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業務効率化を検討したい!企業がすぐに取り組めるアイデア18選【チェックリスト付】

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編集部

少子高齢化の進行により労働力人口が減少する中、企業では人手不足を補うために、生産性向上や業務効率化が求められています。しかし、実際に業務効率化に取り組みたいと思っても、企業の状況や業務内容に適した手法を選ばなければ、高い効果は期待できません。今回は業務効率化を図るための代表的な5つの手法や比較的取り入れやすい具体的な18のアイデアをご紹介します。

業務効率化とは

「業務効率化」とは、「ムリ・ムダ・ムラ」を排除して、より効率的に業務を遂行できるようにするための取り組みです。時間的・経済的なコストを削減することで、生産性向上、さらには企業全体の業績を向上させる狙いがあります。

英語では「operational efficiency」といい、「improve the operational efficiency」や「make the operational efficiency」と表現することで、「業務効率を向上させる」というニュアンスを表すことができます。時間やリソースが限られた状況の中で、企業は可能な限り高いパフォーマンスを出し、業績につなげていかなければなりません。そのためには、業務のスピードを上げ、低コストで処理していくことが必要です。

生産性向上との関係

「業務効率化」と混同されやすい用語に「生産性向上」があります。「業務効率化」と「生産性向上」の関係は、一言で表すと「手段」と「目的」です。業務効率化は「ムリ・ムダ・ムラ」を排除することで、業務にかかるコストを押さえることを目指しますが、生産性向上はこの「コスト低減」を含めたさまざまな対策によって、少ない労力で高いパフォーマンスを出すことを目的としています。
(参考:『【5つの施策例付】生産性向上に取り組むには、何からどう始めればいいのか?』)

BPRとの違い

もうひとつ、似た用語として「BPR(Business Process Re-engineering:ビジネスプロセス・リエンジニアリング=業務改革)」があります。BPRとは業務の一部改善にとどまらず、プロセスそのものを再構築することで企業の目標達成を目指すという手法です。業務効率化とは異なり、現状の業務や組織、戦略を打破して、根本から再構築することを指しています。

業務効率化のための5つの手法

業務効率化を実現していくための具体的な手法について、5つに分けてご紹介します。

 1:システムの導入
 2:アウトソーシングの活用
 3:時短テク・グッズの活用
 4:自動化
 5:ワークフローの効率化

業務効率化の手法【1】:システムの導入

誰がやっても同じ成果を生み出せる手法や体制を築くことを「システム化」と言います。業務効率を高めるために大切なことのひとつが、作業を標準化して誰でも行えるようにすることです。日々発生する勤怠管理や販売管理、営業管理などの業務をシステム化することにより、業務効率アップが期待できます。

導入にあたっては、はじめに目的や業務環境にマッチしたシステムを見つける必要があります。「パッケージシステム」と呼ばれる既製のシステムがさまざまな会社から販売されていますので、まずはここから自社で活用できそうなものを探してみると良いでしょう。パッケージシステムは、その会社独自の管理フローなどに柔軟に合わせることはできませんが、導入コストを抑えられるというメリットがあります。さらに、短期間で運用開始することができるのもポイントです。
一方、「業務のフローが複雑で、パッケージシステムを一部カスタマイズしたい」「既製のシステムではマッチせず、オーダーメイドのシステムを使いたい」ということもあるでしょう。この場合、相応のコストやリードタイムが必要となりますが、自社にフィットしたシステムを導入することができるため、業務効率はより高くなることが期待できます。

業務効率化の手法【2】:アウトソーシングの活用

「営業担当者が既存顧客からの問い合わせ対応に追われ、新規顧客の獲得がままならない」など、従業員が本来注力すべき業務に集中できる環境をつくりたいと悩む企業は多いようです。そんなときには、社外の人材やサービスを味方にすることも視野に入れてみましょう。

アイデア①:業務自体のアウトソーシングを行う

「アウトソーシング」とは、業務の一部を切り出して、社外の人材や専門企業に仕事をしてもらう方法です。「業務委託」とも言います。この手法は毎月の給与計算などのルーティン化できる業務や、カスタマーサポートサービスの運営など、内製するよりも専門業者に委託するほうが割安な業務が適しています。アウトソーシングを活用することで、本来注力すべきコア業務に集中できるようになるため、業務効率アップが期待できます。

