【社労士監修】入社手続きに必要な書類や業務フローを解説<チェックリスト付>

2022.01.06
社会保険労務士法人クラシコ

代表 柴垣 和也(しばがき かずや)【監修】

昭和59年大阪生まれ。人材派遣会社で営業、所長(岡山・大阪)を歴任、新店舗の立ち上げも手がけるなど活躍。企業の抱える人事・労務面を土台から支援したいと社会保険労務士として開業登録。講演実績多数。2021年9月よりクリニック専門労務管理サービス「クラシコ メディカル」スタート。

入社手続きの重要性
入社前に作成・送付が必要な書類
入社手続きの案内方法
入社する従業員に提出してもらう書類
入社時に会社が行う手続き・業務フロー
【ケース別】入社手続きで注意したいこと
オンラインの活用による入社手続きの効率化
まとめ

従業員を新たに雇い入れる際に必要な「入社手続き」。入社した従業員の個人情報を扱う場面も多いため、企業にとって入社手続きは重要な業務です。

「入社前後にどのような書類が必要となるのか」「具体的に、どういった業務を行えばよいのか」などが知りたい企業の人事・総務・労務担当者もいるのではないでしょうか。

この記事では、社労士監修のもと、入社手続きに必要な書類や業務フロー、入社手続きの際に注意したい点などをご紹介します。チェックリストもダウンロードできますので、ご活用ください。

入社手続きの重要性

入社手続きとは、従業員を新たに雇い入れる際に必要となるさまざまな手続きの総称です。英語では、「procedure for entering a company」と表現されます。「社会保険・雇用保険への加入」や「備品の支給」などの入社手続きが迅速・確実に行われないと、「病院にかかりたいのに、健康保険証が手元にない」「入社日にPCが支給されず、業務に入れない」といった問題が生じる可能性があります。こうした問題を事前に防ぎ、入社後すぐに従業員に活躍してもらうためにも、入社手続きを滞りなく進めることが重要です。

なお、入社時に必要な書類や手続きについては、就業規則に記すのが一般的です。入社手続きを始める前には、必ず自社の就業規則を確認しましょう。

入社前に作成・送付が必要な書類

入社前には、以下の書類を作成・送付する必要があります。

入社前に作成・送付が必要な書類

・採用(内定)通知書
・入社承諾書・誓約書
・入社手続きに関する案内通知
・労働条件通知書・雇用契約書

それぞれの書類について、説明します。

採用(内定)通知書

「採用(内定)通知書」とは、企業が応募者に対して「雇用することを承諾する」という意思表示の証拠として提示する書面です。様式や記載項目、発行時期は企業の裁量に委ねられています。書面での発行義務がないため、企業によっては、採用(内定)通知書を交付せず、口頭やメールで内定の連絡をするところもあります。採用(内定)通知書を書面で作成する場合には、以下のような項目を記載します。

採用(内定)通知書の記載項目

・採用応募についての御礼
・採用内定のお知らせ
・入社日(未定の場合は、別途連絡する旨を記載)
・問い合わせ先(人事・総務担当者の連絡先、担当者名) など

採用(内定)通知書の作成・送付時に入社日が定まっていない場合には、別途連絡する旨を記載しましょう。

入社承諾書・誓約書

「入社承諾書・誓約書」とは、入社意思を確認するために保管が必要な書面です。採用(内定)通知書に対する返事となる書面とも言えます。入社承諾書・誓約書は、採用(内定)通知書と併せて作成・送付するのが一般的です。入社承諾書・誓約書には、以下のような内容を記載しておくとよいでしょう。

入社承諾書・誓約書の記載内容

・就業規則に関すること
・履歴書の記載事項に関すること
・秘密保持や損害賠償に関すること
・入社日
・入社後の待遇 など

入社承諾書・誓約書には、署名・捺印欄を設けておくのが一般的です。署名・捺印の上、自社の定める期間内に書類を返送してもらうよう、内定者に促しましょう。返信用封筒を同封しておくと親切です。入社承諾書・誓約書の返送を確認でき次第、入社手続きを進めていきます。

入社手続きに関する案内通知

採用(内定)通知書や入社承諾書・誓約書と併せて、入社手続きに関する案内通知も作成・送付します。入社手続きに関する案内通知を送付する際には、「提出が必要な書類」や「提出期限」「入社手続きに関する問い合わせ先」などを明記しましょう。案内通知の具体的な記載内容については、後ほどご紹介します。

