内定辞退を防止する方法とは？辞退理由とポイントを解説

自社が採用条件通知書を送付した転職希望者が、自己都合で辞退することを「内定辞退」といいます。内定辞退は雇用契約成立前に起きるものなので拘束力がなく、転職希望者の意思で決められるため、企業としては可能な限り防ぎたいところです。

そこで本記事では、内定辞退が起きてしまう原因とともに、内定辞退を防止するコツをお伝えします。人材の採用にお悩みの人事・採用担当者は、ぜひご一読ください。

内定を辞退してしまう原因

内定辞退の防止策を講じる前に、「なぜ転職希望者が辞退してしまうのか？」を分析・把握することが大切です。ここでは、内定辞退の理由として主要なものを挙げます。

希望する労働条件と合っていない

内定辞退の原因としてまず考えられることは、転職希望者が希望している条件と自社の提示する条件の不一致です。

特に、残業時間や転勤の有無・頻度など、募集要項の段階では記載されていない情報が、選考を進めていくにつれ判明した場合は内定辞退となることが考えられます。企業としては「面接で質問すればいいのに」と思われるかもしれませんが、転職希望者の心理状況では「こんな質問をしたら、不採用になってしまうかな…」と心配になり、ためらってしまうものです。

特に、採用条件通知書で初めて詳細が判明して、転職希望者の想定していた内容と実際の条件がかけ離れていた場合は、内定辞退となることが多いでしょう。

ほかの企業よりも志望度が低い

そもそも、転職希望者にとって自社が第一志望ではない可能性もあります。

いわゆる「受験のすべり止め」と同じような考え方で、第一志望の企業があった上で、保険として別の企業の選考も受けることは珍しくありません。第一志望の他社と、志望度の低い自社の両方が採用条件通知書を送付した場合、転職希望者が他社のほうを選ぶことは必然でしょう。

社風が合っていないと感じた

仮に志望度が低くなかったとしても、自社の雰囲気が転職希望者の求めるものと合っていなければ、やはり内定辞退の理由となり得ます。

社風、つまり会社全体が共有している価値観やはたらき方のスタイルなどは、その企業ではたらく際の判断軸となります。それがもし転職希望者の人柄と合わなければ、安心して長くはたらくイメージを抱けずに、入社意欲が低下してしまうことが考えられます。

人事・採用担当者との相性が悪かった

選考中のやりとりや、面接で接した人事・採用担当者の印象も、入社受諾の可否に影響します。転職希望者と相性が合わなければ、やはり内定辞退となってしまうでしょう。

たとえ一人の人事・採用担当者が原因だとしても、転職希望者にとってはその人物が企業の印象に直結します。

採用条件通知書の提出から入社まで時間があった

自社が採用条件通知書を出した日から入社日まで日数が空く場合もまた、転職希望者が辞退することが考えられます。

なぜなら、入社日までの間に転職希望者が「本当にこの企業でいいのだろうか」「もっと自分に合う企業があるのではないか」と考える場合があるためです。転職は今後の人生を左右する大きな決断となるので、たとえ自社に明確な問題がなくとも、転職希望者はこのような漠然とした不安を抱くことがあるのです。

はたらくイメージを持っていなかった

上述した、転職希望者の抱く「漠然とした不安」に起因する内定辞退の理由として、「この企業ではたらくイメージをもてない」といったものも挙げられます。

業務内容は理解できていたとしても、そこで実際に自分がはたらいている様子を思い描けないのかもしれません。あるいは、「職場の人間関係になじめるか」を不安に感じている可能性もあります。

内定辞退を防止するために大切なこと

内定辞退の理由ごとに、適切な対処法は異なります。以下でお伝えするポイントを押さえて、内定辞退を防ぎましょう。

レスポンスを早める

面接の日程調整など、転職希望者との選考中のやりとりは可能な限りすぐに対応することが大切です。素早く正確なレスポンスが、信頼関係の構築につながります。

また必要に応じて、連絡手段から見直したいところです。メールや採用サイトのメッセージ機能ではなく、メッセージアプリを使うという方法もあります。
直感的に操作でき、迅速にコミュニケーションが取れる手段であれば、より迅速なレスポンスが可能となるでしょう。

