【無料テンプレート付】退職証明書とは？記載項目と書き方、発行手順を解説
代表 柴垣 和也（しばがき かずや）【監修】
昭和59年大阪生まれ。人材派遣会社で営業、所長（岡山・大阪）を歴任、新店舗の立ち上げも手がけるなど活躍。企業の抱える人事・労務面を土台から支援したいと社会保険労務士として開業登録。講演実績多数。
社員が退職する際、企業は退職証明書の発行を求められることがあります。
しかし、いざ作成しようとすると「どのような情報を記載すれば良いのか」と迷ってしまう人事・採用担当者も多いでしょう。
そこで本記事では、退職証明書の記載項目や基本的な書き方、発行手順を詳しくご紹介します。
退職証明書のテンプレート【無料】
退職証明書には所定の書式はなく、企業が任意の形式で作成できます。
ただし、一からつくると手間がかかるため、退職希望者から依頼があった際に速やかに対応できるよう、テンプレートを準備しておきましょう。
退職証明書のテンプレートは、以下のリンク先から無料でダウンロード可能です。Word版・Excel版それぞれに日本語・英語バージョンがありますので、ぜひ活用してください。
退職証明書の記載項目と書き方
退職証明書には、退職希望者の請求に応じて以下の5項目を記載できます。
【退職証明書に記載できる項目】
1.使用期間
2.業務の種類
3.その事業における地位
4.賃金
5.退職の事由（解雇理由）
（参照：e-Gov法令検索『労働基準法 第22条』）
ただし、労働基準法第22条第3項により、退職希望者が求めていない項目については記載してはなりません。
（退職時等の証明）
第二十二条
前二項の証明書には、労働者の請求しない事項を記入してはならない。
（引用：e-Gov法令検索『労働基準法 第22条』）
1.使用期間
使用期間とは、退職希望者が会社に在籍していた期間のことです。雇用契約書に記載された「入社日（雇用開始日）」と「退職日（雇用終了日）」を正確に記載しましょう。
【記載例】
2015年4月1日～2025年9月30日
なお、西暦と和暦のどちらを使用しても問題ありませんが、書類内では統一する必要があります。
2.業務の種類
業務の種類の項目には、退職希望者が担当していた業務内容を明記します。その際、抽象的な表現はできる限り避けて、「どのような仕事に就いていたのか」をわかりやすく記す必要があります。
【記載例】
・営業部における新規営業業務
・企画開発部における新製品の企画立案業務
上記の例のように、部署名と業務内容を併せて記載しましょう。
また、退職希望者がいくつかの部署を経験していた場合は、在籍期間ごとに分けて整理してください。
3.その事業における地位
その事業における地位とは、退職希望者の役職のことです。就業規則や組織図にのっとって、「営業部部長」「総務課課長」など、退職希望者の職位を正式な名称で明記します。
また、在籍中に昇進している場合は、以下の記入例を参考にしてください。
【記載例】
営業主任（2020年4月～2025年9月）、営業担当（2015年4月～2020年3月）
このように、最終役職を先に記載し、そのあとに過去の役職と在任期間を順に記します。
さらに、役職ごとに担当していた業務内容や責任範囲を補足すると、より実態に即した内容になるでしょう。
4.賃金
退職証明書の賃金の項目には、退職時の基本給や手当金額、前年の年収などを記載することが一般的です。
【記載例】
・基本給25万円、諸手当5万円、月額30万円（2025年8月支給分）
・年収400万円（基本給300万円、諸手当50万円、賞与50万円）
上記の例を参考に、正確な金額と支給時期を記載しましょう。
5.退職の事由（解雇理由）
退職の事由には、退職に至った理由を客観的事実に基づいて明確に記載します。
解雇した場合はその旨を、そのほかの理由で退職する場合には、事情に応じて記載内容を変える必要があります。
退職の事由の書き方については、次項で詳しく解説しますので参考にしてください。
退職の事由の記載例
解雇を含む、退職の事由（理由）ごとの記載方法は以下の通りです。
【退職の事由の書き方】
| 退職の事由 | 書き方 |
|---|---|