労働条件通知書・雇用契約書

「労働条件通知書」とは、企業と労働者が労働契約を結ぶ際に交付が義務付けられている書面のこと。一方、「雇用契約書」とは、企業と従業員の間で雇用契約の内容について合意がなされたことを証明するための書面です。いずれの書面においても、「労働契約の期間」や「就業場所」「従事する業務」などの労働条件を記載する必要があり、記載項目はほぼ同じです。そのため、二つの書類を兼用し、「労働条件通知書兼雇用契約書」という形で、従業員に交付することもできます。

企業によって、労働条件通知書や雇用契約書の作成・締結時期はさまざまです。中には、入社式当日に手渡す企業もあるようです。しかし、入社手続きを滞りなく進めたり、新しく入社する従業員に安心してもらったりするためにも、なるべく早め(可能であれば、内定承諾直後)に作成・締結するのが望ましいとされています。
(参考:【記入例・雛型付】労働条件通知書とは?雇用契約書との違いや書き方をサクッと解説【弁護士監修・雛型付】雇用契約書を簡単作成!各項目の書き方と困ったときの対処法

入社手続きの案内方法

入社手続きについての案内は、「書類の郵送」または「メールの送信」のいずれかの方法で行うのが一般的です。

書類を郵送する場合

書類を郵送する場合には、送付状を添える必要があります。また、封筒には、社名や問い合わせ先を忘れずに明記しましょう。送付先の「郵便番号」「住所」「内定者の氏名」に間違いがないか、郵送前に確認することも大切です。

送付状の記載例

令和●年●●月●●日

●● ●●様

株式会社●●●●
人事部長●● ●●

入社手続きのご案内

拝啓 時下ますますご清祥のことと、お喜び申し上げます。
先日は当社の採用試験にご来社いただきまして、誠にありがとうございました。
厳正な選考の結果、貴殿の採用が内定いたしましたのでご通知申し上げます。

つきましては、入社に際し、書類の提出をお願いいたします。
恐れ入りますが、令和●年●●月●●日までに人事部宛にご郵送ください。

敬具

提出書類一覧
1.(提出する書類名)
2.(提出する書類名)
3.(提出する書類名)
4.(提出する書類名)
5.(提出する書類名)

以上

冒頭には「拝啓」を、本文の最後には「敬具」を記載します。重要なビジネス文書のため、敬語を正しく使うことを意識しましょう。

メールを送信する場合

メールを送信する場合に注意が必要なのが、誤送信です。誤送信しないよう、「送付先のメールアドレス」や「本文に記載する内定者の氏名」などが間違っていないかを、メール送信前に必ず確認しましょう。

メールの記載例

件名:【重要】入社手続きのご案内
●● ●●様
株式会社●●●●、採用担当の●●でございます。
先日は当社の採用試験にご来社いただき、誠にありがとうございました。
厳正な選考の結果、●● ●●様の採用を内定いたしました。

つきましては、入社手続きに必要な書類を郵送いたしましたので、必要事項を記入し、押印の上、●●月●●日までにご返送くださいますようお願いいたします。

提出書類は以下の通りです。

1.(提出する書類名)
2.(提出する書類名)
3.(提出する書類名)
4.(提出する書類名)
5.(提出する書類名)

以上

何かご不明点等ございましたら、お気軽にお尋ねください。
●● ●●様と働ける日を、社員一同心待ちにしております。
メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎご連絡申し上げます。

(署名)

メールの場合には、「拝啓」「敬具」といった言葉は不要です。なるべく簡潔に、必要な情報を伝えることを意識しましょう。メールの最後には、「署名」を必ず記載します。「署名」には、問い合わせ先の「電話番号」や「メールアドレス」「担当者名」などを明記しておきましょう。

入社する従業員に提出してもらう書類

入社する従業員に提出してもらう書類は、「新卒・中途いずれの場合」も必要なものと、「新卒の場合のみ」または「中途の場合のみ」必要なものとに分かれます。どの書類にも、従業員にとって重要な情報が記載されていますので、書類の管理には細心の注意を払いましょう。