採用条件通知書の送付は早期に行う

レスポンスだけでなく、採用条件通知書の送付もスピードが大切です。採用が決まった段階で、転職希望者に連絡してください。

転職希望者が求人に応募してから、採用条件通知書を送付するまでの期間は2週間程度、何らかの事情で時間を要したとしても1カ月以内を目安に考えると良いでしょう。

転職希望者によっては、最初に連絡をくれた企業を選ぶかもしれません。タイミングの差で人材を逃してしまうことのないよう、スピード感のある連絡を心がけたいところです。

（参照：『内定通知書とは？書類の役割やメール文例、送り方、無料テンプレを紹介』）

面接官の印象が上がるように意識する

面接官の振る舞いは、転職希望者にとってその企業の印象を左右する要素であるため、良い印象を抱いてもらえるように意識しましょう。具体的には、以下のポイントを押さえてください。

また、転職希望者の話を引き出すために、面接官の話は3割程度にとどめ、会話の7割程度は転職希望者に発言させることも大切です。

（参照：『【正攻法付き】“圧迫”と捉えられて辞退につながっているかも…。面接官が気を付けるべき態度と言動』）

採用条件通知書の送付後も定期的に連絡を取る

「採用条件通知書を送付したあとは、入社までコミュニケーションを取っていない」という人事・採用担当者も多いのではないでしょうか。しかし、採用条件通知書を送付してからもコミュニケーションを取ることによって、内定辞退を防げる可能性があります。

やりとりのない期間が続くと、転職希望者目線では関係が希薄になったように感じられ、不安が募るものです。入社までに簡単な課題を設けたり、入社に際し不明点はないか気にかけたり、といったように接点を持っておくことをおすすめします。

（参照：『選考辞退や内定辞退を減らすためのコミュニケーション術～効果的な面接・フォローの羅針盤～』、『【人材紹介サービスのプロに聞く】採用候補者の入社意向の高め方。面接前後に“見落としがち”なポイント解説』）

選考後はフィードバックを行う

転職希望者に対し、ポジティブな点や気になっている点などをフィードバックするという方法も、内定辞退の防止策として有効です。特に、転職希望者自身に現場経験がない場合や、未経験での転職となる場合は不安を抱いていることが考えられます。選考後のフィードバックは、そのような不安を晴らす安心材料となることが期待できます。

「あなたが持つ○○能力は、今弊社に足りていない必要なスキルなので、今後はこういったプロジェクトをお任せできると思います」といったように、具体的な内容をフィードバックすると良いでしょう。

また、懸念点をあえて伝えるという方法もあります。「○○部分のご経験はないようですが、弊社がしっかりバックアップしますので、一緒に成長しましょう」と、配慮のある伝え方を意識しつつフォローの意思を表示すれば、転職希望者一人ひとりと向き合っている姿勢が伝わります。

他社の選考状況を確認する

面接の段階で、他社の選考状況を確認することも大切です。他社の志望度や、応募している部門・ポジションを把握することで、転職希望者自身が気になっているポイントが浮かび上がり、自社がカバーできる情報を伝えられます。

なお、その際は「弊社としては、ぜひあなたに入社していただきたいと思っていますが、転職は大きな決断ですし迷われることも理解できます。今後のスケジュール設定のためにも、可能であれば、他社の選考状況をお伺いできますでしょうか」などと伝えると、転職希望者は答えやすいでしょう。

キャリアプランを明確にする

面接の段階で実施できる、内定辞退の防止策としては、キャリアプランの提示も挙げられます。特にキャリアアップやスキルアップを目指している転職希望者に対しては、キャリアプランを提示することで成長意欲に応えられるでしょう。

また研修制度や資格取得支援制度など、自身の成長に関連する情報も提示することをおすすめします。

（参照：『内定者のフォローは何をすべき？具体例と実施する際のポイントを紹介』）

採用条件通知書を送付する際に、共にはたらきたい気持ちを伝える

採用条件通知書を送付する際、ただ事務的に連絡を取るのではなく、「あなたと一緒にはたらきたい」という気持ちを言葉にすることはとても重要です。転職希望者が「自分はこの企業に必要とされている」と実感できれば、内定辞退のリスクを下げられます。

