採用担当者とは？役割や求められるスキル・向いている人の特徴をまとめて紹介
d’s JOURNAL編集部
採用担当者は、企業の成長と密接に関わる重要なポジションです。採用担当をどのように位置付け、どのような人材を配置するかによって、組織のあり方が大きく左右される場合も少なくありません。
この記事では、採用担当者とはどのような役割を担っているのか、主な仕事内容・求められるスキル・適性などについて詳しく解説します。
採用担当者とは
採用担当者とは、その名の通り採用を担当する人のことを指します。企業の経営資源のうち、もっとも重要とされる「ヒト」に直接携わる職務であり、人事領域のなかでも特に注目されやすいポジションです。
まずは、採用担当者の基本的な役割について見ていきましょう。
採用担当者の基本的な役割
採用担当者の主要な役割は、自社にマッチした優秀な人材を獲得することにあります。企業にとって、人材は経営を支える重要な資源であり、欠けてしまえば活動そのものが成り立ちません。
事業の拡大や推進といった企業の成長のために、なくてはならないポジションが採用担当といえるでしょう。それだけに、単に採用業務をこなすだけではなく、経営や事業に対する深い理解も求められます。
また、採用担当者は求職者との接点がもっとも多い立場です。求職者からすれば、その企業の窓口のような存在になるため、対応次第で全体のイメージが大きく左右される場合もあります。
つまり、企業の「顔」としての側面も持っているのが、採用担当者の大きな特徴ということです。
人事担当者との違い
採用担当者と人事担当者はどちらも人事部門の一員であり、両者の違いは「業務の幅広さ」にあります。人事担当者は「採用」だけでなく、「人材育成」「人材の配置」「評価」「報酬システムの設計」「退職に関わる事務」といった総合的な業務を担う存在です。
それに対して、採用担当者の役割は採用業務に特化しているため、より「専門化」された存在といえます。そのため、採用担当者も広義の意味では人事担当者の一員ということになります。
そのうえで、あえて「採用」担当と業務の幅が限定される場合は、より専門的かつ高度な役割が求められているともいえるでしょう。
採用担当者の役割・仕事内容
採用担当者の具体的な業務内容には、次のようなものがあります。
・採用計画の策定
・採用対象の明確化
・採用媒体、採用手法の選定
・採用面接の実施・応募者対応
・採用結果の通知と内定者フォロー
採用業務に特化した存在といっても、採用活動の一連の流れをすべて担当するため、仕事の幅は広いです。ここでは、それぞれの業務内容をさらに詳しく掘り下げて見ていきましょう。
採用計画の策定
採用計画の策定は、採用活動の土台となる重要な業務です。募集する部署や採用の日程、必要な人数などを洗い出し、必要な人材像や採用手法などを加味しながら具体的なプランを固めていきます。
採用計画がきちんと機能するには、企業の実情に沿った精度の高いプランを組み立てなければなりません。そのため、採用担当者は企業の理念やビジョン、各事業・各部門の目標などを的確に把握しておく必要があります。
採用計画の策定について、さらに詳しく知りたい方は以下の記事も参考にしてみてください。
（参照『採用計画とは｜計画の立て方と事前準備・役立つテンプレートを紹介』）
採用対象の明確化
採用計画を立てるうえでは、企業がどのような人材を求めているのかを正確に把握し、適切な採用ペルソナを設定することが大切です。そのためには、求人を行う部署にヒアリングを行い、現場の状況を知る工程が欠かせません。
人材については、必要なスキルや経験、資格といった情報はもちろん、人柄や価値観、キャリア志向といった細かなポイントについても明確にしておくことが重要です。また、各部署がどのような理由で対象の人材を求めているのか、理由まで丁寧に把握できると採用計画に柔軟性を持たせやすくなります。
そのうえで、採用担当の役割は、単に理想的な採用ペルソナを作成するだけでは完了しません。理想はあくまでも理想としてとらえ、求人市場や社会情勢、競合の動きといった現実的な側面とも照らし合わせながら、精度を向上させることも重要なプロセスです。
採用媒体・採用手法の選定
