退職代行を使われたらどうする？企業が取るべき対応と手順・注意点を解説

「退職代行」とは、従業員本人に代わって勤務先に退職の意思を伝え、手続きを迅速に進めるためのサービスのことです。従業員に退職代行を利用された場合、（有期雇用で契約期間中など一部の例外を除き）企業側が退職の意思そのものを民法上拒否することは原則できません。

法律上、退職の意思表示に対して「本当に退職するのか」を確認したり、考え直すよう伝えたりすること自体が、直ちに違法とされるわけではありません。しかし、退職代行を利用する従業員の多くは、会社と直接やり取りをしたくない強い事情や心理的負担を抱えています。

実務上は、無理な引き留めや説得を試みるのではなく、円滑な手続きとトラブル防止を優先して対応することが望ましいと言えるでしょう。

この記事では、従業員に退職代行を使われたときの対処法や、トラブルを避けるための注意点、退職代行を使われないためのポイントをご紹介します。

退職代行を使われた際、まずは何を確認し、どのような書類を準備すべきかを整理したい方もいるでしょう。実務で使えるチェックシートや退職証明書テンプレートを、以下の資料ダウンロードでご活用ください。

退職代行を使われたときに企業がまず知っておきたいこと

企業側は意図していないタイミングで退職代行サービスからの連絡が来るため、特に初めての場合には対応を間違える可能性があります。冷静な状態で適切に対応するために、以下でご紹介する前提の内容を押さえておきましょう。

退職代行による退職は拒否できるのか

退職代行を通じた退職の意思表示も法的には有効です。法律上、退職の意思表示に特別な方式は定められておらず、書面だけでなく口頭でも成立します。

従業員の退職には、法的に2つのパターンがあります。

辞職（一方的な解約通知）

従業員が一方的に労働契約を終了させる意思表示です。会社の承諾は不要で、意思表示が会社に到達した後は原則として撤回できません。期間の定めのない雇用契約（正社員など）の場合、民法627条1項に基づき、申し入れから2週間が経過すると雇用契約が終了します。

なお、ここで注意したいのは、民法627条1項の「2週間ルール」が基本的に適用されるのは、期間の定めのない雇用（正社員など）の場合である点です。

有期雇用（契約社員など）の場合、原則として契約期間中の一方的な退職は制限されます。もっとも、やむを得ない事由がある場合などは例外的に認められます。

通知を受け取った時点で、対象従業員が無期雇用か有期雇用か、試用期間中か、業務委託・派遣などの別契約かを確認しておくと、その後の対応がスムーズになります。

合意解約の申し入れ

従業員が会社に退職の合意を求める意思表示です。会社が承諾して初めて退職が成立し、承諾前であれば従業員は申し入れを撤回できます。

退職の意思表示が「辞職」なのか「合意解約の申し入れ」なのかは、書面のタイトル（「退職届」か「退職願」か）だけでなく、従業員の真意から実質的に判断されます。

いずれにせよ、従業員には「退職の自由」が保障されており、会社が退職を一方的に拒否することはできません。退職代行からの通知であっても、法的には有効な退職の意思表示として扱われるのが原則です。

退職の申し出があった場合の企業の基本義務

従業員から退職の意思表示があった場合、企業としてはその法的効力を踏まえ、退職日の整理、必要書類の確認、給与や社会保険の手続きなどを適切に進める必要があります。

前述のように、無期雇用の従業員の場合は、退職の申し出から2週間が経過すれば労働契約は終了すると解されるのが一般的です。

そのため、退職代行サービスを通じた退職の申し出に納得していない場合でも、企業は必要な手続きを期間内に適切に対応する義務があるのです。

退職代行の運営主体による対応範囲の違い

退職代行サービスは、運営主体が主に3つに分かれており、それぞれ対応範囲が異なります。後項で詳しく説明しますが、まずは前提となる基本情報を確認しましょう。

なお、民間業者が賃金交渉などを行った場合は非弁行為となる可能性があるため、企業側も対応範囲を確認することが重要です。

STEP1：退職代行サービスの身元・通知内容を確認する

退職代行サービスから連絡が来た場合は、まず以下の点を確認することが重要です。

突然の連絡に慌てることなく、まずはこれら4つの情報を正確に聞き取り、相手方がどのような法的立場でどのような要求を行っているのかを整理しましょう。中でも「運営主体」がどこであるかは、会社側が法的に応じるべき範囲を判断する上で重要なポイントとなります。