「○○様の××な点を評価しており、ぜひ一緒にはたらきたいと思っております」など、選考の過程で得られた情報を交えつつ、想いを伝えましょう。

（参照：『【例文あり】採用連絡を行うときのポイントと注意点を解説』）

採用広報活動に力を入れる

採用サイトを充実させるなど、採用広報活動に力を入れることもおすすめです。情報を適切に発信すれば、自社の魅力をよりわかりやすく伝えられる可能性があります。
また、万が一自社の評判が悪くなっている場合は、採用広報活動によってイメージを改善できるかもしれません。

内定辞退を防止するために有効な施策

上記でお伝えしたポイントのほかにも、転職希望者を対象にイベントを実施することで内定辞退の防止が見込める場合があります。

社内見学

選考途中に、転職希望者が職場の様子を見学できる機会を設けるという方法が挙げられます。業務内容や職場の雰囲気を詳しく知ることができるだけでなく、先輩社員とコミュニケーションも取れるので、転職希望者が職場の環境を具体的に把握できる機会となります。

入社してからでなければ知ることのできない、職場の雰囲気が選考の段階でわかるので、転職希望者の不安を軽減させられるでしょう。

経営トップとの交流会

転職希望者の中でもハイクラス人材の採用では、経営トップとの交流会を実施する場合もあります。目的は、転職希望者が抱く不安を解消し、トップが見ている「自社の今」を理解してもらうことです。

転職希望者は経営トップと会話することで、「この企業の将来性はどうか」「従業員に対してどのような想いを抱いているのか」「トップが考える現在の企業課題」といった、募集要項だけではわからない情報を把握できます。

ハイクラス人材はトップの考えへの共感や、現在の企業課題に対して自分がどのように貢献できるか、という点で、転職先を決定することが多いため、トップからは実情を包み隠さず話してもらうことが重要です。

同期との懇親会

同じタイミングで入社する予定の転職希望者が複数人いるのであれば、懇親会を実施するという方法も挙げられます。転職希望者にとって、同じ立場の横のつながりができるため、不安や心細さの解消が期待できます。

なお、同期との懇親会は主に新卒採用で取り入れられる手法であり、中途採用ではあまり行われません。中途で大量採用を行う場合や、タイミングが重なって同時期に入社する転職希望者が複数人いる場合は手段の一つとして検討しても良いでしょう。

従業員との懇親会

内定辞退の防止策としてはあまり一般的ではありませんが、先輩社員と転職希望者の懇親会を実施するという選択肢もあります。

転職希望者と同じ立場である、中途入社の社員と話す機会をつくると、自身と重ねて入社後の様子をイメージしやすくなり、不安の軽減や入社意欲の向上が期待できるでしょう。

（参照：『内定者のフォローは何をすべき？具体例と実施する際のポイントを紹介』）

内定辞退の防止に役立つ効率的な採用方法

内定辞退が続いてしまう場合は、採用方法を見直しても良いかもしれません。以下の採用方法であれば、内定辞退があまり起こらない可能性があります。

ダイレクト・ソーシング

「ダイレクト・ソーシング」は、企業が転職希望者個人に直接アプローチし、自社にスカウトする採用方法です。

自社で活躍する見込みのある人材を発掘できることはもちろん、転職希望者に「自分を求めている企業だ」と好印象を抱いてもらえるというメリットもあります。ポジティブな気持ちで選考に進んでもらえるため、内定辞退が起きる可能性は従来の採用方法よりも抑えられることが考えられます。

（参照：『攻めの採用「ダイレクト・ソーシング（ダイレクトリクルーティング）」とは？』）

リファラル採用

自社の社員から知人を紹介してもらう採用方法を「リファラル採用」といいます。

リファラル採用の場合は、転職希望者にとって自社は「知り合いが勤めている会社」となるため、一定の信頼感を抱いてもらえます。知らない会社に応募するよりも安心感があるため、内定辞退となるリスクはある程度低いでしょう。

（参照：『リファラル採用とは？導入のメリット・デメリット、運用のポイントを紹介』）

転職希望者の不安を解消し、内定辞退を防ぐ

今回は、内定辞退が起きてしまう原因を解説するとともに、効果的な防止策を紹介しました。

内定辞退の原因はいくつかありますが、そのうちの一つとして、転職希望者が企業に対し不安や不信感を抱いていることが挙げられます。本記事で紹介したポイントを押さえ、転職希望者の「この会社に入って大丈夫かな…」という不安を解消させましょう。

（制作協力／株式会社eclore、編集／d’s JOURNAL編集部）