【社労士監修】会社側が行う退職手続き。期間や順番、方法を解説<チェックリスト付>

社会保険労務士法人クラシコ

代表 柴垣 和也(しばがき かずや)【監修】

昭和59年大阪生まれ。人材派遣会社で営業、所長(岡山・大阪)を歴任、新店舗の立ち上げも手がけるなど活躍。企業の抱える人事・労務面を土台から支援したいと社会保険労務士として開業登録。講演実績多数。2021年9月よりクリニック専門労務管理サービス「クラシコ メディカル」スタート。

退職手続きを行う重要性
会社側が行う主な退職手続きの内容と実施期間や順番
従業員の退職日までに必要な、手続き内容と必要書類
退職日以降に必要な手続きと必要書類
退職時に従業員から受け取るもの・渡すもの
【ケース別】退職手続きで注意したいこと

従業員が退職する際に必要となる会社側の「退職手続き」。その内容は多岐に渡り、対応期限が定められた手続きもあるため、短い期間の中で抜け漏れなく円滑に退職手続きを進めるには、「どのような手続きがいつ必要なのか」といった、退職手続きのスケジュールを把握しておきたい人事・労務担当者もいるでしょう。今回は、社労士監修のもと、退職手続きの内容やそれぞれの実施期間、必要になる書類などについて詳しく解説します。担当者と退職者が利用できるチェックシートもダウンロードできるので、ご活用ください。

退職手続きを行う重要性

従業員の退職に伴い、会社が行う退職手続き。退職にはさまざまな分類があり、退職理由や性質によって、人事や労務担当者が取るべき対応も異なります。英語では、「procedure for resignation」と表現されます。特に退職金や有給休暇などの取り扱いについては、退職する従業員とのトラブルにならないよう、注意が必要です。事前に就業規則を確認し、それにのっとった対応を行いましょう。

また、退職手続きの中には、期限が決まっているものもあり、対応が滞ると会社と退職者の双方が、後に不利益を被る可能性も考えられます。退職者との関係を良好に保つためにも、定められた期間の中で適切に手続きを進めましょう。

この記事では、従業員から申し出があった場合の「自己都合退職」を前提として、解説します。
(参考:『依願退職の意味と解雇との違い。社員からの申し出は拒否できる?退職金や失業保険は?』)

会社側が行う主な退職手続きの内容と実施期間や順番

従業員の退職に伴い、会社側が行う一般的な対応や手続きには、以下のようなものがあります。

退職までに行う対応
●退職日の決定
●退職(願)届の受理
●退職者に対する、必要な手続きの説明
●退職金支給準備
●関係書類の準備
●返却物の返却と回収
退職後に行う対応
●社会保険・雇用保険・税金の手続き
●源泉徴収票・離職票などの送付

退職が決まってから実際に従業員が退職するまでの期間は、従業員や会社側の事情によって異なります。「退職の意思は退職の1カ月前までに示すこと」などと就業規則で定めている企業もあるものの、雇用期間の定めのない雇用契約の従業員は、いつでも退職の申し入れをすることが可能です。また、退職(願)届を企業が受理しなかった場合も、本人の意思表示から最短2週間で効力を生じます(民法第627条第1項)。短期間で手続きを終えなければならないケースもあるため、担当者は手続きの流れを踏まえ、適切に対応を行いましょう。会社側の手続きの主な流れは、以下のようになります。

会社側の手続き

従業員本人の退職の意思を確認したら、手続きの内容や流れを説明しましょう。同時に退職金や、退職証明書などの関係書類の準備を始めます。退職日以降は、定められた期限内に社会保険や雇用保険、税金関連の手続きが必要です。源泉徴収票や離職票などの書類を退職者に送付する手配も、重要な手続きとなります。

ここからは、それぞれの対応について詳しく確認していきましょう。

従業員の退職日までに必要な、手続き内容と必要書類

従業員の退職日までに必要な手続きの内容や必要書類を説明します。なお、従業員への対応や必要書類についてのチェックシートは、こちらからダウンロードできます。

①【~1カ月前】退職の意思確認・退職(願)届の受理

従業員から退職の申し出があったら、実際の退職日を相談し、退職届を提出してもらいます。退職届は退職願とは異なり、受理された時点で退職、すなわち労働契約の解除が決定する、法的効力のある書類です。退職の理由が自己都合なのか、会社都合なのかは、退職金の支給や雇用保険の失業給付を受けるタイミングに関わるため、理由をきちんと確認することが大切です。後の労使トラブルを防ぐためにも、書面に残しておきましょう。

