人事評価シートとは|評価項目や書き方の例を紹介【テンプレあり】

2022.08.25
d’s JOURNAL編集部
人事評価シートを作成する目的
人事評価シートの評価基準
職種別の評価項目サンプル
人事評価シートのテンプレート
人事評価シートの書き方
人事評価シートの例文
まとめ

「人事評価シート」とは、人事評価をする際の評価項目や、従業員ごとの目標を管理するためのシートのことです。

「職種別に、どのような評価項目を設定すればよいのか」「部下へのフィードバックをどのように記入したらよいのか」などを知りたい人事・採用担当者や管理職の方もいるでしょう。

この記事では、人事評価シートを作成する目的や評価項目、記載例などをご紹介します。テンプレートもダウンロードできますので、ぜひご活用ください。

人事評価シートを作成する目的

人事評価シートとは、文字通り、人事評価をする際の評価項目をまとめたシートのことです。

人事評価シートには、従業員ごとの目標や自己評価、評価者(上長)による評価などを記載します。人事評価シートを作成する目的について、見ていきましょう。

人事評価の公平性を保つ

人事評価シートを作成する一番の目的とされているのが、「人事評価の公平性の担保」です。社員の生活にとって重要な「給与」や「昇進」などは人事評価に基づき決まるため、人事評価が適切に行われないと、社員の間に不公平感が生まれ、社員のモチベーションの低下や離職率の増加につながる可能性があります。

そのため、人事評価では「上司と部下の相性が良い・悪い」などという主観的な評価や、評価基準・評価項目をあいまいにすることは避けるべきとされています。人事評価シートを活用すれば、「具体的な成果」や「数値に基づく事実」といった客観的な情報から、社員を評価できるので、人事評価の透明性を高め、公平性を保つことができるのです。また、評価者は明確な基準に基づき評価を決められるようになるため、人事評価の「質の向上」にもつながるでしょう。

社員の成長を促進する

社員の成長を促すことも、人事評価シートを作成する目的の一つです。人事評価シートに記載された評価基準・評価項目を確認することで、社員は「優先的に身に付けるべき能力」や「改善すべき能力」が何かを把握できます。

それにより、「この能力を伸ばしていこう」「そのために、どういうことをしていこう」という目標を、社員自ら設定し、主体的に行動していくことが可能になります。その結果、社員の成長加速につながっていくでしょう。

社員のモチベーション向上

人事評価シートには、社員のモチベーションを向上させる効果もあるとされています。人事評価シートに評価基準や評価項目が明記されることで、社員は「どういう行動をすれば」「どういう成果を上げれば」高く評価してもらえるかを理解できるようになるでしょう。

成果を上げれば高く評価され、昇給・昇格につながるため、社員のモチベーション向上が期待できます。

会社の組織文化の形成

人事評価シートという形で評価基準や評価項目、評価内容を社員に明示することは、「会社としての方向性」を示すことでもあります。社員は、人事評価シートの記載内容を確認することで、「会社が何を目指しているのか」「社員に何を期待しているのか」を把握できます。

例えば、「上司や同僚とコミュニケーションを取りながら、仕事を進められたか」という評価内容があったとしましょう。ここから、社員は「会社は、社員同士のコミュニケーションを重視している」と理解できます。このように「会社として目指すべき姿」や「社員に求めるもの」が社内に共有されていくことにより、組織文化の形成につながっていくでしょう。

人事評価シートの評価基準

評価項目を考える際のもととなる「評価基準」は、主に「成績」「能力」「情意」の3つに分類されます。

人事評価シートの評価基準

それぞれの評価基準について、見ていきましょう。
(参考:『人事考課をうまく運用するために、押さえたい目標設定と評価のポイント』)

成績による評価

成績による評価では、「設定した目標に対して、どの程度達成できたか」が評価基準となります。主に、期首に設定した業務目標に対する達成度を意味する「業務目標達成度」および、業務目標を達成するために設定した課題の達成度を意味する「課題目標達成度」をもとに、評価します。