入社する従業員には、以下のような書類を提出してもらう必要があります。

書類名 提出の要否
新卒 中途
年金手帳
マイナンバー
扶養控除等申告書
住民票記載事項証明書
健康診断書
誓約書や身元保証書
給与振込先申請書 ◯(必要に応じて) ◯(必要に応じて)
各種手当の支給申請書 ◯(必要に応じて) ◯(必要に応じて)
資格などの証明書 ◯(必要に応じて) ◯(必要に応じて)
卒業証明書
源泉徴収票
雇用保険被保険者証

年金手帳【新卒・中途】

年金手帳は、厚生年金の加入手続きに必要な「基礎年金番号」を確認するための書類です。保管は、「本人」または「会社」が行うことになっています。「本人」が保管する場合には、原本を提出してもらい、コピーを取った上で、従業員に返却しましょう。「会社」が保管する場合には、退職時まで原本を会社で預かります。

なお、入社する従業員が年金手帳を紛失してしまっている場合には、再交付が必要です。年金事務所で再交付手続きを行うよう、本人に伝えましょう。
(参考:日本年金機構『年金手帳を紛失またはき損したとき』)

マイナンバー【新卒・中途】

マイナンバーは、社会保険や雇用保険への加入手続き、年末調整などに必要です。入社時には、「マイナンバーカード」または「マイナンバーがわかる書類」を提出してもらいましょう。マイナンバーを収集する際には、使用目的を本人に事前に伝えておく必要があります。また、マイナンバーは重要な個人情報であるため、取り扱いには細心の注意を払いましょう。

従業員のマイナンバーを収集する際には、正しい番号であることを確認する「番号確認」と、番号の持ち主が正しいことを確認する「身元確認」からなる「本人確認」が必要です。マイナンバーの本人確認は、以下の3つの方法のいずれかで行います。

マイナンバーの本人確認方法

①マイナンバーカード(番号確認と身元確認)
②通知カード(番号確認)と運転免許証、パスポートなど(身元確認)
③マイナンバーの記載された住民票の写しなど(番号確認)と運転免許証、パスポートなど(身元確認)

(参考:内閣府『マイナンバー|よくある質問(FAQ)|(4)民間事業者における取扱いに関する質問|4-3 本人確認』)

「マイナンバーカードがある場合には、それだけで本人確認ができる」「マイナンバーカードがない場合には、番号確認と身元確認できるものがそれぞれ必要」と覚えておくとよいでしょう。

扶養控除等申告書【新卒・中途】

扶養控除等申告書とは、税金の手続きを行うために必要な書類です。正式には「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」と言います。この申告書をもとに配偶者や扶養家族の有無を確認し、毎月の給与から源泉徴収する所得税が算出されます。扶養控除等申告書を提出することで、低い税率で所得税を源泉徴収できるようになるため、扶養家族がいない場合でも、扶養控除等申告書を提出してもらう必要があります。なお、扶養控除等申告書の用紙は法的に定められています。申告書の用紙を入社する従業員に渡し、必要事項の記入と捺印の上、提出してもらいましょう。
(参考:国税庁『[手続名]給与所得者の扶養控除等の(異動)申告』)

住民票記載事項証明書【新卒・中途】

住民票記載事項証明書は、入社する従業員が履歴書と同一の住所に住んでいることを確認し、住民税支払いの手続きを適切に行うために必要な書類です。以前は、「住民票」の提出を求めるのが一般的でした。しかし最近では、個人情報保護の観点から、住民票の代わりに、住民票記載事項証明書の提出を求めるのが望ましいとされています。

住民票記載事項証明書は、「会社所定の様式」を使うことも、「市区町村の様式」を使うこともできます。実際には、書類の確認・管理のしやすさを考慮し、「会社所定の様式」を用意している企業が多いようです。印鑑や本人確認書類(運転免許証やパスポートなど)を持参の上、住んでいる市区町村の役所で住民票記載事項証明書を発行してもらうよう、入社する従業員に案内しましょう。

健康診断書【新卒・中途】

健康診断書は、入社する従業員の健康状態を把握するために必要な書類です。「労働安全衛生法」では、「常時使用する労働者」を対象とした「雇い入れ時の健康診断」の実施が、企業に義務付けられています。健康診断は、事前(入社前3カ月以内)または入社後3カ月以内に実施します。労働安全衛生法に定められた「雇い入れ時の健康診断」の検査項目を全て受けてもらいましょう。なお、企業が病院や日時を指定し、健康診断にかかる費用についても企業が負担するのが、一般的です。
(参考:『【よくわかる】労働安全衛生法とは?違反しないために企業は何をするべき?重要点を解説』)