②【~1カ月前】退職日の決定

退職日は、「引き継ぎ期間」や「誰を後任者とするか」「人員補充の必要があるか」などを踏まえた上で、決定しましょう。他の従業員に混乱が起きないよう、年次有給休暇の取得期間についても十分話し合った上で決めることが重要です。

③【~2週間前】退職時誓約書の締結

退職に伴い、秘密保持や競業避止などを約束する「退職時誓約書」を取り交わしておくと安心です。会社側から内容について説明し、退職する従業員の署名・捺印をもって締結しましょう。

退職時誓約書は、下記からダウンロードして利用できます。

④【~2週間前】退職手続きの説明

退職に伴うさまざまな手続きに先立って、従業員本人に説明を行います。以下に、確認・対応するべき項目をまとめました。

(1)健康保険の任意継続の意思確認
(2)住民税の徴収方法の確認
(3)退職証明書・離職証明書の必要有無の確認
(4)退職所得の受給に関する申告書への記入(退職金を支給する場合)

退職日までに2カ月以上継続して被保険者期間がある退職者は、健康保険の「任意継続制度」により2年間を限度に利用できます。任意継続を希望する場合は、従業員本人が、退職日の翌日から20日(20日目が土日・祝日の場合は翌営業日)以内に健康保険組合または全国健康保険協会に加入申請を行うことが必要です。ただし、保険料が全額退職者の自己負担になるため、併せて説明しておくとよいでしょう。健康保険の具体的な手続き内容は後述します。

住民税の支払い方法には、企業が従業員から源泉徴収して納付する「特別徴収」と、個人が支払う「普通徴収」などがあります。転職を理由とした退職のように、退職後すぐに他の企業で給与を受けることが決まっている場合は「特別徴収」、そうでない場合は「普通徴収」が一般的です。納付方法によって会社側で必要な手続きが異なるため、先に確認しましょう。

なお、健康保険や住民税の具体的な手続き内容については、後述します。
(参考:全国健康保険協会『健康保険任意継続制度(退職後の健康保険)について 』)
(参考:『健康保険法とは?2020年10月の改正で何が変わる?企業の義務をわかりやすく解説』『【よくわかる】社会保険料とは?実はサクッと計算できる!知っておきたい基礎知識と手続き』)

⑤【~退職日】退職証明書の準備

退職証明書とは、「退職の事実を証明する」ために企業が発行する書類です。退職者が転職先から提出を求められる場合や、離職票が発行される前に社会保険の手続きを行いたい場合などに利用されます。従業員から退職証明書の発行を求められたら、会社は応じなければなりません。必ずしも退職とともに用意しなければならないといった決まりはありませんが、退職者が手続きを滞りなく行えるように、必要に応じてあらかじめ用意しておくことが望ましいでしょう。

退職証明書には決まった様式はなく、企業が独自のフォーマットで作成します。退職証明書に法的に記載すべきとされている内容は、「使用期間」「業務の種類」「その事業における地位」「賃金」「退職の事由」の5つのみです。また、労働者が請求した項目以外を記載してはならないと定められています(労働基準法第22条第3項)。
(参考:『【社労士監修】退職証明書の正しい書き方と離職票との違い。フォーマット・記載例付』)

⑥【~退職日】離職証明書の準備

離職証明書は、正式には「雇用保険被保険者離職証明書」といい、ハローワークが退職者に交付する「離職票」の基になる書類です。離職票は、失業給付を受ける場合に必要となりますが、すでに再就職先が決まっているなど、従業員が離職票の交付を希望しない場合には、離職証明書の作成は不要です。ただし、退職する従業員が59歳以上の場合には、本人の希望の有無にかかわらず、離職票の交付が義務付けられているため、離職証明書の発行が必要になります。