アイデア②:専門家のコンサルティングを受ける

「業務効率化に取り組みたいと思っても、何から手をつけたら良いのかわからない」という場合には、業務改善支援のコンサルティングサービスを活用する方法も有効です。専門知識を持ったコンサルタントに第三者視点で業務フローの可視化や課題の洗い出しをしてもらうことで、効果的な改善を行うことができるでしょう。

業務効率化の手法【3】:時短テク・グッズの活用

続いて、日々のパソコン操作などで使える時短テクニックやグッズの活用法を7つご紹介します。1つひとつは小さな改善でも、集まれば大きな効果を生み出してくれることでしょう。

アイデア③:PCのショートカット機能を使う

「ショートカット」とは、コンピューターの特定の動作を簡単な操作で行えるようにしたもので、パソコン作業をスピードアップできる便利な機能です。さまざまな方法がありますが、まずは手軽に取り入れられる「ショートカットキー」を活用してみると良いでしょう。キーボードのキーを複数組み合わせて押すことで、マウスを使わず簡単にさまざまな操作ができます。

ショートカットキーの例

・「Ctrl」+「C」→選択した文章などをコピー
・「Ctrl」+「V」→コピーした文章などを貼り付ける
・「Alt」+「Tab」→アプリやウィンドウを切り替える

他にもショートカットキーで多様な動作を呼び出すことができるので、覚えておくととても役立ちます。

さらに、頻繁に使うアプリやファイルをワンクリックで呼び出せる「ショートカットアイコン」をデスクトップに設置したり、変換しにくい固有名詞などを「辞書登録」したりするのも、業務効率化に効果的です。

アイデア④:チャットを利用する

「チャット」は、パソコンやスマホなどを通じて、複数人ととリアルタイムでメッセージのやり取りをすることができるコミュニケーション方法です。情報共有をよりタイムリーにしたいと考えている場合には、チャット型の情報共有ツールを導入すると効果的です。短い文章でタイムリーにコミュニケーションを取り合えるのが特長なので、メール作成に時間がかかったり、相手とタイミングが合わず何度も折り返し電話をしたり、といった手間やストレスを軽減することができます。

会社の組織内のみ利用可能な「社内SNS」や、外部ともやり取りできる「ビジネスチャットツール」などの中から、自社に合ったものを選択しましょう。

アイデア⑤:高機能マウス・キーボードを活用する

マウスやキーボードなど、パソコン周辺のツールをより高機能なものに取り替えるのも効果的です。操作性の良いツールによって作業スピードがアップするのはもちろん、思うように操作できないストレスからも開放されることでしょう。
スマホやタブレットで仕事をしている場合でも、高機能マウスなどを取り入れることで、タッチパッドではやりにくかった操作が快適にでき、作業スピードが格段にアップします。コンパクトなものやワイヤレスで使用できるものなど、さまざまなタイプがあるので、活用を検討してみましょう。

アイデア⑥:タイマーを活用する

長時間仕事をしていると、集中力が切れてついダラダラと作業してしまったり、別の業務のことをあれこれ考え始めてしまうこともあるでしょう。そんなときには「タイマー」を活用するのが効果的です。時間を意識せざるを得ない環境をつくることで、ひとつの作業に集中して取り組むことができます。
音や振動で他の社員の業務を妨げないよう、ブラウザの拡張機能やアプリを使って、パソコンの画面上で操作する方法がおすすめです。予定表のアラート機能などの活用もおすすめです。

アイデア⑦:ノートパソコン化への切り替え

リモートワークやフリーアドレスオフィスなどが増加し、「社内の固定の席で仕事をするのが当たり前」ではなくなってきています。そのような時流の中で、パソコンも可動性を重視し、デスクトップ型からノート型へ切り替える企業が多いようです。現在のノートパソコンは、デスクトップパソコンに引けを取らない機能や操作性を備えているので、動画編集などパソコンへの負荷が大きい業務でなければ、十分に対応可能でしょう。

アイデア⑧:ToDoリストを活用する

タスクが多くて優先度が分かりにくい、業務漏れが発生するなどの課題を抱えている場合には、手持ちのタスクをToDoリスト化する習慣をつけると良いでしょう。やるべきことを可視化することで、全体のボリューム感や優先順位などを把握しやすくなります。落ち着いて業務を進めることができるため、対応漏れにも気づきやすくなるでしょう。
ノートなどを使う方法の他に、専用のアプリやWebカレンダーを活用すれば、編集や並べ替えも簡単で、ストレスなく運用できそうです。