誓約書や身元保証書【新卒・中途】

誓約書や身元保証書も、入社する従業員全員に提出してもらう必要がある書類です。

誓約書は、就業規則や秘密保持といった企業の定めるルールを遵守することを宣誓してもらうために用いられます。誓約書にはあらかじめ、企業側で「就業規則に関すること」や「履歴書の記載事項に関すること」「秘密保持(機密保持)・守秘義務に関すること」「損害賠償に関すること」などを記載しておきます。署名捺印をした誓約書を提出してもらいましょう。

「秘密保持・競業避止等に関する誓約書」は、こちらからダウンロードできます。

身元保証書は、従業員の故意または重大な過失により生じた損害について、従業員本人が賠償できない場合に、身元保証人が連帯して賠償責任を負うことを約束してもらうために用いられます。身元保証人の条件は企業によって異なりますが、「両親」が身元保証人となるのが一般的です。必要に応じて、「従業員本人と別の世帯を持っていること」「安定した収入があること」「二親等以内の親族を除くこと」などの条件を企業ごとに設けることもできます。企業が用意した身元保証書を入社する従業員に渡し、身元保証人の署名捺印の上、提出してもらいましょう。また、身元保証人の印鑑証明書の提出を求めるかどうかなども検討します。

給与振込先申請書【新卒・中途】

給与振込先申請書は、給与振込先の「支店名」「口座番号」などを確認するために必要です。給与振込を希望する人全員に、必ず提出してもらいましょう。企業が用意した申請書を入社する従業員に渡し、「支店名」「口座番号」「口座名義人」などを記入の上、提出してもらいます。社内規定により銀行通帳のコピーの保管が必要な企業では、申請書と併せて、「銀行通帳のコピー(支店名・口座名が記載されたページ)」の提出も求めましょう。

各種手当の支給申請書【新卒・中途】

各種手当の支給申請書は、「通勤手当」や「住宅手当」「家族手当」「資格手当」などを支給するために必要な書類です。各種手当の支給を受ける人全員に、提出してもらう必要があります。企業が用意した所定の申請書を入社する従業員に配布し、必要事項を記入の上、提出してもらいましょう。

資格などの証明書【新卒・中途】

資格などの証明書は、「履歴書に記載された資格が正しいのか」や「業務に従事する上で必要な技能・知識があるのか」を確認するために必要です。例として、車を使った営業が必要な職場であれば「自動車運転免許証」が、英語を多用する職場であれば「TOEICのスコアを示す書類」が、医療従事者であれば国家資格の「資格取得証明書」が挙げられます。これらは、資格手当を支給する条件として、提出を求めることもできます。不正防止の観点から、現物を実際に確認した後、コピーを社内で保管するのが望ましいとされています。

卒業証明書【新卒】

卒業証明書は、「入社する従業員の学歴が正しいか」を確認するために必要です。「新卒」や「第2新卒」の場合には提出を求めることが多いですが、「中途」の場合は基本的に提出不要としている企業が多いでしょう。「新卒」の場合、書類の提出時期によっては卒業前であるため、代わりに「卒業見込証明書」を提出してもらいます。なお、配属先を決める際の判断基準の一つとして使用する場合は、最終学歴の学校での成績が記載された「成績証明書」も併せて提出してもらうとよいでしょう。

源泉徴収票【中途】

源泉徴収票は、年末調整をする際に必要な書類です。前の職場を退職した年と同じ年に自社に「中途入社」する従業員には、源泉徴収票を提出してもらいましょう。年をまたいで就職(退職した翌年以降に自社に転職)した場合は、源泉徴収票を提出してもらう必要はありません。

源泉徴収票は、退職時に前の職場から渡されます。万が一、「退職時に源泉徴収票をもらっていない」「源泉徴収票をなくしてしまった」という場合には、前の職場に発行してもらうよう、入社する従業員に促しましょう。

雇用保険被保険者証【中途】

雇用保険被保険者証は、雇用保険の資格取得に必要な「雇用保険被保険者番号」を確認するために用いられます。以前、雇用保険に加入したことのある「中途」入社の従業員には雇用保険被保険者証を提出してもらいましょう。