| 退職者（退職希望者）の個人的な理由で退職した場合 | 自己都合による退社 |
| 企業が退職を促して退職した場合 | 当社の推奨による退社 |
| 定年を迎えて退職した場合 | 定年による退職 |
| 契約社員などが雇用契約期間を終了したことにより退職した場合 | 契約期間の満了による退職 |
| 解雇した場合 | 解雇（具体的には○○による） |
| 上記以外の理由による退社の場合 | その他（具体的には○○による） |
社員を解雇する場合は、就業規則の解雇事由に基づき、解雇となった根拠と事実を示さなくてはなりません。具体的には、以下のように記載します。
【記入例】
就業規則第○条第○項に基づき、無断欠勤○日間の事実により解雇
なお、退職希望者から「解雇された事実のみの証明」を求められた場合は、理由を明記せずに「解雇」とだけ記すことになります。
退職証明書とは？
退職証明書とは、退職した事実の証明として、企業が発行する書類のことです。
先述した、労働基準法第22条に基づいて、退職者（または退職希望者）から発行を依頼された場合、企業はこれを作成し、交付しなければなりません。
（退職時等の証明）
第二十二条 二項 労働者が、第二十条第一項の解雇の予告がされた日から退職の日までの間において、当該解雇の理由について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。
（引用：e-Gov法令検索『労働基準法 第22条2項』）
法的義務はあるものの、決められた書式はなく、請求された記載項目によって内容は変わります。
なお、退職証明書と混同されることが多い書類もいくつか存在します。
次項では、それらの類似書類と退職証明書との違いを具体的に見ていきましょう。
退職証明書と類似する書類との違い
退職証明書と類似する書類には、以下点が挙げられます。
・離職票
・離職証明書
・在籍証明書
・解雇理由証明書
本項では、それぞれの違いについて詳しく解説します。
離職票との違い
離職票とは、雇用保険法に基づき、失業給付を受ける際に必要となる書類のことです。企業が交付するのではなく、ハローワークから発行される点が退職証明書と大きく異なるほか、書式や発行のタイミングにも違いがあります。
具体的な相違点は以下の通りです。
【退職証明書と離職票との違い】
| 退職証明書 | 離職票 | |
|---|---|---|
| 目的 | 退職の事実を証明するため | 退職後の諸手続きのため（雇用保険の失業給付、国民健康保険への加入など） |
| 交付元 | 企業 | 公共職業安定所（ハローワーク） |
| 書式 | 統一されておらず、企業の任意 | 統一されている |
| 交付のタイミング | 退職者（退職希望者）から依頼を受けた場合は速やかに交付する | 退職（保険資格喪失日）の翌日から10日以内に交付する |
退職者、または退職希望者から離職票の発行を求められた場合、企業は後述する「離職証明書」をハローワークに提出する必要があります。
その後、ハローワークから離職票が発行されるため、手続きが滞らないよう、退職者に渡るまでの仕組みを把握しておくことが大切です。
なお、行政手続きでは、退職証明書が離職票の代わりとして認められることもあります。
ただし、転職先の企業が退職証明書の代わりに離職票を認めるかどうかは、あくまで相手企業の判断に委ねられます。
これは、使用期間や賃金、退職理由は両方の書類で確認できますが、業務内容や役職は退職証明書でないとわからないためです。
このほか、退職証明書と離職票の違いについては、以下の記事で詳しく解説しています。
（参考：『【社労士監修】離職票と退職証明書の違いと交付方法～人事向け離職票マニュアル～』）
離職証明書との違い
離職票をハローワークに発行してもらう際に、企業が提出する書類のことを離職証明書といいます。従業員が離職票の発行を希望する場合、企業は離職証明書を作成する必要があります。
ここでは、退職証明書と離職証明書の違いを整理し、人事・採用担当者が把握しておきたい要点を確認しましょう。
【退職証明書と離職証明書との違い】
| 退職証明書 | 離職証明書 | |
