【テンプレート付】労働者名簿とは？記載事項と書き方・保存期間をご紹介

労働者名簿は、従業員に関するさまざまな情報をまとめた書類です。この書類は労働基準法によって作成・管理が義務付けられている上、記載する情報は常に最新のものでなければなりません。本記事で正しい書き方を確認し、実際に作成する際に備えましょう。

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労働者名簿のテンプレート【無料】

労働者名簿は、必要な情報さえ記載されていればどのようなフォーマットでも問題ないとされています。つまり自社でフォーマットを自由に決められますが、一から作成すると手間がかかります。

「労働者名簿を作成したいけれど、手間はできる限り省きたい」とお考えであれば、以下のテンプレートをぜひ活用してください。労働基準法で定められている記載項目を網羅していることはもちろん、「Word版」「Excel版」の2種類から自社に適したものをお選びいただけます。

具体的な記載事項や書き方、記入例は次項で詳しくご紹介します。

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労働者名簿の書き方と記載項目

労働者名簿に記載する項目は、「必要記載事項」と「推奨記載事項」の2種類に分けられています。必要記載事項は労働基準法第107条によって記載が義務付けられている項目で、推奨記載事項は記載義務のない項目です。（参照：e-Gov法令検索『労働基準法 第107条』）

具体的には、下記「電話番号・緊急連絡先」と「健康保険・厚生年金・雇用保険」は推奨記載事項に、そのほかは必要記載事項に分類されます。

本項で、それぞれの書き方を見ていきましょう。

従業員の氏名・性別・住所

従業員の氏名や性別、住所は、必要記載事項に該当します。全員分を間違えずに記載した上で、変更があれば適宜反映する必要があります。

なお、労働者名簿に記載する氏名は「戸籍上の氏名」です。結婚・離婚で改姓した従業員が、その後も社内で旧姓を使用しているのであれば、現在の姓を名簿に記載した上で備考欄にその旨を書き添えてください。

また住所の欄には、現在従業員が居住している場所を記載します。現在の居住地と住民票の住所が異なる場合は、通勤手当の計算や緊急時の連絡を円滑に行うためにも、両方を把握しておくと良いでしょう。

電話番号・緊急連絡先

従業員の電話番号と緊急連絡先は、推奨記載事項のため義務ではないものの、労働者名簿に記載することをお勧めします。これらを把握しておけば、従業員との連絡手段が増え、何かトラブルが起こった際に役立つかもしれません。

ただし、労働者名簿に電話番号と緊急連絡先を記載するのであれば、事前に本人の承諾を得る必要があります。もし承諾を得られなかった場合は、無理に聞き出そうとするのではなく本人の意思を尊重することが大切です。

生年月日

生年月日も、必要記載事項の一つです。入社後に更新されることがない分、記載ミスがあると気付けない可能性が高いため、初めに記載する際に間違いがないかどうかを入念に確認しましょう。

雇入れ年月日

雇入れ年月日とは、「従業員を実際に雇用した日付」のことです。必要記載事項に含まれており、労働者名簿への記載が義務付けられています。

記載する際は、「採用を決定した日」「試用期間が終わった日」「研修期間が終わった日」を書かないように注意してください。

従事する業務の種類

労働者名簿には、従業員が日常的に行う業務の種類も記載します。具体的には、営業や経理、人事などの大まかな役割を記載することが一般的です。

なお、従事する業務の種類は必要記載事項に該当するものの、雇用している従業員が30人に満たない場合は省略しても問題ありません。

履歴

労働者名簿には、最終学歴や職歴などの「社外での履歴」と、異動や昇進などの「社内での履歴」を記載する義務があります。

ただし「何」を「どこまで」記載するのかは明確に定められていないため、必要と思われる情報をピックアップしましょう。

また「従事する業務の種類」が変わった場合は、履歴も同時に変更します。逆に、異動や配置転換などで履歴が変更された際は、従事する業務の記載内容も改める必要があります。

従って、どちらかの内容を変更する際は、「もう一方に手を加える必要がないかどうか」を確かめることが重要です。

退職年月日およびその事由

従業員の退職年月日とその事由も、必要記載事項に含まれています。労働者名簿は、従業員が退職してから5年間、自社で管理しなければなりません。

退職年月日とその事由を記載しておくことで、企業は「労働者名簿をいつまで管理すれば良いのか」を把握できます。

健康保険・厚生年金・雇用保険

「健康保険」「厚生年金」「雇用保険」の事業所整理記号と事業所番号は、推奨記載事項に該当します。任意ではあるものの、これらを労働者名簿に記載しておけば、人事・労務に関する業務を円滑に進められます。

それぞれの事業所整理記号にあたる項目と確認先は、以下の通りです。

【健康保険・厚生年金・雇用保険の事業所整理記号と事業所番号の確認先】

なお、先述の「電話番号・緊急連絡先」と同様に、これらを記載する場合は必ず本人からの承諾を得ましょう。

労働者名簿の記入例【完成イメージ付き】

前項で紹介した項目を全て記載すると、このような労働者名簿が完成します。労働基準法の定めにのっとった内容となっているため、「具体的な書き方がよくわからない」とお悩みの人事・採用担当者はぜひ参考にしてください。

