は早期離職防止に効果アリ?OJT・メンター制度との違いとは』も参照ください。

その他

新入社員のさまざまな能力を高めるのを目的に、上記以外の手法を取り入れている企業もあります。例として、忍耐力を養う「登山」、集中力を養う「座禅」、チームワークを体験できる「脱出ゲーム」や「料理」、映像を用いて架空の職場環境を再現してシミュレーションを行う「ムビケーション」などが挙げられます。実施目的を明確にし、あまりにも実務からかけ離れたものや、過酷なものにはしないように注意しましょう。

手法向いている研修内容
グループワーク・ディスカッションチームワーク、ロジカルシンキング、コミュニケーションの取り方
座学ビジネスマナー、企業理念・業界説明
OJTPCスキル、オフィスのファシリティ、職種ごとの業務
ロールプレイ・ケーススタディ電話応対・名刺交換・来客対応などのビジネスマナー、営業シーン(顧客との対峙)
レクリエーションチームワーク、コミュニケーションの取り方
メンター制度メンタル面でのフォロー
ブラザー・シスター制度実務やメンタル面でのフォロー

新入社員研修の評価方法

新入社員研修はただ実施すれば良いのではなく、どれだけの効果があったかを正確に把握することも重要です。新入社員研修の評価方法を、評価項目と効果測定のためのツールに分けてご紹介します。

評価項目

新入社員研修の際に評価したい項目は、3点あります。

①基本的なマナーや知識
 電話応対や名刺交換といったビジネスマナー、企業理念や企業特有のルールなど。全ての社員に求められる項目
②仕事に対するモチベーション
 積極性や成長への意欲、企業へ貢献しようとする意欲など。新入社員が社会人として成長していくために評価する必要がある
③社会人にふさわしい行動
 責任感や対応力、チームワークを意識した行動など。企業の一員としての意識があるのかを評価するために必要な項目

効果測定のためのツール

新入社員研修の効果を測定するためのツールを3つご紹介します。

①理解度テスト
 新入社員の理解度や習得度を測定するためのツール。研修の前後に同じテストを実施することで、どの程度、新入社員の能力が向上したかを確認することができる
②インタビュー
 新入社員の声を直接聞くためのツール。研修を受講したことでどのような気付きや学びがあったかを聞くことで、新入社員の意欲や本音を知ることができる
③配属先での行動観察
 研修受講後の実際の働きぶりを測定するためのツール。配属先の上司や先輩社員を対象に、アンケート・ヒアリングを実施することで、新入社員の様子を知ることができる

新入社員研修実施時に注意すること

宿泊を伴う場合の宿泊場所の選び方

社外で複数日程に渡って新入社員研修を行う際には、宿泊場所を確保する必要があります。宿泊場所で利用されることが多いのは、研修室を備えた「セミナーハウス」の宿泊室や研修会場周辺にある「ホテル」です。どちらを選んだ場合でも、一日の研修が終わった後にはリラックスできる時間も必要なので、できるだけ相部屋ではなく個室を用意しましょう。また研修期間が長い場合は、禁煙室と喫煙室があるところや、リラクゼーション施設や大浴場があるところを選ぶと、新入社員の満足度が上がるでしょう。

給与・残業代の支給

新入社員研修中の給与や残業代は、研修の参加が義務付けられているかどうかで、支給の要否が決まります。

・研修参加は自由:労働時間とはみなされないため、給与や残業代を支払う必要はない
・研修参加が義務:労働時間とみなされるため、給与や残業代を支払う必要がある

多くの企業では、全員参加するように義務付けているため、基本的に給与を支払う必要があると理解しましょう。その場合、所定労働時間内で実施するのが一般的で、超える場合には残業代も支払う必要があります。

労働時間の管理

新入社員研修が数日間にわたって開催される場合、どこまでを労働時間とみなして管理するかは難しい問題です。

一日のカリキュラムが全て終わるまでを労働時間として管理するかは、参加を義務付けているかで判断しましょう。例えば、夕食後にグループワークがある場合、基本的に参加を義務付けられているものなので、労働時間に該当します。一方、一日の最後に自由参加の懇親会がある場合、参加するかどうかは新入社員の任意なので、労働時間には該当しません。

一日のカリキュラム終了後に翌日に向けた課題を行う必要がある場合、課題に取り組む時間を労働時間とみなすかどうかは、企業によって判断が分かれます。自発的な学習とみなし労働時間に該当しないとしたケースもあれば、課題に取り組むことを義務とみなし労働時間に該当するとしたケースもあります。労働時間として扱うかどうかを事前に決め、就業規則などに明記するとよいでしょう。

炎上や訴訟になるケース

新入社員研修では、時として受講者に対して厳しい対応が求められる場面もありますが、内容が適切で本来の目的から逸脱していない場合には問題はありません。しかし、あまりにも内容が過酷な場合や誤った目的で実施された場合、炎上や訴訟につながる可能性があります。心身に深刻なダメージを及ぼすような研修や、道義的問題が問われるような研修は、決して行わないようにしましょう。

課題の出し方

新入社員研修中には、翌日に向けた課題が出されるケースも多くあります。課題は、新入社員の理解や成長を促すためのものだと認識しましょう。ただ単に課題を与えるのではなく、研修の目的に合ったものを考えて与えることが重要です。新入社員の自発性や積極性、社会人としての意識を高められるような課題を出すことで、研修の効果を高めることが期待できます。

新入社員研修でもらえる助成金

新入社員研修の実施にあたり、一定の条件を満たしていれば「人材開発支援助成金」の支給を受けることがあります。「人材開発支援助成金」にはさまざまなコースがありますが、新入社員研修で該当することが多いのは、若年労働者への訓練などが支給対象となる「特定訓練コース」です。OJTとOFF-JTそれぞれの実施時間や比率、生産性要件を満たすか否かによって支給金額が変わるため、事前に確認しましょう。

【まとめ】

業務を進める上で必要な知識を習得させるため、新入社員全員を対象に実施する新入社員研修。上記でご紹介したフローや実施方法、注意点などを踏まえた、事前の設計が重要です。より効果的な新入社員研修を行い、企業の将来を担う新入社員の成長を促しましょう。

(制作協力/株式会社はたらクリエイト、編集/ダイレクト・ソーシング ジャーナル編集部)

Facebook

Twitter

はてなブックマーク

このエントリーをはてなブックマークに追加

ご案内・お問い合わせ

dodaでは「人材採用の課題解決を支援する」さまざまなサービス・情報をご提供しております

ダイレクト・ソーシング ジャーナルについて お問い合わせ

doda 採用支援サービスについてはこちら

TOPに戻ります