|---|---|---|
| 目的 | 退職の事実を証明するため | 離職票を発行するため |
| 書式 | 統一されておらず、企業の任意 | 統一されている |
| 交付のタイミング | 退職者（退職希望者）から依頼を受けた場合は速やかに交付する | 退職（保険資格喪失日）の翌日から10日以内に、企業がハローワークに提出する |
退職希望者の年齢が離職日の時点で59歳以上の場合は、本人の希望にかかわらず離職証明書を発行しなければなりません。60歳以上64歳までの労働者が「高年齢雇用継続給付」を申請する場合、離職票の提出が必要になるためです。
在籍証明書との違い
退職の事実を証明する「退職証明書」と、在籍している、もしくは在籍していた事実を証明する「在籍証明書」は、実際のところ、ほとんど区別されていないようです。
しかし厳密には、発行が法的に義務付けられているかどうかという違いがあります。退職証明書には労働基準法第22条で発行義務がある（後述します）のに対し、在籍証明書は発行義務が法的に定められていません。
【退職証明書と在籍証明書との違い】
| 退職証明書 | 在籍証明書 | |
|---|---|---|
| 目的 | 退職の事実を証明するため | 在籍している・在籍していた事実を証明するため |
| 発行の有無 | （従業員からの依頼があった場合）発行義務がある | 発行義務はない |
在職証明書について詳しく知りたい方は、下記の記事もチェックしてみてください。
（参考：『在職証明書とは？記載項目と書き方、必要なケースを解説【無料テンプレート付】』）
解雇理由証明書との違い
解雇理由証明書は、企業が社員を解雇した理由を明確に記した書類です。
退職者、または退職希望者から請求された場合、先述した労働基準法第22条に基づき、企業はこの書類を交付しなければなりません。
退職証明書と解雇理由証明書の主な違いは、下表をご確認ください。
【退職証明書と解雇理由証明書との違い】
| 退職証明書 | 解雇理由証明書 | |
|---|---|---|
| 目的 | 退職の事実を証明するため | 解雇の正確な理由を把握するため |
| 記載内容 |
|
|
解雇による退職の場合、退職証明書には解雇となった根拠を簡潔に記します。
一方、解雇理由証明書には、より具体的な解雇理由を明記する必要があります。ただし、解雇理由証明書も退職証明書と同様に、請求者が望まない項目を記載してはなりません。
なお、退職理由にかかわらず発行する退職証明書に対して、解雇理由証明書は企業が社員を解雇した場合にのみ交付します。
退職証明書が必要となる3つのケース
退職証明書は、転職先への提出や、国民健康保険・国民年金への加入、また失業保険の手続きなど、退職後のさまざまな場面で必要となります。
そのため、退職者は手続きに備えて、企業に退職証明書の発行を請求することがあります。
【退職証明書が必要となる3つのケース】
1.退職者が転職先から退職証明書の提出を求められたとき
2.国民健康保険・国民年金への加入手続きを行うとき
3.失業保険の手続きを行うとき
本項では、退職証明書が必要となる3つのケースについて、詳しく見ていきましょう。
1.退職者が転職先から退職証明書の提出を求められたとき
履歴書や職務経歴書の記載内容は、あくまで退職者が記載するものです。
そのため、第三者にとって、それらの書類だけで間違いがないかどうかを確認できません。
履歴書や職務経歴書の記載内容、および退職した事実を確認するため、転職先から退職証明書の提出を求められるケースがあります。転職先は退職証明書により、「実務経験」「在籍期間」「給与」「退職理由」などに誤りがないかを確認します。
2.国民健康保険・国民年金への加入手続きを行うとき
企業を辞めると社会保険が適用されなくなるため、退職者は国民健康保険や国民年金へ加入することになります。
この手続きには離職票や資格喪失証明書を提示することが一般的ですが、退職証明書も代替書類として認められています。離職票や資格喪失証明書は発行までに時間がかかり、すぐに受け取れるわけではありません。
