採用フローで押さえておきたいポイント|課題と改善方法を紹介

d’s JOURNAL編集部

採用活動の質を高めるためには、一定のスケジュールや手順を決め、足元を固めたうえでさまざまな施策を実施することが大切です。採用フローは、採用活動における土台のような役割を担い、チームの連携を強化するうえで重要なツールとなります。

この記事では、採用フローの重要性や作成方法、効果的に活用するためのポイントなどをご紹介します。

採用フローとは

採用フローとは、具体的にどのようなものを指すのでしょうか。ここでは、基本的な意味と主なステップを見ていきましょう。

採用フローの概要

採用フローとは、企業が採用活動をスタートしてから、終了するまでの一連の流れをまとめたものです。採用という目的が明確に存在しているため、基本的な流れは会社ごとに大きく変わるわけではありませんが、細かな選考プロセスには企業の独自性が反映されます。

また、新卒と中途採用の違い、募集する役職による違いなど、状況に応じて最適なプロセスが異なる場合もあります。そのため、採用フローという形で応募から入社までのストーリーを構成し、一定の共通認識を持てるようにすることが大切です。

一方、一度設定した採用フローが、その後も継続的に成功に導いてくれるとは限りません。環境の変化に合わせて、適切なタイミングで見直すことも重要となります。

採用フローの主なステップ

採用フローの主なステップは、「募集」「選考」「内定」の3つに大別することができます。募集は採用広告などの媒体を活用したり、企業説明会などのイベントを開催したりして、母集団を形成するプロセスです。

また、求職者に直接アプローチをかけるダイレクトリクルーティングや、自社の従業員の縁故をもとに採用を行うリファラル採用など、近年では手法も多様化しています。自社に興味を持った候補者が気軽に話を聞けるカジュアル面談も、募集の段階に含まれます。

続いて、選考の段階は、「書類選考」「面接設定」「面接準備」「面接」という4つのステップに分けることが可能です。企業によっても異なりますが、書類選考は履歴書や職務経歴書などを通して行い、面接は面接官による面談やグループディスカッションなどによって実施されることが多いです。

また、職務経験や一般教養を確認するための筆記試験も選考に含まれます。内定については、「内定」と「入社までのフォロー」の2つのプロセスがあります。

具体的には、内定した候補者に対する採用通知、研修や懇談会の実施などがあげられ、いずれも採用したい人材の入社を左右する重要な工程です。

採用フローを作成するメリット


採用活動を行ううえで、採用フローはどのような重要性を持っているのでしょうか。ここでは、採用フローを作成するメリットを2つの観点から解説します。

関係者同士の連携が強化できる

採用フローの作成によって、全体としての取り組みが可視化され、関係者の連携強化を図ることができます。採用活動に関わる部署や従業員の間で共通認識が生まれ、意見交換や情報共有をしやすくなるのです。

採用フローが明確になっていない場合、各プロセスの担当者は採用活動がどの程度まで進んでいるのか、スムーズに把握することができません。そうなれば、候補者の対応につまずいたり、必要な情報が漏れていたりと、さまざまなトラブルにつながります。

採用フローが明確化されていれば、全体の流れや選考の進捗が一目瞭然のため、動き出しがスムーズになります。

採用における課題などを見つけやすくなる

採用フローは、活動の振り返りを行う際にも役立ちます。関係者全員で共通認識が持てるため、異常や問題点を発見しやすくなり、失敗の共有もスムーズです。

また、各工程の目標やスケジュールを明確にすれば、選考のどの工程に課題があるかを見つけやすくなります。

採用フローの作成方法


採用フローの作成には、特別な手段は必要ありません。採用活動を行ううえで、基本的な要素を一つずつ整理していきながら、自社の採用フローに落とし込んでいくのが主な流れです。

採用目標の設定

まずは、自社が採用活動を行う目的を明確にしたうえで、採用目標を設定する必要があります。採用したい人数を部門やポジションごとに明確化するとともに、入社時期の目安を決め、おおまかなスケジュールを決定しましょう。

たとえば、急な欠員を補充するのが目的であれば、「1カ月以内に〇名の経験者を採用する」といった目標が導かれます。反対に、長期的な組織力の強化や組織全体の若返りを目的とするのであれば、新卒や第二新卒といった若手の人材獲得を目指す必要があります。

実情に応じて採用目標を設定したら、認識の相違を防ぐためにも、関係者全員で共有しましょう。

自社が求める人材を明らかにする

採用目標が固まったら、さらに採用したい人物像を掘り下げ、採用ペルソナを設計します。採用ペルソナとは、対象の年齢や性別、経歴や経験・スキル、居住エリア、家族構成、趣味・価値観といった細かな項目まで目を向け、実在する人物のように描かれたキャラクターのことです。

ペルソナを設定すれば、理想的な採用候補者を具体的な人物像としてイメージできるため、情報共有にズレがなくなってミスマッチを予防できるようになります。

採用計画を立て、自社に合った採用フローを決定する

その後、目標やペルソナを踏まえて採用計画を立て、具体的な採用フローへと落とし込んでいきます。採用フローを作成する際には、一つずつの工程を丁寧に洗い出し、目標や必要期間を決めていくのが理想です。