また、場合によっては、定量的な業務成績だけでなく、成果を上げるための取り組み姿勢・プロセスも評価対象とするケースもあります。

「業務目標達成度」の指標の例

●売上目標▲▲▲万円に対し、いくら売り上げたか
●リテンション率◆◆%改善という目標に対し、実際に何%改善できたか など

「課題目標達成度」の指標の例

●売上増に向けた、新規営業の月当たりの件数
●リテンション率改善に向けた、顧客対応品質の改善具合(顧客アンケート結果の改善具合) など

能力による評価

能力への評価では、「もともと有している能力を発揮できたか」と「新たな能力を開発できたか」を評価します。「新たな能力の開発」の代表例として挙げられるのは、「仕事に関連した資格の取得」です。能力による評価では、主体的に企画・提案できる「企画力」や、自分の力で業務を行える「実行力」、業務改善を行える「改善力」などが評価対象となります。

また、評価対象となる能力は、以下の3つに分けることもできます。

●保有能力:業務を遂行する過程で必要となる知識や技能など、成果を生み出す源となる能力
●発揮能力保有能力を実際に発揮するのに必要な能力
●潜在能力:評価する時点では可視化できないが、今後現れてくると考えられる能力

3つのうち、特に重視されるのは、判断しやすい「保有能力」と「発揮能力」です。一方、「潜在能力」については判断が難しいこともあり、企業によっては評価対象としない場合もあります。

情意による評価

情意による評価では、「日頃の勤務態度」や「周囲のメンバーとの関わり方」などが評価基準となります。本人と周囲との間で認識の不一致が生じる可能性がある評価基準のため、「自己評価」や「上司からの評価」のみならず、「同僚・部下からの評価」も加味するのが一般的です。

「情意」については、主に「規律性」「責任性」「積極性」「協調性」の4つに着目して評価します。

評価基準 評価項目 評価内容
情意 規律性 社内のルール・慣習を守れたか
責任性 与えられた役割を、最後まで成し遂げたか
積極性 現状に満足せず、積極的に業務に取り組めたか
協調性 周囲と協力しながら、業務を進められたか

それぞれについて、見ていきましょう。

要素:規律性

規律性とは、自社のルール・慣習を遵守し、上司の指示に従うこと。社員は、「企業」という組織の一員であるため、組織のルールに従う「規律性」に着目する必要があります。

「ルール・慣習を守ろうとする意識があるか」「そのための行動を、実際にしているか」などを評価しましょう。

要素:責任性

責任性とは、与えられた役割を、責任をもって最後まで成し遂げること。役職や入社年数にかかわらず、社員には任された業務を遂行する責任があるため、「責任性」も評価対象となります。

「担っている役割をこなそうとする態度と実際の行動」を評価しましょう。また、「困難な事態に直面した際に粘り強く取り組んだかどうか」も評価項目の一つと言えます。

要素:積極性

積極性とは、現状に満足しない上昇志向をもつこと。社員には、熱意をもって意欲的に仕事に取り組むことが求められるため、「積極性」も評価する必要があります。

「自ら仕事をつくろうとする姿勢があるか」「新たな可能性にチャレンジしようとする意欲があるか」などを評価しましょう。

要素:協調性
協調性とは、メンバー同士で協力して業務に取り組むこと。「協調性」はチームとして取り組む業務を円滑に進めるために不可欠であるため、評価対象となります。

「仲間と協力しようとする態度が見られるか」「価値観の相違があっても、相互理解をしようとする姿勢があるか」などを評価しましょう。なお、「部下」と呼べる相手がいる社員の場合には、「部下に対して、親身に接していたか」も評価する必要があります。

職種別の評価項目サンプル

職種によって、業務内容や必要とされる能力が異なります。そのため、どの社員にも求められる「情意」に関する項目を除いては、職種に応じた評価項目を設定する必要があります。

ここでは、「成績」と「能力」について、多くの企業で一般的な4つの職種を例に、職種別の評価項目サンプルをご紹介します。なお、「情意」については、先ほどご紹介した4要素を評価項目に設定しましょう。

(参考:『人事評価制度の種類と特徴を押さえて、自社に適した制度の導入へ【図で理解】』『人事考課をうまく運用するために、押さえたい目標設定と評価のポイント』)