そのため、「できるだけ早く手続きを進めたい」と希望する退職者から、退職証明書の発行を請求されるケースがあります。
3.失業保険の手続きを行うとき
退職者がハローワークで失業保険の給付を受ける際には、離職票の提出が必要です。
ただし、離職票の発行には時間がかかることがあり、手続きを始める段階で手元に届かない場合もあります。その際、退職証明書は離職票の代替書類として使用できます。
こういった理由から、万が一の際に備えて、退職者が退職証明書の発行を求めることも少なくありません。
退職証明書の発行手順と企業側の対応方法
退職証明書は、退職希望者からの請求を受けた際、速やかに作成・交付する必要があります。
そのため、発行までの手順を正しく把握しておくことが大切です。
【退職証明書の発行手順】
1.退職希望者から発行の依頼
2.記載事項の確認
3.退職証明書の作成
4.退職日に交付
5.退職証明書のコピーと保管
ここからは、退職証明書の発行手順をステップごとに解説します。
1.退職希望者から発行の依頼
退職希望者から退職証明書の発行請求があった際は、速やかに作成を開始します。スムーズに対応するためには、発行手続きを担当する部署を明確にし、請求の受け付けや書類の管理体制を整えておくことが大切です。
また、担当者ごとに作業を分担しておくことで、請求者の身元確認や記載内容の聞き取りを円滑に進められるでしょう。
2.記載事項の確認
退職証明書の作成に際しては、退職希望者の求める記載内容を確認することが必須です。その上で、下記5項目のうち、請求があった事項のみを記載しましょう。
1.使用期間
2.業務の種類
3.その事業における地位
4.賃金
5.退職の事由（解雇理由）
請求されていない項目を記載してしまうと、法令違反となるため注意が必要です。
3.退職証明書の作成
退職希望者が求める記載内容を確認できたら、次は退職証明書の作成に移ります。その際、請求されていない事項の記載や内容の誤りがあると、退職希望者に不利益を与えるだけでなく、法的リスクにつながる恐れがあるため十分に注意してください。
必要事項を記載したあとは、発行日や発行者、宛名の記載漏れがないことを確かめた上で、会社印と代表者印をそれぞれ押印しましょう。
不備のない退職証明書を作成するためには、作成や確認、承認の担当者を分けて、複数人でチェックすることが大切です。
4.退職日に交付
退職が決まった社員から事前に発行を依頼された場合は、原則として退職日に合わせて退職証明書を交付します。労働基準法で発行期限が定められているわけではありませんが、企業には速やかな対応が求められます。
そのため、依頼を受けた際は、退職日に確実に間に合うよう準備を進めることが大切です。
5.退職証明書のコピーの保管
退職証明書を発行したあとは、控えを作成し、適切に保管しましょう。
具体的には、発行済みの退職証明書のコピーを、発行日や発行者、交付方法などの情報を記した台帳とともに、紙または電子データで保存します。
保存期間は2～3年程度が目安とされ、これは行政調査や退職者からの再発行依頼に備えた実務上の指標となっています。
なお、電子データで保存する場合は、個人情報保護の観点から、アクセス権限を制限して取り扱うことを徹底してください。
下記から電子保存にも対応した退職証明書テンプレート（Word・Excel形式）を、無料でダウンロードいただけます。記載内容に迷わず使える日本語・英語両対応のフォーマットですので、ぜひご活用ください。
退職証明書を発行する際の注意点
退職証明書を発行する際には、労働基準法に従い、請求の管理や発行手続きを適切に行うことが重要です。
最後に、退職証明書を発行する際に注意点を解説します。
●退職者（退職希望者）から請求があった場合のみ発行義務がある
●請求されていない項目は記載しない
●発行の請求期限は退職後2年以内と定められている
●発行拒否や遅延は違法となる可能性がある
●退職者本人以外が請求する場合は同意書や委任状が必要となる
退職者（退職希望者）から請求があった場合のみ発行義務がある
退職証明書の発行義務は、退職者、または退職希望者から請求があった場合に限り発生します。