アイデア⑨:ファイルのカラーリングをする

書類の管理に使うファイルは色分けをして、必要なものを直感的に探せるように工夫すると良いでしょう。「顧客別のファイルは青、商品情報のファイルは黄色」など、用途によって色を統一しておくと、目的のファイルを見つけやすくなります。小さなことのようですが、頻繁に発生する作業なので、積み重なれば大きな時短効果が期待できることでしょう。

業務効率化の手法【4】:自動化

日常の業務の中には、毎日繰り返し行っている作業もあるでしょう。作業時間の短縮には、そんな「決まりきった」作業の自動化も欠かせません。ここでは、3つのアイデアをご紹介します。

アイデア⑩:Excelのマクロ機能を使う

Excelを使って操作の手順や流れが決まっているルーティン作業をしている場合、「マクロ」によってその作業を自動化できる可能性があります。
マクロとは、自動化したい処理を記録して、ワンクリックで実行できるようにしたものです。「VBA」というプログラミング言語で構成されていますが、Excelには実際に行った操作を記録して自動的にマクロを生成してくれる機能があるので、プログラミングの知識がない人も活用することができます。
また、Googleスプレッドシートなど、Excel以外の表計算ツールでも類似の機能を備えている場合がありますので、業務で使用している場合はぜひ活用してみましょう。

アイデア⑪:RPAを取り入れる

「RPA(Robotic Process Automation)」は、ロボットを活用して業務自動化を行うためのソフトウェアのことです。入力値のチェックや会計金額の照合など、明確な判断基準がある定型業務であれば自動化することができ、従業員の負担軽減に貢献します。また導入がうまく行けば、人間が行うよりもミスが発生しにくいというメリットもあります。求める業務のレベルによって費用や取り入れやすさには幅があるので、さまざまな要件を考慮して導入を検討しましょう。

アイデア⑫:AI技術を導入する

「AI(Artificial Intelligence)」は、人間の頭脳のようにコンピューターが自ら判断する仕組みです。「人工知能」とも呼ばれ、あらかじめ与えられた知識を元に自己学習します。AI技術の発展によって、これまでは人間にしかできなかった業務も、徐々にコンピューターやロボットが代替できるようになってきています。RPAにAI技術を組み合わせることで、より柔軟な判断が可能になり、さらに幅広い業務を任せられるようになるでしょう。

ただし、専門知識を持った技術者でなければ扱いが難しい手法のため、導入や運用のコストを考慮しつつ、自社の業務をAIで自動化できるのかどうか、専門業者に相談してみると良いでしょう。

業務効率化の手法【5】:ワークフローの効率化

労働人口減少や働き方改革などの影響で、場所や時間にとらわれない新しい働き方や業務の形が広がっています。ワークフローを見直して効率化するためのアイデアを5つご紹介します。

アイデア⑬:リモートワークを活用する

「リモートワーク」は「remote=遠隔」と「work=働く」が合わさった造語で、自宅や社外のワーキングスペースなどから、インターネットを通じて会社にいる人たちと一緒に業務ができる勤務形態です。自宅が会社から離れている人や、短時間だけ勤務したい人の通勤時間や費用の負担を軽減して、人材を有効に活用できるメリットがあります。遠隔でも適切に指示やコミュニケーションができるよう、社内の体制を整えた上で運用しましょう。

アイデア⑭:ペーパーレス化

文書の電子化による「ペーパーレス化」は、業務効率化では定番の手法です。ペーパーレス化に取り組むことで、紙やインク代のコストカットになるのはもちろん、管理や更新の手間も大幅に削減できます。
会議資料や業務マニュアルなどの社内で使用する文書だけでなく、クラウド上のやりとりで企業間の契約書が締結できるサービスなども誕生しています。納税申告手続や人事労務手続の一部など電子申請の義務化に対応するためにも、ペーパーレス化に取り組んでみると良いでしょう。