上述したように、退職代行サービスの運営元としては、「弁護士・労働組合・民間企業」の3つが挙げられ、以下のように対応できる業務範囲が異なります。

このうち、弁護士事務所には、依頼を受けて代わりに退職の意思を伝えるだけでなく、「細かな条件交渉を行うこと」が許可されています。条件交渉がうまくいかず、万が一裁判に発展した場合には、「依頼者の代理人として争うこと」も可能です。

合同労働組合（ユニオン）とは、社内に労働組合を持てない規模の企業を対象にした、外部の労働組合のことです。合同労働組合（ユニオン）などの労働組合が運営する退職代行サービスは、組合員となった従業員に代わって、企業に対し団体交渉を申し入れることができます。

そのため、未払い賃金や退職条件などについて、企業側と条件交渉を行うことができます。ただし、弁護士ではないため、裁判手続きそのものの代理人として活動することはできません。

最後の弁護士資格を持たない民間の退職代行サービスには、そもそも条件交渉を行う権限がありません。「あくまでも依頼者の意思を代わりに伝えること」を超えて、具体的な交渉や法的トラブルの仲介を行うことは禁じられています。

このように、代行業者の性質によって企業側が応じるべき範囲は異なります。適切な手続きを行うためにも、連絡が来た退職代行サービスの運営主体（弁護士・労働組合・民間業者）をまず確認することが重要です。

STEP2：従業員本人の意思を確認する

退職代行サービスとのやり取りを進める際には、可能な範囲で従業員本人の意思確認も行うことが望ましいです。退職は労働契約に大きな影響を与える手続きであるため、企業としては「本人の意思に基づく申し出であること」を確認しておく必要があります。

通常、どのような退職代行サービスであっても、従業員からの依頼を受ける際には委任状や本人確認書類（身分証明書のコピーなど）を取り交わしています。退職代行サービスを利用しているケースでは、企業が従業員本人と直接連絡を取ることが難しい場合も多いため、運営主体に対してこれらの書類の提示を求めるのが一般的です。

提示された書類の内容に不備がある、あるいは書類自体が用意されていない場合には、「本人の意思を確認できないため、現時点では退職手続きを進められない」旨を、冷静かつ書面で伝えるようにしましょう。

また、本人の意思確認を進める一方で、就業規則の確認も欠かせません。

具体的には、以下の2つの規定を重点的に確認しましょう。

その上で、就業規則で「退職は1カ月前までに申し出ること」と定められていても、民法の「2週間前」という規定が優先されるのが一般的です。

就業規則の確認ポイントや法的な位置づけを整理したい方は、以下の記事で詳しく解説しています。
（参考：『 【無料テンプレート付】就業規則とは？記載事項と作成・変更の届け出の手順を解説』）

STEP3：回答書を作成する

本人による退職の意思が確認できたら、速やかに回答書を作成する必要があります。適切に処理を進めているという客観的な証拠を残すためにも、メールや書面のように記録が残る形で送付しましょう。

主に上記の項目を含めた回答書を作成しますが、退職日については変動する可能性がある点を明記しておくことをお勧めします。

また、回答書の作成で注意しておきたいことは「無理に本人へ連絡を取ろうとしない」という点です。退職代行サービスを利用する背景には、会社との接触を避けたいという意図が存在していると考えられるため、連絡手段はメールや郵便の送付までにとどめておくほうが安心です。

ここまでで、退職の意思確認や回答書作成、必要書類の整理など、初動対応の流れが見えてきたのではないでしょうか。実務での確認漏れ防止や退職証明書の作成に備えて、チェックシート・テンプレートを資料ダウンロードでご活用ください。

STEP4：従業員の雇用形態を確認する

退職代行を通じて従業員から退職の意思を伝えられたときには、雇用形態を確認することが大切です。前述の通り、従業員が無期雇用の場合は、原則として退職の意思表明を受けてから2週間で退職させなければなりません。

一方、有期雇用の場合は、基本的に契約期間が満了するまでは退職を拒否できます。ただし、有期雇用であっても「やむを得ない事由がある場合には、直ちに契約を解除」できるので注意が必要です。