各工程に必要な日数や理想の候補者数を割り出し、そこから逆算していけば、ふさわしい募集の開始時期と目標とする母集団の数が明らかになるでしょう。また、採用フローに合わせて、各担当者の役割や当日の面接官などのスケジュールも調整しておくと、採用活動がスタートしてから慌てる心配もありません。

採用計画については、以下の記事でも詳しく解説されているので参考にしてみてください。

(参考:『採用計画とは|計画の立て方と事前準備・役立つテンプレートを紹介』

新卒採用・中途採用のフロー


前述のように、採用フローは新卒採用と中途採用で若干の違いがあります。ここでは、それぞれのおおまかな流れについて見ていきましょう。

新卒採用のフロー

新卒採用は、入社タイミングと採用活動の時期が年間で決まっており、候補者ごとにバラつきがないのが特徴です。応募者は就職活動が解禁になってから一斉に動き始めるため、ピークを迎える時期には応募者対応などの負荷が大きくなります。

また、高校あるいは大学を卒業してからの入社となるため、内定が決まってから実際に自社の所属となるまでにタイムラグがあるのも特徴です。そのため、まずは金型となるスケジュールを固め、採用人数や必要な母集団の数、書類選考で通過させる人数などを明確にする必要があります。

一般的な流れとしては、「募集活動」「会社説明会」「書類選考」「筆記試験・面接」「内定」の順に進められるため、各工程の期間を割り出し、年間のスケジュールを決めましょう。

中途採用のフロー

中途採用では、新卒採用のように一斉に行われるわけではないため、募集する部門やポジションに合わせて採用フローもカスタマイズする必要があります。基本的な流れとしては、「募集活動」「個別対応(説明会など)」「書類選考」「筆記試験・面接」「内定」の順に進められるのが一般的ですが、ダイレクトリクルーティングやリファラル採用では、異なるルートを設計することもあります。

また、不足した人員を急いで確保しなければならない場合や、専門的な技術を持った人員をピンポイントで求める場合などでは、人事だけでなく現場の担当者にも協力してもらうケースが多いです。即戦力として候補者の配属先が決まっているのであれば、現場の責任者にも面接を担ってもらうほうが、マッチ度の高い採用が行えるでしょう。

採用フローを効果的に活用するポイント


効果的な採用活動を行うためには、採用フローを作成するだけでは不十分です。ここでは、採用フローを具体的に活用し、採用活動の質を改善するためのポイントをご紹介します。

歩留まりを算出する

「歩留まり」とは、全体に対する成果の割合を示す言葉であり、主に製造業で用いられる概念です。投入した原材料に対して、どの程度の完成品が仕上がるのかをチェックし、材料やコストの無駄を見直すために使われます。

人材採用においては、そこから意味が転じて、各選考段階における通過人数の割合を示す言葉となっています。具体的には、応募者に対する書類選考通過人数、書類選考通過者に対する一次面接通過者の人数の割合のことです。

たとえば、受験率であれば「受験者数 ÷ エントリー数 × 100」で、面接通過率の場合は、「面接通過者数 ÷ 面接受験者数 × 100」で求めます。自社の採用活動を見直し、各工程における歩留まりを割り出すことで、現状の課題を客観的に分析できるのです。

採用における課題を抽出する

歩留まりを計算したら、数値のうえから各工程における課題を抽出しましょう。たとえば、書類選考から一次面接までの歩留まりが低い場合、書類選考の期間が長すぎるか、選考基準が厳しすぎる状態を示しています。

歩留まりの平均値は、おおむね書類選考が約50%、一次面接が約30%、二次面接が約30~40%、最終面接が約50%とされているので、現状と照らし合わせてチェックしてみるとよいでしょう。

改善策を実行する

採用フローを構築する目的は、現状の見直しと修正がしやすくなる点にもあります。メリットを活かすためにも、積極的にPDCAサイクルを回して、採用フローをブラッシュアップすることが大切です。

たとえば、前年の採用において、一次面接の歩留まりが思わしくないと判定された場合は、書類選考の期間や基準を見直す必要があります。一方、一次面接の面接通過率が低い場合は、書類選考のハードルを上げるべきであると判断できます。

書類選考通過者の質が高まれば、一次面接の面接通過率も向上し、採用活動が効率的になることで面接官などの負担も軽減されるでしょう。

採用フローにおける課題と改善策


最後に、採用フローの各段階において、多くの企業が直面しやすい課題と改善策を見ていきましょう。

応募がなかなか集まらない

応募のステップでは、母集団の形成が大きな課題となります。採用広告などを打っても、なかなか応募が集まらないという場合は、広告の内容を改めて見直すのが近道です。

そのためには、自社が採用したいペルソナを作成し、それに合わせてアピールポイントをまとめることが大切です。たとえば、ペルソナがキャリア形成やスキルアップに重きを置くタイプであれば、アピールポイントは社内の教育環境や先輩従業員のキャリア形成例などに寄せる必要があります。