一から作成する手間を省きたい方は、この記入例と同じ形式の労働者名簿（個人版・Word／Excel）を下記から無料でダウンロードできます。
人事・採用業務にすぐ使えますので、そのままご活用ください。

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労働者名簿とは？

そもそも労働者名簿とは、前項でお伝えしたような従業員の個人情報をまとめた書類のことです。取り扱い方に関して、労働基準法第107条では次のように定められています。

冒頭でもお伝えした通り、労働者名簿の作成は企業側の義務であるため、人事・採用担当者は正しい書き方を把握しておく必要があります。

しかし、ある程度の事前知識がなければ作成時につまずいてしまうかもしれません。労働者名簿の作成を円滑に進めるためにも、少なくとも以下の4つの情報はあらかじめ押さえておきましょう。

1.労働者名簿は「法定三帳簿」の一つ

労働者名簿は、「賃金台帳」と「出勤簿」に並ぶ「法定三帳簿」のうちの一つです。
それぞれの違いとしては、以下が挙げられます。

【法定三帳簿の種類と特徴】

法定三帳簿に関しては下記記事で詳しく解説していますので、こちらも併せて確認してください。

（参考：『法定三帳簿とは？記載項目や作成方法・保存期間を解説【テンプレート付】』、『【テンプレート付】賃金台帳記入は義務！書き方や給与明細との違いを解説』、『出勤簿とは？必要項目や保存期間・作成方法を解説【無料テンプレート付】』）

2.社員名簿や従業員名簿との違い

従業員の情報を記載する書類には、労働者名簿のほかに「社員名簿」や「従業員名簿」があります。労働者名簿との違いは、労働基準法に記載されている名称であるか否かです。

従業員の情報が記載された名簿のことを、労働基準法では「労働者名簿」と記載しています。

しかし、労働基準法第107条に定められた必要な事項が記載されていれば、「社員名簿」や「従業員名簿」といった名称でも問題ありません。労働者名簿と名称が異なっていても、実質的な内容さえ同一であれば労働者名簿として扱われます。

3.労働者名簿を使用する場面

労働者名簿は、主に「企業側が従業員の情報を確認するとき」「行政調査が行われるとき」に使用します。

また後者では、労働者名簿のほかに、調査の目的に合わせて次の書類の提出を求められます。

【行政調査の目的と提出を求められる書類】

必要な場面で「まだ作成していなかった」と焦らないためにも、労働者名簿は余裕を持って作成しておくと良いでしょう。

4.労働者名簿の対象者

原則として、労働者名簿に記載する対象は「雇用している全ての従業員」です。雇用形態に関係なく、賃金を支払っている従業員は全員対象となります。

しかし一部の従業員は、記載する対象かどうかの判断に迷うこともあるかもしれません。
その際は、以下の表を参考にしてください。

【労働者名簿の作成・管理にあたって判断に迷う従業員とその原因】

日雇い労働者と代表者・役員は、それぞれ労働基準法で労働者名簿への記載が義務付けられていないため、対象外となります。

また派遣の従業員は、派遣元企業と雇用契約を結んでいるため、派遣先企業が自社である場合でも、労働者名簿への記載義務はありません。労働者名簿の作成義務は、雇用主である派遣元に課されます。

対して、在籍出向中の従業員と移籍出向中の従業員に関しては、「自社に在籍しているかどうか」で対応が異なります。このことについては、本記事の後半でより詳しく解説します。

労働者名簿の作成義務と罰則

労働者名簿の作成・管理を怠ると、労働基準監督官から是正勧告を受けます。

また「悪質だ」と判断されれば、30万円以下の罰金が科される可能性もあります。社会的な信頼を失う事態にもつながりかねないため、労働者名簿の作成・管理は抜かりなく行いましょう。

（参照：e-Gov法令検索『労働基準法 第120条 第1項』）

労働者名簿の扱いにおける労務担当者の役割

労務担当者には、労働者名簿を「作成」「整備」「管理」する役割があります。それぞれの役割について解説していきます。

作成

従業員が入社するタイミングで、新しく労働者名簿を作成します。従業員が必要記載事項を別紙に記載することもありますが、最終的に情報を取りまとめ、労働者名簿を作成する人物は労務担当者です。

整備

労働者名簿に記載された内容に変更があった際は、労務担当者が遅滞なく訂正を行う必要があります。「従事する業務の種類」や「退職年月日およびその事由」など、従業員の情報を常に最新の状態に保つことが重要です。

管理

作成した労働者名簿には、個人のプライバシーに関わる情報が記載されているため、労務担当者が社内で厳重に管理しなければなりません。

労働者名簿は、先述した労働基準法第109条により原則5年間保存する必要があります。（参照：e-Gov法令検索『労働基準法第109条』）

ただし、2025年11月時点、附則第143条第1項により、当面の間は3年間の保存でも差し支えないとされています。

破棄や紛失などで規定に違反した場合には罰金が科せられるため、適切に管理しましょう。
なお、労働者名簿を保存する期間の起算日は、「従業員が死亡した日」もしくは「退職・解雇した日」です。