例えば、従業員本人の病気や妊娠・出産、家族の介護、会社側に責任があるケースなどでは、有期雇用の従業員であっても規定での退職が可能とされています。

STEP5：退職届を提出してもらう

退職の意思表示は口頭でも成立し得ますが、後日のトラブル防止のため、会社としては退職届の提出を求め、退職日や必要事項を書面で明確にしておくことが望ましいといえます。

書面が提出されたら、内容に漏れや不備がないかを確認する必要があります。後々のトラブルを防ぐために、口頭で申し出があったとしても、必ず書面での送付を依頼してください。

STEP6：退職日までの取り扱いを検討する

退職日が確定したら、退職までの期間をどのように扱うかを検討します。無期雇用の場合、退職の申し出から2週間が経過するまでは引き続き従業員の地位にあるため、法律上は仕事を依頼すること自体は可能です。

ただし、退職代行を利用する従業員は、通知の翌日から出社せず、残っている有給休暇をすべて消化して退職日を迎えるケースがほとんどです。法律上、従業員には有給休暇を取得する権利があるため、会社は原則としてこれを拒否できません。

また、有給休暇が残っていない場合でも、現実的には出勤が難しいケースが多いため、無理な出勤命令を行わず、欠勤として取り扱うケースが多いと言われています。

STEP7：業務の引き継ぎを依頼する

従業員は退職日まで労働契約上の「労務提供義務」を負っているため、会社は円滑な業務運営に必要な引き継ぎを要請することができます。しかし引き継ぎについては、退職代行を利用するケースでは対面での実施が困難なことが多いです。

そのため、引き継ぎが必要な場合には、退職代行者を通じて、引き継ぎメモの作成、データ保存先の共有、メールでの質疑対応など、合理的な範囲で協力を依頼することが考えられます。

ただし、会社が合理的な理由なく有給休暇の取得を認めず出勤を強要したり、過大な引き継ぎ業務を課したりすると、逆に会社が不法行為として損害賠償責任を負う可能性がある点には注意が必要です。引き継ぎは要請できますが、あくまで合理的な範囲にとどめる必要があります。

STEP8：貸与物や私物の返却手続きを行う

退職にあたって、従業員に貸与していたパソコンやスマートフォン、社員証、名刺、鍵などがあれば、返却してもらう必要があります。ただし、従業員本人に直接届けてもらうことは期待できないため、基本的には宅配便などで送ってもらうこととなります。

また、会社内に退職する従業員の私物がある場合には、忘れずに郵送などで返却しましょう。郵送代をどちらが負担するかといった問題がありますが、企業と退職者が合意した形で進めるほうが無難です。
従業員に交渉権がある退職代行サービスを使っていた場合は、同サービスを介してのやり取りが可能です。

一般的に、貸与物や私物の返却にかかる郵送代は、退職者の負担で問題ありませんが、場合によっては「私物を送らずに、そのまま廃棄してもらいたい」といった要望も考えられます。
物品の取り扱いについて不明な場合は、会社の判断で処分することは避け、 退職代行サービスを通じて退職者に回答してもらい、適切に処理を進めることが大切です。

STEP9：給与・残業代の精算

未払いの給与や残業代がある場合は、企業に支払い義務があります。退職代行者（特に弁護士）から請求された場合は、速やかに計算し、定められた期日までに支払う必要があります。

支払いを怠ると、遅延損害金が発生したり、労働基準監督署への申告や訴訟に発展したりするリスクがあります。まずは勤怠記録や賃金台帳、36協定などで事実を確認し、支払義務がある部分は速やかに精算するほうが、結果的にコストを抑えられます。

STEP10：社会保険・雇用保険の手続き

社会保険（健康保険・厚生年金）や雇用保険の資格喪失手続きは、退職日をもって行います。必要な書類を準備し、管轄の機関へ提出します。

これらは法定の手続きであるため、退職代行を通じた退職であっても通常の退職と同様に対応します。

退職時に会社側が行う手続きを全体像で整理したい方は、以下の記事で詳しく解説しています。
（参考：『会社側が行う退職手続きは？期間や順番・方法を解説＜チェックリスト付＞』）

STEP11：誓約書に関する手続きを行う

最後に忘れてはならないものが、誓約書の手続きです。誓約書にサインしてもらうことには、在職中に得た顧客情報やノウハウといった情報の流出を防ぐ目的があります。

機密保持誓約書や競業避止義務誓約書、そして情報流出と顧客とのやり取りを禁止する誓約書などに、署名・捺印してもらいましょう。
従業員の入社時にすでに署名・捺印をもらっている場合は、内容を再確認してください。
違反が確認された場合には、損害賠償請求を求められる可能性があります。