アイデア⑮:ヘルプデスクのbot化

社員からの問い合わせに対応する管理部門や、顧客からの技術的な問い合わせに対応するカスタマーサポート部門。問い合わせの対応に追われて、通常業務がままならないという悩みを抱える担当者も少なくないのではないでしょうか。こういった課題の解決策として、「ヘルプデスクのbot化」をご紹介します。
「bot」とは「robot(ロボット)」の略で、ヘルプデスクのbot化は、問い合わせページなどに想定される質問と回答を設定しておくことで、botが自動応答で対応してくれるようにすることです。この仕組みを取り入れることで、担当者は同じ質問に繰り返し追われることがなくなり、他の業務に集中することができます。

アイデア⑯:オフィスのレイアウトを変更する

デスクなどの配置も、業務効率を左右する要因のひとつです。例えば、デスクがオフィスの出入口に近いと、人の行き来が気になって集中しにくくなります。また人通りが多いにもかかわらず動線が狭いと、周囲の人や物にぶつかってストレスになりかねません。

最近では固定の席を定めない「フリーアドレス」を取り入れる企業も増えています。日々の業務内容や仕事の状況に合わせて席を選べるため、部署をまたいだプロジェクトへの参画などもしやすいというメリットがあります。従業員の増減や業務の変動に合わせてフレキシブルに調整しながら、常に生産性の高いレイアウトとなるよう心がけましょう。
(参考:『フリーアドレスとは?導入前に知りたいメリット・デメリットと成功のコツ<事例付>』)

アイデア⑰:会議時間の短縮

会議は複数名の社員が集まって行うため、想像以上に人件費がかかっています。なるべく短い時間に凝縮し、効果的に実施したいものです。以下のような工夫をすることで、短時間で必要な協議や情報共有をすることができます。

アイデア⑱:面接のWEB化(オンライン面接)

採用面接といえば、求職者が会社に出向いて対面で行うのが一般的ですが、本格的な選考前のカジュアルな面談の場として「WEB面接」を取り入れる企業が増えています。売り手市場が続く中で、候補者に対して面接のハードルを下げて応募してもらいやすくすると同時に、企業としても受け入れにかかる事務的な手間や、コストを抑えられるというメリットがあります。また、録画機能を活用することで、選考の精度を高めることもできます。
(参考:『オンライン面接を徹底解明!メリット・デメリットや導入にあたっての注意点』)

業務効率化のメリット

業務効率化のメリット

メリット①個人の負担軽減や評価アップ

業務効率化により、ムリやムダを省くことで労働時間が減ると、従業員の身体的・精神的な負担を軽減できます。さらに、業務効率化に取り組む姿勢は、会社や他の従業員に対して好印象を与えるため、社内での評価アップにつながる可能性もあります。

メリット②経費削減

業務効率化の効果で従業員の残業や休日出勤が減少すれば、人件費や光熱費などの経費を削減できます。また、社内で行うよりも、アウトソーシングしたほうが割安な業務を切り出したり、書類をペーパーレス化したりなど、業務にかかっていたコスト自体を下げることができる業務効率化の手法もあります。

メリット③従業員の満足度アップ

残業や休日出勤が減ると、ワークライフバランスを重視する従業員の満足度を高めることにもつながるでしょう。福利厚生や社内環境を整備するなど、効率化によって得られた利益を従業員にも適切に還元することで、会社に対する信頼感やモチベーションアップにつながり、優秀な人材の流出を防ぐのにも効果的です。

業務効率化の問題点と注意しておくべきこと

ここまで説明してきたとおり、業務効率化には多くのメリットが存在しますが、注意しておかなければならない点もあります。

マッチしないやり方では、逆に手間やコスト増となる可能性も

理論上効率アップが期待できそうな手法を取り入れたとしても、それが実際の業務環境や目的にマッチしていない場合、余計な手間やコストが増えてしまうこともあり得ます。例えば、オンオフのメリハリを付けて従業員のモチベーションアップにつなげようと「ノー残業デー」を導入したとしても、形だけの制度では、ただ業務が持ち越されるばかりで悪循環となってしまう可能性があります。導入目的を明確にし、使用する環境や人にマッチしているかを考えて、適切な手法を選択しましょう。