離職証明書には会社側が退職理由を記載し、その記載内容について従業員本人に確認してもらいます。本人の合意を得た上で、離職票に署名・捺印してもらうことが必要です。退職日に間に合うよう、余裕をもって作成を進めましょう。

⑦【~退職日】退職金支給準備・支給

退職に伴い退職金などの退職手当を支給する場合、従業員本人に「退職所得の受給に関する申告書」を提出してもらいます。この申告書は、退職金から税額を控除する際に必要です。申告書の提出の有無によって、源泉徴収額が異なるため、提出し忘れないよう退職する従業員に注意を促しましょう。

退職する従業員から申告書を受け取ったら、就業規則にのっとって速やかに退職金の金額を計算します。退職手当は給与などとは別に源泉徴収する必要があるため、その額を差し引いて退職日までに指定の方法で支払いましょう。退職手当に係る源泉徴収票の発行も必要です。
(参考:国税庁『退職所得の受給に関する申告(退職所得申告)』『No.2732 退職手当等に対する源泉徴収』)

退職日以降に必要な手続きと必要書類

従業員の退職日以降に必要となる手続きや必要な書類について、手続きが発生する順番に解説します。

⑧【退職の翌日から5日以内】社会保険(健康保険・厚生年金)の手続き

社会保険(健康保険・厚生年金)の喪失手続きは、従業員が退職した翌日から5日以内に「健康保険・厚生年金被保険者資格喪失届」を、事業所を管轄する年金事務所に提出します。在職中に70歳以上に到達した従業員には、専用の様式が必要です。健康保険・厚生年金被保険者資格喪失届の提出の際は、本人および扶養親族の健康保険証の添付が必要となるため、退職時に忘れずに回収しましょう。万が一、健康保険証を回収できない場合は、「被保険者証回収不能届」を添付します。

書類の提出は、郵送や窓口に持参するほか、電子申請も可能です。
(参考:日本年金機構『従業員が退職、死亡したとき』)

⑨【退職の翌々日から10日以内】雇用保険の手続き

雇用保険に加入していた従業員が退職した際には、雇用保険の喪失手続きが必要です。従業員が退職した翌々日から10日以内に「雇用保険被保険者資格喪失届」と「雇用保険被保険者離職証明書」を、事業所を管轄するハローワークに提出します。その後、会社が提出した雇用保険被保険者離職証明書を基に、退職者が失業給付を受給する際に必要となる「離職票」をハローワークが発行します。

雇用保険被保険者離職証明書の提出の際は、離職の日以前の賃金支払状況などを確認できる書類として、「出勤簿」や「賃金台帳」、退職理由を証明するための書類として「退職届」などの書類の添付が必要です。
(参考:厚生労働省『事業主の行う雇用保険の手続き』、『雇用保険被保険者離職証明書についての注意』)
(参考:『【社労士監修】離職票と退職証明書の違いと交付方法~人事向け離職票マニュアル~』)

⑩【翌月10日まで】住民税の手続き

住民税の手続きは、すでに転職先が決まっている場合と、そうでない場合とで対応が分かれます。また、退職する時期によっても対応が変わるため注意が必要です。

転職先が決まっている場合

すでに転職が決まっており、給与の支払いに間がない場合は、「特別徴収の継続手続き」を行います。特別徴収とは、企業が本人の給与から天引きした税金を、本人に代わって納付する、一般的な納税方法です。

まず「給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者異動届出書」を用意します。新しい勤務先を記入する箇所に必要事項を記入した上で、退職する従業員が転職する先の会社へ書類を引き渡します。その後は転職先の会社が、従業員住所地の市区町村に書類を提出し、特別徴収が継続されます。

再就職まで期間がある場合

再就職まで期間がある場合は、従業員本人が住民税を納付することになります。この場合は、従業員の退職日の翌月10日までに、従業員本人が「給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者異動届出書」を退職時に居住している市町村に提出する必要があります。届出をすることで、従業員本人宛に住民税の通知が郵送され、住民税の納付ができるようになります。再就職まで期間がある場合には、住民税の手続きが必要になる旨を退職する従業員に伝えましょう。