入社手続きに必要な書類のチェックリストは、こちらからダウンロードできます。

入社時に会社が行う手続き・業務フロー

入社時に会社が行う手続きは多岐に渡ります。必要な手続きの概要や業務フローをご紹介します。
(参考:『【すぐに役立つ】労務管理とは?これだけは知っておきたい業務内容と効率化の手法を解説』)

入社時に会社が行う手続き・業務フロー

法定三帳簿の作成

法定三帳簿とは、労働基準法により、企業に整備・管理・保管が義務付けられている帳簿のこと。具体的には、「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」の3つが該当します

労働者名簿

労働者名簿とは、人事・労務に必要な従業員情報を集約した帳簿のこと。労働者名簿には、従業員の「氏名」や「住所」「生年月日」など法律で決められた事項を事業所ごとに記載します。従業員の入社時に、一人分ずつ作成する必要があります。労働基準法第109条により、労働者名簿は「従業員の退職や解雇、または死亡日」から起算して「5年間」の保存が義務付けられています。ただし、現在は法案改正の経過措置として「3年間」となっています。
(参考:『【テンプレート付】労働者名簿の書き方はこれでOK!効率の良い作成方法をご紹介』)

賃金台帳

賃金台帳とは、従業員に対する給与の支払い状況を記載した帳簿のこと。賃金台帳には、「賃金計算期間」や「労働日数」「労働時間数」「基本給・手当」など法律で決められた事項を記載します。「事業所ごとに作成・保存」し、「賃金の支払いのたびに作成」する必要があります。労働基準法第109条により、賃金台帳の保存期間は「原則5年間」です。ただし、現在は法案改正の経過措置として、「従業員の賃金を最後に記載した日」から起算して「3年間」となっています。
(参考:『【テンプレート付】賃金台帳記入は義務!誰でもすぐに書ける項目例で解説/社労士監修』)

出勤簿

出勤簿とは、従業員の労働時間を把握するための帳簿のこと。出勤簿には、「出勤日」や「労働日数」「出勤・退勤時刻」「日別の労働時間数」など法律で決められた事項を記載します。労働基準法第109条により、「最後に出勤簿が記入された日付」から起算して「5年間」の保存が義務付けられています。ただし、現在は法案改正の経過措置として「3年間」となっています。

社会保険の手続き

入社する従業員が社会保険(健康保険、厚生年金保険)の加入条件を満たす場合には、社会保険の加入手続きが必要です。
(参考:日本年金機構『就職したとき(健康保険・厚生年金保険の資格取得)の手続き』)
(参考:『【よくわかる】社会保険料とは?実はサクッと計算できる!知っておきたい基礎知識と手続き』)

資格取得手続き【雇用開始から5日以内】

雇用開始から5日以内に、社会保険の資格取得手続きを行う必要があります。期限内に、「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」を年金事務所まで提出しましょう。郵送や窓口に持参する方法の他、電子申請も可能です。

健康保険証の受け渡し

資格取得手続きが完了すると、協会けんぽから会社に、「健康保険被保険者証(健康保険証)」が送られてきます。健康保険証が届いたら、従業員本人に健康保険証を渡しましょう。

雇用保険の手続き

入社する従業員が雇用保険の加入条件を満たす場合には、雇用保険の加入手続きが必要です。
(参考:厚生労働省『雇用保険の加入手続はきちんとなされていますか!』)

資格取得手続き【雇用開始した月の翌月10日まで】

雇用開始した月の翌月10日までに、社会保険の資格取得手続きを行う必要があります。期限内に、「雇用保険被保険者資格取得届」をハローワークまで提出しましょう。郵送や窓口に持参する方法の他、電子申請もできます。なお、提出の際には「賃金台帳」や「労働者名簿」「出勤簿」、雇用期間を確認できる「雇用契約書」などの添付も必要です。
(参考:厚生労働省『手続き一覧表 (1)被保険者に関する手続一覧』)

雇用保険被保険者証などの受け渡し

資格取得手続きが完了すると、ハローワークから会社に「雇用保険被保険者証」および「雇用保険資格取得等確認通知書(被保険者通知用)」が送られてきます。「雇用保険被保険者証」および「雇用保険資格取得等確認通知書(被保険者通知用)」が届いたら、従業員本人に渡しましょう。

