採用プロセスとは?作成手順と改善するためのポイント

d’s JOURNAL編集部

効果的な採用活動を行うために重要なポイントとして、質の高い採用プロセスを構築することがあげられます。採用プロセスとは、採用活動を行う際の全体的な流れのことであり、実際に人材採用を進める際の軸となる要素です。

この記事では、採用プロセスを作成する重要性と具体的な構築の手順、改善するためのポイントなどを解説します。

採用プロセスとは


採用プロセスとは、採用活動全体の流れのことを指します。ここでは、採用プロセスの基本的な内容と、新卒採用と中途採用における考え方の違いについて見ていきましょう。

採用プロセスの概要

採用プロセスとは一連の採用活動をフロー化させたものであり、採用フローと呼ばれることもあります。一般的に採用活動の流れというと、母集団の形成から選考、内定、入社までを指す場合が多いですが、採用プロセスに含まれる範囲はもう少し幅広いです。

自社が採用活動を行う目的を定めたり、採用計画を策定したりすることも採用プロセスに含まれるため、採用活動を成功させるうえで重要な役割を果たします。

新卒採用と中途採用のプロセスの違い

新卒採用の特徴は、選考の開始時期や入社時期がある程度決まっているという点にあります。たとえば大学新卒者を対象とする場合、広報活動が解禁されるタイミングは政府によって定められているため、一定の枠組みに沿って採用プロセスを組まなければなりません。

次年度の新卒採用スケジュールを踏まえて、競合他社から後れをとらないように計画を立て、学生の行動に合わせて丁寧に採用プロセスを構築する必要があります。一方、中途採用では募集開始の時期も入社のタイミングも任意であるため、比較的に柔軟な採用プロセスを構築できます。

入社してもらいたい時期を企業が決めておき、そこから逆算しながらフローを組み立てていけば、採用活動のスタートに適したタイミングも割り出せるでしょう。

採用プロセスの基本的な流れ


採用プロセスは必ずしも決まった型があるわけではなく、自社の採用目的や採用したい業種・ポジションなどによって柔軟に組み立てていくことが大切です。そのうえで、ここでは一般的な採用プロセスの流れを見ていきましょう。

採用計画を定める

採用活動を成功させるためには、採用計画の策定にしっかりと時間と労力を費やすことが大切です。採用計画とは、企業の事業計画に基づいて「どのような人材を」「いつまでに」「どの部署で」「何名」採用するのかを明確化したものです。

採用計画はあくまでもビジョンの実現や経営目標の達成を目的とするものであるため、人事・採用担当者だけでなく、経営層や現場の責任者なども幅広く巻き込んで話し合う必要があります。また、現実性のある計画を立てるためにも、競合他社や業界のトレンド、求職者の市場動向なども丁寧に分析することが大切です。

そのうえで、自社が求める具体的な人物像(採用ペルソナ)を設定し、できるだけ具体的に言語化する必要があります。年齢や性別、経験、スキルはもちろん、価値観や人柄、コミュニケーションの傾向、情報収集のスタイルなども細かく設定することで、採用時のミスマッチを予防できます。

採用計画の立て方や必要な準備については、以下の記事で詳しく解説されているので参考にしてみてください。

(参考:『採用計画とは|計画の立て方と事前準備・役立つテンプレートを紹介 』)

求人募集を行う

採用計画が固まったら、その内容に沿って求人募集を行います。近年では求人の手法も多様化しており、求人広告や自社の採用サイトの運用、人材紹介サービス、合同説明会、ダイレクトリクルーティングなどのさまざまな方法が活用されています。

採用ペルソナによって、適した求人方法は異なるので、それぞれの仕組みや特徴を正しく把握しておくことが大切です。たとえば、高度な専門職の人材を中途採用するのであれば、不特定多数に求人広告を打ち出すよりも、人材紹介サービスやダイレクトリクルーティングなどでピンポイントにアプローチするほうがよい効果が期待できるでしょう。

このように、採用計画を踏まえて、自社の状況に合う求人方法を選択することが重要です。

説明会を実施する

大量の人材を一括採用する新卒採用では、求職者に自社の認知を広げるために、合同説明会を開催するのも効果的です。応募を受け付ける前段階として、気軽に参加できるイベントを用意しておくことで、より多くの候補者に足を運んでもらいやすくなります。