事務職のサンプル

社内・部署内のさまざまな業務・メンバーを下支えする「事務職」の評価項目サンプルをご紹介します。

評価基準 評価項目 評価内容
成績 業務目標達成度 業務目標を達成できたか
課題目標達成度 業務目標を達成するために設定した課題を達成できたか
能力 企画力 主体的に企画・提案できたか
実行力 自分の力で業務を行えたか
改善力 業務効率化のため、業務改善を行えたか
正確性 ミスが無かったか
スケジュール管理 予定通りに行えたか(設定した納期を守れたか)
専門知識 担当業務に関する専門知識を習得できたか
コスト削減 コスト削減に貢献できたか
クレーム対応 クレームを適切に処理できたか

事務職は、営業職のような明確なノルマがある職種ではないため、「成績」の評価に必要な数値目標を設定しづらい職種と言えます。

「●●%改善」といった目標を立てやすい「受発注業務の精度向上」や「業務の効率化」などを評価対象に設定したり、「いつまでに▲▲を完了する」といった期日を目標に設定したりするとよいでしょう。

「能力」については、ルーティンワークが多いという事務職の特性上、「正確性」や「スケジュール管理」が求められます。また、バックオフィス業務であるため、業務効率化・生産性向上のための「改善力」や「コスト削減」も重要です。経理・労務・法務といった専門性の高い事務職の場合には、「専門知識」も重要な評価項目と言えます。

営業職のサンプル

自社の商品・サービスを顧客に提案する「営業職」の評価項目サンプルをご紹介します。

評価基準 評価項目 評価内容
成績 業務目標達成度 業務目標を達成できたか
課題目標達成度 業務目標を達成するために設定した課題を達成できたか
能力 企画力 主体的に企画・提案できたか
実行力 自分の力で業務を行えたか
改善力 業務改善を行えたか
交渉力 交渉・商談において、有利な条件を引き出せたか/td>
スケジュール管理 予定通りに行えたか(設定した納期を守れたか)
正確性 ミスが無かったか
クレーム対応 クレームを適切に処理できたか

明確なノルマが設定されることが多い営業職は、「成績」の評価に必要な数値目標を立てやすい職種です。「販売数・販売額などの販売目標」や「新規顧客の獲得数」「新商品・サービスの拡販」などをもとに、「成績」を評価するとよいでしょう。

「能力」については、顧客との商談・取引に関わる業務を担うという営業職の特性を踏まえ、「企画力」や「交渉力」が重視されます。また、顧客との信頼性を構築していく必要もあるため、「スケジュール管理」や「正確性」も重要な評価項目です。

技術職のサンプル

システムの開発や、機器の保守管理などを担う「技術職」の評価項目サンプルをご紹介します。

評価基準 評価項目 評価内容
成績 業務目標達成度 業務目標を達成できたか
課題目標達成度 業務目標を達成するために設定した課題を達成できたか
能力 企画力 主体的に企画・提案できたか
実行力 自分の力で業務を行えたか
改善力 業務改善を行えたか
技術力 業務遂行に必要な能力を習得できたか
安全管理 安全性に意識を向け、事故やケガの発生を未然に防げたか
クレーム対応 クレームを適切に処理できたか
正確性 ミスが無かったか(再修理・再調整が発生しなかったか)
スケジュール管理 予定通りに行えたか(設定した納期を守れたか)

技術職の場合、「システムや機器の開発・保守を、納期に間に合うよう進められたか」や「今後リリース予定のシステムを、何%程度開発できたか」など、「期日」や「進捗率」をもとに「成績」を評価します。

また、開発や保守管理には膨大なコストがかかるため、「業務効率化や外注先の変更などにより、人件費をどれだけ削減できたか」を評価対象としてもよいでしょう。

「能力」については、システム・機器を適切かつ安全に開発・保守管理するという技術職の特性上、「技術力」や「安全管理」を評価項目に設定します。また、顧客満足度を維持・向上していく必要もあるため、「クレーム対応」や「正確性」「スケジュール管理」も、重要な評価項目です。