企業によっては、「雇用保険被保険者証」を退職時まで社内で保管しているところもあるようですが、厚生労働省は「『雇用保険被保険者証』は労働者に対してハローワークから交付するものであり、事業主が保管すべきものではありません」としています。従業員本人に渡し忘れないよう、注意しましょう。
(参考:厚生労働省『雇用保険の手続きはきちんとなされていますか?~被保険者記録に誤りがないことを確認するために~』)

税金に関する手続き

住民税の納税方法は、納税者自らが納付する「普通徴収」と、毎月の給与から会社が本人に代わり納付する「特別徴収」の2つがあります。従業員が特別徴収を希望する場合には、特別徴収への切替申請書を住民税納付先の市町村に提出しましょう。

備品の支給

円滑に業務に取りかかれるよう、入社後すぐに必要な備品は事前に用意し、入社日に渡せるようにしましょう。企業や配属先の部署などによって、必要な備品は異なります。例としては、「制服」や「社員証」「名刺」「机・イス」「PC」「事務用品」「入退室用のICカード」などが挙げられます。備品の支給と併せて、「メールアドレス設定」や「社内ネットワークに入るためのID・パスワード設定」なども行いましょう。

【ケース別】入社手続きで注意したいこと

入社手続きで注意したいことを、ケース別にご紹介します。

派遣社員の場合

派遣社員の場合には、「派遣元」の派遣会社と派遣社員との間で、これまでにご紹介した入社手続きを行います。「派遣先」の企業は入社手続きを行う必要がありません。なお、派遣社員に派遣先で働いてもらうのに先立ち、「派遣元」と「派遣先」の間で、「労働者派遣契約」を締結します。

パート・アルバイトを雇用する場合

パート・アルバイトを雇用する場合にも、基本的に、これまでご紹介した入社手続きを行う必要があります。なお、社会保険や雇用保険については、所定の条件を満たす従業員のみ加入することになります。社会保険や雇用保険の対象者かどうかを確認した上で、必要な手続きを実施しましょう。
(参考:『【よくわかる】社会保険料とは?実はサクッと計算できる!知っておきたい基礎知識と手続き』)

高齢者を雇用する場合

高齢者を雇用する場合、雇用保険と社会保険とで、対応が異なります。
(参考:『【よくわかる】社会保険料とは?実はサクッと計算できる!知っておきたい基礎知識と手続き』)

雇用保険の場合

雇用保険の加入条件を満たす65歳以上の労働者を雇用する場合には、65歳未満の労働者を雇用するときと同様に、ハローワークに「雇用保険被保険者資格取得届」を提出する必要があります。2017年1月1日から、65歳以上の労働者についても、「高年齢被保険者」として雇用保険の適用対象となったためです。年齢に関係なく、「雇用期間」や「労働時間」といった加入条件を満たす人は全員、雇用保険に加入することになったと覚えておくとよいでしょう。
(参考:厚生労働省『雇用保険の適用拡大等について』)

社会保険の場合

社会保険については、厚生年金保険は「70歳まで」、健康保険は「75歳まで」を対象としています。そのため、厚生年金保険の場合「70歳未満」、健康保険の場合「75歳未満」の高齢者を新たに雇う場合には、それぞれ通常と同様の加入手続きが必要です。厚生年金保険と健康保険で、対象年齢が異なることを覚えておくとよいでしょう。

障害者を雇用する場合

障害者を雇用する場合には、「障害者雇用促進法」に基づき、必要な措置を行う必要があります。例として、平等な機会を確保し、社会的障壁をなくすために個別の対応・支援を行う「合理的配慮の提供」や、ハローワークに対する「障害者雇用状況の報告」などが挙げられます。給付金や助成金の対象となる場合には、そちらの申請も併せて行いましょう。
(参考:『【最新版】障害者雇用促進法の2020年改正を図解!企業が取るべき対応とは?』)

外国人を雇用する場合

外国人を雇用する場合には、「在留資格(就労ビザ)」や「パスポート」の確認が必要です。日本国内に居住する外国人については、「現在の在留資格と新しい職務内容の比較」や「在留資格(就労ビザ)の変更」などを行います。海外にいる外国人を日本に呼び寄せて雇用する場合には、「在留資格認定証明書の交付申請」や「在留資格認定証明書の送付」などを行いましょう。また、労働施策総合推進法第28条において、外国人を雇用する事業主に対し、「外国人雇用状況の届出」の提出が義務付けられています。新たに外国人を雇用する場合には、ハローワークに「外国人雇用状況の届出」を忘れずに行いましょう。
(参考:『【徹底解説】外国人労働者受け入れには4つのメリットが!企業が守るべき雇用のルール』)