なお、誓約書の取り交わしは義務ではないため、従業員が拒否した場合には強要できない点には注意が必要です。

（参考：『競業避止義務とは？法的効力や違反になるケースとは？判例で徹底解説【弁護士監修】』）

【番外編】ほかの従業員をフォローする

退職する従業員への手続きが済んだら、社内へのフォローも忘れずに行うことが大切です。まずは、退職によって生じた欠員をカバーするためにも、実質的な業務負担の増加分を検証して、配置転換などを行いましょう。

その際、不慣れな業務に取り組むメンバーに対しては、十分なフォローを行い、評価につながる旨などを伝えておくことが重要です。その上で、新たな従業員をすぐに募集する旨も伝えましょう。

また、重要なポジションの従業員が退職する場合には、残ったメンバーへの心理的な影響も気にかけておく必要があります。特に、業務上の接点や人間関係のつながりがあった従業員については、面談などを通して丁寧にケアを行いましょう。

退職代行対応で起こりやすいトラブルとリスク

従業員が退職代行サービスを利用して退職することにより、企業にはどのような問題が生じるのでしょうか。ここでは、従業員が退職代行サービスを利用した企業が陥りやすいトラブルを、3つのケースに分けてご紹介します。

ほかの従業員の業務負担が増えて、不満につながりやすい

退職代行サービスからの連絡後、短期間で従業員が退職となる場合には人員の補充が間に合わないため、ほかの従業員の業務量が一時的に増加し、不満につながりやすくなります。

退職した従業員の担当業務の割り振りや得意先への連絡、欠員補充のための採用業務など、対応しなければならない業務は多岐にわたります。

残された従業員の負担をできる限り早く減らせるように、採用活動を開始することが重要です。自社の求める人材像に合う転職希望者を採用できるように、より多くの人材の目に触れるような採用手法を選択するなど、スムーズに対応しましょう。

企業としての信頼や評判に影響が出る可能性がある

「従業員が退職代行サービスを利用して退職した」という話が広まることで、顧客や取引先での信頼や評判に悪影響が出る可能性もあります。弁護士は守秘義務を負っているため、口外することはありませんが、一般の退職代行サービスや依頼した従業員本人から話が広がるケースは考えられます。

社内でこうしたうわさが流れると、退職の連鎖が起きるかもしれません。

退職を拒んだことで、訴訟に発展するケースもある

退職代行サービスからの連絡に対して企業が退職を拒み続けると、最終的に訴訟を起こされるケースもあります。企業としては「一緒にはたらきたい」「今後に期待している」という気持ちで説得していたとしても、退職を決めた従業員にとっては「無理な引きとどめに遭っている」と圧を感じるケースもあるのです。

特に、「パワハラを受けていた」「毎日サービス残業をしていた」などの理由で退職代行サービスを使っている方であれば、訴訟に発展する可能性は高いといえます。

このような企業側の問題で退職代行サービスを使用している従業員が、円満退職を希望している場合、退職理由が不透明なことも考えられます。同様の退職者を出さないためにも、退職を申し出た従業員の所属部署などに聞き取り調査を行う必要性もあるでしょう。

従業員に退職代行を使われたときにトラブルを避けるための注意点

退職代行を通じた退職の申し出が行われたとき、トラブルへの発展を防ぐためには次の注意点を意識しておくことが大切です。

退職代行サービス業者に感情的な対応をしない

退職代行サービスから連絡がくると、意図しないことから感情的になり退職を拒否してしまうケースはよくあります。中には、従業員本人に直接連絡を取り、話し合いを強要する企業もありますが、トラブルに発展する恐れがあるため避けてください。
想定していない連絡だとしても、退職代行サービスからの連絡には冷静に対応することが大切です。

また、退職代行サービスからの連絡を無視した結果、退職日や賃金の支払い、有給休暇の取り扱いなどを適切に処理しない場合には、労働基準法違反として労働基準監督署から是正指導を受ける恐れがあります。

企業の承諾の有無にかかわらず、無期雇用であれば退職の意思表示から原則2週間が経過すれば退職の効力が生じると考えられているため、連絡を無視しても事態は解決しません。