採用媒体と採用手法にはさまざまな選択肢があるため、企業の実情や採用ペルソナのタイプに合わせて適切なものを選ぶことが大切です。主な採用媒体・採用手法には、次のようなものがあります。
・求人広告（紙媒体/Web）
・採用オウンドメディア
・人材エージェント
・合同説明会
・ハローワーク
・リファラル採用
・ダイレクトリクルーティング
・SNSの運用
紙媒体やWeb媒体の求人広告を活用する方法以外にも、自社で求職者向けサイトを運用する「採用オウンドメディア」、人材エージェントを通じた人材紹介など、多様な選択肢があります。また、自社の従業員に縁のある人材を紹介してもらう「リファラル採用」や、データベースに登録された人材に企業から直接アプローチをかける「ダイレクトリクルーティング」など、より求職者との接点を持ちやすい方法も主流となりつつあります。
さらに、近年ではこれらの方法と並行して、SNSの運用で効果を上げている企業も増えているのが特徴です。SNSはいつでも自由に発信できる点や、双方向的なやりとりができるのが強みであり、企業のイメージ向上や求職者との信頼関係構築に役立っています。
採用手法について、さらに詳しく知りたい方は以下の記事も参考にしてみてください。
（参考：『採用手法一覧と各手法を解説｜選び方のコツや最新のトレンドも紹介』）
採用面接の実施・応募者対応
応募者の対応には、大きく分けて書類選考と面接の2種類の業務があります。書類選考については、採用基準を明確にしておき、評価シートを作成しておくと、複数の担当者がいてもバラつきが生じるのを防止できます。
また、効果的な採用活動を行うためには、面接官のスキルも重要なポイントです。そのため、面接官の育成や管理、配置といった部分も採用担当の主要な役割の一つです。
応募者の対応については、新卒採用と中途採用で仕組みや注意点が異なるため、それぞれについてノウハウを構築しておく必要があります。特に中途採用の場合は、応募者の年齢や経験がバラつきやすいのとともに、入社時期が不確定である点も大きな違いです。
候補者がいくつかの企業で選考を受けている場合、スピーディな対応ができなければ、優秀な人材を逃してしまうリスクが生じるので注意が必要です。面接でのやりとりに関して、さらに詳しく知りたい方は以下の記事も参考にしてみてください。
（参考：『面接官のやり方と心得｜事前準備や質問例など基礎ノウハウを解説【マニュアル付】』）
採用結果の通知と内定者フォロー
採用選考後の業務には、採用結果の通知と内定者フォローの2つがあります。内定者のフォローは、せっかく採用を決定した人材に辞退されてしまうのを防ぐうえで、重要な業務となります。
売り手市場といわれる現代の求人環境においては、内定者の辞退を避けるためにも、企業側からさまざまな機会を設ける必要があるのです。優秀な人材を逃してしまわないためにも、こまめに連絡をとったり、内定者を対象とした懇談会を開催したりするなど、コミュニケーションを充実させるのがポイントです。
また、社内イベントや内定者研修を開催して、先輩従業員と接点を持ってもらうのも一つの方法といえます。内定者のフォローについて、さらに詳しく知りたい方は以下の記事も参考にしてみてください。
（参考：『内定者フォローの8つの手法。メール、SNS、イベント等いつどんな方法で実施する？』）
採用担当者に求められるスキル・知識
これまで見てきたように、採用担当者は多様な業務を担う存在であるため、求められるスキルや知識も幅広いです。ここでは、採用担当者に求められる代表的なスキルを5つに分けて解説します。
コミュニケーション能力
採用担当者の主要な業務に採用面接があります。面接時には応募者の話を通して資質を見抜くとともに、ときには自ら質問を投げかけて本音を引き出す必要もあります。
そのため、コミュニケーション能力は採用担当者にとって欠かせない資質です。また、応募者と直接関わる立場であることから、自社の魅力をアピールできる存在であるのが採用担当の特徴です。
コミュニケーション能力に優れていれば、いきいきと自社の魅力を語ることができ、入社を前向きに考えてもらいやすくなるでしょう。そして、採用担当は社内のメンバーとのコミュニケーションを円滑に図ることも重要となります。