効率化にこだわり過ぎた結果、ミスやクレームの増加につながるケースも

業務効率化の手法の中には、業務委託やリモートワークといった社外の人材・サービスを活用するものや、ロボットやAI技術を活用して業務を自動化するものがあります。こういった手法の場合は特に、情報共有や指示が充分でないと、大きなミスに発展する恐れがあるので注意が必要です。ミスやクレームが発生すると、そのリカバリーに追われ、結果として業務効率が低下してしまいます。スピードを優先するあまり、情報共有や指示の漏れがないよう注意しましょう。

業務効率化の効果検証方法 

業務効率化に取り組み始めたら、期待した効果が実際に出ているかを検証することが重要です。「PDCAサイクル」と呼ばれる方法で計画(Plan)→実行(Do)→検証(Check)→改善(Action)を繰り返して効果を高めていきます。
効果検証にはまず、何を改善することを目的としているのかを明確にし、その指標について取り組みの前後で変化を記録します。指標としては、例えば以下のようなものが挙げられます。

分類
時間各工程の作業時間や残業時間 など
コスト人件費や設備費の増減 など
品質/精度ミスの発生数 など
付加価値クレーム件数減 など

例えばある業務に対して、作業時間の短縮とミス防止の効果を想定して(=Plan)、Aというシステムを導入した(=Do)時、以下のような変化があったとします。

実施前実施1カ月後実施2カ月後実施3カ月後
作業時間

3人で2時間

3人で1.5時間

3人で1.5時間

2人で1時間

ミスの発生率

0.5%

0.5%

0.6%

0.5%

この例では作業時間は削減できていますが、ミス防止の効果が薄く(=Check)、何か別の手を講じる必要がありそうです。(=Action)
コストや時間をかけて業務効率化に取り組む以上、PDCAサイクルを回して効果を最大にできるようにしましょう。

業務効率化のコツ

それでは、どんなところを意識して業務効率化に臨むとよいのでしょうか。実際に業務効率化に取り組むにあたって、失敗しないためのコツをご紹介します。

コツ①:ビジョンを定め、共有する

まずは組織として「何を大切にするのか」、「何を目指すのか」というビジョンや方針を定めることが大切です。それがないと、捨てるべきもの、優先すべきものの線引きができず、有効な業務効率化が図れません。その上で、ビジョンを共有し、組織全体で業務効率化に取り組める体制を作ることが、成功への近道です。

コツ②:現場の本音を「見える化」「言える化」し、業務を分類する

実際に業務を遂行する従業員が不満や提案を口にできない環境では、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を洗い出すことはできません。意識的にコミュニケーションの時間を取って「この仕事は必要ないのではないか」「これはお金をかけてシステムや、やり方を変えよう」となどとやりとりすることで、必要な業務と不要な業務を分類することができます。

コツ③:実現可能な体制を整えてから実行する

実際の業務状況を無視して制度やシステムが先行してしまうと、社内の風土や実際の業務フローにおいて混乱が生じ、結局ムリ・ムダが増えてしまいかねません。見切り発車せず、業務が効率的に行われる体制やフローを確立させた上で、効率化施策を運用していきましょう。

業務効率化について学べるセミナー一覧

社内の議論だけではなかなか方向性が定まらない、実際に取り組んでみてもうまくいかない、など壁にぶつかった時には、セミナー参加などで外部の意見を聞くと良いでしょう。業務効率化に関するセミナーをご紹介します。

セミナー①:SMBCビジネスセミナー

コンサルティング大手のSMBCコンサルティング株式会社が開催するセミナーです。業務効率化を進める上で役立つ「タイムマネジメント」「PDCAマネジメント」などを学べるコースがあります。

セミナー②:業務改善スキル強化セミナー

日本能率協会が開催するセミナーです。業務分析のやり方や、実務を効率的に進めるコツなどを習得し、生産性向上のためのムダ排除と効率化を目指します。

【まとめ】

企業の成長と従業員の労働環境改善、どちらも期待できる「業務効率化」。労働人口の減少が進む中で、従業員が「働き続けたい」と思える企業であるためにも、企業側は積極的に取り組んでいく必要があります。日ごろから従業員と適切にコミュニケーションを取り、「ムリ・ムダ・ムラ」を見落とさない体制を整えておきましょう。
今回ご紹介したものの他にも、業務効率化の手法は多岐にわたりますので、ぜひ自社に合った方法を見つけて、積極的に取り入れてみましょう。

(制作協力/株式会社はたらクリエイト、編集/ダイレクト・ソーシング ジャーナル編集部)

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