退職に納得していない場合でも、退職代行サービスからの連絡は無視せず、法律に沿った退職手続きや賃金精算、有給休暇の処理などを落ち着いて進めることが重要です。

退職代行サービス業者との交渉は行わない

民間の退職代行サービスが、未払い賃金や有給休暇の消化、退職金の有無などについて具体的な交渉を持ちかけてきたときには、弁護士法違反（非弁行為）に該当する恐れがあります。そのため、企業側としては応じるべきではありません。

弁護士資格を持たない民間業者が、退職条件や未払い賃金などについて法的交渉を行うことは、非弁行為にあたる可能性があります。交渉が許されるのは、弁護士、または団体交渉権に基づいて対応する労働組合です。

資格を有していない退職代行サービスが非弁行為にあたる形で関与している場合、その交渉内容の有効性が問題となり、あとからトラブルに発展する可能性もあります。

退職代行サービス側が責任を問われる場面もあり得ますが、企業側の手間やリスクを増やさないためにも、「非弁行為にあたる可能性があるため、条件交渉には応じられない」という趣旨を、冷静かつ明確に伝えるとよいでしょう。

退職代行サービスが条件交渉を行う場合は、その正当性を担保するためにも、弁護士、または団体交渉権に基づいて対応する労働組合なのかといった運営主体やサービスの名称を必ず確認することが重要です。

従業員との対話は任意でしか行えない

退職を申し出た従業員との対話・交渉を、強制することはできません。退職代行を通じて本人の意思によるものかどうかは確認できますが、それ以上の接触は望めないと考えるほうが良いでしょう。

退職代行サービスを利用している時点で、基本的に企業側とは直接関わりたくないという意思表示を意味するため、無理に電話やメールで連絡を取ろうとすればトラブルに発展するだけでなく、企業のイメージダウンにつながるリスクもあります。

年次有給休暇の取り扱いを確認する

退職の意思が伝えられた際は、まず従業員の年次有給休暇の残日数を確認しましょう。従業員が年休の時季を指定した場合、会社は原則としてその指定日に年休を与える必要があります。

会社は、事業の正常な運営を妨げる場合に限り「時季変更権」を行使できます。しかし、この権利はあくまでほかの時季に年休を与えることができる場合に認められるものです。

そのため、退職予定が決まっており、退職日までの期間を超える残日数の年休申請がなされた場合には、退職後に振り替えることができないため、会社が時季変更権を行使することは通常できません。結果として、退職日までの年休の一括請求を拒否することは、法的に困難と考えられます。

もっとも、年休を取得する代わりに金銭を支払う「年休の買上げ」は、労働基準法39条の趣旨（労働者の心身の疲労回復）に反するため、原則として認められていません。

ただし、実務上は次のような場合に限り、例外的に買上げが許容されると解されています。

このため、退職時に消化できない年休を会社が買い取ったとしても、それ自体が直ちに違法となるわけではありません。なお、年休の権利は退職によって当然に消滅します。未消化のまま退職した場合、その後に年休を取得することはできなくなります。

ただし、従業員が年休の取得を請求したにもかかわらず、会社が正当な理由なくこれを与えなかった場合には、労働基準法違反となる可能性があります。また、年休を取得したことを理由として賃金の減額や精皆勤手当の不支給などの不利益な取り扱いを行うことも認められていません。

実務上、退職直前に年休の一括取得が申請された場合でも、業務の引き継ぎなどの事情があることも少なくありません。このような場合には、従業員と協議の上、年休の指定を一部調整してもらう代わりに未消化分を買い取る、あるいは退職日を後ろにずらして日程を調整するといった対応を検討することもあります。

会社に未消化年休の買上げ義務はありませんが、円滑な退職手続きや業務の引き継ぎを確保するための調整手段として、実務上用いられることもあります。

従業員に退職代行を使われる背景と原因

パーソル総合研究所が2025年8月に行った「離職の変化と退職代行に関する定量調査」によると、退職代行サービスが使われた理由として、上位から順に次のような回答が多いことが公表されています。

（引用：パーソル総合研究所『離職の変化と退職代行に関する定量調査』）

上記を見ると、退職代行サービスを使用した従業員は、上司に退職を言い出しにくい職場環境に置かれていたことがうかがえます。ほかにも、長時間労働やハラスメントといった労働環境の問題、コミュニケーション不足による信頼関係の未構築なども、退職理由の根幹として挙げられるでしょう。