採用計画を立案する際などは、経営層や他部門の責任者とも密に連携を図る必要があるため、バランスを調整したり交渉したりといった幅広いコミュニケーションスキルが求められます。
採用マーケティングに関する知識
採用活動においては、応募者の母集団をどのように形成するかが成功を左右するといっても過言ではありません。質・量ともに十分な母集団を形成するためには、採用マーケティングに関するスキルが必要です。
採用ペルソナに合わせた採用手法を考案するとともに、予算内で効果的な施策を組み合わせられる作業も求められるため、コスト管理のスキルも重要となります。最新の採用手法を常にチェックしながら、自社にどのような手法が合っているかを見極めるには、データ分析のプロセスも欠かせません。
このように、マーケターとしての能力が問われるのも採用担当者の特徴です。
法令に関する知識
トラブルなく採用活動を進めるうえでは、法令に関する知識も必要となります。たとえば、職業安定法や労働基準法、男女雇用機会均等法、労働契約法といった法律については、抵触しないように十分配慮しなければなりません。
また、厚生労働省の「公正な採用選考の基本」という資料では、採用選考時にふさわしくないとされている質問内容などが公表されています。採用担当者はこれらの内容にもしっかりと目を通して、公正かつ円滑な選考を行うことが大切です。
柔軟性・適応力
採用担当者には、環境の変化に合わせてとるべき選択肢を変えられる柔軟性も求められます。採用市場は社会の動きに合わせて複雑に変化していくため、常に世の中の動きをリサーチし、適切な採用戦略を立てていく力が必要となるのです。
また、面接官としては、臨機応変に応募者とのコミュニケーションが図れる対応力も必要となります。ある程度の質問内容などは事前に準備できますが、多様な応募者を相手にするため、その場で対応しなければならないことも少なくありません。
状況に応じて柔軟に対応できる力は、さまざまな場面で重要になってくるといえるでしょう。
自社に関する客観的な理解
採用担当を務めるうえでは、自社の業務や社会的役割などに対する深い理解も重要です。応募者に企業の魅力を知ってもらうためには、自社が社会に対してどのような貢献をしているのか、日常的な業務がどのように社会と関わっているかなどを客観的な言葉で語れる必要があります。
そのためには、企業全体を俯瞰で見つめ、社会的な立ち位置や役割などを冷静に把握できるスキルが必要です。
採用担当者に向いている人の特徴
人事部のメンバーから採用担当者を選任する場合には、どのような視点で適性を見極めるべきなのでしょうか。ここでは、採用担当に向いている人の特徴をご紹介します。
コミュニケーション能力に優れる
前述のように、採用担当者は何よりもコミュニケーションスキルが問われるポジションです。まずは、「人と話すのが得意・好き」「相手の話を引き出せる」など、基本的な会話の能力を確かめる必要があります。
そのうえで、「誰にでもわかりやすく説明できる」「緊張感を与えずに話を聞ける傾聴力がある」など、応募者と相対したときのことを想定した判断基準も重要です。また、社内のさまざまな部門とコミュニケーションを図る必要があるため、「スケジュールや希望の調整が柔軟に行える」交渉力もチェックしましょう。
臨機応変な判断が得意
臨機応変な判断力も、採用担当の重要な資質の一つです。社外の人材と直接的に関わる採用担当者は、マニュアルにない場面に直面する機会が多い立場であるともいえます。
予定していない状態に陥ったときに、機転を利かせて問題を解決できる人材であれば、採用担当を安心して任せられるでしょう。
好奇心が強い
「固定観念にとらわれない」「新たなテクノロジーに対する関心が強い」など、好奇心が強い人材も採用担当に向いているといえます。特に近年では、IT技術を用いた採用活動も主流になっており、SNSなどを活用したソーシャルリクルーティングが応募者の増加に貢献するケースも増えています。
絶えず変化する採用市場に目を向け、新しい手法も効果的に取り入れられるような柔軟性を持つ人材は、採用担当としてしっかりと力を発揮してくれるでしょう。