労働者名簿の管理・保存期間・更新ルール

次に、労働者名簿を管理する上で押さえておきたいルールをご紹介します。

労働者名簿の管理方法と電子化のポイント

労働者名簿は、紙と電子データのどちらで管理しても問題ありません。

しかし近年は、業務のペーパーレス化やリモートワークの推奨に伴い、電子データでの管理が主流になっています。

なお、労働者名簿の電子化を行うには、以下の条件を満たす必要があります。

一定の準備は必要ですが、労働者名簿は常に最新の情報に更新しなければならないため、情報の検索や変更が容易な電子データでの管理がお勧めです。

労働者名簿の保存期間と起算日

先述したとおり、労働基準法第109条では、労働者名簿の保存期間は原則5年間と定められています。

ただし、附則第143条第1項により、当面の間は「3年間」で差し支えないとする経過措置が設けられています（2025年11月時点）。

そのため、現時点では「3年間保存」が実務上の対応として認められていますが、将来的に5年保存へ移行する可能性がある点には注意が必要です。社内規定や運用方針に応じて、あらかじめ長めに保存する運用としておくことも検討しましょう。

なお、保存期間の起算日は「従業員の退職日・解雇日または死亡日」です。

たとえば、2025年3月31日に退職した従業員の場合、保存期間の起算日は2025年3月31日となり、当面の経過措置が適用される間は2028年3月31日まで（将来的に5年の場合は2030年3月31日まで）保存する必要があります。

従業員ごとに起算日が異なるため、退職日・解雇日・死亡日を正確に管理したうえで、保存期間の満了日を誤らないよう注意しましょう。

（参照：e-Gov法令検索『労働基準法第109条』、『労働基準法 第143条』）

労働者名簿の更新・変更方法

労働者名簿の更新・変更については、労働基準法第107条により「遅滞なく訂正しなければならない」とされています。

違反すると罰金を科される可能性があるため、速やかに対応してください。

なお紙媒体で管理している場合は、一般的には該当箇所に二重線を引き、その上から訂正印を押すことで更新・変更が認められることが多いようです。

労働者名簿を作成・管理する際の3つの注意点

労働者名簿を作成・管理するにあたって、考慮しなければならない3つの注意点を見ていきましょう。

1.事業所ごとに労働者名簿を作成する

労働基準法により、労働者名簿は「事業所ごとに作成しなければならない」と定められています。原則として「事業所」とは、企業全体ではなく「支社」「営業所」「店舗」「工場」のように一定の場所で継続的に作業が行われる場所を指します。

そのため、労働者名簿は本社で一括して全従業員分を作成・管理するのではなく、支社や工場ごとに作成し、それぞれで管理しなければなりません。本社以外に該当する事業所がある場合は、それぞれの事業所にて労働者名簿を整備しましょう。

2.個人情報保護法に沿って適切に管理する

労働者名簿には、従業員の氏名や住所、生年月日など個人のプライバシーに関わる情報が多く含まれており、個人情報保護法の対象となります。

そのため、労働者名簿の作成にあたり従業員から個人情報を得る際には、本人の同意が必要となります。

また、マイナンバーを労働者名簿に記載しておけば便利に見えるかもしれませんが、マイナンバーは具体的な用途に限定して収集する個人情報のため、ほかの目的で使う可能性がある帳簿に記載することは適正な管理とはいえません。

マイナンバーは、労働者名簿とは別に管理しましょう。

3.出向の種類によって名簿作成の義務が異なる

人事異動の一種である「出向」は、「在籍出向者」か「移籍出向者」かによって、労働者名簿の扱いが異なります。

以下の表で詳しい内容を確認しましょう。

在籍出向の従業員は、出向元・出向先双方と雇用契約を締結するため、それぞれで労働者名簿を作成しなければなりません。

一方、移籍出向者の場合は、出向元と雇用関係を解消した後に出向先で雇用契約を締結します。

そのため、出向先にのみ作成義務があり、出向元に作成義務はありません。

自社が出向元と出向先どちらに該当するのかを把握し、作成義務がある場合には速やかに作成しましょう。

出向・在籍出向者などについて詳しく知りたい方は、下記の記事もチェックしてみてください。
（関連記事：出向とは？目的と種類、メリットと注意すべき点を解説）

まとめ

労働者名簿は、従業員を雇用する場合に「作成」「整備」「管理」が義務付けられている大切な書類です。人事・労務に欠かせないさまざまな情報を集約しており、日常業務でも使用します。従業員それぞれの作成や管理は大変ですが、テンプレートを活用して、効率的に作成しましょう。

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（制作協力／株式会社eclore、監修協力／社会保険労務士法人クラシコ、編集／d’s JOURNAL編集部）