退職代行サービスを介した退職の申し出が頻発する場合は、社内に何らかの要因が隠れている可能性を視野に入れて、原因を調査することが重要です。

退職代行の背景にある離職原因を、データも交えて整理したい方は、以下の記事で詳しく解説しています。
（参考：『離職の原因は何が多い？直近の離職データと対策方法を解説』）

退職代行を使われないための組織づくり

退職代行を通じた退職は、従業員との話し合いの余地がほとんど残されておらず、業務の引き継ぎなどで大きなダメージを受けやすい点が特徴です。退職代行の利用を防ぐためには、以下のポイントを的確に押さえて実践する必要があります。

退職代行の再発防止に向けて、離職防止施策を体系的に整理したい方は、以下の記事で詳しく解説しています。
（参考：『離職防止の効果的な13の対策｜離職率を下げた企業の成功事例も解説』）

退職理由の分析と改善サイクルを回す

どのような理由であれ、従業員が退職代行サービスを利用して会社を辞めたという事実は、企業側は重く受け止める必要があります。同様の退職を繰り返さないためにも、退職理由を分析して、原因を徹底的に追及することが肝要です。

企業には、退職代行による退職者の発生を退職理由とともに表面的な事象として捉えず、組織全体の課題として原因を分析した上で、具体的な改善策へとつなげる姿勢が求められます。データの分析では、「人間関係・業務量・評価」といった傾向、そして部署・上司ごとの偏りがあるかどうかを確認しましょう。

同じ出来事を繰り返さないためには、「収集→分析→改善→振り返り」というサイクルを回すことが重要です。

従業員と定期的な1on1や面談を実施する

退職代行サービスを使われないためには、従業員との1on1・面談を定期的に実施することも有効です。従業員が抱える不安や不満、キャリアへの悩みなどを把握し、退職代行サービスを使う前に対処するためです。

先ほどご紹介したように、退職代行サービスが使われる理由には、会社との結び付きや信頼関係が強く関連しています。
つまり、「どうせ受け入れてもらえないだろう」「トラブルになりそうだ」といった職場へのマイナスイメージも、急な退職につながってしまいます。そのため、定期的な1on1ミーティングやカウンセリング、自己申告による配置換え制度などを導入し、従業員が自分の意見を表現しやすくなる環境を整えることが有効なのです。

週に1回の頻度で15～30分、あるいは月に1回の頻度で30分～1時間程度の時間を設け、従業員が安心して本音を話せる雰囲気をつくっておくことが重要といえるでしょう。

（参考：『1on1ミーティングとは？目的や効果、導入する方法と進め方を解説』、『面談とは？目的や種類、成果が出る面談のポイントなどを解説』）

労働環境や待遇を改善する

退職代行の利用を防ぐためには、労働環境や待遇を見直して退職率自体を下げることも大切です。長時間労働や低賃金、サービス残業、頻繁な休日出勤など労働環境に問題がある職場は、従業員が不満を募らせ、退職を検討するようになってしまいます。

退職代行サービスを利用するほど追い詰められる状況を防ぐためには、こうした労働環境や待遇をできる限り改善する必要があります。例えば、フレックス制度やリモートワークを導入する、有給の消化を促すといった動きは、従業員のはたらきやすさに直結します。

労働環境を改善することは容易ではありませんが、従業員の退職率に紐づく重要な要素です。自社でできる取り組みを進めることではたらきやすい環境を整備し、会社や組織に対する従業員の帰属意識を高められれば、退職を検討する段階で話し合える余地が生まれやすくなります。

ハラスメント防止の取り組みを徹底する

従業員が退職代行サービスを使うに至る大きな要因に、ハラスメントが挙げられます。上述したように、「上司への恐怖心」「身体的・精神的不調」といった理由で退職代行を使う従業員が多いことがわかっています。これには、ハラスメント行為によって心身の健康を大きく損なっていることが原因と考えられるでしょう。

一般的に広く知られている「パワハラ」「モラハラ」「セクハラ」といったハラスメントのほかに、退職を申し出た従業員に対する「退職ハラスメント」も深刻な問題です。こうしたハラスメントが常態化していると、従業員は自分の気持ちを相手に直接伝えられず、退職代行サービスを使うしか手段がなくなってしまいます。