採用担当者がぶつかりやすい課題と解決法
新たに採用担当者を配置する場合には、あらかじめ直面しやすい課題を想定しておき、研修などで対応策を学んでもらうのも効果的です。ここでは、採用担当者がぶつかりやすい課題と解決法を見ていきましょう。
母集団形成がうまくいかない
売り手市場が続く現代の求人市場においては、十分な知名度やブランド力のある企業でもない限り、母集団形成に悩む場合が多いといえます。「求人広告を打っても応募者が集まらない」「予定していた母数を達成できない」など、選考に入る前段階でつまずいてしまうケースはめずらしくありません。
母集団形成がうまくいかない場合は、組織としてしっかりと向き合える時間をとり、まずは求人媒体の特徴や傾向を十分に研究することが大切です。そのうえで、求人サイトに情報を掲載するだけでなく、リファラル採用やダイレクトリクルーティング、ソーシャルリクルーティングなどの方法も分析し、有効に活用していく必要があります。
母集団の形成について、さらに詳しく知りたい方は以下の記事も参考にしてみてください。
（参考：『母集団形成とは？重要性と実践の手順・効果を上げるためのポイントを解説』）
内定を辞退されてしまう
選考途中や内定後の辞退が目立つ場合は、採用プロセスを丁寧に見直し、できるだけ早く原因を特定することが大切です。具体的には、「内定者フォローのやり方や質に問題はないか」「自社の魅力を十分にアピールできているか」といったポイントが考えられます。
また、採用活動の効果を抜本的に改善するのであれば、採用オウンドメディアを立ち上げるのも有効です。運用スタートには一定のコストと労力がかかってしまいますが、自社が主体として情報を発信できるため、「継続的に魅力を伝えられる」「求職者からの質問窓口を設けられる」「内定者とのコミュニティを作りやすい」といった多くの強みがあります。
過度な負担やプレッシャーがかかる
採用担当者の業務量は、どのくらいの人数を採用するかによっても大きく変化します。そもそもの業務範囲が広いため、場合によっては過度に負担が集中し、手が回らなくなってしまう可能性もあるでしょう。
そのため、業務が過度に集中するのを避けるように、あらかじめ負担を分散できる仕組みを設けておくことが大切です。単純に「採用担当者を増員する」だけでなく、「面接官はその他の人事担当者も引き受ける」など、業務の種類に応じて振り分けを行うのもよいでしょう。
また、即戦力採用などで専門的なスキルを持った人材を採用する場合は、どうしても現場の担当者にしか判断ができないポイントも増えてしまいます。この場合は、各部門の担当者にも面接に加わってもらうほうが、より質の高い選考が行えるでしょう。
それ以外にぶつかりやすい課題としては、費用面のプレッシャーがあげられます。採用活動は、直接的に利益を生み出す業務ではないため、「コストをかけて採用媒体を導入したのに母集団が集まらない」といった状態が続けば心理的な負担が生まれやすいのです。
この点については、細かな数値目標を割り出しながら、一つずつゴールを達成できる仕組みを設けることで解消される場合が多いです。また、採用された人材が、どの程度自社に貢献しているのかも採用担当の重要な成果といえます。
採用された人材の入社後の活躍を追いかけ、各自の貢献度合いを採用担当者が確認できるような仕組みを構築すれば、仕事でのやりがいを創出できるでしょう。
まとめ
採用担当は企業にとって、応募者と直接的に関わる「顔」のような存在です。一方、応募者から見ても、自身と企業をつないでくれる窓口のような存在といえます。
重要な役割を担うだけに、採用担当にはコミュニケーション能力をはじめ、さまざまなスキルや資質が求められます。しかし、その分やりがいも大きく、企業や組織の発展を底から支えているという実感が得られるのも魅力です。
採用担当者を選任する際は、基本的な役割や適性だけでなく、重要性とやりがいについてもきちんと理解してもらいましょう。
（制作協力／株式会社アクロスソリューションズ、編集／d’s JOURNAL編集部）
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