また、ワークライフバランスの実現を求める傾向が強いのであれば、フレックスタイム制やリモートワークといった多様な働き方を可能にする労働環境をアピールするのもよいでしょう。

書類通過率が低い

書類選考の通過率が低い場合は、前述のように「選考期間の短縮」と「選考基準の見直し」に取り組む必要があります。まずは、書類選考のプロセスを効率化し、応募から1営業日以内に対応するなど、具体的な目標を設定しましょう。

特に競争率の高い専門職の即戦力採用では、書類選考対応で他社に後れをとれば、それだけ優秀な人材と出会える機会を損失してしまうことにつながるので注意が必要です。そのうえで、選考基準は「面接に進めたい人をピックアップする」のではなく、「会う必要がない対象者を除外する」という考え方で進めることも大切です。

前提を変えることで、自然と選考通過の条件が緩和され、書類通過率の課題を改善できます。

面接辞退者が多い

面接辞退者が多い場合も、基本的な解決策は選考スピードを上げることにあります。候補者は自社を含めて複数の企業で選考を受けていると考えると、選考スピードが遅くなれば、それだけ他社に機会を奪われてしまうリスクが高くなります。

また、選考プロセスが間延びすれば、自社への熱意や関心が薄れてしまう可能性もあるでしょう。選考を担当する十分な人員を確保し、遅れがないように仕組みを整えることが大切です。

リマインドメールの送信や、オンライン面接の対応といった細かな配慮も、候補者に面接を受けてもらいやすくなる効果的な施策です。

面接の通過率が低い

面接の通過率が思わしくない場合は、根本的な採用基準の見直しが必要となります。各面接における目的を明確にするとともに、合格基準の適正化を行い、チーム内できちんとすり合わせを行いましょう。

また、面接官のスキルアップトレーニングを実施し、判断基準をある程度まで統一することも大切です。特に新卒・第二新卒採用やポテンシャル採用では、あくまで候補者の可能性を見出すのが面接の目的であるため、即戦力採用とは異なった見方が求められます。

面接官ごとに経験やスキルのバラつきがある場合は、採用する対象ごとに目的や基準のすり合わせを行いましょう。

面接後の辞退者が多い

採用面接後の辞退者が多い場合は、面接官のやりとりや印象が原因となっている可能性も考えられます。基本的な事柄ではありますが、面接官の態度や身なりを改めて見直し、適切な対応ができるように整えましょう。

さらに、自社への関心を継続させるために、面接内容を工夫することも大切です。たとえば、企業説明や面接後のフィードバックを面接の流れに盛り込み、企業が候補者一人ひとりに真摯に向き合っていることを示すのも一つの方法といえます。

また、面接で把握できた候補者の志向に合わせて入社後のキャリア形成の例を紹介するなど、積極的な動機づけを行うことも重要です。

内定辞退が多い

内定辞退者が多い場合には、採用通知の段階に問題があると考えるのが自然です。「通知のタイミングは迅速か」「採用通知メールの内容は適切か」などを見直し、必要に応じて改善する必要があります。

一般的には、候補者が複数の企業の選考を受けている場合、最初に内定を出した企業への印象が強く残るものです。特に中途採用ではあまり転職活動に時間をかけられないという候補者も多いため、内定のスピードは入社を決める大きなポイントとなります。

そのため、内定通知の連絡は少なくとも最終選考後1週間以内を目安とし、できるだけ早く実行することが大切です。また、最終面接の合格者も必ずしもそのまま入社してくれるとは限らないため、従業員との懇談会などを設けてフォローすることも重要です。

候補者の辞退を避けるための施策については、以下の記事で詳しく解説されているので参考にしてみてください。
(参考:『選考辞退や内定辞退を減らすためのコミュニケーション術~効果的な面接・フォローの羅針盤~』

入社前のキャンセルがある

入社前のキャンセルはそれまでの過程を無駄にし、企業にとっての損失が大きいため、優先的に避けるべき事態といえます。直前でのキャンセルが目立つ場合は、内定から入社までのリードタイムが長くないかをチェックし、必要があれば入社日の前倒しも検討してみるとよいでしょう。

採用人数が多く、入社のタイミングをそろえるためにリードタイムがどうしても長くなってしまう場合は、内定者と定期的にコミュニケーションを図り、丁寧に関係づくりを行うことが大切です。

まとめ

採用活動を行う企業の多くは、すでに何らかの形で採用プロセスを決め、おおまかな流れに沿って実行しているというケースがほとんどといえます。しかし、改めて採用フローという形でプロセスを客観視すると、関係者の連携強化や課題の発見・改善がしやすくなります。

まずは採用目標と採用ペルソナを設定し、自社に合った採用フローの構築に力を入れてみましょう。そのうえで、各段階における問題点を探り、柔軟に改善の施策を取り入れていくことが重要です。

(制作協力/株式会社アクロスソリューションズ、編集/d’s JOURNAL編集部)