管理職向けのハラスメント研修を定期的に実施するほか、匿名アンケート調査で潜在的な問題を早期に発見するなど、従業員が安心して相談できる体制の構築が大切です。

自社内でハラスメントが発生していないか確認したい場合は、以下のセルフチェックシートを活用してください。

キャリアパスを明確にする

たとえはたらきやすい職場であっても「自分の将来が見えない」と感じた従業員は、退職を検討する傾向にあります。退職を防ぐには、従業員ごとにキャリアパスを明確に示した上で、具体的な将来像を描けるようにサポートすることが必要です。

例えば、キャリアパスへの説明会を実施する、またキャリアコンサルティングを導入するといった施策が有効です。従業員がスムーズに成長できるような施策を取り入れることで、人材の定着につながります。

自社にマッチングした人材を採用する

退職代行を使われないためには、自社にマッチングした人材を採用することも大切です。人間関係や労働環境などに問題がないにもかかわらず、それでも退職が頻発する場合は採用のミスマッチを疑う必要があります。

「採用する人材と自社の価値観や社風が合わない」「スキルを活かせる業務を任せられていない」といったミスマッチを見落として、退職を引き起こすケースも少なくはありません。
こうした採用のミスマッチを減らすためには、良しあし含めた情報をできる限り具体的に伝えた上で、人材の価値観やスキルを見極める工夫が不可欠です。

転職希望者が企業の実際の雰囲気を感じられるよう、職場見学や座談会などの機会を設けることでも、ミスマッチの予防につながります。

採用段階でのミスマッチを防ぐポイントを整理したい方は、以下の記事で詳しく解説しています。
（参考：『採用ミスマッチとは？原因と入社前後の具体的な対策方法を解説』）

心理的安全性の高い組織づくり

繰り返しになりますが、従業員が退職代行サービスを使う背景としては、「退職を言い出しにくい」「相談できない」といった職場環境が挙げられます。従業員が自身の悩みやキャリアについて相談できる環境をつくるためには、日ごろから従業員との良好な人間関係と信頼関係を構築する努力が必要です。

退職の大きな要因となり得る経営層や管理職がオープンなコミュニケーションを心がけて、従業員一人ひとりに真摯（しんし）に向き合う姿勢を示すことが大切です。定期的な1on1や面談のほか、日常的に声をかけたり感謝の言葉を伝えたりすることで、従業員が心理的に安心できる職場環境へとつながります。

加えて、人事・採用担当者や外部の相談窓口を整備して、不安や不満を吐露できる環境を整えることで、従業員が孤立するリスクを減らせます。

従業員が安心して相談できる職場づくりを進めたい方は、以下の記事で詳しく解説しています。
（参考：『心理的安全性とは｜組織を活性化させるポイントを解説』）

退職代行の利用実態データ

退職代行サービスは、実際にどのくらいの割合で利用されているのでしょうか。ここでは、さまざまな調査レポートをもとに、退職代行の利用状況をご紹介します。

【事業規模・業種別】退職代行の利用状況

株式会社東京商工リサーチが2024年に行ったアンケート調査では、大企業の18.4％、中小企業の8.3％で、退職代行サービスからの退職手続きの要請を経験しているという結果が出ています。また、業種によっても以下のように退職代行の利用状況は異なります。

上記のように、特に接客業や販売業といったBtoCの業種での利用率が高くなる傾向が見られます。

（参照：株式会社東京商工リサーチ『2024年 企業の「人材確保・退職代行」に関するアンケート調査』）

【年齢】退職代行の利用状況

また、パーソル総合研究所によるアンケート調査で、年齢別の数字を見てみましょう。

（引用：パーソル総合研究所『離職の変化と退職代行に関する定量調査』）

退職代行サービスを利用して退職を申し出たうち、最も多く占めた年代は30代の42.3％でした。20～30代だけで53.8％と半数を超える結果となっています。

また、退職した人材のうち、退職代行サービスの利用者は5.1％となっており、全体の約20人に1人が利用していることもわかりました。

同調査では、「仕事を通して成長したい」「仕事の成果を評価してほしい」と考える20～30代が減少していることも判明しています。組織が求める成果に対して若年層がついていけなくなり、職場環境や人間関係などの背景から退職代行サービスを利用する20～30代が増えているのかもしれません。

退職代行でよくある疑問

退職代行による手続きが行われたときには、個別のケースに合わせた適切な対応が求められます。退職代行でよくある疑問について、どのように対処する必要があるのかを具体的に確認しておきましょう。