そのため、社員の退職時に一律で用意する必要はありません。この点を正しく把握し、不要な事務処理を発生させることのないよう注意してください。
請求されていない項目は記載しない
退職証明書には、基本的に5つの項目（使用期間／業務の種類／その事業における地位／賃金／退職の事由（解雇理由））を記載できますが、退職者や退職希望者が請求していない事項の記載は認められていません。
請求者がどの項目の記載を求めているのかを必ず確認し、要望に沿った内容を反映させましょう。
企業側の独断で請求されていない事項を記載すると法令違反となり、プライバシーの侵害や就業妨害と見なされる恐れがあります。
発行の請求期限は退職後2年以内と定められている
労働基準法第115条により、退職者が退職証明書の発行を請求できる期限は退職日から2年以内と定められています。
（時効）
第百十五条 この法律の規定による賃金の請求権はこれを行使することができる時から五年間、この法律の規定による災害補償その他の請求権（賃金の請求権を除く。）はこれを行使することができる時から二年間行わない場合においては、時効によつて消滅する。
（引用：e-Gov法令検索『労働基準法 第115条』）
そのため、企業は退職者から請求された際に対応できるよう、退職後2年間は退職者の情報を適切に管理する必要があります。
退職日から時間が経っても、転職活動や公的手続きのために退職者から退職証明書の発行を求められるケースは珍しくありません。
このような場合にも迅速かつ正確に処理するためには、社内の管理体制を整えておくと良いでしょう。
発行拒否や遅延は違法となる可能性がある
退職証明書の発行義務について、労働基準法第22条では以下のように定められています。
（退職時等の証明）
第二十二条
労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由（退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。）について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。
（引用：e-Gov法令検索『労働基準法 第22条』）
上記の通り、企業は退職証明書の発行を請求された場合、正当な理由がない限り拒否できず、遅滞なく交付する義務があります。交付の期限は定められていませんが、企業は速やかに対応することが大切です。
交付が著しく遅れた場合は法律に抵触し、労働基準法第120条により、30万円以下の罰金が科される可能性があるためです。
第百二十条 次の各号のいずれかに該当する者は、三十万円以下の罰金に処する。
一 第十四条、第十五条第一項若しくは第三項、第十八条第七項、第二十二条第一項から第三項まで、（中略）の規定に違反した者
（引用：e-Gov法令検索『労働基準法 第120条』）
退職者本人以外が請求する場合は同意書や委任状が必要となる
退職者本人ではなく、第三者から退職証明書の発行を請求された場合は、退職者本人の同意書または委任状を提出してもらう必要があります。
退職証明書の記載内容には、退職理由や労働条件などの個人情報が含まれ、本人以外への交付には慎重な対応が求められるためです。たとえ家族であっても、身元確認を適切に行った上で、同意書や委任状がなければ提供できない点に注意してください。
なお、必要書類と身元の確認を終えた場合でも第三者への交付は避け、退職者本人の住所へ郵送しましょう。
まとめ
退職証明書は、「退職者が転職先から提出を求められたとき」や「諸手続きの際に離職票の代用として提出したいとき」などに使われる非常に重要な書類です。
退職後2年間は交付義務があるため、退職者から作成を依頼された場合は、退職証明書を交付しなければなりません。
今回ご紹介した書き方やフォーマットを参考に、退職者、または退職希望者から依頼された項目のみを記載した退職証明書を速やかに作成しましょう。
（制作協力／株式会社eclore、監修協力／社会保険労務士法人クラシコ、編集／d’s JOURNAL編集部）
退職証明書テンプレート（日本語・英語）【Excel版】
資料をダウンロード