扶養する家族がいる場合

「配偶者」や「子ども」といった、健康保険上の「扶養家族」がいる場合には、「健康保険被扶養者(異動)届」を記入・捺印の上、提出してもらう必要があります。また、「配偶者」が国民年金の「第3号被保険者」に該当する場合には、「国民年金第3号被保険者関係届」も提出してもらいましょう。手続きには扶養家族のマイナンバーが必要なため、扶養家族のマイナンバーと本人確認書類も収集するようにしましょう。
(参考:日本年金機構『従業員(健康保険・厚生年金保険の被保険者)が家族を被扶養者にするとき、被扶養者に異動があったときの手続き』)

書類の提出に遅れがあった場合

何らかの事情により書類の提出が遅れた場合には、速やかに手続きを行いましょう。社会保険については、事業所調査実施時に「賃金台帳」や「出勤簿」の写しの確認が行われますので準備しておきましょう。また、雇用保険については3カ月以上の遅延で「賃金台帳」と「出勤簿」の写し、6カ月以上の遅延になると、上記2つに加えて遅延理由書が必要となります。書類の提出遅れが何度も発生しないよう、チェックリストなどを活用するとよいでしょう。

入社辞退の連絡があった場合

万が一、内定者から入社辞退の連絡があった場合には、「再度、求人を募集する」「人事異動を検討する」といった対応を早急に検討・実施する必要があります。「内定辞退となる可能性が少なからずある」ことを念頭に置きながら、入社手続きや日々の業務を進めていくとよいでしょう。また、「内定者フォロー」の実施により、入社辞退の可能性を極力減らすことも重要な対策と言えます。

経歴が違っていた場合

中には、「どうしても入社したい」という思いから、経歴を詐称してしまう人もいるかもしれません。万が一、経歴が違っていたことが発覚した場合には、「懲戒解雇」するかどうかの検討が必要になります。一口に経歴詐称と言っても、軽微なものから重大なものまでさまざまですが、そのうち、「重要な経歴」の詐称があった場合のみ解雇できます。重要な経歴には「学歴」「職歴」「犯罪歴」の3つが該当します。それぞれの経歴詐称が「実際の業務」や「企業秩序」に与える影響をもとに解雇の有効性が判断されるため、処分に悩む場合には、弁護士や社会保険労務士などに相談しましょう。経歴詐称を事前に見抜くため、「提出してもらう書類の整備・確認」や「面接時のヒアリング」「第三者やインターネットからの情報収集」などをすることも重要です。
(参考:『【弁護士監修】採用後に経歴詐称が発覚した場合の対応法。解雇は可能?』)

オンラインの活用による入社手続きの効率化

「入社手続きをできるだけ効率化し、生産性を高めたい」という企業も多いでしょう。多岐に渡る入社手続きを円滑に進める方法としては、「チェックリストの活用」や「業務フローの効率化」などがありますが、中でもおすすめしたいのが、「オンライン」の活用です。

社会保険や雇用保険などの「電子申請」に対応したオンラインサービスを活用すれば、届出書の作成から提出までをオンライン上で完結できます。オンラインサービスによっては、入社手続きに必要な書類の提出状況を一覧で確認できるものもあります。オンラインサービスの活用により、入社手続きにかかる時間を大幅に短縮できるだけでなく、書類の提出漏れ・遅れにも気付きやすくなるでしょう。なお、オンラインサービスは多種多様なため、自社のニーズやコスト、従業員規模などに見合ったものを選ぶことをおすすめします。

まとめ

「入社する従業員に提出してもらう書類」や「会社が行う手続き」など、入社手続きは多岐に渡ります。

「新卒か、中途か」「扶養家族がいるか、いないか」などによっても対応が変わってくるため、入社手続きの詳細を正しく理解することが重要です。

今回の記事やチェックリストを活用し、入社手続きを期限内に、確実に実施するようにしましょう。

(制作協力/株式会社はたらクリエイト、監修協力/社会保険労務士法人クラシコ、編集/d’s JOURNAL編集部)

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