Q1.退職代行を使う人にはどんな特徴がありますか？

特に以下の特徴を持つ従業員が、退職代行サービスを利用する傾向にあるといえます。

このような特徴を持つ従業員には、自分から退職したいことを言い出せないという共通点があります。仕事の悩みや不満を相談できる場所がないまま、退職代行サービスを使うまでに追い込まれてしまうのです。

Q2.退職代行を無視しても大丈夫ですか？

無期雇用の場合、退職代行サービスからの連絡を企業が無視しても、退職の意思表示自体の効力が否定されるわけではありません。退職の意思表示は、会社に到達した時点で有効に成立します。

期間の定めのない雇用契約では、労働者はいつでも解約の申し入れをすることができ、民法627条1項により、申し入れから2週間が経過すると雇用契約は終了します。そのため、会社が退職の申し出を無視したり承諾しなかったりしても、期間の経過によって退職の効力は生じます。

また、会社には退職証明書の交付など一定の法的義務があるため、退職代行からの連絡を無視して対応を引き延ばすと、実務上のトラブルにつながる可能性があります。退職代行の通知を受けた場合は、感情的に対応するのではなく、必要な手続きを進めることが重要です。

Q3.従業員が年次有給休暇を使い切っている場合は？

従業員が有給休暇を使い切っている場合は、退職日までの出社を求めることは可能です。しかし、退職を希望している従業員に対して無理に出社をお願いしても、職場の雰囲気が悪くなったり、ほかの従業員へ悪影響が及んだりする恐れが懸念されます。

この場合は残りの日数を欠勤扱いにするか、従業員との合意の上で、2週間の経過を待たずに即日退職という判断も可能です。なお、退職代行を利用した場合であっても、実際にはたらいた分の給与を支払うことは企業の義務です。

あとで振込金額についてもめないように、企業側は給与を支払う前に、あらかじめ支払金額や支払日を本人に確認しておきましょう。

Q4.従業員が社宅に住んでいる場合は？

退職する従業員が社宅を利用している場合には、就業規則や社宅規定の定めに基づき、退去してもらうことが一般的です。退去日は退職日とするか、退職日までの期間が短い場合は、会社と従業員双方で話し合って決めることが望ましいでしょう。

従業員が期日までに退去できない理由がある場合は、話し合いにより可能な退去日を決めましょう。また、退去時にはどういった点検が必要なのか、鍵の返却方法はどうするのか、といったことも事前に確認しておくことも大切です。

なお、私物などの残存物については、本人が「廃棄してよい」と明示的に意思表示をしていない限り、原則として会社側の判断で処分することはできません。従業員にもあらかじめその旨を書面などで伝えておき、残存物がないように確実な引き取りを促すとともに、引き取り時には「私物をすべて引き取りました」という内容の覚書（おぼえがき）を交わしておくと安心です。

Q5.従業員の退職金の支払規定がある場合は？

退職金制度がある場合は、その就業規則や退職金規定に定められた要件を満たす限り、原則として支払う必要があります。「退職代行サービスを通じての退職だから支払わない」という理由だけでは不支給とすることはできません。

退職金は法律上で定められた賃金ではなく、就業規則で定めた企業ごとの任意の制度です。就業規則の内容を確認し、適切に対応しましょう。

まとめ

退職代行サービスを使われてしまったときには、退職そのものを無理に引きとどめようとするのではなく、トラブルへ発展するのを防ぐという考え方にシフトする必要があります。退職代行の運営元を確認し、必要に応じた対処を行いましょう。

その上で、退職代行の手続きが済んだら、再発を防ぐために原因を究明することが大切です。自社に改善できるポイントがないか、労務環境や人間関係、コミュニケーションの機会、採用のマッチ度などを総合的に見直してみるとよいでしょう。

退職代行への対応は、法的な理解だけでなく、実務を滞りなく進める準備も欠かせません。退職手続きの確認や退職証明書の作成に使える資料をダウンロードし、自社の運用整理にお役立てください。

退職代行への対応は、法的な理解だけでなく、実務を滞りなく進めるための準備も重要です。退職手続きの確認や書類作成に不安がある場合は、以下の資料も参考にしながら、自社の運用整理を進めていきましょう。
（参考：『離職防止の効果的な13の対策｜離職率を下げた企業の成功事例も解説』）

（制作協力／株式会社eclore、編集／doda人事ジャーナル編集部）