管理職のサンプル

メンバーの育成やチーム・部署・部門の生産性向上などを担う「管理職」の評価項目サンプルをご紹介します。

評価基準 評価項目 評価内容
成績 業務目標達成度 業務目標を達成できたか
課題目標達成度 業務目標を達成するために設定した課題を達成できたか
能力 企画力 主体的に企画・提案できたか
実行力 自分の力で業務を行えたか
改善力 業務効率化のため、業務改善を行えたか
リーダーシップ 部署・部門全体をまとめ上げながら、業務に取り組めたか
指導・育成 部下を成長させることができたか
経営方針の理解・促進 経営方針を自ら理解し、周囲に理解を促せたか
スケジュール管理 予定通りに行えたか(設定した納期を守れたか)
正確性 ミスが無かったか

チーム・部署・部門といった範囲での目標達成を責務とする管理職の場合、個人としての業務目標の達成はもとより、チーム・部署・部門全体での業務目標達成が、「成績」の重要な評価対象となります。そのため、目標設定の際は、個人の数値目標だけではなく、チーム・部署・部門全体での業務目標も組み込むようにしましょう。

「能力」については、チーム・部署・部門をまとめ上げるという管理職の特性を踏まえ、「リーダーシップ」や「指導・育成」「経営方針の理解・促進」を重視します。チーム・部署・部門の全プロジェクトが滞りなく進んでいるかを確認するのも管理職の役目であるため、「スケジュール管理」も、重要な評価項目です。

これらの評価項目はあくまでサンプルのため、業種や自社のフェーズなどに応じて、具体的な内容や評価項目ごとのウエイトを設定するとよいでしょう。

人事評価シートのテンプレート

人事評価シートを毎回、一から作成しようとすると手間や時間がかかります。テンプレートを活用し、業務効率化を図るとよいでしょう。

d’s JOURNALでは、人事評価シートのテンプレートをご用意しました。こちらから、ダウンロードいただけます。

人事評価シートの書き方

人事評価を適切に行えるよう、人事評価シートに記入する際には、主観的な意見・表現は避け、客観的に記載することが重要です。「具体的な成果」や「数値に基づく事実」を正確に記載しましょう。また、人事評価シートを読む相手がすぐに内容を理解できるよう、可能な限り簡潔に、結論から先に記載することも大切です。

自己評価をする側(部下側)・フィードバックをする側(上司側)の両方の視点から、人事評価シートの書き方のポイントをご紹介します。

自己評価をする側(部下側)

自分自身の業務を前向きに振り返れるよう、ネガティブな表現は避け、ポジティブな表現を用いることが大切です。

例として、未完に終わった業務があった場合、「●●を進めるべきでしたが、完遂できませんでした」と記載するのではなく、「より優先度の高い▲▲に注力したため、●●は完遂できませんでした。しかし、▲▲に注力した結果、顧客から好評価を得られました」と記載した方がよいでしょう。

また、失敗や問題点を、改善方法とともに記載することも重要です。「評価が下がるのでは」と懸念し、失敗・問題点を記載することにためらいがある方もいるかもしれません。しかし、今後の成長につなげていくためには、失敗・問題点をしっかり認識・分析し、言語化することが不可欠です。その上で、「今後、何をどのように改善していくか」を記載し、成長への意欲を上司や会社に示しましょう。

フィードバックをする側(上司側)

「●●については、達成できた」「▲▲は、目標の半分にとどまった」といった結果だけを記載するのでは、不十分です。必ず、「評価できる点」や「問題点・改善すべき点」も具体的に伝えるようにしましょう。

また、部下のモチベーションを高められるよう、前向きなコメントで締めるようにすることも重要です。ネガティブな内容を伝える必要がある際には、ネガティブな内容をポジティブな内容に挟んでフィードバックする「サンドイッチ型フィードバック」を意識するとよいでしょう。

(参考:『効果の高いフィードバックのやり方とは?人材育成や評価で役立つ手法やコツについて解説』)

人事評価シートの例文

上述した書き方のポイントを押さえた上で、実際どのように評価コメントを記載すればよいのか知りたい方もいるでしょう。自己評価をする側・フィードバックをする側の両方の視点から、人事評価シートの例文(記載例)をご紹介します。