説明会では自社の企業理念やビジョン、主な仕事内容や社会貢献の取り組みなどを紹介するとともに、実際に働いているメンバーの雰囲気などを知ってもらうのも有効です。採用ペルソナに合わせて、適切な情報を届けられるように準備しましょう。

また、中途採用においても、特定の条件を満たす転職希望者を対象としたセミナーの開催が有効なケースがあります。たとえば、ITエンジニアの採用を計画している場合に、対象の分野でエンジニア経験のある人材を対象とした無料勉強会を開催し、自社と候補者との接点をつくるといった方法も有効です。

面接・選考を行う

面接・選考は企業によって内容に大きな違いが生まれるポイントともいえます。一般的には、書類選考と対面型による数回の面接で選考を行うケースが多いですが、専門的なスキルを問う場合は試験を行ったりポートフォリオの提出を求めたりすることもあります。

また、近年ではオンライン選考を取り入れる企業も増えており、最終面接以外はすべてオンラインで行うというケースも少なくありません。人材採用においては、面接のクオリティが成功を大きく左右します。

面接官のノウハウや心得については、以下の記事で詳しく紹介されているので参考にしてみてください。

(参考:『面接官のやり方と心得|事前準備や質問例など基礎ノウハウを解説【マニュアル付】 』)

内定・採用後のフォローアップ

採用プロセスには、内定から入社後のフォローアップまでの工程も含まれます。採用活動を成功させるためには、内定後の辞退を防ぐためのアプローチや、早期離職を防ぐためのフォローなどにも目を向ける必要があるのです。

内定者フォローの具体的な方法については、以下の記事で詳しく解説されているので参考にしてみてください。

(参考:『内定者フォローの8つの手法。メール、SNS、イベント等いつどんな方法で実施する? 』)

採用プロセスを策定することで得られるメリット


明確な採用プロセスを定めることで、企業は実際にどのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、3つのポイントに分けて解説します。

応募人数を増やすことにつながる

適切な採用プロセスが設計されていれば、母集団の増加が期待できます。丁寧に採用計画を立てて募集を行うことで、適切な形で採用候補者に自社の情報を届けられ、効率よく目標の母集団形成をクリアしやすくなるのです。

応募者の数が増えれば、それだけ自社に必要な人材を採用しやすくなります。

離職率の低下に結びつけられる

採用プロセスでは、求人時の候補者との関係づくりや、内定後のフォローなどもカバーします。求人募集や会社説明会の段階で、仕事内容や社風について詳しく伝えるように徹底すれば、企業理解を十分に深めた状態で選考へと臨んでもらえるようになります。

また、内定後も入社前研修や内定者と自社の従業員の交流会などを行えば、自社の人間関係や組織の風土も知ってもらえるでしょう。このように、入社前のケアを十分に行っておくことで、入社後にミスマッチが起こる可能性が軽減されます。

ミスマッチが頻発すれば、せっかく人材採用に力を入れても離職率が上がってしまい、企業としてはかえって費用負担の増加や機会の損失につながります。離職率を下げる方法については、以下の記事でも詳しく解説されているので参考にしてみてください。

(参考:『離職率とは?計算方法や業種別平均離職率、離職率を下げる方法【計算用エクセル付】 』)

採用コストを抑えられる

採用プロセスを構築する目的は、採用におけるコストパフォーマンスを最大化することにもあります。自社が求める人材像を明確にし、最適な求人方法に採用コストを注ぐことで、採用活動の効率が向上していきます。

採用プロセスを見直せば、効果の薄い求人手法や無駄な取り組みへの注力を避け、適切な採用コストで採用活動を進められるようになるのです。また、企業と人材のミスマッチを回避し、定着率を向上させることも、採用コストの削減につながります。

採用コストの平均的な相場や削減のための方法については、以下の記事で詳しく解説されているので参考にしてみてください。

(参考:『採用コストの平均相場は?コスト削減の施策や計算方法を解説 』)

採用活動で抱えやすい課題


採用プロセスを見直す際には、解消すべき課題を意識しながら進めることが大切です。ここでは、採用活動で直面しやすい課題について、いくつかの項目に分けて見ていきましょう。

思うように人材が集まらない

採用活動で陥りやすい課題の一つに、母集団形成の失敗があげられます。現在の採用環境は、労働人口減少による売り手市場化が長く続いているため、そもそも応募を獲得する時点で難航してしまうというケースも少なくありません。