退職する従業員が住民税を納付する場合の注意点

住民税は、従業員の退職月によってその年度中に納付すべき住民税の徴収方法が異なります。例えば、6月1日~12月31日退職の場合は、「普通徴収」となりますが、従業員本人から申し出があれば「一括徴収」でも問題ありません。1月1日~4月30日退職の場合は「一括徴収」となりますが、給与と退職金などが少額で一括徴収できない場合は「普通徴収」にすることも可能です。

なお、退職日が5月中の場合は、住民税の残額は5月分のみとなるため、通常通り最終給与から特別徴収として処理されます。新年度の住民税特別徴収に関しての届出が必要となりますので、6月10日までに「給与所得者異動届出書」を従業員所在地の市町村へ提出しましょう。

⑪【退職から15日】健康保険被保険者資格喪失確認通知書の送付

健康保険被保険者資格喪失届を提出すると、「健康保険被保険者資格喪失確認通知書」が発行されます。この通知書は、退職者が退職後に保険の切り替えをするために必要な書類です。健康保険被保険者資格喪失確認通知書が会社に届いたら速やかに、退職した従業員に送付しましょう。

⑫【退職から1カ月】離職票の送付

離職票は、会社が提出した「離職証明書」を基に、ハローワークが退職者に対して交付する書類です。退職者が雇用保険の失業給付を受けるときや、年金・健康保険の手続きを行うときに必要になるため、離職票が会社に届き次第、速やかに従業員に送付しましょう。
(参考:『【社労士監修】離職票と退職証明書の違いと交付方法~人事向け離職票マニュアル~』)

⑬【退職から1カ月】源泉徴収票の発行・送付

退職日から1カ月以内に、退職した年の1月1日から最終支払給与までの額で、「退職源泉」と呼ばれる源泉徴収票を発行します。退職した従業員が同年中に新たに職に就く場合は、その収入を合算し、新たな就職先が年末調整を行います。退職する従業員に対しても、就職先に退職源泉を提出する必要がある旨を伝えましょう。同年中に再就職しない場合は、年末調整がされないため、源泉徴収された所得税の合計額に過不足が発生しているので確定申告の手続きが必要になる旨を伝えましょう。

退職時に従業員から受け取るもの・渡すもの

退職に伴い、従業員から回収するものや、渡さなければならないものについては、下記のチェックシートが役立ちます。無料でダウンロードできるので、自社用にカスタマイズしてご活用ください。

退職時に従業員から受け取るもの

退職時には、従業員から以下のようなものを受け取ります。

・退職届
・身分証明書・社員証・名刺
・顧客情報書類
・制服・ユニフォーム  など

身分証明書や社員証などの他、会社のパソコン、制服などの貸与物があれば回収します。顧客情報が記載された書類の回収も、忘れずに行いましょう。

退職時に従業員に渡すもの

退職者に渡すものには、次のようなものがあります。

・雇用保険被保険者証
・年金手帳
・退職証明書  など

雇用保険被保険者証は、ハローワークから従業員に対して交付されているものなので忘れずに返却しましょう。年金手帳も会社が保管している場合は必ず返却します。

【ケース別】退職手続きで注意したいこと

退職手続きで注意したいことを、ケース別にご紹介します。

パートやアルバイトの場合

パートやアルバイトといった非正規雇用の従業員の場合でも、退職手続きの基本的な内容や方法は正社員と同じです。ただし、社会保険に加入していない場合や納税をしていない場合など、従業員個々の状況によって必要な対応が変わります。社会保険の加入有無や、納税の有無などを確認した上で、手続きを行いましょう。

派遣社員の場合

派遣社員は、派遣先ではなく、派遣元の派遣会社と雇用契約を結んでいます。そのため、派遣社員の退職手続きは派遣会社が行います。派遣先の会社が直接手続きを行うことはありませんが、業務が滞りなく進むよう、派遣社員が担っていた業務の引き継ぎ方法を検討するなど、業務面での調整は必要になるでしょう。

技能実習生など外国人の場合

退職の手続きは、原則日本人と同様です。外国人のみに必要な手続きとしては、ハローワークへの外国人雇用状況の届出の提出があります。届出が必要となるのは「外交」「公用」以外の在留資格を持つ方で、氏名や在留資格などを明記します。また、1年以上雇用保険に加入している場合は失業保険の給付対象となるため、日本人と同様に「離職票」の交付が必要です。

外国人の従業員の場合、就業規則で「退職の申し出は1カ月以上前」としていても、決まりを十分に理解していない場合も考えられます。個々の理解状況に合わせた、丁寧な説明が必要となるでしょう。
(参考:厚生労働省『2 適切な雇用管理 雇入れ・離職時の届出』)

退職に伴う手続きが遅れると、どのような問題がある?