事務職の例文

自己評価をする側の例文

受発注業務でのミスを減らすため、セルフチェックの時間を設けるようにした。その結果、受発注業務のミスを、月平均4回から月平均1回まで削減できた。それに伴い、業務のやり直しも減少し、業務効率が改善。昨年下半期に比べ、残業時間を20%削減できた。今後も、受発注業務におけるミス削減と業務効率化を図っていきたい。

フィードバックをする側の例文

受発注業務におけるミスの大幅削減や、残業時間の20%削減は、評価に値する。また、わからないことを先輩社員に積極的に聞く様子も見られた。入社2年目ということもあり、専門知識に関する知識はまだ浅いが、成長を期待している。今後は、業務の正確性と専門性をより一層高め、さらなる業務効率化につなげてほしい。

営業職の例文

自己評価をする側の例文

上半期は売上目標100万円に対し、実際の売上は110万円、目標達成率は110%だった。一方、既存顧客への営業に注力する機会が多かったため、新規顧客の獲得については、目標10件に対し実績は8件と未達に終わった。しかし、既存顧客への対応を誠実に行った結果、顧客満足度が10%向上した。下半期は、既存顧客への営業と新規顧客の獲得の両方をより積極的に行っていきたい。

フィードバックをする側の例文

売上目標に対して、110%の達成率となったことは、評価に値する。また、新入社員のフォローを積極的に行ったり、セールストークの勉強会を自主的に開催したりと、売上以外の面でもチームに貢献してくれていた。新規顧客の獲得が未達に終わったことだけが課題だ。下半期は、既存顧客への営業強化と新規顧客への営業の2軸で業務にまい進し、個人やチームの目標を達成することを期待している。

技術職の例文

自己評価をする側の例文

システムAを、予定通り5月中旬にリリースできた。一方で、システムAの開発に注力したこともあり、上半期に開発を開始・下半期にリリース予定のシステムBについては進捗率が目標の75%にとどまった。しかし、システムAの開発に注力した結果、顧客からは「これまで使っていた他社のシステムよりも格段に使いやすい」と好評価をいただけた。下半期は、顧客の期待により応えるべく、システムAの保守管理とシステムBの開発に同じくらいの時間をかけていきたい。

フィードバックをする側の例文

システムAを予定通りリリースでき、顧客からも好評価をいただいていることは、評価に値する。また、システムBで実装する新機能についてのアイデアは、画期的で素晴らしかった。しかし、システムBの開発の遅れを早急に取り返さないと、リリースが予定よりも後ろ倒しになってしまう。今後は、時間への意識をより高め、日々の業務にまい進していくことを期待する。

管理職の例文

自己評価をする側の例文

部員一丸となり、サービスAの宣伝に取り組んだ。その結果、「●●と言ったら、サービスA」というように潜在顧客から第一想起されるようになった。このことから、「サービスAの認知度向上」という部の目標は達成できたと認識している。一方、部員の育成については、入社3~5年目の社員の成長は著しかったものの、新入社員や入社2年目の社員は主体的な動きが見られず、伸び悩んだ。下半期は、サービスAの販促活動に新入社員・入社2年目の社員も参加させ、成長につなげていきたい。

フィードバックをする側の例文

サービスAの宣伝に部をあげて取り組んだ結果、潜在顧客から第一想起されるようになったことは、評価に値する。また、サービスAの認知度が向上したことにより、会社全体としての収益も高まった。一方で、新入社員・入社2年目の社員の育成が思うように進んでいない点が課題だ。下半期は、先輩社員をフォローにつけた上で、新入社員・入社2年目の社員にもさまざまな業務を任せ、部全体としての能力の引き上げを図ってもらいたい。

まとめ

人事評価シートの評価基準は「成績」「能力」「情意」の3つに分類されます。職種によって、業務内容や必要とされる能力が異なるため、評価項目は職種別に設定する必要があります。

記入する際は、自己評価をする側・フィードバックをする側ともに、「客観的に記載する」「可能な限り、簡潔に書く」といった書き方のポイントを押さえることが重要です。人事評価シートを効果的に活用し、社員の成長につなげていきましょう。

(制作協力/株式会社はたらクリエイト、編集/d’s JOURNAL編集部)

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