求人広告を打ち出してもなかなか応募が集まらず、十分な母集団が形成できないまま選考を始めれば、思うような採用結果は得られません。応募者が集まらない場合は、求人方法の選択やPR内容に改善すべきポイントが隠されていると考えられます。

そのため、採用計画を改めて見直し、より多くの人にアプローチできるような戦略を立てることが大切です。

採用してもすぐに辞めてしまう

内定辞退や早期離職が多い場合は、採用プロセスのなかでも、採用計画と内定者・新入社員へのフォローの2つのポイントを見直す必要があります。まず、求職者とのミスマッチが頻発する場合には、採用ペルソナが適切であるかを見直すことが大切です。

また、選考段階で候補者に対し、自社の働き方や業務内容を正しく伝えられているかも確認しなければなりません。そして、内定辞退や早期離職を避けるためには、内定者へのアフターフォローや人材育成の施策も見直す必要があります。

自社が求める人材が集まらない

十分な母集団が形成できているにもかかわらず、なかなか自社が求める人材が集まらないという場合は、採用手法や求人内容に問題が隠されていると考えられます。また、採用ペルソナの設定が不十分なことが原因の場合もあるでしょう。

そのため、早急に採用計画を見直し、原因を特定する必要があります。

入社後にいま一つ活躍してくれない

入社した人材が期待するような活躍を果たせない場合は、採用のミスマッチや人材育成の失敗が原因と考えられます。たとえば、スキルや経験においては申し分のない人材を獲得できていたとしても、仕事での価値観やコミュニケーションのスタイルなどが自社の組織と合わず、思うような働きができないというケースも少なくありません。

こうしたミスマッチは、採用プロセスを細かく見直さなければ不具合に気づけないことが多いため、特に注意が必要です。

採用課題を解決・改善するためのポイント


ここからは、採用課題を具体的に解決するための方法やポイントについて見ていきましょう。

求人広告や発信している情報の見直し

十分な母集団が集まらない場合や、期待するような人材からの応募がない場合は、求人広告や自社が発信する情報を見直す必要があります。具体的なチェックポイントとしては、「採用ペルソナが必要とする情報に触れられているか」「自社の魅力や可能性が十分に表現されているか」「暗い雰囲気の写真や事務的なテキストが使われていないか」といった点があげられます。

何気ない写真やテキスト一つで、求職者に与える印象は大きく変わってしまうため、丁寧に推敲を重ねることが大切です。

ダイレクトリクルーティングの活用

人材のミスマッチが起こる場合や求める人材からの応募が来ない場合は、「ダイレクトリクルーティング」を導入してみるのも一つの方法です。ダイレクトリクルーティングとは、人材紹介会社が持つ人材データベースを照会し、条件に合った候補者に対して企業側から直接アプローチする「攻め」の採用手法です。

企業自らアクションを起こせるため、一般的な求人募集では出会えないようなハイクラスの人材や、高度な専門職の人材とも接点を築けるのがメリットといえます。ただし、1人あたりの採用コストは比較的に高くなってしまうため、大人数の採用にはあまり適していません。

導入が適しているかどうかは、必要な人員やポジションに応じて検討するとよいでしょう。

候補者との信頼関係を築く取り組み

内定辞退を減らすためには、候補者と信頼関係を築き、入社に対する不安を取り除くことが大切です。具体的な取り組みとしては、従業員との交流会や内定者懇親会、内定者研修などがあげられます。

これから一緒に働く先輩や仲間の顔が見えることで、入社に対するイメージが膨らみやすくなり、安心して臨んでもらえるようになるでしょう。また、疑問や不安を解消するためには、一人一人の声にじっくりと耳を傾けられるマンツーマンでの面談を取り入れるのも一つの方法です。

採用手法の見直し

採用活動の費用対効果が改善されない場合は、採用手法を根本から見直すことも重要です。現在使用している求人広告(求人媒体)や求人方法を振り返り、具体的にどのような効果が表れているのかを数字上からチェックしてみましょう。

課題が見つかったときには、新しい採用手法にも目を向け、実際に試してみるのも有効です。採用手法の種類やそれぞれの特徴については、以下の記事で詳しく紹介されているので参考にしてみてください。

(参考:『採用手法一覧と各手法を解説|選び方のコツや最新のトレンドも紹介 』)