退職手続きが遅れると、会社側には、「納付する必要のない社会保険を納付しなければならない」「本来利用できない被保険者証で間違って給付が発生してしまい、事後精算が必要になる」などの不利益が生じる可能性があります。一方、従業員にとっても、失業給付の受給開始が遅れたり、受給できる総額が減ってしまったりすることが考えられます。退職手続きの遅れは、双方にとってデメリットが大きいため、滞りなく手続きを進めましょう。

65歳や70歳以上の高年齢者の退職手続きをする場合

高年齢の従業員の場合も、退職手続きは一般的な手続きと同様です。ただし、退職後の生活に不安を持つ方もいるため、丁寧な説明が必要になるでしょう。

健康保険については、退職後に再就職を行う際は従来通りの手続きを行います。一方、再就職をしない場合や再就職先が健康保険適用事業所でない場合、「健康保険に加入している家族の被扶養者になる」「任意継続被保険者として全国健康保険協会や健康保険組合に加入する」「国民健康保険に加入する」のいずれかを選択することになります。選択によって必要な手続きが異なるため、それぞれの場合に応じた説明を実施しましょう。

厚生年金保険の手続きとしては、70歳以上の従業員が退職した場合は、「厚生年金保険70歳以上被用者不該当届」を退職日の翌日から5日以内に企業の所在地を管轄している年金事務所に提出します。

2017年1月より、65歳以上の方も「高年齢被保険者」として、雇用保険の適用対象となりました。高年齢被保険者として退職する従業員が再就職を希望している場合、受給要件を満たせば「高年齢求職者給付金」が受けられます。高年齢求職者給付金は年金と併給が可能です。

なお、給付金を受けるには、離職後に住居地管轄のハローワークへ求職の申し込みをした上で、以下の受給資格の決定を受ける必要があります。

・離職していること
・積極的に就職する意思があり、いつでも就職できるが仕事が見つからない状態にあること
・離職前の1年間に雇用保険に加入していた期間が通算6カ月以上あること

高年齢者の退職の際には、退職後の再就職の意思を確認するとともに、高年齢求職者給付金についても、説明を行いましょう。
(参考:厚生労働省『雇用保険の適用拡大等について』)

弁護士などの退職代行から連絡があった場合

退職代行とは、退職の意志の伝達やその後の手続きを従業員に代わって行うサービスです。退職代行から従業員の退職に関する連絡を受けた場合も、基本的に従業員の退職を拒否することはできず、円満な退職に向けて手続きを行うことになります。その際、代行者によって対応できる業務が異なるため、代行者の職業を確認し、権限や合法性を確認することも重要です。

退職代行を利用する従業員は、パワハラやセクハラなど、会社との間に何らかのトラブルを抱えている場合が少なくありません。そのため、個別のケースに応じた対応が必要となるでしょう。また、退職代行を利用するケースでは、退職までの期間に本人が勤務しない場合も十分に想定されます。業務の引き継ぎや周囲への影響に配慮する必要があることにも注意が必要です。
(参考:『【弁護士監修】もし退職代行から突然連絡が来たら?適切な対応方法と、企業が対応すべき7つのこと』)

まとめ

従業員の退職が決まったら、担当者は退職までの期間の中で、退職金の準備や退職証明書など関連書類の作成、社会保険や雇用保険、税金の手続きなどを的確に行う必要があります。退職する従業員の意向や退職後の再就職の有無によって必要な手続きが異なる場合もあるため、従業員の意思や状況を確認しながら進めることが大切です。また、退職の種類や雇用形態などによっても、必要な手続きが異なるため、就業規則をはじめとする規則の確認も欠かせません。チェックリストも参考にしながら、退職手続きを滞りなく進めましょう。

(制作協力/株式会社はたらクリエイト、監修協力/社会保険労務士法人クラシコ、編集/d’s JOURNAL編集部)