採用プロセスを最適化していくためのコツ


採用プロセスのクオリティを高めるためには、社内外の連携や丁寧な下準備が重要となります。ここでは、採用プロセスを最適な形で運用するためのコツを見ていきましょう。

採用ペルソナを明確にする

採用プロセスにおいては、採用ペルソナの明確化がカギを握ります。自社の状況や市場を分析し、緻密に採用ペルソナを設定できれば、効果的なアプローチ方法は自然と明らかになっていきます。

どのような人材を求めているのかを関係者全員で把握することで、採用基準も明確になるため、面接官の負担も軽減されるでしょう。また、採用ペルソナが固まっていれば、仮に採用活動がうまくいかなかった場合でもPDCAを回しやすくなります。

そのため、採用ペルソナの明確化は、採用プロセス全体をブラッシュアップさせるという意味でも、重要な取り組みといえるでしょう。採用ペルソナの設定方法や具体例については、以下の記事で詳しく紹介されているので参考にしてみてください。

(参考:『採用ペルソナとは?重要性や設定ノウハウ・具体例をまとめて紹介【シート付】 』)

採用プロセスを社内で共有する

採用プロセスを策定したら、社内できちんと共有することが大切です。採用活動では人事部や採用担当者だけでなく、現場の従業員にも協力を求める場面が数多くあります。

採用ペルソナの設定や内定者研修などは、現場をよく知るメンバーのほうが実践的な内容で実現できるでしょう。そのため、採用プロセスの内容とともに、策定に至った細かな経緯や狙いなども細かく共有しておくことが重要です。

カジュアル面談を実施する

「カジュアル面談」とは、本格的な選考を行う前に応募者と顔合わせをし、リラックスした雰囲気で行われる懇談会のことです。選考段階の面接とは異なり、合否に直接関係しないことを約束して行われるため、参加者も気になっていることを気軽に質問できるのが特徴です。

選考を始める前に実施すれば、企業と候補者の相互理解が深まり、ミスマッチの防止や入社への動機づけにつながります。カジュアル面談の方法やメリットについては、以下の記事で詳しく紹介されているので参考にしてみてください。

(参考:『カジュアル面談とは?採用面接との違いや実施するメリット・当日の流れを解説 』)

採用管理システムの導入を検討してみる

採用活動に十分なリソースを割けていない場合は、採用管理システムを導入して、業務の効率化を図ることも大切です。システムを活用すれば、応募者データの管理や各採用段階における歩留まりの数値化、最適な採用手法の分析といった業務を大幅に効率化することができます。

面倒な事務作業をシステムで代替することで、従業員を面接や面談などのコア業務に専念させられるため、限られた人員でも効果的な採用活動を実現できるようになります。

外部サービスの利用も考える

効率的に採用活動のクオリティを上げるには、外部の代行サービスを活用してみるのも一つの方法です。採用代行サービスを専門に行う会社には、採用計画の策定から相談に応じてもらえるコンサルティングタイプや、応募者選定・日程調整といった具体的な業務を委託できる業務サポートタイプなどさまざまな種類があります。

部分的な業務の委託も可能なため、一部の業務を代行してもらい、自社の従業員をコア業務に専念させるといった判断も自由に行えます。社内のリソースに限界を感じている場合は、外部サービスの利用も検討してみるとよいでしょう。

採用後のフォローを行える体制を整える

前述のように、採用プロセスにおいては採用後のフォローも重要な位置を占めます。内定者一人ひとりが安心して入社できるように、十分なサポート体制を整えることが重要です。

また、採用した人材が思う存分に活躍できるように、「オンボーディング」に力を入れることも大切です。オンボーディングとは、新たなメンバーをスムーズに組織へ合流させるために行われるさまざまな取り組みをいいます。

採用プロセスを構築する際には、オンボーディングの取り組みにもしっかりと目を向け、定着率の向上を目指しましょう。

まとめ

効果的な採用活動を行うためには、採用プロセスを明確にしたうえで、一つひとつの工程を丁寧に見直していくことが大切です。採用プロセスには、募集や面接といった選考段階の工程だけでなく、採用計画の策定や内定後・入社後のフォローなども含まれます。

全体の流れをイメージすることで、改善すべき課題の所在が明らかになり、より質の高い採用活動が行えるようになります。新たに採用活動をスタートする前には、実行する前に少し時間と機会を確保し、改めて自社の採用プロセスに目を向けてみるとよいでしょう。

(制作協力/株式会社STSデジタル、編集/d’s JOURNAL編集部)